《合同管理与实务》PPT课件.ppt

合同管理与实务,集团公司经营管理部 （法律事务处） 万司池,1,2019/5/29,第一节 集团公司合同管理规定及实务,集团公司合同管理规定主要有： 1、徐州矿务集团有限公司合同管理办法（以下简称合同管理办法）徐矿司2006157号文（2006年8月2日）共7章48条文； 2、关于加强企业经营风险管理的通知（以下简称经营风险管理规定）徐矿司2007117号文（2007年8月15日）共15个条文； 3、关于进一步加强合同风险管理的通知（以下简称合同风险管理规定）徐矿司201070号文（2010年6月30日）共11个条文。,2,2019/5/29,经营管理部合同管理规定关于推行合同示范文本的通知徐矿司经管201010号文（2010年11月15日） 为进一步规范合同订立行为，提高合同风险意识，预防和减少合同纠纷，提高合同履约率，根据合同法等法律、法规规定，结合企业经营实际，在广泛征求意见的基础上，研究制订了部分业务合同示范文本，现予以下发，望各单位认真组织在相关业务领域中推行使用。使用中有何问题和建议及时反馈。政府和行业主管部门对相关业务合同示范文本另有规定的，按其规定执行。,2019/5/29,3,示范文本有： 1、工业品买卖合同类示范文本（设备、材料类招标）； 2、工业品买卖合同类示范文本（营销类）； 3、煤炭销售合同类示范文本； 4、煤炭买卖合同示范文本（营销类）； 5、征迁业务类合同示范文本； 6、劳动合同类示范文本； 7、房屋租赁合同示范文本。,2019/5/29,4,以上集团公司三个合同管理文件现仍然有效使用，如出现有前后规定不一致的地方，应以后面的规定为准。下面将以合同风险管理规定作为主线或重点，结合集团公司的其他相关规定，对集团公司目前合同管理工作的相关制度或注意事项进行介绍。,2019/5/29,5,一、资信调查或尽职调查制度,【条文规定】第一条 对外业务必须对合作主体资格及其生产经营、资产负债、资信状况等履约能力开展尽职调查，禁止一切未经客观调查了解而盲目对外签约合作的行为。 尽职调查由业务单位至少三名人员（经办人、协助经办人和监督人）参与进行。业务标的额超过500万元（含）且须预付或赊销等垫付资金的业务，以及标的额超过1000万元（含）的业务，必须对其工商登记注册、年检等情况进行调查。,2019/5/29,6,【条文链接】合同管理办法第十二条 合同经办部门应认真、全面做好拟进行合同交易的市场情况和签约对方主体资格、资信状况等履约能力的尽职调查，并对其主体资格的合法有效性和履约能力的真实性负责。包括但不限于： （一）对方当事人签约主体资格核查。包括企业名称、地址、企业法人营业执照（营业执照）及履行合同必须的行业许可证、资质等级证明等。 （二）对方当事人履约能力调查。根据合同性质有针对性地调查了解其资金、设备、技术水平、加工能力、产品质量、生产经营状况和商业信誉等履行合同的保证程度。,2019/5/29,7,（三）签约代理人身份和代理资格审查。是否有被代理人（签约对方主体）书面授权委托手续、签约代理行为是否超越代理权限、签约代理权是否超出代理期限。 （四）保证人主体资格和保证能力审查。合同订立要求有保证人时，应认真审查保证人主体资格的合法性和代为清偿主债务的能力等（国家机关、以公益为目的的事业单位和社会团体、企业法人分支机构和职能部门不得作为保证人）。,2019/5/29,8,【条文链接】经营风险管理规定 第一条 各单位对拟发生业务的合作对象必须对其主体资格和其生产经营、资产负债、商业信誉等资信状况进行尽职调查，以确定其是否具有履行合同和独立承担民事责任的能力。在此基础上建立和完善客户资信档案，并予以动态分析、评估和管理。要杜绝与主体资格不明、商业信誉欠佳和缺乏经济实力的当事人进行业务合作。对资信下降的客户要及时采取预防和减少风险的措施；对资信差、不能按期履约的，要果断中止业务。 资信调查方法：实地考察。访问相对方以前的客户。工商行政管理机关进行调查。通过向银行查询。通过律师事务所或其他专业的咨询调查机构进行调查。,2019/5/29,9,二、合同主体资格的限制和审查,【条文规定】第二条 严禁与企业法人分支机构（分厂、分公司、办事处等）、企业职能部门（部、处、科室等）等不具备对外开展业务资格的单位或部门订立业务合同。 确需与企业法人分支机构进行业务合作的，其必须拥有营业执照或取得企业法人书面授权。 【条文链接】合同管理办法第二十六条 集团公司机关业务职能部（处）室及所属分公司、全资子公司业务职能科室均不得以自己名义对外订立合同。 第十九条第二款 严禁以职能部（处）室、科室、车间、区队等公章代替企业公章或合同专用章对外订立合同。,2019/5/29,10,【条文解读】本条主要强调签约的主体要适格。 合同的主体是依据合同享有权利承担义务的合同当事人。审查合同主体是否合法就是审查合同当事人的主体资格是否合法，也就是审查当事人是否具备相应的民事权利能力和民事行为能力。合同主体性质不同，审查的内容和方法也不同。 1、对法人的资格审查。对法人资格审查主要从以下几方面进行：（1）是否依法成立；（2）有没有必要的财产或经费；（3）是否有自己的名称、组织结构和场所；（4）是否能独立承担民事责任。判断一个经济组织是否具有法人资格，主要是看其是否有国家工商行政管理机关颁发的企业法人营业执照。,2019/5/29,11,2、对非法人单位的资格审查。 非法人单位是指未取得法人资格，但依法定程序和条件取得营业执照，法律允许其从事生产经营活动的组织。对这类组织，应审查其是否按规定登记并取得营业执照。有些法人单位设立的分支机构或经营单位，可以在授权范围内，以其所从属的法人单位的名义签订合同，产生的权利义务由该法人单位承受，对这类组织，主要审查其所从属的法人单位的资格及其授权。,2019/5/29,12,3 、对外方当事人的资格审查。 对方当事人如果是外国的企业、组织的，对其主体资格的审查更应该慎重，应搞清其法律地位和性质。审查的内容主要有三项：（1）该企业或组织是否合法存在，（2）法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍以及企业或组织注册地；（3）企业是有限公司还是无限公司，是否具备法人条件。 4、对自然人个人的资格审查。 对自然人的资格审查主要是对自然人的自然状况的了解，确定其是否具有相应的民事行为能力。如果该自然人所签合同是依法不能独立订立的合同，应及时取得该自然人的法定代理人的追认。,2019/5/29,13,5、对保证人的资格审查。 合同的签订要求有保证人担保时，还应审查保证人的主体资格的合法性。首先作为保证人必须具有民事行为能力；其次，保证人必须具有代为清偿主债务的能力；最后，保证人还必须符合以下规定：一、国家机关不得作为保证人，但是经国务院批准为使用外国政府或国际经济组织贷款进行转贷的除外；二、学校、幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体不得作为保证人；三、企业法人的分支机构（除有书面授权）、职能部门不得作为保证人。,2019/5/29,14,6、对代订立合同的代理人的资格审查。 所谓代订立合同是指代理人在授权范围内以被代理人的名义与第三人签订合同，所签订合同的法律后果由被代理人承担。因此，在审查合同时一定要审查代理人的代理身份和代理资格即是否有被代理人签发的授权委托书，其代理行为是否超越了授权范围，最后审查其代理权是否超出了代理权限。 7、对于特殊行业当事人的审查。 从事一些重要的生产资料或特殊商品的生产和经营，法律或行政法规要求取得生产许可证、经营许可证或相应的资质。在这种情况下，在审查合同主体资格合法性的时候，还应要求对方出示相应的证明。,2019/5/29,15,三、经营风险评估报告制度,【条文规定】第三条 建立经营风险评估报告制度，对外业务合作前必须进行风险评估论证。论证内容包括合作主体资信调查状况、合作主体业务经办部门和经办人情况、合同项目市场情况以及项目风险论证、项目经济论证等内容。 【条文解读】此条实际上是对资信调查制度的延伸。是条新的规定，大家一定要注意。风险评估报告的内容主要包含四个方面。 第一、合同项目概况及市场情况的简要说明。如是经过招投标的，项目的性质的概述。,2019/5/29,16,第二、合作主体的资信调查状况。也就是前面所述对合作主体资格及其生产经营、资产负债、资信状况等履约能力的尽职调查情况，注意要写明我方去调查的具体人员，要求3名经办人员在风险评估报告上签字。 第三、要写明对方合作主体业务经办部门及具体经办人的情况。也就是和对方谁谈的，经过何种方式谈的，以及具体经办人员的姓名、职务等要在风险报告上有反映。 第四、要有项目风险论证、项目经济论证的结论。如要有经过调查论证认为此项目具有市场前景，不存在经营风险等字样。,2019/5/29,17,四、坚持审慎经营原则,【条文规定】第四条 经营业务须在控制风险的前提下进行，杜绝忽视风险而盲目追求经营规模和利润的行为。严格控制和减少微利或利润明显与资金占用额不相匹配等业务的开展，没有效益的业务坚决不做。 严禁弄虚作假，采取合同等形式在集团内部企业、外部业务关联企业等主体之间相互结合倒票，或变相开展不真实、不健康的业务，虚增营业收入，夸大、虚列经营成果。,2019/5/29,18,五、预付与赊销规定,【条文规定】第五条 禁止营销贸易类业务预付或赊销等垫付资金行为。因生产经营需要而开展的非贸易类业务确需垫付资金的，严格按照集团公司相关规定执行。 【条文链接】经营风险管理规定第二-八条：第二条：煤炭买卖等各类大营销贸易业务必须与工业性生产企业发生业务往来，即直接购买上游生产性企业产品（不预付上游款项的除外），直接销售给下游消耗该产品的生产性企业，对下游企业原则上不赊销（下游钱货即清的项目除外）。严禁通过中间环节或与非生产经营实体发生赊销贸易往来。,2019/5/29,19,第三条：异地办矿项目采取承包、租赁或提供劳务输出等合作方式自身必备的材料、设备及启动期人工工资等费用的投入，垫付期限不得超过一个月，垫付额度不得超过100万元。超过一个月合作对方未按约履行结算义务的，必须中止生产经营业务，及时采取有效措施清收应收款项。若不能及时有效清收的，解除合同。 第四条：对外经营业务确需先行预付款项的，预付款金额不能超过合同总标的的20%，预付期限不能超过两个月（即交易对方必须在我方支付预付款之日起两个月内履行合同义务）。参与政府组织的土地使用权竞拍、建设工程招标以及信用等级在3A以上的大型企业组织的物资采购、建设工程招标等经营活动除外。,2019/5/29,20,第五条：对外销售产品确需赊销的，赊销期限即信用期原则上不得超过一个月，赊销金额不得超过交易对方注册资本的30%，但交易对方属于信用等级在3A以上的大中型企业除外。严禁与信用期满未结清业务款项的客户再次发生买卖业务（现款现货的除外）或赊销业务。 赊销业务履行中，有确切证据证明交易对方经营状况严重恶化，转移资产、抽逃资金、逃避债务、丧失商业信誉以及有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形的，必须依照合同法相关规定，行使“不安抗辩权”，中止履行我方义务，并及时书面通知对方。对方在合理期限内未恢复履行能力且未提供适当担保的，合同必须果断解除。,2019/5/29,21,第七条：对外承包建设工程项目的，应尽可能向业主争取扩大工程进度付款比例，缩小工程质保金比例和返还期限。确需垫资施工的，应尽可能缩小垫资期限，明确垫资利息（在中国人民银行规定的同期同类贷款利率标准之内）。确需工程分包的，要慎重选择有资质、有信誉的分包队伍，切实加强对工程项目部的监管和考核。坚决杜绝将工程分包给资质不全、信誉不佳、履约能力差的施工单位。,2019/5/29,22,六、合同付款相关规定,【条文规定】第六条 合同款项支付和票据结算主体须与合同当事人保持一致，禁止向合同主体之外的第三方支付款项，或接收第三方开具的相关票据。 对涉及合同标的物交接验收后我方付款的业务，申请付款时，须向单位会计部门和集团公司资金结算中心出具相关验收合格证明。 【条文链接】合同管理办法第十七条规定：依照本办法规定审查权限未经审查的合同，涉及我方付款义务的，财务部门不予付款结算。 经营风险管理规定第十一条 合同约定我方承担付款义务的，必须向订立合同的当事人支付，不得以合同主体单方或双方出具的证明材料办理转移支付，以避免我方不应承担的或有经济责任。严禁向当事人之外的第三方转移支付。 合同履行中对方当事人名称变更的，根据工商登记管理机关出具的企业名称变更登记资料予以办理结算。,2019/5/29,23,七、合同审查制度,【条文规定】第八条 业务合同依照审查管理权限，履行审查手续后订立。集团公司负责审查对外业务标的额500万元（含）以上的合同、担保合同、投资类合同等。 涉及我方付款的业务合同，还应根据合同标的额大小，履行集团公司相关大额资金支付审批程序后订立。合同虽不涉及我方付款但标的额超过1000万元（含）或产品赊销额超过500万元（含）等可能形成应收款项的重大业务合同、以及需要以集团公司名义对外签订的合同还须按照分工和授权经集团公司相关领导同意后订立。 【条文链接】合同管理办法第八条 合同必须经业务职能（主管）部门进行专业审查、合同管理部门进行法律审查后方可签订。,2019/5/29,24,第九条 合同审查管理权限根据合同性质和合同标的额相结合的方法确定。 集团公司合同管理部门负责审查、业务归口职能部门参与会审下列合同： 1、标的额一百万元（含）以上的合同；订货会之外订立的所有民用爆破产品销售合同。 2、担保合同。集团公司所属分公司、全资子公司作为借款人须集团公司提供担保而订立的担保合同除外。 3、融资租赁合同、投资合作合同。 集团公司所属分公司、全资子公司合同管理部门负责审查、业务职能部门参与会审上述规定以外合同的审查和上述规定合同的初审。对合同标的额不准分解，化整为零，逃避合同监管或超权限审查。,2019/5/29,25,审查例外： 合同管理办法第十条： 参加政府行业主管部门组织的订货会议订立的煤炭销售合同（仅限于电力、化工等行业长期、稳定的大型直供用户）、民用爆破产品销售合同、与经人民银行批准的商业银行签订的贷款合同以及以投标方式中标订立的合同由各企业自行审查签订。 第十一条： 集团公司所属分公司之间、全资子公司之间以及相互之间合同项目的订立由各企业自行审查签订。,2019/5/29,26,八、合同会审制度,【条文规定】第九条 集团公司职能管理部门在职责范围内对业务单位合同行为履行指导、服务和监督职能。根据合同审查权限，业务职能部门进行专业审查，对所审合同专业性、技术性条款的有效性和可行性负责；法律事务处对合同进行法律审查，对所审合同内容的合法性和条款的严密性负责。 规划发展部审查工程类及项目工程设备招（议）标采购合同；经营管理部审查物资、设备招（议）标采购合同；财务部审查信托、证券及担保业务合同；安监部、工资部审查异地办矿项目劳务合同；资金结算中心审查借贷业务合同；投资管理部审查对外长期股权投资合作项目合同；房地产管理处审查房地产购置转让合同；征迁处负责审查村庄搬迁、征地及塌陷地补偿等业务合同。,2019/5/29,27,【条文链接】合同管理办法第十三条 各级合同管理部门和合同所涉业务职能（主管）部门应按其审查权限认真审查待签合同，严把合同签约关。 合同管理部门对合同内容的合法性、有效性和严密性负责, 业务职能（主管）部门对合同专业条款内容的真实性和可行性负责。同时，负有保守知悉的合同商业秘密义务。 （1）合同主体资格、代理人签约资格形式性审查。包括企业法人营业执照（营业执照）、履行合同必须的行业许可证、资质等级证明以及被代理人书面授权委托手续等。 （2）合同内容合法性审查。合同标的、数量、质量、结算方式、违约责任等条款是否合法，合同内容是否损害国家集体、第三人利益和社会公益，是否以合法形式掩盖非法目的，是否违反法律、行政法规的强制性规定等。,2019/5/29,28,（3）合同严密性审查。合同条款是否完备、合同用语是否规范、表达是否清晰、合同逻辑是否前后一致等。 （4）合同所涉专业技术条款审查：是否符合行业技术规范和要求，技术上是否合理、可行。 （5）合同签订程序完备性审查。根据具体合同内容，充分考虑法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续合同方能生效的情形（如担保法中规定的抵押合同抵押物必须登记的情形等），以及合同当事人约定必须办理公证或主管部门批准同意等手续合同方能生效的情形。 （6）最大限度维护我方合法权益审查。合同权利、义务是否对等，风险条款是否严密等。,2019/5/29,29,九、报审合同所需资料及审批,【条文规定】第十条 报请集团公司审查合同，业务单位须提供合作方最新年检的企业法人营业执照（营业执照）、组织机构代码证、税务登记证以及履行合同必需的行业许可证、资质等级证书等复印件，合同项目风险评估报告等；经招（议）标程序形成的合同还须提交中标通知书；大营销贸易类业务应要同时提供上、下游合同文本一并送审。 属于业务单位自行审查的合同亦必须拥有上述材料。 【条文链接】合同管理办法合同审签程序第十四条 合同审查按下列程序进行：,2019/5/29,30,（一）申请。合同经办部门（或单位）持合同文本草案，相关背景资料及对方当事人、代理人签约主体资格相关证明手续，填制合同审查表（一式两份），依照本办法规定审查权限报送业务职能（主管）部门和合同管理部门。除合同文本草案外，材料报送均须加盖企业公章。（要对它的真实性负责。） （二）审查。业务职能（主管）部门进行专业审查，合同管理部门进行法律审查（经批准已经外聘律师担任常年法律顾问的企业，须经法律顾问审查），提出修改意见或建议或认可意见。原则上，自合同送审之日起3-5个工作日内，审结并出具审查意见。 （三）反馈。审查部门填写意见，返还合同审查表。重大合同项目经集团公司领导同意后反馈。（经集团公司领导同意签字认可的审查意见，经办部门要将审查表复印件在报合同备案时一并报备。）,2019/5/29,31,（四）修改和完善。合同经办部门与对方当事人进一步沟通协商，形成一致意见。 （五）备案。合同经办部门于合同订立后十日内将合同副本或复印件报原合同审查部门备案。 第十五条 对缺少合同对方当事人签约主体资格必要材料的、履约能力调查不明的、以及未按照本办法规定审查程序和要求送审的，合同管理部门有权不予审查，并责成补充材料。 第十七条 依照本办法规定审查权限未经审查的合同，涉及我方付款义务的，财务部门不予付款结算。,2019/5/29,32,十、合同订立时注意事项,（一）签订合同时注意签名或印章上的企业名称是否和当事人姓名或者名称一致，签字人是否是企业法定代表人或其授权代表，防止签订合同的当事人与前期洽谈合同的当事人不符。 （二）避免不要在空白的合同文本上加盖公章和合同专用章，防止签订的合同条款与当事人双方或一方的真实意思表示不符，产生纠纷或风险。 （三）注意印章的正确使用和保管，盖章之前，检查合同中是否有空白条款未填写，如果无须填写则每份合同中都在空白处画“”，表示该内容双方没约定。 （四）注意双方加盖的公章或合同专用章应是工商部门备案的公章，不得使用下属部门的公章加盖。 （五）合同文本如果是两页以上，需要我方先盖章的，要注意每页加盖或盖骑缝章等。,2019/5/29,33,十一、合同履行动态监控,【条文规定】第七条 全面加强经营业务过程监控，强化业务部门与合同管理部门协作配合。业务合同履行过程中，须由两名以上业务人员全程参与，严禁个人包揽整个业务流程。根据合同履行节点，及时传递合同履行进展状况，严格过程风险控制。 经集团公司审查的合同，业务单位应及时书面报送合同各履行节点实际履行状况。 【条文链接】 合同管理办法第二十八条 合同订立后，合同订立单位应指定专业职能部门和人员具体负责合同履行事宜。同时，对合同履行的全过程进行动态监管，对合同履行中可能存在的风险或隐患应及时通报合同管理部门，共同分析研究，采取有效措施予以防范和化解，以避免经济损失的发生。 第三十九条 合同业务综合管理部门与专项管理部门（合同经办部门）应紧密配合、分工协作，做到合同信息畅通，合同过程动态监管到位。 对合同监管中发现的潜在风险或隐患应认真及时分析和研究，并采取有效措施予以防范和化解，确保订立合同目的的实现。,2019/5/29,34,十二、如何做好合同的履约管理,1、合同的履约管理由合同承办部门负责，法律事务机构做好履约管理的指导；合同承办人应当通晓合同内容，熟悉合同中有关双方权利义务的规定，合同中的重要条款要烂熟于心。在履行权利义务时，应当认真核对合同文本中的有关条款，对合同要“严防死守”，就是要“教条主义”地理解合同、遇事搬合同，合同就是尚方宝剑。法院断案以法律为准绳，而处理合同关系也应当以合同为准绳。 2、做好证据的收集和固定。合同履行中合同承办部门应当建立合同履行情况台帐，有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同承办人应当及时整理、妥善保管（与履行合同有关的传真件、信函、邮件等要尽可能的由对方签字确认）。在合同履行过程中，对本公司的履行情况应当及时做好记录并经对方确认。向对方当事人交付书面文书、发票时应当由对方当事人出具签收单、确认书或者收条，履行合同付款时应当由对方当事人出具发票或者收条。,2019/5/29,35,履行合同中记住“多收函件，少发函”，对自己在履行合同中造成的失误要尽量避免不要让对方掌握证据。多收函，少发函，并不是不发函，有些函是非发不可，如通知、异议、催告等，不发就不能引起一定的法律后果，所以我们在发这类函时，还必须有证据证明我们有发过这样的函，否则发等于没发。怎么办，签字备查、特快专递、公证送达等。 3、建立异常情况汇报制度。承办人对在合同签订、履行过程中出现的异常问题，很多涉及法律问题，操作技术性很强，并非承办部门能够独立解决，承办人应当及时报告公司领导和通报公司法律事务机构，并积极采取补救措施，避免或者最大限度减少公司可能遭受经济损失。,2019/5/29,36,异常情况主要有：对方可能违约或已经违约、自己可能违约或已经违约、收到对方的催告或异议、收到对方律师函、收到对方要求变更、解除合同的通知等等情况。建立异常情况汇报制度非常重要，如果承办人不精通法律，遇到问题不汇报，非常容易造成公司的被动或巨大损失。 4、对于双方互负债务，没有先后履行顺序的合同，本方在对方履行之前有权拒绝其履行要求。在对方履行债务不符合约定时，本方有权拒绝其相应的履行要求。但承办人应当收集和保存对方未履行或者履行不符合约定的证据保全。（同时履行抗辩）,2019/5/29,37,5、对于双方互负债务，有先后履行顺序的合同，如先履行一方是对方当事人，则在对方未履行时，本方应当拒绝其履行要求。对方履行债务不符合约定的，本方应当拒绝其相应的履行要求。但承办人应当收集和保存对方未履行或者履行不符合约定的证据保全。（先履行抗辩） 6、对于双方互负债务，有先后履行顺序的合同，如本方是先履行一方，则本方在履行前如有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应当中止履行，并书面报告部门负责人和通报公司法律事务机构，会公司法律事务机构上报公司领导处理：不安抗辩权问题,2019/5/29,38,（1）经营状况严重恶化；（出现严重亏损，债主盈门，财产所剩无几） （2）转移