办公系统及电子印章用户操作手册.doc

办公综合业务处理系统使用手册目 录前 言4第一部分 部厅发文管理71、系统功能72、流程说明和角色73、使用方法831、系统主界面832、创建新发文933、核稿1134、文印1235、盖章1236、分发14第二部分 部厅收文管理161、系统功能162、流程说明和角色163、使用方法1731、系统主界面1732、文件登录1835、归档2136、收文催办单21第三部分 签报管理231、系统功能232、流程说明和角色233、使用方法24第四部分 会议通知251、系统功能252、使用方法25第五部分 公司发文271、系统功能272、流程说明和角色273、使用方法27第六部分 公司收文28第七部分 公司签报28第八部分 电子邮件281、系统功能282、创建邮件293、浏览和邮件回复314、最新事项315、群组管理3351、创建新群组3352、修改群组信息3453、群组的使用35前 言本版操作手册适用于办公室工作人员，所涉及的办公室业务有：部门发文，部门收文，部门签报，公司发文，公司收文，公司签报，公司会议通知。在阅读手册的内容之前，我们建议您首先应具备有以下的知识：首先，您对办公自动化系统的概念有一定的了解，您应该清楚办公自动化系统的应用范围以及能为您的工作带来什么样的便利，它最基本的又是由那几部分组成的，每一部分具有什么样的功能或者说是应该具备什么样的功能，而这些功能又是如何进行协同工作的。其次，您应该对计算机有一定的操作能力，或者说是对您所使用的操作系统平台,如Windows98、Windows2000、Windows NT等运用得较为熟练。最后，您对您所在的公司的组织机构有较为清晰的认识，这一条是您使用好本系统的关键。客户端系统运行环境要求：586以上PC微机；操作系统 MIcrosoft windows 2K/XP/NT/98；浏览器：IE5.5或以上版本；局域网环境；客户端系统IE设置要求：将IE 的安全设置选项里涉及 ActiveX控件和插件的选项全部设置为启用； 对于代理服务器设置请按照下图设置：internet选项连接局域网设置高级，将不使用代理的地址设置为：10.*.*.*。受信任站点设置如下：internet选项安全，将http:/10.*.*.*添加为受信任站点。登录系统：首先进入中国石化信息门户，输入用户名和口令后进入部门主页，点击“信息资源浏览”，在页面左侧的资源目录中找到“应用系统”，点击应用系统在展开的目录中找到办公自动化系统（OA）。总部信息门户部门主页第一部分 部厅发文管理1、系统功能“发文管理”实现了部厅发文业务，主要功能包括录入基本信息、跟踪工作流程，文件查询，回执统计，公章记录等。2、流程说明和角色“发文管理”管理整个工作流程包括若干工作步骤，每个工作步骤又对应相应的代表相应角色的操作者进行相应的操作。拟稿人拟稿，处室会签，修改办公室审核，部厅领导意见开始结束分发文印排版图1.1如工作流程图所示，整个流程必须有“开始”和“结束”节点，图中用圆圈表示，然后每个方块节点代表一个环节，箭头指入表示该环节的前驱环节，而箭头指出表示该环节的后驱环节，有多个后驱环节时，该操作者可根据具体情况选择一个后驱步骤执行下一步，整个流程过程如下：a. “拟稿”环节可由部门内任意成员操作。由“拟稿”选择“起草文件”，开始整个工作流，完成后到下一步。拟稿人可以填写的信息有：发文字号，缓急，密级，主送单位，抄送单位，拟稿人，拟稿人联系电话，拟稿单位，处室审核意见，处室会签意见，发文文种，主题词，标题，正文，附件。其中主送单位，和标题为必填项目。b. “办公室审核”环节由办公室成员操作。“拟稿”后进入“办公室审核”环节，办公室然后根据办文情况填写办公室意见，领导意见，并指定下一步文件去向，如需修改则返回“拟稿”人，如需发文则生成发文号并送“文印”环节。c. “文印”环节由办公厅文印科人员进行操作。文印科人员对由部门办公室送来的文件进行校对、排版和确定打印份数，最后生成正式的红头文件并返回部门办公室进入“盖章”环节。d. “盖章”环节由办公室人员操作。办公室人员需要在盖章专用计算机上完成盖章。盖章完成后进入“发文”环节。e. “分发”环节由拟稿人员操作。通过选择发往单位进行分发。在分发环节可以查看回执来确定发文的接收情况。当确定接收完毕可以选择归档使发文办结。下面先详细介绍整个发文工作流程每个环节的具体操作方法。3、使用方法31、系统主界面系统主界面如图1.2所示，首先简要介绍导航栏中有关条目的功能，然后再根据流程简要介绍系统的使用方法；图1.2l 待 办：待办中列出的是用户从没有打开过的、需要处理的文档条目；l 全部文件：列出用户有权限访问的所有文档条目；l 按去向分类：按文档的去向对用户经手的并且没有办结的文档进行分类；l 办结文件：列出用户有权限访问并且已经办结的文件；l 处 理 中：列出所有用户曾经打开过的但尚未发出的文档条目；l 文件查询：按照不同的条件对文件进行检索；l 回执统计：列出回执并未生成完毕的全部文档；l 公章记录：对办公室进行的用章操作进行记录统计。32、创建新发文如图1.3中点击“新建”按钮，建立一个新文档，如图1.4界面所示；图1.3 图1.4在发文稿纸中输入必要的信息后可以“保存”或“保存并发送”；l “保存”：文档保存在数据库中，文档条目列在导航栏的“处理中”文件列表中，可以以后再处理该文档；对文档有操作权限的还是当前处理人；l “保存并发送”：单击此按钮，根据流程的设定，文档自动发送到下一环节操作人手中，文档的处理权亦同步移交到下一环节操作人手中；在此，文档将自动送至下一环节处理人。l “处室意见”：点击按钮，在弹出框中填写本处室的意见。l “会签意见”：点击按钮，在弹出框中填写其他处室的会签意见。33、核稿办公室用户进入发文管理界面时，首先可以看到“待办”里有用户需要办理的事项，如图1.5所示；单击鼠标打开需要处理的文档并点击“申请并编辑”进入编辑状态。 图1.5l “保存”和“保存并发送”两个按钮可参照“3.2 创建新发文”中的使用说明。l “办公室意见”：点击按钮，在弹出框中填写办公室的意见。l “领导意见”：点击按钮，在弹出框中填写本部门领导的批示意见。34、文印在文印环节，办公厅文印科用户进入发文管理界面时，点击邮件最新事项中的连接打开需要处理的文档并点击“申请并编辑”进入编辑状态，在此环节文印科人员对文档的附件进行校对，通过电子印章程序排版后生成符合标准的红头文件，填写“文印校对”、“印刷”、“份数”三项内容后就可以发送到 “盖章”环节。35、盖章在“盖章”环节，办公室用户进入发文管理界面时，单击鼠标打开需要处理的文档并点击“申请并编辑”进入编辑状态。 在此环节对发文的红头文件进行盖章，步骤如下：l 首先点击附件中的红头文件（.sep文件）检查是否正确；l 单击“盖章”按钮，如图1.6在弹出对话框中输入公文密码；l 随后弹出公章密码输入框，填写正确的公章密码；l 弹出提示信息如图1.6：盖章完毕。l 点击附件中的盖章加密文件检查是否正确。图1.6如图1.7盖章完毕后点击“保存并发送”，进入分发环节。盖章后系统会生成盖章记录，以便查询。图1.636、分发 在“分发”环节，由拟稿人员操作，步骤如下：l 单击“发往单位”按钮，在选单位窗口中选择接收单位，如图1.7所示；l 选择好单位以后在发文稿纸上会出现所选单位信息，如图1.8所示；l 单击“分发”按钮，文档就以邮件的形式发到所选单位的邮箱中。l 单击“查看回执”按钮，如图1.9可以跟踪文件的接收情况。l 如果确认文件发送完毕，点击“归档”按钮，使文件办结。至此，一个发文的完整流程进行完毕。图1.7图1.8图1.9第二部分 部厅收文管理1、系统功能“收文管理”实现了部厅收文业务，主要功能包括自动编号、录入基本信息、收文催办，文件跟踪，文件查询等。2、流程说明和角色开始办公室收文员登录，拟办处室领导 签意见/办理部门领导 批示结束图2.1首先简单介绍整个收文流程的流程，如图2.1所示由若干环节组成。整个流程有开始和结束节点，分别由圆圈节点表示，代表流程的每一环节由方块节点表示，本收文工作流程由“来文登记”，“拟办”，“领导批示”，“部门办理”几个步骤组成：a. “文件登录”由办公室收文人员操作。在此环节用户需填写收文编号，来文号，文种，对应发文号，来文单位，来文标题，主题词等信息。信息填写完毕可根据办文情况选择下一步收文流程。b. “处室办理”由各处室处长操作。在此环节可以填写办理结果。c. “拟办”由办公室人员操作。在此环节可以填写拟办意见。d. “领导批示”由部门领导操作，也可以由办公室代替操作。在此环节可以填写领导批示意见。下面先详细介绍整个收文工作流每个步骤的执行方法。3、使用方法31、系统主界面首先、进入收文管理后，系统主界面如图2.2所示； 图2.2l 待 办 理：待办中列出的是用户从没有打开过的、需要处理的文档条目；l 全部文件：列出用户有权限访问的所有文档条目；l 按去向分类：按文档的去向对用户经手的并且没有办结的文档进行分类；l 办结文件：列出用户有权限访问并且已经办结的文件；l 处 理 中：列出所有用户曾经打开过的但尚未发出的文档条目；l 文件查询：按照不同的条件对文件进行检索；l 催办文件：针对一个收文文档，对办理人发出收文催办单。32、文件登录从流程图（图2.1）可知，系统从开始起，第一步就是“文件登录”，此环节办公室收文人员操作。在此环节填写收文信息，并对所收的加密电子印章文件进行脱密。点击收文管理，进入收文界面。321、新建收文登录收文可通过手动录入和从邮件自动录入两种方式操作。若手动录入收文，点击“新建” 按钮进入收文登录界面，输入收文信息后，根据文档的具体要求有“拟办”、“领导批示”、“部门办理”或“结束”三个去向选择，只选其一；图2.3l “拟办”：选择“拟办”，则文件下一步的办理人将是办公室人员。可在办理人选项框中选择下一环节的办理人。l “领导批示”：选择“领导批示”，则文件下一步的办理人将是部门领导。可在办理人选项框中选择下一环节的办理人。l “部门办理”：选择“部门办理”，则文件下一步的办理人将是业务处室领导。可在办理人选项框中选择下一环节的办理人。322、从邮件登录若需从部门专用收文邮箱自动登录可点击“从邮件登录”按钮，系统会自动从设定好的邮箱中取得邮件（文档标题）列表，例如在下图2.4中，在新窗口的邮件列表中包含的内容有：邮件标题列表和“从邮件登录”、“删除邮件”、“关闭”三个按钮；操作方法如下：l 选择要登录的邮件。l 单击“从邮件登录”按钮，从邮件中提取收文数据进行登录，并删除邮件。l 删除邮件：不登录收文，直接删除邮件。l 关闭：关闭退出。 图2.4点击了“从邮件登录”,系统提示登录完成，单击“确定”后回到“全部文件”视图，如图2.5所示；图2.5在文件登录视图中，可以看到没有收文编号、文件标题和邮件列表中标题一致的一个文档，这就是从邮件登录的文档。点击打开后可以进行登录信息和加密文件的脱密等处理并发送到下一环节。图2.6图2.735、归档本环节是收文流程的结束环节，由收文登录人员操作。文件登录人员根据具体情况来确定是否需要结束一份收文文档的办理流程。操作过程如下：在“待办文件”视图中选择文档，进入文档的浏览界面，单击“申请并编辑”，文档进入可编辑状态，在页面的“下一步流程”处选择“归档”，单击页面顶部的“保存并发送”，至此，一份文档的流转就告结束。36、收文催办单收文催办单只有办公室“收文登录”人员有使用权限；收文催办单的生成：l 在文档稿纸的编辑模式下单击“生成催办单”按钮，由系统从当前文档取得有关信息，生成当前文档的一份催办单，如图2.8所示；l 由导航栏的“收文催办单”按钮进入催办单管理，通过“新建”按钮来手动创建一份催办单。图2.8在图2.8所示界面中，点击“生成催办单”，催办单创建完成后系统提示，如图2.9所示，催办单文档数据进入到“收文催办单”的管理中；图2.9点击导航菜单“催办文件”就进入到，在信息主体中有“新建”按钮，用于手工新建一个催办单，催办单的内容完全由用户填写；l 删除：删除选择的催办单；l 保存：保存催办单；l 关闭：关闭此催办单；l 发送：发送此催办单到被催办部门；l 正办：催办单置于正办理状态；l 办结：催办单置于办理结束状态。第三部分 签报管理1、系统功能“签报管理”实现了部厅签报业务，主要功能包括录入基本信息、跟踪工作流程，文件查询等。2、流程说明和角色“签报管理”管理整个工作流程包括若干工作步骤，每个工作步骤又对应相应的代表相应角色的操作者进行相应的操作。拟稿人拟稿，修改办公室审核开始各处室领导处室会签结束部门领导 领导批示分发如工作流程图所示，整个流程必须有“开始”和“结束”节点，图中用圆圈表示，然后每个方块节点代表一个环节，箭头指入表示该环节的前驱环节，而箭头指出表示该环节的后驱环节，有多个后驱环节时，用户可根据具体情况选择一个后驱环节执行下一步，整个流程过程如下：a. “拟稿”环节可由部门内任意成员操作。由“拟稿”选择“起草文件”，开始整个工作流，完成后到下一步。b. “处室会签”环节由各处室领导操作，由业务处室领导填写处室会签意见。c. “办公室审核”环节由办公室成员操作。办公室然后根据办文情况填写办公室意见，并送部厅领导批示。d. “领导批示”环节由部厅领导操作。部厅领导填写领导批示后把文件返回办公室。e. “分发”环节由拟稿人员操作。通过选择发往单位进行分发。当确定接收完毕可以选择归档使发文办结。下面先详细介绍整个签报工作流程每个环节的具体操作方法。3、使用方法部厅签报的具体操作与部厅发文类似，相关操作请参考手册第一部分，部厅发文的相关内容。第四部分 会议通知1、系统功能本模块主要实现会议通知功能，包括会议通知的起草、发送、参会人员查看会议情况；会议资源的查看等功能。2、使用方法会议通知由办公厅总值班室人员起草并发送给各部门办公室。对应办公室人员只需进入邮件的最新事项，查看是否由最新的会议通知并查看接收即可。 图4.1图4.2第五部分 公司发文1、系统功能“公司发文”实现了从部门起草文件到办公厅发文的业务。模块其实施是发文的一种，只是流程不同。这里只简单介绍流程。2、流程说明和角色“公司发文”整个工作流程包括若干工作步骤，每个工作步骤又对应相应的代表相应角色的操作者进行相应的操作。拟稿人拟稿，处室会签，修改办公室审核，部厅领导意见开始结束分发办公厅审核，公司领导意见，盖章文印排版图5.1如工作流程图所示：a.“拟稿”由部厅业务人员操作，起草公司发文并填写处室会签意见。b.“办公室审核”由办公室人员操作，填写办公室意见和部门领导批示。 c“办公厅审核”由办公厅人员操作，填写办公厅核稿意见和公司领导批示。d.“文印”环节由文印科人员操作，经过校对排版后发送到“盖章”环节。e.“盖章”环节由办公厅人员操作，对排版后的文件加盖电子印章。f.“分发”环节由办公厅收发室人员操作，选择发往单位后分发，分发完毕后办结发文。3、使用方法在公司发文业务中办公室的操作与部厅发文类似，故不再赘述。第六部分 公司收文 “公司收文”实现了办公厅接收文件，记录，发给公司领导填写批示，发给部门办公室办理的业务。在此项业务中办公室的操作与部门收文完全相同，请参考手册第二部分部厅收文相关内容。第七部分 公司签报 “公司签报”实现了从部厅起草签报，送办公厅，由办公厅审核后送公司领导批示的业务。其中各部门办公室涉及的操作是起草签报。具体操作与公司发文类似，请参考手册第五部分公司发文的相关内容。第八部分 电子邮件1、系统功能首先进入到收件箱视图中，导航栏：排列有邮件功能中收发邮件以及草稿、垃圾箱等链接的必要按钮，还有和中石化办公综合业务处理系统中有关联的“待办事件”、“群组管理”两个功能；l 收件箱、草稿箱、发件箱：为所有邮件系统都具备的基本功能，其内容和含义不再重复；l 发邮件：用于创建新邮件；l 最新事项：在中石化办公综合业务处理系统中有一些收发文、会议管理等多项日常办公的功能，当在这些系统中有需要您办理的事务时，需办理事务的条目信息将会显示在“最新事项”的视图中，提示用户近期处理过的事务，当单击某个文档条目时，可以打文档进行处理；l 群组管理：为实现邮件的群发功能，用户可以将自己常用的邮件地址加入到某个邮件群组中，实现群组用户的自我管理；下面根据邮件的发、收、回信等处理顺序进行一个使用的介绍。图8.1邮件标记“”：该图标标记表示这份邮件为新邮件，还没有打开过；2、创建邮件在导航栏中点击“发邮件”按钮，建立一个新邮件文档，如下图所示；选择收件人选择增加附件图8.2l 邮件接收人：在收件人、抄送、密送框中可以手工输入人员姓名，姓名之间用英文半角逗号“,”分隔，也可以单击“通信录”指定从sinopec通讯录选择邮件的接收人，如图所示；选择不同的管理域图8.3在“通信录”的窗口中选择了邮件接收人，单击“确定”，选择的邮件接收人信息返回到邮件稿纸页面中，如图5所示；图8.4根据需要填写完邮件主题和邮件正文内容。l 增加附件：在图3中点击“浏览”选择附件文件，单击“完成”将附件上传到服务器，每这样处理一次可增加一个附件（每个附件尺寸的不要超过2M字节，所有附件的总量受邮箱容量的限制）；邮件信息填写完成，可以“保存”或“发送”。3、浏览和邮件回复点击收件箱可以看到用户接收到的邮件，点击邮件可以浏览邮件内容。如图所示，图8.5对邮件可以回复邮件、将邮件转发到其它用户；邮件转发回信图8.6单击“编辑”可以进入信件的编辑状态，修改内容后，再回复或转送其它用户。4、最新事项在导