凌志集团最终用户操作手册.doc

凌志能源投资集团有限公司NC最终用户操作手册用友软件股份有限公司凌志集团项目组文档控制修改记录日期作者版本修改参考号备注1.0分发分发号姓名地址目 录1登录系统41.1进入NC前的设置41.2第一次登陆系统81.3用户口令的修改122总账132.1期初余额录入132.2日常业务232.2.1制单232.2.2审核312.2.3记账332.2.4查询332.2.5冲销342.2.6凭证整理352.3月末结转自定义结转执行362.4试算平衡372.5结账382.6反结账392.7帐表查询402.7.1科目余额表402.7.2三栏式明细表432.7.3辅助余额表452.7.4辅助明细表463优化方法（定期清除缓存）491 登录系统1.1 进入NC前的设置初次使用者首先修改计算机桌面上的Internet explorer的安全设置。操作步骤：第一步：打开Internet Explorer浏览器，点击工具菜单下的internet选项第二步：点击标签“安全”，选择第三个图标“受信任的站点”，点击下面的“自定义级别”。第三步：将所有有关“ActiveX”的控件和插件均改为“启用”，安全级别为“中”,点击“确定”后退出。界面图示如下：第四步：点击“站点”第五步：去掉“对该区域中的所有站点要求服务器验证”前面复选框中的对勾，将登录地址（假设为：http：/90）加入添加到可信站点中，点击“确定”退出。第六步：点击标签“隐私”，点击“设置”按钮。第七步：将登录地址添加到允许的站点中，点击“关闭”退出。第八步：设置完成后，点击“确定”保存设置1.2 第一次登陆系统操作步骤：第一步：在IE地址栏中输入登录地址，点击下图中红色方框内图标。第二步：系统将提示安装NC客户端，如下图所示：第三步：系统在显示安装进程后，会弹出如下图：第四步：点击Next按钮，系统弹出安装路径界面，如下图：第五步：点击Next按钮，系统弹出“选择程序文件夹”界面，如下图：第六步：点击Next按钮，系统弹出“安装结束”界面，点击“Finish”，如下图：第七步：在IE浏览器处，输入服务器的IP地址，点击Enter键，如下图第八步：选择自己要进入的“账套”，在“公司”中点击参照按钮选择自己要登录的公司；输入用户名、密码，最后点击“登录”后进入系统第九步：进入系统后出现如下界面，此时登录成功 1.3 用户口令的修改以原密码进入“公司”，点击“帮助”后边的三角形小图标（图标符号），弹出下拉菜单，选择“用户口令”选项，输入原密码和拟将修改后的密码，点击确定，密码修改工作完成。2 总账2.1 期初余额录入功能节点：【财务会计】【总账】【初始设置】【期初余额】操作步骤：（提示：由于凌志项目是12月份建公司帐，但是12月份因为业务繁忙，所以从1月份开始录入期初余额，此时需要把2011年的12月份先进行结账）1、 用自己的用户名和密码登录近来之后，日期切换到2011年12月31日，先进行期初建账，在进行结账。2、 期初余额的建账操作节点：财务会计总账初始设置期初余额点试算只有在试算结果平衡之后，才可以进行期初建账。然后点返回点期初建账点下一步点下一步点建账左下角有一个显示期初建账成功。然后进行结账。3、 结账节点：财务会计总账期末处理结账点下一步点下一步点下一步点结账点“是”，结账就完成了。4、 期初余额的录入首先把日期切换到2012年1月1日节点还是和原来的节点一样，打开期初余额注意：打开之后这里有3种颜色，绿色、灰色、白色，绿色代表是非末级科目，灰色代表有辅助核算的科目，白色代表末级科目，录入时大家根据自己手中的期初余额表的内容进行选择录入，比如我录库存现金，我得选中他的末级科目，才能点辅助点完辅助后，点增加点开现金流量项目的放大镜现金流量项目根据自己的需要进行选择。选择完之后，在原币处输入相应的金额，点保存，保存完之后，点确定。其他的也一样，依次录入，所有的都录入完之后，然后在进行本月的期初建账，建账步骤和上边的一样，注意，期初建账之前先进行试算，只有试算平衡之后才能进行期初建账。期初建账成功之后，然后开始做凭证。期初建账完毕后，返回期初余额界面注意：1. 个人强烈建议在同一时间，只能一个人在线录入同一单位的同一总账科目期初余额；2. 允许多人同时录入期初余额时，应该安排录入不同科目的期初余额，以避免重复；3. 系统只能在末级科目录入金额；4. 若期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制未记账凭证。5. 若期初余额不进行期初建账，将不能记账，但可以填制为记账凭证；期初建账后，期初余额不可以修改。2.2 日常业务2.2.1 制单功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【制单】操作步骤：进入“制单”节点之后，单击“增加”按钮屏幕显示出凭证录入界面1. 选择凭证类别：结合凌志接团现在的业务，有记账凭证：如下图所示：2. 增加分录：系统始终在凭证最后显示一条空白分录，可以直接在该分录中录入数据即可。凭证分录主要由摘要、科目及其辅助项和发生金额组成。3. 会计科目录入：单击科目的按钮，出现名为“会计科目”的窗口，在此窗口中可进行会计科目的选择（黑色科目表示末级科目；灰色科目表示非末级科目，科目选择必须是末级科目）如下图：4. 金额的录入：“借方”或“贷方”填列发生金额，如果涉及到外币核算则点击原币，如下图，在原币中输入金额，输入折本汇率，选择计入方向，点击“确定”按钮。5. 自动计算借贷差额：在凭证金额处点击“=”，系统根据借贷方的差额自动计算此笔分录的金额。例如：填制某张凭证时，前两笔分为借：100，借：200，在录入第三笔分录的金额时，将光标移到“贷方”处，按下“=”，系统自动填写300。6. 修改凭证：进入“制单”节点，点击“刷新”，屏幕显示当月凭证列表，也可通过点击“查询”录入查询条件找到需要修改的凭证。选择需要修改的凭证，单击“修改”或双击该凭证。屏幕显示出凭证录入界面 凭证修改完毕后，点击“保存”即可7. 凭证暂存：在凭证填制过程中，若发现问题或凭证尚未完全录入完毕但需要退出“制单”节点，又不希望由于退出造成已经记录的数据丢失，可以选择“凭证”键下的“系统暂存”功能，将当前凭证标注错误，暂时保存，见下图：暂存凭证的纠错如下：在凭证列表中，找到暂存的凭证，单击“修改”点击“凭证”下的“纠错”功能，将凭证修改为正确的凭证，然后单击“保存”即可。8. 删除凭证：在凭证列表中，选中要删除的凭证，点击“删除”按钮，弹出如下界面；点击“是”，该凭证删除。被删除的凭证不能在查询凭证的界面看到，也不参与汇总记账，该凭证的凭证号被空出。删除的凭证不能恢复，所以进行此操作要慎重。9. 常用凭证：在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证储存起来，在填制会计凭证时可以随时调用，必将大大提高业务处理效率。确切的说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可以做修改，使其符合当时会计业务需要。本功能提供用户进行常用凭证的定义。第一步，常用凭证定义：在制单状态下，单击“常用凭证”按钮，将出现下拉菜单“调用常用”、“维护常用”两个按钮，在凭证完成后，点击“维护常用”，见下图：在对话框录入当前凭证编号和说明设置为常用凭证。第二步，调用常用凭证在日常增加凭证过程中，如需调用以前保存的常用凭证时，点击“常用凭证”按钮，将出现下拉菜单“调用常用”，将出现选择框，选择常用凭证编号，点击“确定”按钮，可将常用凭证调入新增的凭证中来，这时可以对调出的常用凭证进行修改并保存为新的凭证，见下图：10. 打印凭证：点击“打印”，可选择“打印列表”、“打印凭证”或者“打印清单”已打印凭证为例，系统弹出打印选择对话框，此处可根据需要选择打印的科目级次，并选择相应的模板。11. 科目贷方余额提示：现金及银行存款类科目如果出现贷方余额，系统可以自动提示。第一步，登录到【客户化】【基本档案】【财务会计信息】【会计科目】，选择现金类科目，例如：1001 现金。点击“修改”按钮，勾选“余额方向控制”，见下图：注意：公司参数“余额方向控制”默认为“不控制”，应当请公司管理修改为“提示”。否则发生现金科目贷方余额时，系统仍然不会提示。第二步，到【财务会计】【总账】【凭证管理】【制单】节点，填制一张提取现金的凭证，填制完毕后单击“保存”，弹出提示见下图：现金类科目产生贷方余额，系统提示。2.2.2 审核审核凭证是审核人员按照财会制度，对记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等、审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。只有具有审核权限的人员才能使用本功能。注意：若启用出纳签字，则现金、银行存款、其它货币资金凭证必须在【出纳签字】功能中经由出纳签字后才能进行审核。功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【审核】操作步骤：进入审核节点，点击“查询”录入查询条件查询到要进行审核的凭证。直接在凭证列表上对凭证进行审核。按Ctrl或Shift选择需要进行审核的凭证，点击“批审核”即可注意：取消凭证的审核，进入“审核”节点，查询凭证状态为“已审核”的凭证，列表界面显示已经审核的凭证，选取需要取消审核的凭证，单击“取消审核”即可。注意：制单人与审核人不能是同一个人2.2.3 记账记账是由财务人员根据已审核完毕的凭证登记总账、明细账等会计账簿的过程，同时，对凭证标上记账人的姓名。功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【记账】操作步骤：记账与取消记账的具体操作同审核的操作一样，请参见上一小节注意：凭证一经记账，就不能进行修改、删除、取消出纳签字、取消审核等操作，只有被取消记账后才可以依次进行取消审核、取消签字等操作。2.2.4 查询系统根据各种查询条件可查询所有凭证的信息。功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【查询】操作步骤：进入“查询”界面后，点击“查询”按钮，系统显示凭证查询条件窗，点击“常用条件”，可按照一些常用的查询条件进行查询2.2.5 冲销系统提供对已记账凭证进行冲销，自动生成冲销凭证的功能。（注意：只有已记账凭证方可以进行冲销业务）功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【冲销】操作说明：第一步：进入“冲销”界面，查询到要进行冲销的凭证。第二步，选中要冲销的凭证，双击进入凭证界面第三步，在凭证界面点击“冲销”按钮，弹出以下界面根据公司需要选择冲销方式，确认无误后保存凭证即可。2.2.6 凭证整理当用户对凭证手工编制凭证号、或经常进行修改、删除操作时，容易造成凭证号的顺序与业务时间不一致、或出现凭证断号的现象。这时，您可以通过凭证整理功能对凭证进行整理。本功能可以帮助用户重新对凭证进行排序、重新生成凭证号、删除不要的作废凭证、清理断号凭证。功能节点：【财务会计】【总账】【凭证管理】【凭证整理】操作说明：单击查询按钮，系统显示查询条件窗： 选择要整理的年度、期间、凭证类别，单击确定，系统显示出符合条件的凭证列表。 查询出要整理的凭证列表后，单击整理，选择凭证号生成的规则，单击整理 ，系统将按所选凭证号生成规则重新生成所选凭证的凭证号，在凭证列表中显示出原凭证号与现凭证号的对比结果。注意：由于在使用本功能后，会导致系统内凭证号的变化，当凭证已经打印存档后时，请慎重使用本功能，否则会使计算机中的凭证号与会计凭证实物上的凭证号不一致！2.3 月末结转自定义结转执行此功能主要用于每月月末以及年底损益自动结转。功能节点：【财务会计】【总账】【期末处理】【月末结转】【自定义转账执行】操作步骤：进入“自定义转账执行”界面，选择会计期间、选择需执行的凭证定义，勾选“是否结转”，点击“生成凭证”。计算完成后系统将列出该凭证，双击打开凭证“保存”即可。注意：如果结转时有损益类的未记账凭证，“包含未记账凭证”前面要打钩2.4 试算平衡本功能用于结账前或平时进行试算平衡检查，检查本期发生额借方合计与贷方合计是否平衡。为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对帐，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。功能节点：【财务会计】【总账】【期末处理】【试算平衡】操作步骤：选择要进行试算平衡的期间、币种、是否包含未记账凭证等条件，点击刷新显示结果2.5 结账与会计制度相吻合，本系统特别提供了结账功能，结账只能每月进行一次。功能节点：【财务会计】【总账】【期末处理】【结账】操作说明：第一步：进入“结账”节点之后，选择需要结帐的月份，单击“下一步”：第二步：屏幕显示“核对账簿”界面。单击“下一步”，系统开始核对账表：第三步：单击“下一步”，屏幕显示该月份的“月度工作报告”：单击“下一步”，进入以下界面：若符合结账要求，系统将进行结账。2.6 反结账如果需要对已结账期间的凭证进行修改等操作，可以运用系统“反结账”功能。功能节点：【财务会计】【总账】【期末处理】【结账】操作步骤：选择结账期间，用鼠标单击“反结账”，即进行该会计期间的反结账操作。注意：结账必须按月份顺序从前向后进行，反结账必须按月份顺序从后向前进行。2.7 帐表查询会计账簿是对企业的全部经济业务，按照规定的会计科目进行分类登记的信息载体。它能够全面地、总括或者详细地反映经济活动情况，并为填制会计报表提供资料。系统提供各种账簿的查询分析功能，包括科目余额表、三栏总账、三栏明细账、日记账、日报表、科目汇总表、序时账、多栏账、辅助余额表、辅助明细表等，并可以联查相关的明细账表和凭证。2.7.1 科目余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而科目余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。功能节点：【财务会计】【总账】【账簿查询】【科目余额表】操作步骤：点击“查询”按钮；设置查询条件，点击“确定”，系统显示出符合条件的科目余额表，如下图所示：如果要查询某个科目的明细账，选中要联查明细账的科目，点击“明细”如果需要联查相应的凭证，点击“联查凭证”，可以连查到具体凭证科目余额表还可以联查总账以及各科目的辅助余额帐，操作步骤，与联查明细账相同。2.7.2 三栏式明细表用于平时查询各账户的明细发生情况。功能节点：【财务会计】【总账】【账簿查询】【三栏式明细账】操作步骤：点击“查询”按钮，在弹出的界面录入“一般条件”录入“科目条件”，点击确定即可下图为查询结果： 注意：1、点击【首页】、【上一页】、【下一页】、【末页】可切换显示不同科目的三栏式明细账，所显示的科目即为在查询条件中选择的科目。 2、点击账簿格式下拉框，选择数量金额式，可查看到所选科目的数量明细发生数及余额。3、选中具体凭证，点击联查凭证，可联查到具体的凭证信息。2.7.3 辅助余额表根据查询条件的设置按科目、辅助项进行分组汇总查询各期间的余额、发生额。功能节点：【财务会计】【总账】【账簿查询】【辅助余额表】操作步骤点击“查询”按钮注意： 查询对象必须选择会计科目，至少要选择一种辅助核算类型，若要查询多个辅助核算类型组合的余额表，可选择多个辅助核算类型，所选择辅助核算的前后顺序即为查询结果中辅助项顺序的前后顺序。例如，当查询条件为部门、客户，则查询结果先按部门排序，同一部门下的数据再按客户进行排序；当查询条件为客户、部门，则查询结果选按客户排序，同一客户下的数据再按部门进行排序。查询范围为空，系统默认为全部。然后选择查询日期。点击“确定”，系统将显示符合条件的辅助余额表：点击“明细”按钮，可以查出相关科目的明细情况2.7.4 辅助明细表根据查询条件的设置按科目、辅助项进行分组汇总查询各期间的余额、发生额。功能节点：【财务会计】【总账】【账簿查询】【辅助明细账