《办公自动化概述》PPT课件.ppt

2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),1,第1讲 办公自动化概述,1. 办公自动化系统的组成 2. 现代办公自动化系统 3. 办公自动化通用软件 4. Office 2003的组成 5. 文件的新建和打开 6. 文件管理 7. 多窗口显示文件，窗口的排列 8. Office共享，发布网页,上机实验,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),2,1. 办公自动化系统的组成,(1) 办公自动化定义 美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。 1985年，我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划会议上，将办公自动化定义为：利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),3,1. 办公自动化系统的组成,(2) 办公自动化系统组成 硬件：微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、UPS等。 软件：操作系统、各种语言处理程序、应用软件。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),4,OA硬件 微机,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),5,OA硬件 打印机,喷墨打印机,针式打印机,激光打印机,一体机(扫描、复印、传真、打印),2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),6,OA硬件 复印机,按技术分类 模拟复印机 数码复印机 按应用范围分类 办公型复印机 工程图纸复印机 便携式复印机,便携式复印机,工程图纸复印机,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),7,OA硬件 扫描仪,类型：手持式、滚筒式和平板式三种。 分辨率DPI：每一英寸长度的点数。 色彩位数：共可表示颜色数目。 感光元件：使用CCD能达到较高分辨率。 接口：SCSI、EPP和USB。,手持式扫描仪,平板式扫描仪,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),8,OA硬件 传真机,类型 热敏纸传真机 (也称为卷筒纸传真机) 热转印式普通纸传真机 激光式普通纸传真机 (也称为激光一体机) 喷墨式普通纸传真机 (也称为喷墨一体机),2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),9,OA硬件 投影仪,类型 家用视频型：亮度在1000流明左右，对比度较高，投影的画面宽高比多为16:9，各种视频端口齐全，适合播放电影和高清晰电视 商用数据型：主要显示微机输出的信号，用来商务演示办公和日常教学，功能全面，对于图像和文本以及视频都可以演示,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),10,2. 现代办公自动化系统,(1) 办公自动化所需技术 网络技术：主要采用Intranet，设置防火墙，先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。 Web技术：Web技术的核心是超文本标识语言(HTML)和超文本传输协议(HTTP)，并向动态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),11,(1) 办公自动化所需技术,数据仓库技术：集成各种数据库并转换成面向科目的格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。 多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹保存、发声电子词典、视频会议等。 电子邮件技术：除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),12,2. 现代办公自动化系统,(2) 新型办公室 网络化办公室：将各种办公设备连成局域网，进而通过公用网或专用网联成广域网。 无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要标志。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),13,(2) 新型办公室,虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天候，空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种各样的信息网络。 无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等 移动办公。人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),14,3. 办公自动化通用软件,Office：Microsoft公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。 WPS：金山公司，包括WPS文字、WPS表格、WPS演示。 永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，可以在Windows、Linux和Mac OS下运行。 Open Office：Sun公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公式和数据库管理。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),15,4. Office 2003组成,Word：文字处理 Excel：电子表格 PowerPoint：演示文稿 Access：数据库管理 FrontPage：网页制作 Outlook：个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、日历、联系人和任务等。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),16,4. Office 2003组成,Publisher：创建和设计出版物软件，比Word更强调设计。可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生PDF格式。 InfoPath：信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据库、Web服务等。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),17,4. Office 2003组成,OneNote：信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视频等信息。 Visio：绘图软件。功能十分专业，适合不同领域、不同行业用户使用。,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),18,5. 文件的新建与打开,单击“常用工具栏”的“新建”按钮：直接新建一个空白的文档窗口 选择“文件”/“新建”命令：显示“新建文档”任务窗格,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),19,5. 文件的新建与打开,“我的电脑”窗口中双击Word文档文件 “文件”/“打开”命令 单击“常用工具栏”的“打开”按钮 “文件”菜单底部选择最近曾打开过的文档名 “开始工作”任务窗格的“打开”区域选择最近曾打开过的文档名,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),20,5. 文件的新建与打开,“文件”菜单,“窗口”菜单,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),21,6. 文件管理,文件查找：在“打开”对话框中选择“工具”/“查找”命令,文本内容,已找到文件,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),22,6. 文件管理,文件属性：选择“文件”/“属性”命令,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),23,6. 文件管理,文件加密：在“另存为”对话框中单击“工具”按钮，并选择“安全措施选项”命令,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),24,7. 多窗口显示文件窗口的排列,往下拖动,多窗口显示文件：选择“窗口”/“拆分”命令,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),25,7. 多窗口显示文件窗口的排列,窗口的排列：选择“窗口”/“全部重排”命令,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),26,8. Office共享发布网页,Office共享：选择“插入”/“对象”命令,在Word文档中插入Excel表,2019/6/10,大学计算机信息科技教程(第二版),27,8. Offi