科技案卷构成的一般要求.ppt

科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822-2008,2,一、分类 二、组卷 三、卷内文件的排列与编号 四、案卷封面的编制 五、案卷脊背的编制 六、卷内目录的编制 七、卷内备考表的编制 八、案卷目录的编制 九、案卷的装订、装盒与排列上架,3,一、分类,按工程性质分类 按专业分类 按区域、流域分类,4,二、组卷,1.卷的概念 案卷 file 由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。 组卷 filing 立卷，即组织案卷，将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 2.组卷原则 遵循基建文件的形成规律，保持案卷内基建文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用。 3.组卷方法,5,案卷,卷 内 备 考 表,卷 内 文 件 N,卷 内 文 件 2,卷 内 文 件 1,卷 内 目 录,案 卷 封 面,6,文件有机联系,某一项目或单位工程、分部分项工程的文件 某一问题、事故处理形成的一组文件 请示与批复 一组会议材料 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系 某一组实验记录 维修记录,7,五种组卷方法,按单项工程组卷 按专业性质组卷 按阶段组卷 按问题组卷 按文件材料名称组卷,8,组卷方法,1.按建设程序，分阶段组卷。 2.立项审批文件可根据审批事项的内在联系，按问题组卷。 3.设计基础文件可按问题、专业、形成单位等组卷。 4.设计文件可按照设计的不同阶段和专业、形成单位等组卷。 5.项目管理文件可按问题并结合时间等组卷。 如：征地拆迁 计划、投资、统计、管理 招投标及合同管理 专项申请、批复,9,6.施工技术文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 施工管理文件按工作程序并结合问题组卷； 原材料质量保证文件如属共用的，则按单位工程整理组卷，如属专用的，则按分部工程分别整理组卷； 各项施工原始文件除各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件可按单位工程集中整理组卷外，其余文件材料按照单位、分部、分项工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷； 设备文件材料按专业、台件等组卷； 竣工图按照建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等专业顺序组卷，并编制设计变更一览表。,10,7.监理文件可根据其工作内容，按照监理工作依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、计划进度控制文件、费用控制文件、安全管理文件、旁站监理记录、监理日志等，分别整理组卷；平行检验及独立抽检的文件材料按单位工程分别进行整理组卷。有的也可按单位工程、分部工程、专业、阶段、文种等组卷。 8.竣工验收文件可按照单位工程、专业（各专项验收等）分别整理组卷。,11,三、卷内文件的排列与页号编写,（一）卷内文件的排列 常用方法： 1.按文件材料形成的时间顺序排列 2.按图样材料和文件的编号顺序排列 3.按文件材料的重要程度排列 4.按文件材料的形式特征排列 5.案卷内密不可分的文件材料应排在一起,12,具体是： 1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 如：会议纪要（专题会议） 招投标及合同文件 2.施工管理文件按工作程序结合问题的重要程度依次排列；原材料质量保证文件按产品种类或使用部位分别依次排列；按各单位、分部、分项分别整理组卷的文件，依照施工工序，按开工批准、工程质量检验报验、各项施工原始记录、试验检测及工程质量控制（评定、验收）、安全管理、事故处理等往来文件材料，依次进行排列。 3.设备文件按依据性材料、开箱验收、安装调试、随机文件、运行维护等顺序依次排列。 4.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。,13,印件在前，定稿在后； 正件在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发文在前，被转发文在后； 复文在前，来文在后（如批复在前，请示在后）； 译文在前，原文在后； 设计文件材料目录在前，设计图样文件在后； 综合性的文件在前，素材性的文件在后； 文字材料在前，图样在后。,14,（二）卷内文件页号的编写 1.案卷内基建文件以件为单位编写页号，以有效内容的页面为一页。 页号用阿拉伯数字编写。 各件之间不连续编页号。 页号的填写位置：双面书写的文件材料，正面在右下角、背面在左下角；单面书写的文件材料，在其右下角。图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方。 2.已有页号的文件可不再重新编写页号。 如成套图样、印刷成册的文件。 3.卷内目录、卷内备考表不编写页号。,15,四、案卷封面的编制,封 面 式 样,印制在 卷盒正表面， 也可采用 内封面形式,16,案卷封面编制,1.案卷题名主要包括建设项目名称或代号、阶段名称、文件类型名称等（示例） 2.立卷单位填写负责组卷的部门或单位（与旧规范有区别） 3.起止日期填写案卷内基建文件形成的最早和最晚的时间（年、月、日 ） 4.保管期限填写组卷时依照有关规定划定的保管期限 5.密级填写卷内基建文件的最高密级 6.档号（示例）由全宗号、分类号（或项目代号或目录号）、案卷号组成,17,例： 淮北矿业集团袁店一矿净水、供水站工程配电、照明竣工图,袁店一矿净水、供水站工程单项工程 配电、照明专业性质 竣工图文件材料名称,18,档号示例,01F131511 案卷号 单项工程代号 工业建筑类代号 基建档案类别代号 全宗号,19,五、案卷脊背的编制,1.脊背项目 保管期限 档号 案卷题名 2.脊背项目可根据需要选择填写。 3.案卷脊背印制在卷盒侧面。,20,六、卷内目录的编制,档号,卷内目录,21,卷内目录编制,序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号 文件编号填写文件文号或型号或图号或代字、代号等 责任者填写文件形成者或第一责任者 文件题名填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名 日期填写文件形成的时间（年、月、日 ） 页数填写每件文件总页数 备注填写需说明的情况(需要时填写) 档号,22,七、卷内备考表的编制,卷内备考表,档号：,排列在卷内 全部文件之后， 或直接印制在 卷盒内底面,23,卷内备考表编制,1.说明标明案卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 2.立卷人由立卷责任者签名 3.立卷日期填写完成立卷的时间 4.检查人由案卷质量审核者签名 5.检查日期填写案卷质量审核的时间 6.互见号填写反映同一内容不同载体档案的档号，并注明其载体类型 7.档号,24,八、案卷目录的编制,案卷目录,25,案卷目录 1、序号，应填写登录案卷的流水顺序号。 2、档号、案卷题名、保管期限。 3、总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。 4、备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。,26,九、案卷的装订、装盒与排列上架,1.整卷装订 2.以件为单位装订 应在每件文件首页空白处加盖档号章 超出卷盒幅面的基建文件应叠装 破损的基建文件应修复 图纸可不装订，但同一个项目应统一 3.装盒 4.分类排列法,（单位：mm）,01F12135,2,27,28,“件”的划分： 科技档案按“件”装订。是指在保留科技档案卷级管理的基础上。对不整卷装订的案卷，以卷内每份科技文件材料为单位实施的装订。按“件”装订应包括以下内容： 1划分“件”。简单地说，就是将原来科技档案案卷内的一份。即一条目录，作为一件。若原来目录过细，为了达到简化整理、深化检索的目的。还可通过整合“几小件”组成“一大件”。具体做法： (1)对科技综合管理性文件，采用规则中“件”的界定标准（一般以每份文件为一件）。 (2)对科技档案界定“件”时，分两种情况考虑：一部分归档文件是以自然件的形式出现的，就以其自然件定为一件（如：工程概况、开工报告、竣工报告、施工组织设计等）。一部分归档文件材料虽也以自然件形式出现但它们共性明显且联系甚密。则采取从“粗”界定。将若干小件组“大件”。（如：一个单位工程的隐蔽工程验收记录，分部工程验收等可各为一件；对同一科研成果的评价材料，虽其责任者不同，但属同一事由，也应视为一件。,29,2、装订 根据规范提出的“装订材料应符合档案保护要求”。我认为装订材料应具备保护档案、操作简便、经济实用三个要求。常用的方法是： 线装式，如“三孔一线”和缝纫机轧边等。从保护档案的角度看，线装无疑是最好的方式。一般厚度的用缝纫机在文件左侧或左上角轧边。较厚的则采用传统的“三孔一线”法在“件”的左侧装订。 穿孔式粘接式使用变形材料装订方式无酸纸封套套装式，这几种方式都存在一定的弊端，我们不般不采用。 在文件装订前，对所有的归档文件拆除金属物：不同幅面的科技文件材料要统一折叠为A4型幅面，破损的要先修复。,30,31,32,卷盒、表格规格及其制成材料,1.卷盒的尺寸采用310mm220