如何使你的幻灯片专业

How to make your slides professionalPowerPoint 2003 使用指南(V1.0)ITS Department信息技术服务部January 2006SummaryChapter One: The Fundamentals51.Starting PowerPoint52.Understanding the Program Screen53.Using Menus64.Creating a New Presentation with the AutoContent Wizard105.Applying a Templates Formatting116.Viewing a Presentations Outline11Practice 112Chapter Two: The Slide Master131.Templates and masters132.The slide and title master pair133.Deloitte Templates144.Typical changes145.Return to Normal View166.Use multiple design templates177.Create your own template17Practice 218Chapter Three: Edit and Format191.Edit a Presentation192.Formatting Your Presentation22Practice 324Chapter Four: Graphics, Tables and Charts251.Drawing and Working with Graphics252.Working with Tables and WordArt283.Working with Graphs and Organization Charts30Practice 432Chapter Five: Animation and Multimedia331.Delivering a Presentation on a Computer332.Using Slide Transitions333.Animating Text and Objects344.Inserting Sound Files into Your Presentation355.Adding Voice Narration to Your Slides356.Inserting a Video Clip36Practice 536Revision InformationOwnerDateVisionCommentsSarah Wang12 January 20061.0Initial ReleaseChapter One: The Fundamentals1. Starting PowerPoint 启动PowerPoint软件Start Programs Microsoft Office Microsoft Office PowerPoint 20032. Understanding the Program ScreenPowerPoint 程序界面标题栏菜单栏标准工具栏格式栏大纲标签幻灯片标签视图按钮状态栏绘图工具栏笔记窗格幻灯片窗格任务窗格3. Using Menus 菜单栏的使用FileDescriptionFile 文档相关命令，如：打开、保存、关闭、打印、创建新文件等Edit 在幻灯片中编辑文字，如剪切、粘贴、查找、替换等View 修改在界面的显示Insert 能够插入到幻灯片的项目列表，例如图片、符号等Format 关于文字、对象等格式相关的命令Tools 修改PowerPoint的属性Slide 跟播放幻灯片相关的命令Window 显示和重排窗口（如果编辑不只一个幻灯片的时候）Help 获得使用帮助File退出近期访问文档列表当前文档属性发送打印设置网页形式御览打包拷贝到CD访问权限保存PowerPoint文档打开PowerPoint文档新建PowerPoint文档关闭PowerPoint文档Edit汉字重选链接对象查找替换删除幻灯片清除全部选取完全复制Office剪贴板：拷贝项列表拷贝粘贴功能Repeat重复操作Redo恢复操作撤销操作View工具栏母板缩放颜色/灰度页眉和页脚幻灯片放映幻灯片浏览普通备注页面任务窗格网格和参考线标尺Insert插入对象，如：图片、图示、文本框、影片和声音、图表、表格、对象和超链接从大纲插入幻灯片幻灯片编号幻灯片副本新幻灯片日期和时间批注特殊符号符号从文件插入幻灯片Format替换字体幻灯片设计幻灯片版式行距换行更改大小写字体对齐方式字体项目符号和编号对齐方式背景对象Tools联机协作宏加载宏版式共享工作区比较并演示文稿语言拼写和语法信息检索同义词库自动更正选项自定义选项Slide Show自定义动画幻灯片切换隐藏幻灯片动作按钮动作设置动画方案录制旁白观看放映设置放映方式排练计时自定义播放Window下一窗格新建窗口全部重排层叠Help检测并修复激活产品客户反馈选项检查更新帮助Office助手联系我们可在程序界面右上角直接输入帮助查询信息4. Creating a New Presentation with the AutoContent Wizard使用向导创建新的幻灯片a) File Newb) Task pane: From AutoContent wizardc) Wizard (1) (2) (3)5. Applying a Templates Formatting应用模板格式a) 点击Design 按钮 b) 选择希望应用的格式当前使用模板最近使用过的模板应用于所有幻灯片应用于所选幻灯片用于所有新幻灯片显示大预览6. Viewing a Presentations Outline使用大纲试图浏览幻灯片a) 四种浏览方式：也可通过左下角的功能键进行切换b) 普通视图中可通过大纲窗格对幻灯片进行编辑c) 如果无法看到大纲编辑工具栏：View Toolbars Outlining试图切换拖动幻灯片修改顺序编辑文字概要显示/隐藏格式缩略、展开全部缩略全部展开上移、下移升级、降级Practice 1练习：1、 使用向导创建标准幻灯片2、 使用模板修改生成的幻灯片背景和格式3、 在大纲视图进行顺序调整、文字编辑并添加概要页4、 保存修改的幻灯片，名称为presentation1.ppt提问：1、 如何调出大纲编辑工具栏？Chapter Two: The Slide Master1. Templates and masters模板（Template）与母版（Master）母版包含并反映您应用的设计模板中使用的所有样式元素。这些元素包括：字体和段落样式；标题、文本和页脚在幻灯片上的位置；配色方案；以及背景设计。您会获得两个母版，因为所有模板都有一组适用于您的幻灯片的通用样式，以及适用于放映中的一个或多个标题幻灯片的那些样式的变体。2. The slide and title master pair 幻灯片母版和标题母版对母板试图：View Master Slide Master幻灯片母版和标题母版对幻灯片母版标题母版幻灯片母版它的样式是幻灯片放映的常规样式，包括标题文本和不同级别的正文文本，还包括版式，以及背景设计。标题母版它包含放映中标题幻灯片的样式，包括标题、副标题和它自己的背景3. Deloitte Templates公司模板的获取a) Inet左侧的导航栏: Internal Services Marketing & Business Development Deloitte Brand PowerPoint guidelines & tipsb) 或者直接访问以下地址：http:/inet2/inet/hong/internal/marketing/branding/thrid.html这里有许多模板以及公司对PPT设计的具体要求，包括字体、颜色等。4. Typical changes 典型修改a) 字体段落Change the Font and paragraph stylesFormat FontFormat ParagraphFormat Line Spacingb) 排版Change the layout拖动占位符调整版式 c) 背景 Add a backgroundFormat Background Fill Effects Picture Tab Select Picture d) 配色方案Choose a Color SchemeFormat Slide Design Color Schemes修改配色方案选择不同方案配色方案e) 插入图片Add a piece of artInsert Picture From Filef) 页眉页脚 Change Header and FooterView Header and Footer页脚日期时间g) 时间日期 Add Date and TimeInsert Date and Timeh) 动画设计 Choose a Animation SchemeFormat Slide Design Animation Schemes动画效果应用到所有幻灯片预览动画播放幻灯片动画方案5. Return to Normal View返回标准试图点击Close Master View 按钮6. Use multiple design templates使用多个设计模板在演示中使用多个设计模板可以使用以下几种方法做到这一点： 在将一个设计模板应用于所有幻灯片的情况下，只选择要向其应用其他设计模板的那些幻灯片。然后，在“幻灯片设计”任务窗格中，将第二个模板应用于选定幻灯片。 将幻灯片从一个演示文稿复制到使用其他设计模板的演示文稿，并保护所粘贴的幻灯片上的源设计。7. Create your own template创建自己的模板可以使用现有的模板进行修改，如果要尽可能地从头开始，可使用 PowerPoint 默认应用的设计模板。对配色方案、背景等进行相应的修改后另存为可重复使用的模板。在保存之前，返回到普通视图并确保其中只有一张幻灯片。将您的模板另存为“演示文稿设计模板(*.pot)”（而不要另存为默认的 .ppt 文件），并为其指定您可识别的名称。将其保存到 PowerPoint 打开的默认模板位置。自己模板存放位置：C:Documents and Settings*（自己的用户名）Application DataMicrosoftTemplates注意：保存后无法立刻看到自己的模板，需要注销（Log Off）后重新登陆才能看到。Design Template (*.pot)Practice 2练习1：1、 修改presentation1.ppt的母板I. 标题改为粗体II. 调整正文版式III. 添加日期、页脚、页码IV. 更改背景V. 修改配色方案VI. 插入图片VII. 应用幻灯片动画2、 创建新的母板3、 返回普通视图，应用新母板于第三页幻灯片4、 保存修改后的presentation1.ppt练习2：1、 创建新的幻灯片2、 修改模板3、 保存为自己的模板提问：1、 如何进入母板视图？ 如何返回普通试图？2、 为什么我看不到自己设计的模板？Chapter Three: Edit and Format1. Edit a Presentation 编辑幻灯片a) Inserting New Slides and Entering Text添加新幻灯片和编辑文本可以使用多种方法添加新幻灯片： 点击 快捷键Ctrl+M 如要添加完全相同的幻灯片可使用Ctrl+D 在Slides Pane 选取要添加处，按Enter键点击之后，Task Pane会出现幻灯片布局图图表组织结果图表格多媒体标题图片列表b) Finding and Replacing Text查找和替换文本Edit FindEdit Replacec) Using Undo, Redo, and Repeat取消、重做、反复Edit UndoEdit RedoEdit Repeatd) Checking the Spelling in a Presentation检查拼写在出现拼写错误的红色曲线处单击右键，选择正确的拼写，如：e) Adding Notes to Your Slides添加笔记到幻灯片添加备注f) Working with More than One Presentation and Window编辑多于一个幻灯片时可使用窗口排列功能Window Arrange Allg) Understanding Smart Tags智能标签当进行复制粘贴时，在右下角点击智能标签将会出现应用格式列表：只保留文字使用设计模板格式保持数据原有格式如果粘贴Excel表格，应用格式列表如下：控制自动修正选项停止对插入对象进行自动格式应用表格工作簿将表格变成图片只保留文字撤销自动格式应用h) Recovering Your Presentations恢复幻灯片出现错误提示，重新打开PowerPoint会有恢复文档提示： 在以下位置修改自动备份时间：Tools Options Save Tab2. Formatting Your Presentation编辑幻灯片格式a) Formatting Fonts文本格式b) Using the Format Painter to Copy and Apply Formatting使用格式刷复制和应用格式 选取已应用格式的文本或对象，单击或双击格式刷按钮 选取要应用同样格式的文本或对象 格式应用于选取的文本或对象重命名母板母板布局c) Using Slide Masters编辑幻灯片母板添加新的幻灯片母板关闭母板视图添加新的幻灯片标题母板保护母板删除母板d) Working with Color Schemes使用配色方案Format Slide Design Color Schemese) Changing the Slide Background修改幻灯片背景Format Background 添加幻灯片背景图片Format Background Fill Effects Picture Tab Select Picturef) Creating and Formatting Bulleted Lists创建和修改行标Format Bullets and Numbering 修改行标g) Changing Paragraph Alignment and Line Spacing修改段落位置和行距 段落位置调整按钮 行距Format Line Spacingh) Adding Headers and Footers添加页眉页脚View Header and Footeri) Working Tabs and Indents and Changing the Page Setup 制表符和缩紧缩紧按钮View Ruler缩紧标志符 修改页面设置File Page SetupPractice 3练习：1、 打开保存过的presentation1.ppt2、 在第4页添加新的幻灯片3、 修改该页文本格式4、 添加备注问题：1、 如何纠正拼写错误2、 如何修改自动备份时间Chapter Four: Graphics, Tables and Charts1. Drawing and Working with Graphics添加剪贴图画椭圆a) Drawing on Your Slides箭头类型填充颜色文本颜色添加艺术字画箭头添加自定义图形绘图工具三维线条类型线条颜色添加图片添加文本框画矩形画线对象选择工具阴影添加组织结构图b) Adding, Arranging, and Formatting Text Boxes添加、修改文本框旋转移动对象拖动手柄修改大小c) Selecting, Resizing, Moving, and Deleting Objects拖动手柄修改大小移动对象旋转按住键拖动效果无手柄修改大小手柄保持属性修改大小手柄保持圆心修改大小无对象移动对象对象沿水平、垂直移动对象复制对象d) Formatting Objects对象格式e) Inserting Clipart添加剪贴画点击，在Clip Art中选择剪贴画进行添加f) Inserting and Formatting Pictures添加图片修改格式点击，从浏览器选择要添加的图片可使用图片工具对图片进行修改图片格式重新着色边线插入图片重设图片压缩图片旋转亮度对比度色彩选项设置透明颜色修剪g) Aligning and Grouping Objects组合对象单击菜单中的Regroup重新组合对象单击菜单中的Ungroup解除对象组合3、单击菜单中的Group组合对象2、单击右键在菜单中找到Grouping1、按住Ctrl用鼠标将需要组合的对象选定h) Drawing AutoShapes绘制自定义图形拖动手柄修改角度拖动手柄修改大小旋转 线 链接 基本图形 箭头 流程图 星形和条幅 会话框 动作按钮 i) Layering Objects修改对象层右键单击对象，在菜单中找到Order，选择对象向前或向后层移 j) Applying Shadows and 3-D Effects应用阴影和三维效果三维阴影三维颜色表面材质 调整阴影位置阴影颜色光源方向方向按垂直水平轴旋转纵深长度2. Working with Tables and WordArta) Creating and Working with a Table创建一个表格 单击表格按钮，移动鼠标选择行列数（4*5） 如果行列较多，则使用菜单栏Insert Table填写所需要的的行列数 使用表格工具可对表格进行相应的修改表格底色表格线的格式、颜色涂改画表合并单元格选取表格、列、行边框与底色合并、拆分删除行、列添加行添加列添加表格文本方向均分行列文本定位拖动表格线修改行高、列宽拖动手柄修改大小b) Inserting a WordArt Object添加艺术字对象 在绘图工具栏选择添加艺术字 选择希望添加的艺术字样式 填写文字内容，并进行格式修改 使用艺术字工具对其进行修改版式调整修改艺术字样式、格式、形状编辑文本添加艺术字3. Working with Graphs and Organization Chartsa) Creating a Chart and Modifying a Chart建立一个图表并且进行修改右键菜单，选择Chart Type修改图表类型双击修改颜色、形状等属性修改横坐标修改数据修改对比项 点击图表按钮进行添加 修改图表b) Creating and Modifying an Diagram or Organization Chart创建组织流程图或结构图 流程图例说明形状类型和说明终止：过程的开始或结束。过程：过程中的步骤。预定义过程：图表中已知或已确定的另一个过程，但未在图表中详细列出。 决策：过程中需要进行决策的位置点。联系：在图表中交叉引用过程或导引至另一过程。 数据：任何种类的输入或输出，例如接收或发布信息。文档：生成的任何供人阅读的信息，例如打印结果。延期：在过程中等待。准备：准备步骤。 创建组织结构图点击绘图工具栏添加组织结构图在 PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的员工以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老板，在它下面的三个形状代表下一级别的员工。您可以在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：助手 该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。下属 该类型的形状恰好位于其上司的下方，并且以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。同事该类型的形状与同一级别的形状并排排列。还可以将它们作为下属添加到同一个上司的下面。Practice 4练习：在幻灯片中添加以下对象1、 图片2、 表格3、 艺术字4、 组织结构图问题：如何引入Excel表格：在菜单选择Insert Object 选择Create From File Chapter Five: Animati