《电子表格全部》PPT课件.ppt

电子表格的基本知识,11 Excel的基本功能 1.数据分析功能 EXCEL提供了常规的计算功能，还提供了多种类型的函数以完成数字、财务、字符串等操作，及各种工程上的分析和计算。 2.图表功能 在EXCEL97中，可以利用工作表数据创建格式各异的图表。 3.数据链接功能 如果某些数据在多个工作簿中都用到，可以利用EXCEL97提供的数据链接功能，使依赖源工作簿数据的工作簿能随源工作簿数据的变化而自动更新。 4.网络功能 EXCEL97将EXCEL与网络资源充分地结合起来，可方便地从网络中获取或发送工作簿，实现多用户对工作簿的共享。 5.自定义功能 EXCEL有许多自定义功能，用户可以在实际操作中能够简便，快速地使用系统提供的各种命令。例如通过自定义宏，可以使繁琐或频繁执行的动作自动化。 另外，EXCEL97还有许多与WORD97相似的功能，如插入图片及图形对象，以及打印功能等等。,12 EXCEL2003窗口 启动EXCEL2003后，就打开EXCEL窗口。它由EXCEL程序窗口和工作簿窗口嵌套构成。（如图1.1所示）。 1.2.1 EXCEL程序窗口 程序窗口包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏等，其中编辑栏内显示所选单元格的名称及内容，单击编辑栏后可以修改单元格中的内容。 在“常用工具栏”中提供了一些常见的工具按钮，其中【新建】【打开】、【保存】、【打印】【打印预览】【拼写检查】【剪切】、【复制】、【格式刷】【撤消】【重复】和（【绘图】按钮，以及【显示比例】子菜单按钮的功能与WORD中相同，此外还增加了一些新的工具按钮。 【自动求和】：插入SUM函数，并自动默认一个求和的区域。 【粘贴函数】：显示“粘贴函数”对话框以插入或编辑函数。 【升序】或【降序】：将某种数据按升（或降）序排列。 【图表向导】：建立嵌入图表或编辑活动图表。,在“格式工具栏”中提供了一些常见的对数据进行格式化处理的工具，除了一些与WORD中相同的功能按钮外，还增加了一些新的格式化按钮，如【货币样式】、【百分比样式】、【千位分隔样式】等等。 编辑栏的左侧是名称框，用于定义单元格或区域的名字，或者根据各字查找单元格或区域。如果没有定义名字，在名称框内显示单元格地址。,标题栏,菜单栏,格式工具栏,公式编辑栏,单元格名称栏,单元格,工作区,垂直滚动条,状态栏,水平滚动条,常用工具栏,1.2.2 工作簿窗口 EXCEL的工作簿窗口如图1.2所示。当启动EXCEL时自动新建一个名为BOOKL的工作簿文件（缺省扩展名为.XLS）,同时打开该工作簿窗口.工作簿是运算和储存数据的文件,每一个工作簿由一些工作表组成. EXCEL97中,每个工作簿缺省包含三张工作表,缺省的工作表名依次为SHEET1、SHEET2、SHEET3，根据需要可以添加更多的工作表。 工作表也称作电子表格，是用来存储和处理数据的最主要的文档。工作表由若干行和若干列构成，行各列相交形成的每个网格叫做单元格，它是存储数据的基本单位，当前正在操作的单元格叫做活动单元格，用一个选择框标识，此时该单元格的行号上的数字和列标上的字母“突出”显示。在活动单元格方框的右下角有一个黑点，叫“填充柄”。每个单元格都有一个地址，由它所在的列标和行号构成。比如，第一行第一列对应的单元格地址为A1，第三行第四列对应的单元格地址为D3。若列数超过26个，则列标顺序排列为AA，AB，ACBA，BB，BCIU，IV，最多可有256列。行号顺序为1、2、3，最多可有65536行。,工作簿窗口包括以下几个部分：标题栏、控制栏，控制菜单图标，最小化窗口按钮，最大化窗口按钮、关闭窗口按钮、行号、列标、全选按钮、垂直滚动条、水平滚动条、垂直分割条、水平分割条（用来拆分窗口）。此外，还有一个重要的部分，即工作表标签栏。 工作表标签显示在工作簿窗口的底部，用来显示工作表的名称，其中白底黑字显示的工作表是处于活动状态，称为当前工作表（或活动工作表）。用鼠标单击工作表标签，可以切换当前工作表（也可按CTRL+PGUP和CRTL+PGDN切换）。 如果在一个工作簿内有多张工作表，窗口底部并不能显示所有的工作表标签，因此在工作表标签的左侧提供了四个滚动按钮，单击它们可以获得当前不可见的工作表标签。 向前显示一张工作表标签 显示第一张工作表标签 显示最后一张工作表标签 向后显示一张工作表标签,1.3 创建、打开、保存和关闭工作簿文件,1.3.1新建文档 要想新建一个Excel的文档，除了使用“开始”菜单和在Excel中使用新建按钮外，还可以这样：在桌面的空白区域上单击右键，在菜单中单击 “新建”项，打开“新建”子菜单，从子菜单中选择“Microsoft Excel 工作表”命令，如下图所示：,在Excel中还有其它的方法新建文档：按快捷键Ctrl+N. 可以使用对话框提供的模板来新建一个工作簿，建立一个空的工作簿可以选择“工作簿”项，然后单击“确定”按钮。,1.3.2 打开文档 我们已经知道了在桌面和资源管理器中双击相应的文档可以直接打开这个文档；使用开始菜单中的“打开Office文档”项可以打开Excel的工作簿；在Excel中使用工具栏上的打开按钮也可以打开一个Excel工作簿。 我们还有其它的方法： 打开“文件”菜单，单击“打开”命令，就会弹出“打开”对话框如下图：,在Excel中按快捷键Ctrl+O，同样可以弹出“打开”对话框。 在Excel的“文件”菜单下方可以看到四个最近打开的文档名称，有时工作重复性高时这样打开文档是很方便的：打开“文件”菜单，在文件列表中选择相应的文件名，就可以打开相应的文档；我们还可以设置在这里显示的文档数目：在“工具”菜单中选择“选项”命令，弹出“选项”对话框如下图：,单击“常规”选项卡，在“列出最近显示文件数”后面的输入框中可以设置在“文件”菜单中显示的文件数目；取消这个复选框的选中可以使“文件”菜单中不显示最近打开的文件。,1.3.3保存文档 在Excel中打开“文件”菜单，单击“保存”命令。如果文档没有保存过，会弹出“保存”对话框如下图：,在“保存位置”中选好目录，在“文件名”中输入名字，单击“保存按扭”就可以了。 如果编辑的文件以前已经保存过了，则自动进行保存一次，不弹出对话框。 按快捷键Ctrl+S也与单击“保存”命令效果相同。,1.3.4关闭工作簿 单击标题栏上的“关闭”按钮的作用是退出Excel。如果同时打开了两个工作簿，单击“关闭”按扭会同时将这两个工作簿都关闭。如果要关闭的只是当前编辑的一个，可以单击菜单栏上的“关闭窗口”按钮，工作簿就被关闭了。 单击“最小化”按钮，界面中工作簿就变成了小条：,我们可以用鼠标任意的拖动，改变它们的位置，这样在同时使用多个工作簿时就可以方便地选择要编辑的工作簿，切换起来也很容易。,表格数据（常量和公式）的输入和编辑,2.1输入数据 2.1.1 数据类型 EXCEL工作表单元格中的数据有以下两种来源：常量和公式。常量包括文字、数值、日期、时间和逻辑值等，公式用于各类计算，公式中还可以包含各种函数。 2.1.2 选定单元格区域 在处理数据之前，首先要选定单元格。定位选取单元格最简单的方法是直接用鼠标选定，也可以使用名称框快速定位单元格。 1.选定单元格或单元格区域 选定单个单元格：用鼠标左键单击该单元格。 选定连续单元格区域：单击首单元格，按SHIFT 键的同时单击尾单元格，或从首单元格开始拖动鼠标到尾单元格。 选定非连续单元格区域：单击其中一个单元格，按CTRL键的同时逐个单击需选定的其它单元格。,选定一行（或一列）：单击该行行号按钮（或该列列标按钮）。 选定连续多行（或多列）：单击首行行号按钮（或首列列标按钮），按SHIFT的同时单击尾行行号按钮（或尾列列标按钮）也可以从首行行号按钮（或首列列标按钮拖动鼠标到尾行行号按钮（或其它列列标按钮。） 选定工作表的全部单元格：单击（全选）按钮。 撤消选定的单元格，当选取多个单元格后，被选中的区域反白显示，若单击工作表中任意单元格都会撤消对单元格的选定。这时恢复正常显示。,2. 使用键盘定位单元格 使用四个光标移动键可以上下左右切换活动单元格，另外几种操作意义如下： CTRL+HOME：移至当前工作簿的A1单元格。 ENTER：下移一个单元格。 SHIFT+ENTER：上移一个单元格。 PAGE UP： 上移一幕内容。 PAGE DOWN：下移一幕内容。 3. 利用名称框定位单元格 单击编辑栏中“名称框”，输入单元格地址并打回车。 若单元格已被命令，则可从名称框的下拉列表中选择单元格的名称。 4.使用定位命令选定单元格 在【编辑】菜单中选择【定位】命令以打开“定位”对话框，在“引用位置”框里键入单元格（或单元格区域）的地址或名称，然后单击【确定】按钮。 在“定位”对话框中，我们还可以单击（定位条件）按钮打开“定位条件”对话框，再选择一定的条件以选到一些特殊的单元格，如“常量”、“公式”、或“最后一个单元格”等等。,2.1.3 输入文本 文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其它键盘键入的符号，默认为沿单元格左对齐。 在活动单元格中输入数据时，编辑栏中同步显示输入的内容，也可以单击编辑栏出现插入点后输入数据。在输入过程中，按BACLSPACE键可随时删除插入点左边的字符。输入完毕后，单击编辑栏中的（）(“确认”)按钮,或者按键盘上的回车键、TAB键以及光标移动键，都可以确认本将输入。若想取消此次操作，可以按ESC键或者单击编辑栏中的（X）（“取消”）按钮。 当用户输入的文本超过单元格的宽度时，如果右边相邻的单元格中没有数据，则超出的文本延伸到右边单元格中。如果右边相邻的单元格中已有数据，则 EXCEL隐藏超宽的文本，隐藏的部分文本并未被删除，只要增加列宽或以自动换行的方式显示该单元格内容，就可以看到全部内容。 如果在输入数字时加上一个半角的单引号，如输入110015，EXCEL就会把该数字做为字符处理。,2.1.4输入数字 选中单元格后，可以直接由键盘输入正负号、货币符号（如￥）百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据，默认为沿单元格右对齐。 在单元格内输入“（10）”或“-10”都要在单元格得到一个负数“一10”。 当输入一个较长的数字时，若单元格显示“#”则意味着列宽不够，不能正常显示该数，当增大列宽之后，就可以正常显示整个数字。 2.1.5 输入时间日期和时间 时间的输入格式采用“时：分：秒”形式，也可以利用函数“TIME”来输入，“TIME”函数的一般格式为：=TIME（时，分，秒） 例如在A1单元格中输入“=TIME”（8，25，50），则显示时间为“8：25：50”。也可以直接输入时间时间值8：25：50。 日期的输入格式常采用“年月日”形式，也可以利用函数“DATE”来输入。DATE函数的一般格式为：=DATE（年，月，日） 例如在单元格A5中输入“=DATE（1998，7，23”，则显示日期为：“1998，7，23”。也可以直接输入日期值1998-7-23。 EXCEL中还有一种逻辑值，它为TRUE和FALSE两种状态，默认为沿单元格居中对齐，主要用于公式中的比较运算。,2.2 设置有效数字 有效数据的定义功能可用于预先对某一单元格所允许输入的数据类型以及数据范围进行设定，并且可以设置有数数字的输入信息和输入错误提示信息，避免在输入数据时出现错误，例如，设置A8单元格输入的数据必须是大于60且小于100的整数，其操作步骤如下： 选A8 单元格； 选择【数据】菜单中【有效数据】命令，以打开“有效数据”对话框。 单击“设置”选项卡；在“许可”栏中选择相应的数据类型，例如选择“整数”；在“数据栏中选择限制条件，限制条件有：“介于”、“并非介于”，“等于”，“不等于”、“大于”等多种，这里我们选择“介于”，在“最小值”框中键入60，在“最大值”框中键入100。 单击“输入信息”选项卡；选中“选定单元格时显示输入信息”框，在“标题”栏中输入 提示信息的标题，例如键入“注意”；在“输入信息”栏中输入提示信息，此处键入“在此输入大于60且小于100的整数”。 单击“错误警告”选项卡；在“图案样式”栏中选择相应的错误类型，类型有三种：中止、警告和信息，例如选择“中止”，则要求用户需输入符合数据范围的数值。在“标题”栏中输入提示信息的标题，此处键入“错误提示”；在“错误信息”栏中输入错误信息的内容，此处键入“您输入的是大于100或小于60的整数”； 按【确定】按钮，完成设置。,有时需将工作表中的数据由一个区域移动到另一个区域，或由一个区域复制到另一个区域，复制数据可以提高工作效率。复制或移动数据有以下几种方法； 1. 利用剪贴板进行数据的复制（或移动） 选择要复制（或移动）的数据区域； 单击常用工具栏中的【复制】或【移动】按钮，或在编辑菜单中单击【复制】（或移动）命令，也可用鼠标右键单击数据区域，在弹出的快捷菜单中选复制（或移动）项。 选定目标区域； 单击【粘贴】按钮，剪贴楹的内容被复制（或移动）到目标区域。,2. 利用鼠标拖放进行数据复制（或移动） 选择要复制（或移动）的数据区域； 定位鼠标指针至源数据区域的边框上（指针变为空心箭头形状。） 按下CTRL键的同时拖动鼠标至目标区域，释放鼠标左键和CTRL键，复制完成，移动数据的操作与复制过程相似，只是在拖动过程中不按CTRL键。 3.利用“填充”命令向相邻单元格复制数据 “填充”是将一个区域的数据复制到与其相邻的其它单元格中。利用菜单命令填充数据的方法如下: 选择包括源数据区域和目标区域在内的整个区域； 打开【编辑】菜单，单击【填充】选项，出现填充级联菜单； 根据目标区域与源数据区域的相对位置，可以选择向下填充、向上填充、向左填充和向右填充来实现数据的复制。 4.利用“填充柄”向相邻单元格复制数据 选择源数据区域； 鼠标指针定位至“填充柄”上，指针变成实心的十字形； 按下鼠标左键，并拖动鼠标到目标区域（可以是连续多个区域，）释放鼠标左键即可。 5.向非连续的单元格输入相同数据 选定所有需要输入相同数据的单元格； 输入数据； 按CTRL+ENTER键。,2.4自动输入数据 如果用户需要向相邻的单元格填充一系列的日期、数字或文本数据（如“星期一、星期二、”或者“1，2，3”等），可以使用序列填充功能。 1. 对单个数据进行加1（或减1）递增（或递减）填充 若要在连续的单元格区域中输入某种数字序列（如“1、2、3”），可在输入首数字（如1）并选定该单元格后，按CTRL键的同时向下或向右拖动“填充柄”进行“加1”填充操作。若向左或向上拖动“填充柄”则是进行“减1”填充操作。 2. 按步长递减或递增填充数据 若在上下两个相邻的单元格中分别输入数据，选定这两个单元格，并向上（或向下）拖动“填充柄”，可将两个数据之差作为步长递减（或递增）填充数据。例如，A3和A4单元格内容分别是“100”和“200”，向下拖动它们的“填充柄”可以在A5至A8单元格中自动填充数据“300”、“400”、“500”和“600”。 处理左右两个相邻的单元格数据的方法与上述方法相似。,3. 利用“自定义序列”自动输入数据 用户可以利用“自定义序列”功能，将已存储的自己定义的一组数据做为自动填充序列，具体操作步骤如下： 在【工具】菜单中选择【选择】命令，弹出“选项”对话框（如图2.3所示）； 单击“自定义序列”选项卡； 选到“自定义序列”栏中的“新序列”选项，在“输入序列”框内输入数据序列。方法是每输入一个序列项的打一次回车； 单击【添加】按钮，新的数据序列被加入到自定义序列清单中。 另外，若数据序列已输入在工作表中，也可以在“导入序列所在单元格”框中输入序列数据在工作表中的绝对地址，然后单击【导入】按钮，将新序列加入“输入序列”框中。,2.5 删除数据 利用【编辑】菜单中的【清除】命令可以选择性地清除单元格中的格式，内容和批注，也可以删除全部内容（包括格式、内容和批注）。清除数据的操作步骤是： 选择要清除的区域（可以是一个也可以是多个区域）； 打开（编辑）菜单，单击（清除）选项，弹出级联菜单； 在清除级联菜单中选择要删除的项目，清除完成。 如果仅想清除选定单元格区域的内容，也可直接按DEL键清除。,2.6.1 数据的查找 EXCEL中数据的查找方法与在WORD中有些相似，数据的查找方法如下： 选择【编辑】菜单中的【查找】命令，以打开“查找”对话框. 在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，还可以在“搜索方式”和“搜索范围”下拉列表框中选择不同的搜索方式和搜索范围。 单击【查找下一个】按钮，自动定位查找到的第一个单元格。如果继续查找，可继续单击该按钮。 若单击【替换】按钮，可以切换到“替换”对话框。,2.6.2 数据的替换 数据替换的方法是： 选择【编辑】菜单中【替换】命令，弹出“替换”对话框； 在“查找内容”文本框中输入要查找的数据，在“替换值”文本框中输入要替换的数据； 单击【查找下一个】按钮开始查找，并定位到查找到的单元格。 单击【替换】按钮，进行替换，若单击【全部替换】按钮，系统将自动把查找到的内容全部进行替换。,2.7 批注 为包含有特殊数值或公式的单元格添加批注，可以帮助用户记忆和理解相应单元格的信息。 2.7.1 为单元格添加批注 为单元格添加批注的步骤如下： 选中需要加入批注的单元格； 选择【插入】菜单中【批注】命令； 在批注编辑框内输入批注内容； 输入结束后，单击其它任意单元格即可。 2.7.2 批注的隐藏和显示 隐藏批注的步骤如下：选择要隐藏的批注的单元格；在【工具】菜单的【选项】对话框中选择“视图”选项卡；在批注栏中选择“无”选项；单击【确定】按钮后，批注标记和批注内容都被隐藏起来。也可以从单元格的右键快捷菜单中选择“隐藏批注”命令。 如果希望鼠标指针指向该单元格时，批注内容才显示出来，应选择【只有标识符】选项，如果希望始终显示批注标记及内容，则选择【批注和标识符】项。,2.7.2 批注的隐藏和显示 隐藏批注的步骤如下：选择要隐藏的批注的单元格；在【工具】菜单的【选项】对话框中选择“视图”选项卡；在批注栏中选择“无”选项；单击【确定】按钮后，批注标记和批注内容都被隐藏起来。也可以从单元格的右键快捷菜单中选择“隐藏批注”命令。 如果希望鼠标指针指向该单元格时，批注内容才显示出来，应选择【只有标识符】选项，如果希望始终显示批注标记及内容，则选择【批注和标识符】项。 另外，可以通过打开【视图】菜单，单击【批注】选项，在出现“审阅“工具栏后来查看批注和对批注进行操作。,2.7.3设置批注文本的显示格式 在批注编辑框内单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置批注格