会计凭证与会计帐簿.ppt

第四章 会计凭证,会计凭证是记录经济业务的发生和完成情况、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的重要依据。 任何单位，经济业务一经发生和完成，就必须取得或填制会计凭证；一切会计凭证都应由专人进行严格审核，只有经过审核无误的会计凭证，才能据以收付款项，动用财产物资，才能作为登记账簿的依据。 实际会计工作中的会计凭证种类繁多，格式多样，作用不一，但按其填制程序与用途不同，可分为两大类，即原始凭证和记账凭证。,第一节 原始凭证,原始凭证，又称单据，是指在经济业务发生或完成时取得的或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任的原始凭据。 原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。 会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，要求更正、补充。,一、原始凭证的种类,通常按照取得的来源不同分类 （一）自制原始凭证 自制原始凭证，是指经济业务发生或完成时，由本单位内部经办业务的部门或个人自行填制的凭证。如材料收料（入库）单、差旅费报销单、领料单、固定资产折旧计算表、工资结算单等都属于自制原始凭证。,（二）外来原始凭证 是企业同外部单位或个人发生经济业务往来关系时，从外部单位或个人直接取得的原始凭证。如企业在采购材料时，从供货单位取得的增值税专用发票和运输部门开出的运输发票）、出差人员出差期间所取得的车船票等都是外来原始凭证。,二、原始凭证的基本内容,通常称为凭证要素，主要包括： 1、原始凭证的名称，如“出库单”、“限额领料单”等； 2、原始凭证填制的日期和编号； 3、填制单位名称或者填制人姓名； 4、填制单位签单、有关人员（部门负责人、经办人员）签章； 5、接受凭证单位名称（抬头人）； 6、经济业务内容（含数量、单价、金额等）； 7、凭证附件,三、原始凭证的填制要求,（一）填制原始凭证的基本要求 （二）自制原始凭证的填制要求 （三）外来原始凭证的填制要求,（一）填制原始凭证的基本要求,1记录要真实 原始凭证中应填写的项目和内容必须真实、正确地反映经济业务的原貌。无论日期、内容、数量和金额都必须如实填写，不能以估算和匡算的数字填列，更不能弄虚作假，改变事实的真相。 2内容要完整 原始凭证中规定的项目都必须填写齐全，不能缺漏。,3手续要完备 单位自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定人员签名盖章； 对外开出的原始凭证必须有本单位公章等； 从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章； 从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章；,填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。凡支付款项的原始凭证，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证。 发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时退货发票代替收据。 职工公出借款凭据，必须附在记帐凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。 经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭怔附件：如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。,4书写要清楚、规范,原始凭证要用蓝色或黑色笔书写，字迹清楚、规范，填写支票必须使用碳素笔，属于需要套写的凭证，必须一次套写清楚。 文字数字书写应紧靠行格底线，上方应留有适当空距，以防写错字时有更改的空间，不得满格（顶格）书写； 阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，如“￥”为人民币符号或直接写人民币。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。 所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“”代替。如￥23.54，￥110.30，￥450.-等。,汉字大写数字一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等字代替大写，不得任意自造简化字。 大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。 数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。,例如“￥50045.50”用大写表示为“伍万零肆拾伍元伍角整”，“￥120000.00”用大写表示为“壹拾贰万元整”。 大写金额数字前一般应印有“人民币（大写）”字样，未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。,5编号要连续 如果原始凭证已预先印定编号，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。 6不得涂改、刮擦、挖补 原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。 7填制要及时,四、原始凭证的审核,（一）审核原始凭证的真实性 （二）审核原始凭证的合法性 （三）审核原始凭证的合理性 （四）审核原始凭证的完整性 （五）审核原始凭证的正确性 （六）审核原始凭证的及时性,第二节 记账凭证,记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证填制的，用来记载经济业务简要内容，确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。,一、记账凭证的种类,实务中通常按记录内容是否分类可分为 （一）专用记账凭证 1收款凭证：收款业务收到货币资金的业务。如企业销售产品收到货款10 000元存入银行。 2付款凭证：付款业务 如企业用银行存款5 000元购买材料。 3转账凭证：不涉及收付款业务 如车间生产产品领用材料3 000元。 （二）通用记账凭证,二、记账凭证的基本内容,记账凭证必须具备以下基本内容：（1）记账凭证的名称；（2）记账凭证的日期；（3）记账凭证的编号；（4）经济业务事项的内容摘要；（5）经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向；（6）经济业务事项的金额；（7）记账标记；（8）所附原始凭证的张数；（9）制证、审核、记账、会计主管等有关人员的签章，收款凭证和付款凭证还应由出纳人员签名或盖章。,三、记账凭证的填制要求,（一）基本要求 摘要简明、正确 正确填写会计分录 准确填写数字 连续编号 应附有原始凭证，并注明张数,例如：收到宋宁投资款100万元，存入银行,注意,1、借方科目可能是：库存现金、银行存款、其他货币资金。 2、凭证编号：可以按照收、付、转分别编号1；也可以不分收付转综合编号。 3、总分类与明细科目填写完整； 4、金额数字写完整； 5、文字数字紧贴下线占用格高度一半即可，以备修改错误； 6、“记账”栏为备忘，记账之后打对号，以示已经记账；“”（紧跟在“明细科目”后或“贷方”后）；,7、附件：点数所附原始凭证自然张数； 8、合计栏注意用人民币符号Y封头； 9、记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 10、相应人员签字,其他注意,发生业务仅涉及货币资金时，如现金送存银行、从银行提取现金、存出投资款等，规定只编制付款凭证； 每一项独立的业务 一项业务仅涉及货币资金的，如银行提现、现金送存银行、办理信用证 ，只能有一个独立的编号；如果一笔业务需要编制多张凭证，可以采用分数法表示；例如，一笔经济业务需编制四张转账凭证，该转账凭证的顺序号为第8号，则这笔业务可编制转字第8-1/4 号，第 8-2/4 号，第 8-3/4 号和第 8-4/4 号四张凭证。,除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。 填制记账凭证时若发生错误应当重新填制； 对于数量过多的原始凭证 可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类， 同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号。,对于各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证 应当另编目录，单独登记保管， 并在有关的记账凭证上相互注明日期和编号。,四、记账凭证的审核,1 内容是否真实 2项目是否齐全 3科目是否正确 4金额是否正确 5书写是否正确,第三节 会计凭证的传递和保管,会计凭证的传递 会计凭证的保管,一、会计凭证的传递,会计凭证的传递是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管过程中，在单位内部各有关部门和人员之间的传送程序。 恰当地规定各种会计凭证的联数和所流经的必要环节。 确定凭证在各个环节停留的时间，保证业务手续的完成。 建立凭证交接的签收制度,二、会计凭证的保管,会计凭证的保管，是指会计凭证登账后的整理、装订和归档存查。会计凭证是记账的依据，是重要的经济档案和历史资料，所以对会计凭证必须妥善整理和保管，不得丢失或任意销毁。 定期整理装订 归档专人保管 履行查阅、复制登记手续 执行规定的保管期限(15年)和销毁手续,第五章 会计账簿,第一节会计账簿概述 第二节会计账簿的内容、启用与登记规则 第三节会计账簿的格式和登记方法 第四节对账 第五节错账更正方法 第六节结账 第七节会计账簿的更换与保管,第五章 会计账簿,会计账簿是指由一定格式账页组成的，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务事项的簿籍。 各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。,意义 对会计凭证所提供的资料进行整理、分类、汇总，对经济业务进行全面、系统、连续、分类、序时地记录和反映。 为及时编制会计报表提供有关资料，并能提供经营管理上需要的各种指标。,第一节 会计账簿的格式和登记方法,一、日记账 账簿分类中又称为序时账簿 是按照经济业务发生时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿。 一般企业会计中，包括现金日记账和银行日记账，手工记账情况下，采用订本式，帐页格式为三栏式。,作业,广州利浦有限责任公司2008年4月30日的银行存款日记账余额为300 000元，该公司2008年5月发生的银行存款和现金收付业务及其记账凭证编号如下： （1）5月5日，以银行存款归还短期借款23 000元。（银付501号） （2）5月7日，收到投资者投入资金60 000元存入银行。（银收501号） （3）5月15日，以银行存款偿还前欠货款37 000元。（银付502号）,（4）5月19日，将现金10 000元存入银行。（现付501号） （5）5月22日，从银行提取现金48 000元，准备发放工资。（银付503号） （6）5月31日，以银行存款支付广告费20 000元。（银付504号） 要求： 根据上述经济业务，登记银行存款日记账,二、总分类账,设置：总分类账簿是按照总分类科目设置的账。，一般采用订本式账簿，其账页格式一般采用三栏式。 登记方法，可以根据各种记账凭证逐笔登记，也可根据汇总记账凭证或科目汇总表汇总登记，还可以根据多栏式现金日记账、银行存款日记账逐笔或定期登记，这主要取决于每个单位所采用的会计账务处理程序。各种总分类账的具体登记方法将在账务处理程序中讲述。,三、明细分类账,按照明细科目设置，采用活页式 （一）三栏式明细分类账簿： 其账页格式与三栏式总分类账簿的账页格式相同，即只设有借方，贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。 它适用于仅需进行金额核算的业务，如应收账款、应付账款的明细分类核算。,（二）多栏式明细账簿,是在一张账页上按明细项目分设若干专栏，用来登记明细项目多、且无需数量核算的收入、费用、利润等业务，如“生产成本”、“主营业务收入”、“本年利润”等明细账。 多栏式明细账一般都是单方向登记，即平时只在借方或贷方登记。如成本、费用类明细分类账，平时只在借方登记，而收入类明细分类账，平时只在贷方登记；当发生冲减成本费用、冲减收入及月末结转分配业务时，可以用红字进行登记，予以冲减。,多栏式明细账也可以双向登记，如本年利润、应交税费应交增值税明细账等，要按其构成项目分借、贷方设专栏进行登记。,例如,（三）数量金额式明细账簿： 是在借方（收入）、贷方（发出）和余额（结存）栏下再设数量、单价和金额三个小栏。 它适用于既进行金额核算，又进行数量核算的业务，如“原材料”、“库存商品”等财产物资的明细分类核算。,第二节 错账更正方法,一、划线更正法 二、红字更正法 三、补充登记法 错账的原因在于,之一：记账凭证正确，但登记账簿发生错误。,之二：记账凭证错误引发账簿登记错误。,错账的具体更正方法 一、划线更正法适用于更正：记账凭证正确，只是记账时发生的错账。 【例】用银行存款3 275元购买办公用品。记账凭证上编制的分录为： 借：管理费用 3 275 贷：银行存款 3 275 但是登记管理费用明细账时误记为3257,二、红字更正法 1、适用