企业oa办公自动化的发展方向

找准切入点 突出人性化关于企业推广OA办公的思考中国南车集团公司武汉江岸车辆厂王 浩 宋学斌随着知识经济的迅猛发展，在企业寻找新的增值空间的进程中，信息化的普及和推广工作无疑成为其中的一个重要环节。如果说管理者是企业的核心，那么全体员工则是企业的主体。信息化建设只有深入到企业的各个部门和每个员工身上，才能使信息发挥全面、及时、高效的功能。就此而言，完善OA办公平台，使之更加贴近每个员工的日常工作，更加人性化，则是企业推广办公OA所要追求的目标。一、企业办公自动化（OA）的发展现状及方向办公自动化(OfficeAutomation)简称“OA”,在我国自20世纪70年代开始发展，到90年代中期大致经历了三个阶段，第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作目的。在我国办公自动化的发展过程中，办公自动化建设取得了很多成绩，同时也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等，造成这些问题的主要原因有三条：一是对办公自动化的本质作用理解不深，把办公自动化简单理解为办公过程中先进技术和设备的使用。而实际上，实现办公自动化，更重要的目的是提高管理机构的决策效能。二是忽视办公自动化发展的基础，认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化。而实际上，办公自动化发展必需依赖两个基础管理基础和信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就会变成空中楼阁。三是技术条件的制约，会使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术对信息共享和沟通方面的支持就显得明显不足。自90年代中期至今，互联网技术在我国迅速发展和普及,引出了Intranet、Extranet、Internet、政府上网工程、企业上网工程、电子政府、电子商务、电子管理、政府内部网、企业网、数字神经系统和数字化办公等一系列新概念，面对这些新概念，再提OA也许会让很多人感到迷惑，好象OA这个概念已经不适应信息化发展的需要，在这里我们暂且认为这一个阶段为OA发展的新阶段。这一个阶段的主要标志是互连网技术的普遍使用。我国办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看，特别是互连网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，目前国内大多企业离全面的数字化办公还有一段距离，首先数字化办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外管理人员原有的工作习惯、工作方式以及国家和行业的法律法规体系有很强的惯性，短时间内难以发生较大嬗变。尽管如此，全面实现数字化办公仍是企业办公自动化发展的必然趋势，未来的企业将在强有力的网络化、电子化支持下，把协同办公的思想带入办公生活，实现企业信息化水平的全面提升。二、OA系统软件的运用和网络的架构（一）、系统软件的选择。如何选择和确立OA办公软件是致关重要的。中国南车集团决定在全集团企业中统一使用由北京中榕基公司开发的RJ-eFlow办公自动化系统不失为一个明智之举。它有效地避免了所属企业的各自为阵和重复投资，为分散在大半个中国的所属各企业提供了一个良好的办公基础平台。该系统是以IBM公司的LotusDomino/Notes“群组工作软件”作为开发工具设计的办公自动化系统。架构采用Brower/Server模式设计，客户机不需另安装软件，用户只需使用Internet浏览器，界面统一，操作十分方便，简单易学，降低了用户学习新知识的难度，易于接受。网络应用系统跨平台，兼容性好，保护原有的软硬件设施，企业原来的网络、操作系统都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。RJeFlow是在总结了大量行政和企业办公需求的基础上，面向客户，以现代管理理论为指导的新一代办公自动化软件。软件结合现代管理理念帮助用户建立和完善自身的现代企业管理制度；利用强大的通讯平台使企业建立初步的协同工作机制，解决用户内外部信息交流不畅通的现状，从而奠定知识管理的基础，自如应对电子商务和知识经济的挑战。该系统只需在服务器上集中实现配置的维护和管理，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施，用户投资风险小。后台采用LotusDomino服务器(自带Note服务器，Web服务器，邮件服务器)。其优点是：单一结构的文档数据库和坚固的电子邮件体系、工作流自动化开发、标准的Web应用服务器为用户提供了一种集成的Web服务应用开发环境。对于繁杂的办公事宜，RJeFlow充当 “全职秘书”的角色，提醒您收到新邮件；告诉您现在还有什么工作或会议在等着您，什么文件还需要您批阅等。大大减少了管理成本，提高了工作效率，创造了电子办公的新境界。通过对该系统应用，我们体会到企业在选择OA系统软件时应关注它是否具有以下特点：1、信息处理是否“数据化”。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统应是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。2、是否包含有丰富的应用子系统。在系统中应包含多个应用子系统，如发文、收文、信息服务等等，系统将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，系统以电子邮件作为统一入口的设计，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。3、工作流程设置是否灵活，是否可以相互连接、交叉、循环。所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请等，每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。 工作流程应该是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点。同时，系统的工作流程设置又必须是灵活的，即能为用户提供基于流程化应用的快速重构能力，用户能对过程、功能、权限等进行全面的自定义及控制；系统具备各层次容错手段，允许操作人员在有限范围的误操作，比如文件传送错误时可以上一节点收回。4、是否具备安全保密机制。RJ-eFlow软件充分利用了LotusDomino/Notes系统的安全保密机制，通过设置用户权限以保证信息安全。同时，它支持一切因特网的邮件工作方式,可以提供安全、保真的因特网电子邮件。这样，提高了系统的开放性、安全性、易用性、可管理性和伸缩性。5、是否具备可追溯性。RJ-eFlow软件建立了与MS OFFICE的完美结合无缝集成Microsoft Office 2000字处理系统，实现了痕迹保留功能、痕迹保护功能。为企业文书的可追溯性和档案管理提供了依据。（二）、软件的应用要找准适应企业生产经营需要的切入点。在企业推进信息化建设的进程中，OA办公一直是IT工作的重点；同时，由于办公自动化具有信息量大、复杂，涉及的岗位、人员众多，处理流程繁琐、多变等特点，而成为IT建设的难点之一。尽管许多办公软件系统在性能上具备诸多优良的特点，但各企业的具体情况毕竟不仅相同，因此，在对系统的转化运用过程中必须结合企业自身的特点，针对企业经营管理中的特色和重点进行系统重置和模块设置，使之更贴近我们的日常工作需求，更快地成为工作者乐于使用的工具。我们应该考虑到，企业的OA平台建设是通过计算机网络实现全面协作办公，对办公事务和公文进行全面、完善的协同管理，建立用户的内外部信息互访平台，提高信息交流的效率和共享程度，使各种协作机构、各部门间的信息交流更为快捷、安全、可靠，方便地实现分布式和移动办公。 中国南车集团武汉江岸车辆厂自2002年开始制定和实施OA办公系统建设计划。该厂下属机构众多、办公地点分散，长期以来形成的以纸质介质传递信息的习惯根深蒂固，给网络建设和日常维护造成了一定的困难。也正因如此，工厂决策层高度重视OA办公系统的建设，成立了专班进行周密筹划，结合企业特点和资金能力制定了切实可行的网络建设方案和管理制度。经过两年多的建设和管理，目前工厂的公文流转基本实现了无纸化，信息传递流程规范，信息共享能力提高，办公效率加快，OA办公正朝着优化管理组织结构、调整管理体制、增加协同办公能力、强化决策的一致性、提高决策效能的方向发展。1、网络结构工厂的局域网以厂办计算机室为中心已通过光纤连接覆盖到全厂各党群部室、行政部室、生产单位和后勤系统共56个单位用户和420个个人用户，连网的PC达300多台。2、系统环境服务器(Server)采用IBM xSeries250机型；CPU：PIII至强处理器；内存：1GB；硬盘：80GB；操作系统：Windows2000(SP4)简体中文版；软件平台：LotusDominoR5简体中文版；办公自动化系统网络协议：TCP/IP协议。客户机(Client)采用CPUPIII以上机型；内存64M以上；硬盘20G以上；操作系统:Windows98SE简体中文版。3、系统特点使用先进的、单一架构的文档数据库和电子邮件系统LotusDomino/Notes，具有强大的工作流机制、便捷的复制手段、可靠的安全机制以及对Internet技术全面的支持，是实现企业办公自动化的理想平台。整个办公自动化系统的安全性具有保障，无论哪个局域网或通讯线路发生故障，除发生故障的局域网受到影响以外，其他Notes用户仍然可以正常使用。4、模块定制RJ-eFlow系统模块众多，工厂在应用一段时间之后，由厂办牵头，征集了有关部门的意见，由网络管理员对原有模块做了切合实际的修改，使之更加适用，更加得心应手：(1) 个人办公模块包括电子邮件、记事本、名片夹、个人设置等，功能为：电子邮件：用于OA用户可在局域网内相互交换收发个人电子邮件。记事本：用于个人用户对一些要事信息的记录和存储。名片夹：用于个人用户对常用的通讯信息的记录和存储，包括单位、姓名、职务职称、电话、邮编、传呼、传真、E-mail、手机、地址、备注等，以便于查询。个人设置：用于个人用户对特殊信息的登记记录，包括对出差时间的记录、出差代理人的选择、个人密码的修改、常用意见的定制等。(2) 部门办公模块包括业务指导、月度计划、通知通告、内部简报、工作总结等，主要用于以工作流方式处理一些部门内部公文。业务指导：用于与专门业务相关的公文处理，如技术中心的工艺指导文件等。月度计划：用于各部门报送月度重点工作和费用计划。通知通告：用于发送会议通知和通告事项等。内部简报：用于发布各种内部简报、期刊等，如厂办的情况简报、工会办的第一信号。工作总结：用于各单位报送年度或专项工作总结等。(3) 公文管理模块包括收文管理、发文管理、文件催办和归档公文。行政办公改革了传统的公文信息生成和管理方式,用电子文档取代纸质文件,利用设定的流程进行审批、会签、修改和批准。收文管理：用于对工厂外来文的登记、归档流程处理。发文管理：用于对工厂正式公文的处理、包括上行文、下行文等(4) 公共信息模块包括重点工作、生产动态、质量信息、统计信息、规章制度、绩效考核、厂长信箱、技术标准、南车新闻、南车信息、经济动态、OA交流论坛等。这些栏目的建立，基于OA系统的管理者和操作者两年多的经验，其中既有与专业管理网页实现链接的栏目，如生产动态、质量信息等，又有专业部门专人管理发布信息的指定栏目，如统计信息、技术标准等，还有用于单位用户直接向厂长反映问题的栏目，如厂长信箱等。这些栏目的设置，既满足了办公者对相关信息资料的即时查询，扩大了系统在信息资源共享方面的功能，同时，非常人性化的设计又使得单调的人机对话变得生动而极具魅力，极大地调动了用户使用系统的兴趣。5、用户建立用户按单位用户和个人用户来建立。单位用户：单位用户名是由各单位“信息员”用来接收各单位相关文件的用户名，以单位简称为名！方便了分发文件的选择，信息员变动时不需要做工作移交。单位信息员收到文件后，根据文件内容转发并通知相关人员。个人用户：工厂人员众多，不可能也没有必要将所有人员都建立为个人用户，占用资源。个人用户建立的原则是以单位为组，包含各单位的部门领导、信息员、有起草文件需要的工作人员等，进而将所有部门领导建立权限组，方便文件审核。6、流程定制合理、有序的工作流程能提高工作效率，使协同工作更流畅。目前工厂设置的流程分为红头文件流程和非红头文件流程。红头文件流程根据原纸质文件流程为基础定制，分为发文和收文，分别对应发文管理和收文管理模块。发文流程通过发文起草（拟稿）、部门领导审核、其他部门领导会签、秘书核稿、工厂领导签发、文件登记分发、归档等阶段。整个发文的运转过程中涉及到的人员包括：发文拟稿人、发文的部门领导、核稿人、发文会签的部门领导、发文签发的工厂领导、文件分发和归档人员。收文流程以办公室为流转中枢。办公室秘书收到来文并登记好后，经办公室主任拟办，送主管领导批阅，然后办公室秘书根椐领导的批示将公文送到指定的业务部室传阅，业务部室根椐批示传阅文件，最后由办公室将收文送到档案馆进行归档。发文和收文分别以党委、行政、工会、团委来分类，每个流程的办理节点有不同的流向、权限及操作功能设定。非红头文件流程根据各单位常用业务流程定制，分别对应部门办公中的各模块，与红头文件的区别是流程简单方便，文件不归档，这样设定的目的是减少服务器负担，方便文件的快速运转。、后台管理为了系统高速安全的运转，必须设定自动化后台管理。邮件系统长期运行，如果用户不及时清理邮件，会造成系统资源的浪费和性能下降，我们为系统建立了自动定时清理程序，清理每个用户邮箱中三个月以前的邮件。公文流转中经常会有一些废弃文件长期停在某一节点，特别是一些部门的便文，这样的文件会越集越多，我们为系统建立了自动定时清理程序清理这些文件。自动解除锁定文档。多人操作文档时，为了系统安全，操作前会将文件锁定，操作完成后文件才会解锁，但由于异常情况的发生往往会造成用户的非正常退出，这样文件会长期锁定造成其他人无法办理的情况，为此我们为系统建立了自动定时解除锁定程序来处理这些文件。（三）网络系统的日常维护是一项非常重要的技术工作。由于使用者的素质参差不齐，哪怕设计理念再完备的软件系统也会因操作不当而产生问题，因此，日常维护就成为了系统管理员要做的一项非常重要的工作。日常维护一般包含以下几个方面的内容：备份：设定固定的备份流程。一般来说，需要备份 Domino 服务器上的所有数据文件，包括数据库、模板文件、NOTES.INI 文件和 ID 文件。利用服务器上的磁带机进行每天及每周的备份，用两个磁带，一个每天备份，另一个每周备份，确保系统的安全。新建及修改用户：增加用户名时由该部门信息员使用OA邮件系统向OA系统管理员提出书面申请，由OA系统管理员进行设定。OA用户在办公系统中的权限设置，应与实际工作职能相对应。当个人用户的岗位发生变化时，应及时通知OA系统管理员在用户群名单中作修改。统一安装杀毒软件：为OA应用客户端升级浏览器，并且统一安装网络杀毒软件（我厂采用的是“趋势”网络杀毒软件），提示用户及时杀毒或避开病毒的泛滥日。维护服务器的正常运行：(1) 保存验证者ID文件及其口令，验证者标识符文件(cert.id及所有组织单元的ID文件)是Domino系统中最重要的文件。特别是cert.id，所有其它的ID文件都是由它创建的。如果丢失了这个文件或忘记了它的口令，就无法在创建新的服务器和用户了，应将它保存在安全的地方并作好备份。(2) 定期运行Compact、Fixup和Updall任务，Compact、Fixup和Updall任务是服务器自身的维护性任务。Compact用于释放数据库中的无用空间；Fixup检测无效的文档和损坏的数据库，并尝试修复它们；Updall重建视图索引和全文索引。(3) 查看服务器的日志(Log.nsf)。服务器日志中的信息是了解服务器及用户活动的关键。特别是日志中的“其它事件”视图，大部分需要观察的信息都包含在其中。每天都应当浏览log.nsf，从中找出错误信息和异常信息，判断服务器是否正常运行。(4) 去掉不必要的服务器任务，缺省情况下，Domino服务器会自动启动一组服务器任务，其中有些任务用户可能不会用到。去掉这些不必要的任务可以节省系统资源，有利于其他任务和应用的运行。(5) 监视存取控制列表(ACL)，必须保证每个用户对每个数据库都有适合其需要的访问权限。存取控制列表(ACL)是服务器安全性的核心，如果用户能够访问到他不应接触的信息，则会威胁到服务器的安全和信息的安全。(6) 操作系统和Domino的补钉程序，操作系统会发布一些补钉程序，用于修补所发现的错误和漏洞，应将需要的补钉程序及时安装在服务器上。(7) 检查备份操作,定期检查备份所用的介质(如磁带)，这样可以避免因介质损坏而引起的不必要的损失。(8) 监测服务器上的重要数据库及磁盘空间的警告信息，以免服务器因耗尽磁盘空间而死机。 三、建立培训机制、完善管理制度是OA办公得以迅速推广的重要手段。如果说建成企业网络是物理层面上的沟通,那么办公自动化系统则是在应用层面上密切了用户之间的联系。办公自动化系统实施成功的关键除了要根据企业经营管理特点来组织信息传递之外，更重要的是要使操作者具备使用OA办公软件的基本技能。在办公自动化系统实施时，尤其要注重用户的需求调查及确认，一切先进的管理思想和管理手段的构思，没有用户的参与及认可是不可能实施成功的。人是事物运行中最活跃的因素，也是最难以把握的因素，因此，在企业推广OA办公的进程中，也应该把握以人为本的观念，建立有效的培训机制，不断完善办公的有关制度，以此来保证OA办公系统的运转效率。中国南车集团武汉江岸车辆厂目前拥有在培训和制度方面的做法是：成立专班。成立由总工程师挂帅的工厂OA办公推广工作领导小组，由厂长办公室牵头，由涉及公文流转的党办、工会办、档案馆等单位组成OA办公推广及管理专班。组织培训。由全厂各单位各选定一名综合素质较高的政务信息员，参加工厂组织的OA办公基础知识强化培训，这样的大规模培训共进行了次，培训人数达500人次以上。工厂要求各单位政务信息员成为本单位的OA办公知识讲解员，负责本单位涉及OA办公人员的二级培训。通过这种方式，迅速在全厂范围内组建了一批OA办公的基础队伍。同时，厂办计算机室将OA办公的基础知识和操作技巧编制成图文并茂的OA使用手册在工厂网页上的OA专栏发布，并建立OA应用交流论坛，在线解答OA使用中的问题。完善管理制度。工厂先后制定了办公自动化系统应用规定、电子公文管理办法、公务信息员工作职责、工厂局域网首页及OA办公系统更新设置说明等规章制度。电子公文管理办法对公文的运转的全过程做出了系统规定，明确了文件的待办、待阅处及归档的时间要求，以保证文件及时得到处理。公务信息员工作职责对公务信息员每日收文时间及处理方法做了相关规定，保证了文件的及时传递。工厂局域网首页及OA办公系统更新设置说明明晰了网络公共信息栏目的维护职责和使用方式，为用户提供了功能更为完备、信息更为丰富的网络平台。即时监控，定期考核检查。为了进一步加快OA办公实施的进度，除厂办和系统管理员每日在网上进行即时监控外，工厂还定期对各单位OA办公自动化运用情况进行检查，制定了年度考核评比办法，确保OA办公的运用水平不断提高。四、企业实施和推广OA办公过程中应遵循和把握的几项原则。一是适用原则。无论是软件系统的选择还是网络的建设，都应结合企业自身的具体情况而定，以简便适用为标准来组织实施，切不可贪大求洋，好高骛远，否则会造成资产的浪费和应用中不切实际的难题。二是管理的有效性原则。OA办公是一项系统工程，其管理的归属则应遵循科学有效的规律。目前许多企业在OA的归口管理上情况各不相同，有的归口计算机中心，有的归口技术部门、有的则归口行政办公室。中国南车集团武汉江岸车辆厂在这个问题上也走过弯路，最初是计算机中心管，继而划归总师办，最后落脚在厂长办公室。笔者认为，OA工作应该归口厂办管理，厂办是企业各种信息交流的中枢，是行文规则的制定者和监控者，是最了解企业日常经营管理状况和特征的权威机构，厂办和计算机网络中心的完美结合，能使企业的OA管理工作更加全面，更具实效。三是领导带头原则。办公自动化能否成功实施,与领导的重视程度和参与程度有很大的关系。在国有企业的现行体制下，企业领导者由于公务繁忙、年龄偏大，以及知识结构和工作习惯等原因，处理电子公文的速率不高，往往造成公文流转的梗滞现象。中国南车集团武汉江岸车辆厂对此采取的解决办法是，指定秘书或文员一对一或一对二地对领导运用OA办公进行帮扶，从输入常用阅文意见到办理出差代理，直至领导能熟练地上机操作并养成良好的网上办公习惯。四是信息共享原则。OA办公的作用决不仅仅是在网上处理公文，而是要使每一个上网者方便快捷地从网上了解到有关的各种信息，局域网的建设也应重点考虑用户在这方面的需求。中国南车集团武汉江岸车辆厂在南车信息中心的协助下，升级OA系统软件，对OA系统的应用进行了二次开发，按专业分类增设了大量的公共信息栏目，建立了与专业部门网页的无缝链接，扩大了局域网网页上的综合信息和新闻的容量，使OA办公的用户随时都能从系统中获得自己所需的各种专业化的数据或咨讯，极大地拓展了OA办公的外延，提高了办公和办事效率。五、OA是企业信息化建