时间管理课程-时尚育儿.ppt

1,时间管理 课程,姓名： 日期： 地點： 培訓师：,2,学习指南,学习效果不只是决定在讲师 !,别忘记了做上帝的权益 ! 谁 ?,虽然是上帝,但也别忽视他人权益 ! (请将 1.手机禁音. 2.勿开小会. 3.举手发言.),请调整成愉快的心情(晴天)学习 !,当培训有趣时,培训才开始生效 ! 玩游戏喽 !,3,态度,习惯,结果,ACTION,思维,行为循环,4,生命在于行动 行动是快乐的源泉 我享受持续行动的快乐 行动使我敏捷 行动 使我高效 行动 给我自由 行动 给我力量 行动 给我富足 行动 给我健康 行动 创造行动 我是 行动典范,5,学习的精义 光是吸收知识、资讯并不是学习， 真正的学习必定是修正行为， 也就是修行、修练之意。 第五项修练,6,课程安排,第一单元：认识时间管理原则 第二单元：合理规划工作时间 第三单元：提升个人效率,7,将要进行. 第一单元,认识时间管理原则,8,平均80岁寿命,一寸光阴一寸金,1-20、60-80 不计，余40 1年为1寸 项目 每天耗时 40年耗时 结余,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,9,待得晚一点就可以做完每一件事？ 谁偷了你的时间？ 为何活得较久但较不愉快？,对自己想要的东西实际一点,什么对你最重要,你不会错过钱但却一直错失时间,钱可以多赚：时间却无法多赚,10,什么是时间管理？,时间管理是一种能力， 一种决定生活中什么东西重要的能力! 1. 你真正想做的事情！ 每个人一天只有86,400秒 2. 长期的满足感！ 决定做些什么能带来满足感 3. 一种宝贵的资源！ 时间飞驰如大江东流水 4. 时间就是金钱！ 不要只做个过路财神,时间管理的障碍,1. 目標及优先次序不清 2. 電話干擾 3. 個人組織能力差 4. 毋須及無效的會議 5. 明日復明日的心態 6. 突然的訪客 7. 危機管理 8. 缺乏權利下放 9. 同一時间內處理太多事情,10. 不好意思說“不” 11. 做事有頭無尾 12. 不做重点閱讀 13. “太多”社交活動,12,时 间 管 理, 第一代时间管理-备忘录型 特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。 第二代时间管理-事先规划安排行程 特点：制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。 第三代时间管理-规划.制定优先顺序,操之在我 特点：明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出 优先顺序，有详尽的计划表、组织表。 第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。,13,第四代时间管理,注重单位时间的价值，而非单位时间的效率 （一二象限） 超越时空(今天管理明天的时间，第二象限) 以人为本的时间观 （人的价值观统一） 系统的而非个人的时间管理,14,有效的时间管理系统包含以下五个步骤： 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 4 明确你的任务 5 对任务按优先级排序,时间管理系统,15,四象限工作性质分析,急迫,不 急 迫,重 要,不 重 要,I 紧急情况 迫切的问题 限期完成的会议或工作,II 准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力,III 造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事,IV 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动,16,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第一类事务的结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,17,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务的结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,18,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第三类事务的结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,19,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务的结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,20,Do it ！ (定出时间）,4D原则,Do it ！ （马上就做）,Dont do it。 （别去做了）,重 要,紧 迫,D ! 授权别人去做,时间管理的基本原则,now,latter,elegate,21,时间法则总结,Parkingsons Law 帕金森原则,时间象一根弹筋：设立期限,Paretos Principle 帕雷托原则,80%的结果来源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之谜,注意力需要及时恢复,Internal Energy Levels 内在能量水平,有效地利用你的生物钟,Efficacy Efficiency 效能与效率,做正确之事，做好它,22,6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6 8,能力曲线,+50%,能力 100%,- 50%,时间,生理能量状态的偏差,23,锯齿效应:能力损失 28% 的时间,能力损失 28% 的时间 如果在工作持续受到干扰或被打断，就呈现所谓的锯齿效应：即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总加起来，最多可达 28% 的时间因此而浪费了。,24,因持续干扰中断工作引起能力的降低 因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力,100%,时间,干扰,能力,锯齿效应: 能力损失 28% 的时间,25,26,27,将要进行. 第二单元,合理规划工作时间,28,时 光 大 盗, 打扰 （电话或没有预约） 重要性无次序 没有目标、次序和计划 同一时间完成多项工作却不懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作和繁文缛节 分不清责任和权力,1. 計劃本日的主要任務和核心時間 2. 處理重要的文件往來 3. 核心時間 - 45分鐘 4. 任務分派再確定-與同事訂約會計劃 5. 午餐時工作 6. 次重要任務/會議 7. 核心時間 8. 優先次序較后的電話 9. 簽文件 10. 長期計劃 11. 檢查明天的事 12. 回家！,每日個人的組織安排,30,理解时间、分析你的时间,做时间日志 测定每件事情所花费的时间 检查时间日志 细分各项事务 第一组：日常性事务 第二组：持续性项目 第三组：规划与发展 寻找模式6:2.5:1.5模式,31,工作规划,确定工作的优先顺序 分析你工作任务 A型：重要并且紧急的任务； B型：重要或紧急、但不既重要又紧急的任务； C型：既不重要也不紧急的日常任务 优先顺序与工作委派 重新查看一下你的工作任务表，现在做三个独立 的表A型、B型和C型任务表各一个。 根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。 计划你的一天,32,有效率地使用一览表 每天一开始上班就查看一览表。 当任务完成时，应把它从一览表中划掉。看到一份列表变短，是很有成就感的。 每天工作结束时，评估新加到一览表中的事项，并按A、B、C型任务进行归类。 当对一览表上的任务进行时间分配时，要为未计划到的事项留出时间。 年度计划 在彩色的挂图上标出各项定期任务，用不同的颜色给各 项任务分配时间。看看是否有任务重叠，需要重新计划,工作规划,33,ABC分析,34,时间规划原则,（1）时间计划的基本原则：40%会出岔 （2）时间分配三部曲 a.约60%给预定计划（日计划表） b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间窃贼） c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间） （3）谨慎原则保留弹性,35,将要进行. 第三单元,提升个人效率,36,16项浪费时间的主要因素,控制 1、电话打扰 2、不速之客、顺便来访 3、信息资料不全 4、缺乏自我约束 5、不善于拒绝 计划 1、试图完成过多的工作或 不切实际的时间预算 2、“消防救火”或“危机型” 管理 3、没有目标、优先次序、 每日计划 4、搁置未完成的任务,信息传递 1、频繁的会议 2、信息不足、不清楚、过多 决策、优柔寡断或拖延 组织 1、混淆职责与职权 2、办公室杂乱无章 指挥 无效的授权 人力0 内耗、缺乏沟通,37,为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：,你,手能够着 的区域,你的办公桌,经常性 工作区域,手够不着 的区域,经常性工作区包括： 工作台面 抽屉 电脑 文件档 电话 文具,这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。,38,可及区域 你的外沿工作区域包括： 收件格 出件格 重要文档（重要客户档案） 日历 字典 电脑磁盘 这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。 不可及区域 包括你的存档、库存资料： 书架 文件柜 宣传资料 我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。,收件,出件,待办,文档,39,案头管理 清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作， 不应该有任何别的东西滞留在桌面。 ii) 用一个收件盘。 iii) 将收件按以下类别归类： 重要而紧急的（今天核心时间处理的） 重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档） 授权 废纸篓 iv) 限制信息流量，避免复印没必要的文件。 建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外， 还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。,40,当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在 一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20% 别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统 ，减少复本，用标准格式,杂繁件文,41,时间管理自我检验表 做一份清单，把时间未能管理好的项目列出来：,自我评价与检讨,42,自我评价与检讨,“拖延者”检验表 做一份清单，把时间浪费的项目列出来：,时间拖延测试的评估结果是： 每一个“非常满意”评 4 分 每一个“略表同意”评 3 分 每一个“略表不同意”评 2 分 每一个“极不同意”评 1 分。 总分小于20分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延 总分在21-30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重 总分多于30分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,运用“起始时间”,最优先处理工作,避免過度交際,拖延行動重點,所有人都有拖延习惯,清楚了解自己常拖延的工作,现在就要开始,文件只經手一次,对工作质量要求，要在開始時决定,2,3,4,8,1,5,6,7,44,小 结,如何管理时间？, 建立目标 每天做时间计划 编排优先次序，定下期限 运用时间管理原则（先完成最重要之事） 改善技巧，排除打扰 利用“Quiet