大田物流分供方管理培训教材.doc

分供方培训教材一、 岗位设置集团设立一名专职人员进行分供方管理，每个区域都设立一名分供方专职管理人员（暂时由区域操作负责人兼任），负责各区域所管辖分公司的分供方管理工作。各分公司设立一名兼职或专职分供方管理人员。二、组织架构图 为了更好的理解分供方管理人员所处的职位和职责，设立如下分供方管理组织架构图。三、“分供方管理”岗位职责、KPI 1、岗位职责1) 根据公司需求或项目需求进行分供方采购；2) 对分供方的资质进行核实、调研，确定分供方的运力和运价；3) 对分供方的资质、运输能力、运价和服务质量进行评估，判断其是否达到公司需求或项目的要求；4) 对各个分供方进行月度考核，并做出相应的绩效考核，对在月度考核中不符合公司需求或项目要求的单位进行必要的替换或令其整改，以达到公司的标准和要求；5) 专员要定期走访物流市场，了解市场运输价格，针对公司的要求对被采购的单位进行调研，挖掘有潜力的备用分供方；6) 专员要对市场价格有更进一步的了解，以便根据市场价格对分供方进行价格调整，有效降低运营操作成本，定期上报市场运价数据（每月月底上报）；7) 专员要随时抽查分供方成本的录入，对于录入不及时、漏录、错录及时通知相应人员，并要求进行改正；8) 完成与分供方的合同签署工作。2、考核指标项目权重衡量指标目标完成情况说明加权分数服务质量1.分供方储备率20%分供方储备个数32.分供方签约率20%现使用分供方的签约率100%3.分供方合格率20%合格分供方个数/月使用分供方总个数（根据分供方考核表）80%费用1.分供方单公斤运输成本20%当月支付分供方费用/分供方运输货量各公司平均值2.外租车租赁成本20%当月外租车总租赁成本各公司平均值总计100%四、分供方采购要求及合同审批流程1.分供方采购要求1) 针对公司要求或者项目需求寻找相应的物流分供方，至少在三家以上，并出具相应的分供方整体数据分析，以确定被采购的分供方；2) 针对分供方提供的资质进行核实，调查其在行业中有无不良记录；3) 针对分供方提供的运力、运价、时限进行调研，确定达到公司要求或者项目需求；4) 提供相应的资质复印件，提交分供方相应的运力、运价及服务质量调研报告；5) 按照合理的运价试运行相应的时间进行考察，各项指标达到我司要求标准予以签订合作合同，达不到我司要求予以即时解除合作关系。2.合同审批流程1) 根据采购意向提交采购申请表；2) 管理专员按照采购要求对分供方进行资质核实、运力、运价及服务质量进行评估，提交评估说明；3) 管理专员提交分供方运输资质证明复印件，发票样本复印件及运输线路运价表；4) 管理专员提交合同范本及相关需要手续；5) 管理专员将资质证明复印件、发票样本复印件、合同及相关需要手续提交分公司操作经理签字；6) 操作经理根据区域分供方管理专员的知道价格进行比对，对于资质及运价进行批示；7) 分公司操作经理将批示的意见及相关分供方资质、运价表提交分公司总经理复核；8) 管理专员负责与分供方签订运输合同，并提交区域操作负责人审批，并上报集团进行报备；9) 将运输合同原件及运价表原件、分供方资质转交财务相关人员；10) 分供方管理专员留存合同复印件。五、分供方市场调研及分供方档案建立1.分供方市场调研1) 寻找合理的分供方，针对相应的运价在市场中进行调研工作，进行筛选；2) 根据筛选的分供方，调研运输市场价格进行比对，选择低价位高质量，信誉度高的分供方使用；3) 分别对同线路、操作质量相近的3家以上分供方进行调研，进行运价及各种能力的比对，最终选择合理的分供方进行试用；4) 可以根据货量大小进行与分供方的商谈，大货量发运方向可以将价格适当下压，可以将延伸到战略性合作关系作为筹码进行谈判；5) 针对货量较小，无法搭乘班车运输的线路，建议进行资源整合，由一家资质较好，操作质量高的分供方进行整体承运,这样可以使货量无形中增加，同时增加了谈判的筹码；6) 建立运输市场运价调研表，详细记录所调研的公司名称、运输线路、运价、联系人、联系方式，按照市场中所调研的价格与分供方进行谈判；7) 每月根据市场行情，与分供方进行价格商谈，并时时更新分供方指导价格。2.分供方档案建立1) 根据市场运价调研表进行分供方选择性筛选；2) 每周上报市场调研报告，根据报告进行分供方档案的建立；3) 将现在使用的分供方运价表及分供方资质、操作质量、运输线路、运输能力汇总建立分供方档案资料，并上报各区域及集团；4) 对各分供方进行分析，按照分析结果将分供方划分为A、B、C三个级别，A级为各项指标全部符合公司的要求，并且综合能力强的单位。B级为分供方中综合能力能够符合我司要求的单位。C级为综合能力不高，各种质量有待提升的单位。六、分供方的使用、管控与跟踪、考核（调度）1.分供方的使用1) 操作部门、项目部应按照分供方管理专员的采购情况，选择运输资质、能力、信誉好、运价低的分供方使用；2) 操作部门可以根据使用要求进行选择已被采购的分供方，不得自行采购，如有特殊需求可以向分供方管理专员提出具体要求；3) 在使用中必须坚持运价较低、信誉好、综合能力高的分供方；4) 使用分供方，不得向分供方索要任何的物品，经查处将严惩不贷；5) 使用分供方应做好货物、单据交接，交接明细要由分供方签字确认。2.分供方的管控与跟踪1) 根据公司要求对分供方进行合作前的培训，使其能够达到我司的要求；2) 运输质量的考核，分析分供方运输能力、运输时限、操作质量；3) 加强分供方的服务理念，不断提升服务质量，保证末端的服务；4) 实行月度考核制，对于未达标的分供方要求其整改或者进行替换；5) 加强在途信息跟踪，保证货物在途安全，分供方应建立应急保障措施；6) 分供方应加大货物在途安全工作，在运输途中货物如有被盗、被抢、丢失分供方应在第一时间通知我司操作人员，及时给我司上报货物损失情况。一切损失及连带损失由分供方负责；7) 分供方运输途中应设有应急保障方案及措施，运输途中遇有紧急情况，应在第一时间实施应急保障方案，同时通知我司操作人员，做好善后的处理工作，并将应急保障措施实施情况上报我司操作人员。3.分供方的考核考核指标序号考核内容考核数据考核指标考核办法及说明月总分月得分相应处罚备注1提取货物及时率月度货物提取及时总票数/月度货物提取总票数*100%100%一次：扣2分； 二次以上（含）：扣10分102050元/次2运输到货准时率月度到货准时总票数/月度运输总票数*100%98%一次：扣5分 二次以上（含）：扣20分20扣罚单次运费的10%30%3货物完好率月度丢失破损总件数/月度运输总票数*100%100%每次扣10分20扣罚当月运费10%30%丢失按照合同规定赔付4紧急事情处理及时率月度紧急事件及时处理总次数/月度紧急事件总次数*100%98%每次扣5分10一次扣罚本票运费3%5信息反馈及时率月度信息反馈及时总数/月度要求信息反馈总数*100%100%每次扣2分，二次（含）扣10分10一次扣罚20元6投诉率月度投诉事件总票数/月度总票数*100%0%内部一次5分，二次（含）扣10分；客户投诉一次10分，二次以上予以整顿10内部，一次整改，二次100元； 客户投诉，一次500元以上视情节而定，后果严重者，停止业务操作7签收单返回率月度签单返回总票数/月度签单总票数*100%100%一次扣5分，二次（含）10分10一次10元8运输能力考核满足我司的运输要求100%一次10分10一次200500元，二次停顿整改合计七、分供方成本录入、统计日报、结算（统计）1.分供方成本录入1) 调度应及时的做好运输计划，第一时间将运输计划录入系统；2) 使用分供方应第一时间将分供方货物交接单据提交给系统录入人员；3) 系统录入人员应及时的根据交接单据的内容进行分供方成本的录入工作；4) 分供方管理专员应在及时的根据LMS系统进行抽查，对于没有及时进行系统录入的情况跟进，督促完成成本的录入工作；2.分供方运输统计日报1) 根据使用部门的货物交接单据，第一时间进行日报的制作；2) 按照合同价格，检查分供方成本的真实性、运价水平；3) 按照使用部门提供的数据与分供方运单的运价进行核对；4) 分供方运输日报，各分供方管理专员要每天进行查看，随时了解现在操作部门使用分供方的情况；5) 分供方管理专员要随时抽查使用部门选择分供方的情况，对于不合理的要提出，并要求操作部门进行从新选择使用；3、分供方的账目核对与结算1) 分供方结算具体核对分供方成本，针对分供方提供的账单与系统的账单不符的数据进行沟通解决；2) 结算核对完账单后交由分供方管理专员进行确认，分供方确认无误是签字确认；3) 分供方确认后由操作部门进行确认操作量，确认无误提交财务部门审核；4) 财务审核后由分总签字确认；5) 在分供方的审核中要注意分供方的发票金额是否与账单金额相符；6) 分供方名称是否相符；7) 分供方操作量是否与我司统计的分供方操作量相符；8) 确认分