电脑文书护理应用课件

電腦文書護理應用(I),本章簡介,1. 基本資料編輯 2. 文件格式的設定 3. 建立圖文並茂的文件 4. 建立表格 5. 直式文件與多欄式文件 6. 長文件的製作 7. 合併列印 8. Word與其他軟體的結合,第一章、基本資料編輯,1-1畫面介紹,1-2版面設定,調整版面設定： 使用功能表的檔案/版面設定指令。 邊界標籤： 設定紙張邊界、頁首頁尾等。,紙張標籤： 設定實際紙張的大小。 版面配置標籤： 設定頁首頁尾的奇數頁、偶數頁是否相同。,文件格線： 在此可以設定是否要限制每行字元數或行數。,第二章文件格式的設定,本章簡介,2-1 文字格式的基本設定 2-2 設定段落的對齊方式 2-3 段落縮排與間距 2-4 定位點的功能設定 2-5 項目符號與編號,2-1 文字格式的基本設定,修改字體、字型與顏色 空白文件(Normal.dot)的預設值是新細明體、12點。 選取文字後，再做設定。 使用格式工具列來設定。 使用功能表的格式選單來設定。,2-2 設定段落的對齊方式,分散對齊 鈕之兩種用法： 沒有選取任何字元，整段分散對齊。 選取文字，設定最適文字大小。,2-3 段落縮排與間距,段落縮排與凸排 首行縮排鈕： 段落的第一行之左邊對齊依據。 左邊縮排鈕 段落中，除了第一行外，左邊對齊之依據。 右邊縮排鈕 右邊對齊之依據。,段落縮排與凸排 在尺規上移動縮排三角鈕時，一併按住Alt鍵，可在水平尺規中，看出每個距離。 選取格式/段落指令，在縮排與行距標籤中，設定指定方式與位移點數。,段落縮排與凸排範例,首行與其他行平行,首行凸出去,其他行凸出去,段落間距與行距 段落間距：可設定與前、後段之距離。 行距： 單行間距：每行的高度以可容納該行的最大字體為準。 1.5倍行高：每行的高度為該最大字體的1.5倍。 2倍行高：每行的高度為該最大字體的2倍。 最小行高：除一般特定高度外，Word可自行調整高度以容納較大字體或圖形。 固定行高：可直接設定行的高度，若字形大於行高，文字會被切掉而無法完全顯示。 複製格式 一次複製格式法：按一下複製格式 鈕。 多次複製格式法：連按兩下複製格式 鈕，可同時複製多次格式，直到按下Esc鍵為止。,2-4 定位點的功能設定,實例應用：分機電話表,設定前置字元 使用功能表的格式/定位點指令。 輸入定位停駐點位置。 設定對齊方式。 設定前置字元。 按下設定鈕。,2-5 項目符號與編號,設定項目符號 選取要設定之段落後，按下項目符號 鈕。 使用功能表的格式/項目符號及編號指令，在項目符號標籤中，選取符號樣式。,自訂項目符號 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。 在項目符號之標籤中，按自訂可自行定義項目符號。 選取項目符號字元，或按 字元鈕，自行定義項目符號。 在Wingdings字型中，找出要 定義的項目符號。,設定編號 選取要設定之段落後，按下編號 鈕。 再次選取段落設定編號時，會出現智慧標籤，請按一下智慧標籤設定。 設定重新開始編號：選取的段落會從1開始編起。 選取項目符號及編號：開啟項目符號及編號對話方塊。,自訂編號格式 使用功能表的格式/項目符號及編號指令。 在編號標籤中，選取編號的格式類型，或按自訂鈕來自行定義。 選取重新開始編號或接續前一編號清單。,顯示格式 可瞭解目前的文字，是設定成何種格式。 將插入點停留在要查詢格式的文字中。 選取功能表的格式/顯示格式指令。 在工作窗格中，即可顯示出目前插入點之文字格式。,第三章建立圖文並茂的文件,本章簡介,3-1 在文件中插入圖片 3-2 繪圖工具列的運用 3-3 資料庫圖表 3-4 插入圖表標號,3-1 在文件中插入圖片,插入多媒體藝廊 選取功能表的插入/圖片/美工圖案指令，在工作窗格中，點選多媒體藝廊。 依照各個類別列出多媒體藝廊中的圖片。,線上多媒體藝廊 選取功能表的插入/圖片/美工圖案指令，在工作窗格中，點選線上多媒體藝廊。 在網頁中，可將需要的圖片下載至電腦中。,圖片工具列 使用功能表的檢視/工具列/圖片指令，開啟圖片工具列。,影像控制 選取圖片後，按下圖片工具列的影像控制 鈕。 可以圖片調整成自動、灰階、黑白與刷淡，四種效果。,填滿色彩 選取圖片後，按下物件 鈕。 切換至色彩及框線標籤，設定填滿色彩及透明度。,設定文繞圖 選取圖片後，按下圖片工具列的文繞圖 鈕來設定。 設定方式：與文字排列、矩形、緊密、文字在前、文字在後、上及下、穿透、編輯文字區端點。,設定方式舉例：,編輯文字區端點 選取圖片後，使用文繞圖的編輯文字區端點指令。 圖片四周會出現四個小黑點及紅色虛線。 利用Ctrl+滑鼠點選，增加小黑點。 利用此小黑點來調整文字與圖片之圍繞區域。,壓縮圖片 適合需要將圖片放置在網頁上時使用。 選取圖片後，按一下圖片工具列上的壓縮圖片 鈕。,3-2 繪圖工具列的運用,快取圖案 選取功能表的檢視/工具列/繪圖指令，可開啟繪圖工具列。 使用快取圖案鈕，選取圖形。,圖片說明的使用 使用文字方塊功能。 文字內容過多時，需設定連結文字方塊。 選取文字方塊工具列上的連結文字方塊鈕。 游標會變成杯子狀。 至另一個文字方塊中按一下，將未顯示出來的文字顯示在另一個文字方塊中。,調整圖片順序 選取繪圖工具列的繪圖/順序指令。,3-3 資料庫圖表,插入資料庫圖表 選取功能表的插入/資料庫圖表指令。 圖表類型：組織圖、循環圖表、星形圖表、金字塔圖表、卞氏圖表、靶心圖表。,實例應用：公司組織圖 選取功能表的插入/資料庫指令。 選取組織圖，出現組織圖工具列。 選取其中的圖表，按下插入圖案鈕來調整組織圖。,選取版面配置鈕來設定版置的方式。 選取自動格式 鈕，來設定圖表 樣式。,3-4 插入圖表標號,在圖表旁插入標號 選取圖表，使用功能表的插入/參照/標號指令。 標籤：預設有三個標籤，分別是方程式、表格與圖表。 位置：選取項目之上、選取項目之下。,新增標籤鈕：新增標籤設定。 編號方式鈕：設定編號方式，以及是否要包含章節編號。 標號自動設定鈕： 設定插入圖片時，系統自動插入標號。 勾選要設定標號之物件。,第四章建立表格,本章簡介,4-1 表格的基本認識 4-2 插入表格 4-3 手繪表格 4-4 設定表格的欄與列 4-5 表格的其他設定,4-1 表格的基本認識,表格 欄：直的稱為欄，以英文字A、B、C來代表。 列：橫的稱為列，以數字1、2、3來區分。 儲存格：每個格子都稱做儲存格。 巢狀表格：表中有表的表格。,4-2 插入表格,插入表格 按下一般工具列的插入表格 鈕。 利用滑鼠拖曳出表格。 利用Tab鍵來向右移動一個儲存格。 Shift+Tab鍵向左移動一個儲存格。 游標停留在最後一欄、最後一列時，按Tab鍵，會增加一列。,調整欄寬與列高 調整欄寬 游標停留垂直格線 中間。 游標會變成雙箭頭。 在向右或向左拖曳。 調整列高 游標停留水平格線中間。 游標會變成雙箭頭。 向上或向下拖曳。,選取表格 選取欄 將游標移到欄寬之上。 游標會變成黑色箭頭。 按一下滑鼠左鍵，選取整欄。 向左或向右拖曳，選取數欄。 選取列 將游標移到文字選取區。 游標會變成向右上的箭頭。 按一下滑鼠左鍵，選取整列。 向上或下右拖曳，選取數列。,調整與移動表格 調整表格 將游標停留在表格右下角。 游標會變成雙箭頭。 向外拖曳：表格會等比例變大。 外內拖曳：表格會等比例縮小。 移動表格 按住表格左上的四箭頭符號，可移動整個表格。,合併與分割儲存格 合併儲存格 選取兩個以上要合併的儲存格。 按下功能表的表格/合併儲存格。 分割儲存格 選取要分割的儲存格。 按下功能表的表格/分割儲存格。 設定要分割的欄數與列數。,建立巢狀表格 插入點停留在要插入巢狀表格的儲存格內。 按下功能表的表格/插入/表格。 設定表格的欄數與列數，以及調整行高。,建立多對角線儲存格 使用功能表的表格/插入多對角線儲存格指令。 共有五種樣式。,4-3 手繪表格,利用手繪表格功能來建立表格 按下一般工具列的表格及框線 鈕。 或是使用功能表的表格/手繪表格指令。 游標會變成一支筆形狀。 從左上角拖曳至右下角，畫出表格的外框。 再畫出表格的線條格線。 使用表格及框線工具列上的清除 鈕，來擦掉畫錯的線條。,調整表格的格式 變更表格框線及色彩 利用表格及框線線條樣式及框線色彩功能，設定框線與顏色。 再利用手繪表格的筆，重覆在線條上畫一次。,變更儲存格的顏色 選取要變更顏色的儲存格。 利用表格及框線工具列的網底色彩功能，調整網底顏色。,設定表格對齊方式 選取要變更對齊方式的儲存格。 利用表格及框線工具列的對齊 功能，調整文字對齊方式。 共有九種對齊方式。 平均分配列高與欄寬 選取數個儲存格。 使用分散行 與分散列 的功能，可以設定儲存格相同同列高或相同欄寬。,4-4 設定表格的欄與列,列高的進階設定 插入點停留在表格中的任一位置。 使用功能表的表格/表格內容指令。 切換至列標籤中，可設定每一列的列高。 列高為最小高度：以文字實際大小來設定列高。 列高為設定：直接指定高度。,欄寬的進階設定 插入點停留在表格中的任一位置。 使用功能表的表格/表格內容指令。 切換至欄標籤中，可設定每一列的寬度。 度量單位： 公分：欄寬以公分做 為度量單位。 百分比：適合製作網 頁時使用。,4-5 表格的其他設定,表格自動設定 選取功能表的表格/表格自動設定指令。 選取表格樣式。 勾選套用特殊格式於選項。 調整標題列、首欄、末列、末欄是否要套用特殊格式。,排序與公式 排序 插入點停留在排序的表格中。 使用功能表的表格/排序指令。 設定第一階要什麼項目做遞增或遞減排序，若第一階相同，再以第二階、第三階做排序。 清單內容：設定標題列要不要加入排序。,自動加總 使用自動加總 鈕。 利用公式設定加總 選取功能表的表格/公式指令。 在公式欄位中輸入=sum(above)，表示此儲存格的內容，是上方儲存格的合計。 亦可使用=sum(left)、=sum(right)公式，表示左邊合計或右邊合計。 公式無法即時更新，需選取儲存格後，按F9功能鍵來重新計算。,跨頁標題重覆 將插入點停留在第一列中， 使用功能表的表格/跨頁標題重覆指令。 可設定表格超過一頁時，標題能夠重覆出現。 在表格中使用定位點功能 利用Ctrl+Tab鍵來設定。 文字轉換成表格 使用表格/轉換/文字轉表格指令。 設定分隔文字是以段落、逗號、定位點或其他符號來設定分隔。,第五章 直式文件與多欄式文件,本章簡介,5-1 直書與橫書的切換 5-2 製作多欄式文件 5-3 分隔設定,5-1 直書與橫書的切換,變更文字方向 使用一般工具列的變更文字方向 、 鈕來切換。 使用功能表的格式/直書橫書指令。 普通文件上的文字：可選取三種文件方向。 表格內的文字：可選取五種文件方向。,5-2 製作多欄式文件,設計多欄 選取一般工具列上的欄， 並拖曳出多欄來設定。 使用功能表的格式/欄指令，再選取欄數。 調整寬度及間距 將相等欄位寬度的 核取選項取消。,5-3 分隔設定,分隔設定的類型 分頁符號：設定強迫跳至下一頁。 分欄符號：設定強迫跳至下一欄。 文字換行分隔符號：Shift+Enter。 分節符號 自下頁起 接續本頁 自下偶數頁起 自下個奇數頁起,分欄符號 設定強迫跳至下一欄。 設定分欄符號的目的，是不會因為文字內容修改或改變大小，而需要重新調整一次。,分頁符號 選取功能表的插入/分隔設定指令，選取分頁符號。 是非列印字元。,文字換行分隔符號 強迫跳至下一行時使用。 快速鍵：Shift+Enter。,分節符號 使用時機 同一篇文章中，有直書、橫書兩種不同排列方式。 同一篇文章中，有些部份要使用兩欄、有些部份要三欄時。 頁碼的編排方式，需依標題不同而有所變化。 下一頁的分節符號=分頁符號+接續本頁的分節符號。,第六章 長文件的製作,本章簡介,6-1頁首與頁尾的使用,6-1 頁首與頁尾的使用,頁首與頁尾工具列,插入日期與時間 在頁首及頁尾的編輯畫面中，直接按下頁首及頁尾工具列的插入日期鈕。 使用功能表的插入/日期及時間指令。 選擇語言及可用格式。 語言若是選擇中文(台灣)的類型，還可以設定月曆是中華民國曆，或是西曆。,插入頁碼 直接選取頁首及頁尾工具列中的插入自動圖文集選單，選擇 - 頁 - 。 使用功能表的插入/頁碼指令。,格式化頁碼 在頁首及頁尾工具列中，按一下格式化頁碼鈕。 設定頁碼格式是否要包含章節編號。 調整頁碼的編排方式。 接續前一節：頁數會頭編到 尾，不因更換節次而重新編 排頁碼。 起始頁碼。,插入功能變數 實例應用：在頁首的頁碼前，插入標題1的內容 將插入點停留在要插入標題內容的地方。 使用功能表的插入/功能變數指令，類別選擇連結及參照選項。,欄位名稱，選擇StyleRef。 而中間的欄位內容，選擇標題1。 設定完畢後，按下確定。,建立奇偶頁不同內容的頁首頁尾 使用功能表的檔案/版面設定指令。 切換到版面配置標籤。 核取奇偶頁不同的核 取方塊，即可設定奇 偶頁不同的頁首頁尾 內容。,第七章 合併列印,本章簡介,7-1 合併列印精靈 7-2 信封及標籤 7-3 信件精靈,7-1 合併列印精靈,合併列印的使用時機 要寄給多人信件，而信件內容均相同，只有抬頭不同時使用。 在Outlook或其他表格中，已有連絡人資料，而又需要郵寄資料給這些人時使用。 需要印製大量文件，而裡面的格式內容大部份都相同，只有少部份幾個字不同時使用。 大量之標籤、信封、電子郵件訊息等，皆可使用合併列印功能。,合併列印精靈 選取功能表的工具/信件與郵件/合併列印精靈指令。 在工作窗格中， 選取文件類型： 信件 電子郵件訊息 信封 標籤 目錄 再按下一步，依 步驟指示操作。,實例應用：利用合併列印工具列，製作請款單 開啟合併列印工具列。 按下主文件設定 鈕。 選取主文件類型。 按下開啟資料來源 鈕 ，設定資料來源的檔案。 按下插入合併欄位 鈕， 所列出就是資料來源的欄 位名稱。,利用插入合併欄位 鈕，將各個欄位，插入適當的位置。 按下醒目提示合併欄位鈕，可將插入的欄位呈現灰底的顏色，看起來比較容易判別。,若需顯示完第一筆後，依序顯示第二筆、第三筆，就要在每一筆之後，或是除了第一筆外的每一筆之前，按下插入功能變數鈕，選取指令。 按下檢視合併資料 鈕，可預覽顯示出來的資料正不正確。,7-2 信封及標籤,製作單一信封 選取功能表的工具/信件與郵件/信封及標籤指令。 切換至信封標籤。 按下選項鈕，設定信 封大小。,輸入收件者地址與寄件者地址後，按下新增至文件鈕。,7-3 信件精靈,製作單一信件 選取功能表的檔案/開新檔案指令。 在工作窗格中，選擇一般範本。 切換到信件傳真標籤，選取需要的精靈來操作。,第八章 Word與其他軟體的結合,94,本章簡介,8-1 Word與Excel的結合 8-2 Word與PowerPoint之運用 8-3 讀取Access的資料,8-1 Word與Excel的結合,利用插入物件的方法，在Word中建立Excel的圖表。 使用功能表的插入/物件指令。 在建立新物件標籤中，選取Microsoft Excel圖表。,切換到Sheet1工作表中，修改資料。 再切換回Chart1工作表，利用圖表工具列，修改圖表資料。