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电算化会计培训,唐 建 会计学 副教授 博士 西南大学经济管理学院,主讲内容 第一节 会计电算化概述 第二节 账务处理系统应用原理与操作技巧 第三节 报表系统应用原理与操作技巧,1.1 会计电算化与会计信息系统,会计电算化指电子计算机在会计业务处理工作中的应用。 会计信息系统是以电子计算机为主要工具，利用现代信息技术，对各种会计数据进行收集、处理、存储和分析，并为用户提供所需的各种会计核算信息和财务管理信息的计算机信息系统,第一节 会计电算化概述,1.2 手工会计与电算化会计异同 从人员设置角度； 从凭证编制角度; 从会计科目设置角度; 从内部控制角度; 从工作效率和效益角度,1.3 手工会计与电算化会计的账务处理程序比较,原始凭证,人工完成手工会计,人工控制,计算机自动完成电算化会计,1.4 会计信息系统优化 举例:福特公司的采购流程再造,福特公司的美国总部有500多名财务人员，其单据往来十分繁杂。通常的采购程序是： 采购部与供应商签订购货合同（订单），同时送一份副本给会计部门；供应商交货时开发票；仓库管理员验收后出具验收单，会计部门核对订单、发票、验收单，三者一致后办理付款，否则需派人调查原因，整个处理过程如图所示。,收到货,开验收单,仓库,做订单,采购部,运货物,开发票,兑支票,供应商,收集3单,开支票,改错,核查3单,找错,会计部,无误,有误,福特公司的“采购收货付款”流程,发现问题与改进 福特公司建立了计算机系统，使采购、仓库、会计部门都应用计算机处理各自的业务，裁掉了20%的冗员，并以为这样很不错了。 但是，当他们知道日本马自达公司完成同样的工作仅需5人时，他们震惊了。因为即使考虑到福特公司的规模比马自达大，他们最多也只应有100名左右会计人员。问题在哪里呢？ 调查表明，许多传统的习惯是不必要的，在会计部门和采购部门以及供应商之间有很多冗余的单据往来，要花不少人力去核对单据。尽管不致的情况只占少数，但会计部门却有80%的人花大量时间处理这类少数事件。,仓库,采购部,供应商,会计部,收到货,做订单,运货物,兑支票,计 算 机 系 统,公用数据库,改变后的流程图,福特公司引入了公用数据库，采购订单进入数据库并送给供应商。当仓库管理员收到货物时，从数据库中调出相应的订单，两者相符则验收入库并自动开出支票，反之则拒绝收货。这样，发票及其它往来单据就不再需要了。使用该系统后，截掉75%的冗员，提高了效率、成本和质量方面都有极大改善。 区别：会计信息系统与ERP？ 思考:克莱斯勒与通用汽车公司相继步入破产保护之途时,同在底特律、同是高成本的“美国制造”、同样面临金融危机打击的福特汽车公司却屹立不倒 ?,结果,第二节 账务处理系统工作原理与操作技巧,2.1 财务软件工作原理 2.2 财务软件控制重心 2.3 财务软件的工作模块 2.4 账务处理模块的主要内容,2.1 财务软件工作原理,通讯 服务器 /防火墙等,数据库 服务器,备份 数据库 服务器,财务部 工作站1,财务部 工作站2,其它部门 工作站3,C/S和W/S结构 工作过程,硬件结构和软件结构,1.一般PC机能否作为数据库服务器？ 2.一台PC机能否既作为工作站，也作为服务器？ 3.现行网络版财务软件是否必须启动数据库服务器后,才能正常使用？,返回上一层,会计电算化下,会计控制的重心是什么?(单选) A原始凭证真实性;B输入会计凭证正确; C正确登记总账和明细账;D编制准确的会计报表 电算化下，填制凭证有哪些方式? 一是直接在系统中填制凭证; 二是手工制好凭证后的输入凭证; 三是让系统自动生成相应凭证;,2.2财务软件的控制重心,返回上一层,企业级会计信息系统的功能结构,企业级会计信息系统,财务系列,分销系列,决策系列,总帐系统 应收系统 应付系统 工资管理 固定资产 成本管理 资金管理,库存管理 存货管理 采购管理 销售管理 采购计划,UFO报表 决策支持 财务分析,2.3财务软件功能模块及联系,财务软件功能模块间联系,现实企业中做账两种情况：单纯使用财务软件做账;第二种情况是使用ERP做账。 ？多个模块间的会计数据传递问题 基本结论 总账（账务）子系统是所有模块中最重要的模块，是控制中心,返回上一层,2.4 账务处理系统的主要内容,系统初始化 日常处理 帐薄管理 辅助核算 期未业务处理,(一)系统初始化,企业建账与系统初始化的区别与联系？ 建立核算单位，启用新核算帐套 实行财务分工，设置权限。 设置会计科目、核算类别、会计科目级数等 设置凭证类别 设置外汇汇率和自动转帐、结帐科目 输入核算科目与辅助科目的期初余额 以上初始化设置是否有先后顺序？,企业建账流程图,启动系统管理,设置账套信息,增加操作员,系统管理注册,确定编码方案,输入单位信息,确定核算类型,确定基础 信息分类,确定数据精度,基础信息设置,权限设置,模块启用,用友新建账套演示,（1）以系统管理员身份进入“系统管理”子系统。 系统管理员用户名为：admin 口令：无,企业启用会计期为哪一月份,初始工作量较小?,该如何选择,依据是什么?,注意:启用会计期间与启用自然日期的一致性问题,如何进行会计科目设置?,用友总账 选项设置,(二)日常处理,填制凭证 查询凭证 汇总审核 记帐,（1）操作技巧？,常见问题: 1.提示凭证类别错误,原因分析? 2.不能输入辅助信息,原因分析? 发现输入凭证错误，该如何更正？,2、修改凭证,查询到相关未审核的凭证后，直接修改，并保存即可。 问题:修改凭证在哪一个子系统（模块），具体位置？,出纳签字与凭证审核,用友准备工作： （1）用户授权；（2）科目授权； （3）指定科目 金蝶准备工作： （1）授权 （2）权限适用范围,用友权限设置,“系统管理”“权限” 设置。,用友科目授权,总账系统菜单设置数据权限分配,用友指定科目,总账系统菜单会计科目编辑指定科目,用友U8出纳签字界面,用友凭证审核界面,(三)帐薄管理,总帐余额表 明细帐 日记帐,(四)辅助核算,银行对帐 往来对帐 项目、部门、下属单位核算 电算化下银行存款对账的基本原理? 如何企业不输入银行日记账有关数据，财务软件能否正确进行银行对账？,选择对帐条件。,(五)期未业务处理,生成转帐凭证（如月末分摊、计提、损益结转等） 结帐,自动转帐功能说明,自动转帐有两种情形，一种是直接从帐项数据中取数生成记帐凭证，如结转期间损益；另一种是要通过函数进行较为复杂的运算才能得到凭证上所需的数值，如计算并分配应付福利费。 自动转帐又分为两个层次，一个层次是在总帐系统；另一个层次是在各个子系统中定义和使用自动转帐。,2、自动转账的原理 “自动转帐”功能指将会计在每个会计期末所要进行的固定的、程序化的工作进行整理,制作出一些通用的凭证框架，预先定义分录的结构、数据计算公式，再由计算机自动编制凭证的过程。原理是什么？ 自动转账 = 会计凭证格式 + 数据来源 ?对同一企业而言,是否所有会计业务的会计分录一成不变 ?采购业务能否设置为自动转账,期末损益结转业务呢?为什么?,转帐方向说明 转帐方向含义：指自动转帐凭证中数据的来源与去处，它分为转入、按比例转出余额、按比例转出发生额、按公式转出四种类型。 1、转入。表示数据的去处，实质上就是根据借贷记账法，按对方科目取数。 2、按比例转出余额。指该分录的数据来源于某科目的余额乘以一定的比例的金额。 3、按比例转出发生额。指该分录的数据来源于某科目的发生额乘以一定的比例的金额。当该分录是借方分录时数据来源于该科目的贷方发生额。反之亦然。 4、按公式转出。设置公式进行转出，在公式中可录入常数。,用友中自定义转帐设置界面,415为管理费用科目，411为医疗支出科目。转入与转出区别？,生成自定义转帐凭证窗口,返回上一层,第三节 报表系统,财务软件编制会计报表的基本原理？ 报表格式+数据来源 在会计核算软件中，编制会计报表有自定义报表和利用报表模板两种方法。 自定义报表两个步骤 第一步是设计阶段，有两方面的设计任务，一是“会计报表格式设计”，二是“数据来源定义”； 第二步是使用阶段，在一定会计期间，即可自动生成当期会计报表的结果。设计完成的会计报表可以长期使用。,2、报表格式设置主要内容 报表尺寸定义；单元属性和风格定义；组合单元定义； 只能在格式（或公式）状态下设置。关键字设置（用友）,3、报表公式设置 确定运算公式主要考虑的因素 （1）确定表元的数据来源及取数所要满足的条件； （2）运算公式的构成。表单元及坐标；运算符；表达式； （3）运算公式的设置方式； （4）函数；,报表公式,公式中报表的表示 单元公式,公式输入方法 报表审核与舍位平衡,公式中报表的表示,1、表示单元。单元用它所在行、列标识来表示。 例：损益表第5张表页上的A6单元应表示为：“损益表”-A65 2、表示区域。,返回上一层,单元公式,1、单元公式的定义方法。单元公式可以格式状态下定义。 格式：=表达式 例：某单元格的公式为：=TOTAL（D5：D10）。表示对D5：D10的所有单元数据求和。,返回上一层,公式的输入方法,引导输入法。操作步骤如下：选定要输入或修改公式的单元或区域，按“=”键或选择“公式”菜单中的“单元公式”，即可进入对话框，在对话框中点击“函数向导”，则进入相应界面，进行直接录入或参照录入即可。,点击函数向导后，出现下述界面，选择相应函数，并单击下一步,上述界面，不熟悉则选择参照，反之直接录入公式，,参照界面,在参照界面选择后，单击确定，出现上述结果，,录入完毕后，单击确定按钮，得到了上述单元的计算公式，单击“确认”按钮即可将公式存入系统。,用友账务子系统取数公式 1、期初余额函数。 格式：QC(,) 例：表达式QC(“101”,全年,年,)+QC(“102”,全年,年,)+QC(“109”,全年,年,) 表示资产负债表货币资金期初数。 2、期末余额函数。 格式：QM(,) 例：QM（”109“，全年，”001“，1998）表示返回001账套109科目1998年年末余额。,3、发生额函数。 格式：FS (,) ） 4、累计发生额函数。 格式：LFS（略） 5、对方科目发生额函数。 格式：DFS(, , ,) ） 例：DFS（”52101“，”101“，2，”借“，”001“，1999）表示返回001套账”52101“科目1999年2月份且对方科目为”101“的业务借方发生额合计。,金蝶账务取数公式 1、科目取数公式。 公式格式：=$币别.SSn SS：为取数标志。常用取数标志有：C（期初余额）、JC（借方期初余额）、DC（贷方期初余额）、AC（期初绝对余额）、Y（期末余额）、JY（借方期末余额）、DY（贷方期末余额）、JF（借方发生额）、DF（贷方发生额）、JL（借方本年累计发生额）、DL（贷方累计发生额）、SY（损益表本期实际发生额）、SL（损益表本年实际发生额）。,课堂提问,公式应用 已知各会计科目代码，在用友UFO报表系统中： 1、资产负债表中,存货项目期末数栏目的公式如何定义? 2、资产负债表中,应收账款项目期末数栏目的公式如何定义? 3、损益表中，主营业务收入项目本月数栏目的公式如何定义？ 4、损益表中，其他业务支出项目累计数栏目的公式如何定义？,例1：=.C1表示取101至109之间所有会计科目的当前会计期间期初余额。 “货币资金”年初数 问：=.JY+.JY 所表示的含义 例3：=.SY 所表示的含义。 2、核算项目取数公式。 在会计科目取数公式基础上加竖线识别核算项目。 例1：=$HKD.JF 表示的含义,速达账务取数公式,格式:=ASC(“会计科目代码,取数标志“) 例:资产负债表中的”短期投资”项目期初数公式: =ASC(“1121,期初借方“),六、现金流理表编制的基本方法 将与现金流量变化有关或无关的经济业务进行分类，通过会计软件进行分类处理。 常见编制方法 （1）在现金等科目下设置明细科目的方法； （2）使用设置现金辅助账的方