社区规范化档案室建设.ppt

社区规范化档案室建设,二00九年四月二十八日,联系电话:82191906 QQ:542697366,一、浙江省城市社区档案管理办法,1、社区档案的分类, 社区档案分类方案,基建(1),科技档案 (2),会计档案(3),社区居民档案(4),特种载体档案(5),文书档案 (1),设备 (2),照片 (1),实物 (3),机读 (2),2、社区档案的归档范围及保管期限,3、社区档案的整理及编号,(1)时限要求:文书材料于次年6月底前归档；科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；社区居民文件材料在形成后3个月内归档；特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档。,(2) 整理方式及编号 文书档案:以件为单位,按照年度-保管期限进行整理编号。具体操作按照归档文件整理规则进行。,归档章样式,归档章例子,永久,1,2008,科技档案：基建档案按工程项目分类整理，按项目时间排列编号；设备仪器档案按型号分类整理，按型号时间排列编号；,会计档案：按年度类别（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理并排列编号；,社区居民档案：按居民小组或门牌、楼号分类，以户为单位进行整理，按居民小组楼号门牌顺序排列编号；,特种载体档案：照片档案按照片档案整理规范进行整理；实物档案以件为单位，按时间顺序跨年度大流水编号整理；机读档案以盘为单位，按时间顺序跨年度大流水号整理。,4、社区档案的目录编制,文书档案：案卷目录及存放地点索引表或归档文件目录 科技档案：科技档案分类目录 会计档案：会计档案案卷目录 社区居民档案：居民案卷目录 特种载体档案：案卷目录及存放地点索引表,5、全宗卷的编制,主要包括： 全宗介绍：本社区概况、历史沿革及档案工作基本情况； 大事记：本社区的大事记要，以行政年度为单位记述； 档案分类方案及档案管理网络 案卷基本情况统计表：一年统计一次 档案管理制度：文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度,二、浙江省社区档案规范化建设测评标准,注意事项,1、硬件设施。库房（原则要求单独）；装具（档案柜）； 2、分类方案、档案管理网络图、档案管理制度上墙（放在阅览室）； 3、档案门类要齐。 4、建立社区居民档案。提倡一户一档，也可几户合卷； 5、各种门类应有对应的目录； 6、实现计算机管理； 7、建立档案利用台帐。,三、社区档案管理软件介绍,1、安装 先从浙江省上虞档案网（）“表格下载”栏目中下载安装程序。,下载完成后，解压缩pda文件，形成pda文件夹。进入pda文件夹后，双击setup.exe文件就可以安装了。,如图点击下一步，出现版权说明窗口：,点击“我同意此协议”的单选框后，【下一步】按钮将恢复可用，点击【下一步】即可出现安装路径选择窗口。,选择安装路径或使用默认路径，并一直点击【下一步】，直到出现以下窗口。,选择“创建桌面快捷方式”选项（以便于今后使用），点击【下一步】。,安装时一般把软件安装到d:pda目录下,点击【安装】，系统开始安装程序，直到安装结束，点击【完成】即可启动软件主程序，桌面上将出现名为“社区档案管理系统”的快捷方式。,安装完成后把pda目录下pda_sh目录下所有文件全选，并拷贝到安装目录下（d:pda），选择“是”覆盖原有内容,2、系统功能介绍,对 象 操 作 区,按钮面板区,对象信息显示区,结点信息显示区,3、数据录入介绍,双击“数据表“结点，可以打开数据表，并进入数据窗口,进入后默认为网格浏览窗口，可以在此窗口批量查看数据表内容，也可在此窗口直接修改数据内容。,追加或插入记录，逐格输入内容，按“TAB”，跳入下一格，继续输入；录完后点更新记录保存,点击左上部“表格录入模式”标签，可以进入数据录入界面。,点追加或插入记录，输入内容，按回车，跳入下一格，继续输入，录完后点更新记录保存,关联录入：打开案卷级目录，在数据区点右键，选中“设置文件级子表”，选取相应文件级目录后点“确定”。再点右键，选中“批量关联卷内文件”。再次点右键，选中“显示卷内文件”，即可开始案卷级目录和文件级目录关联录入。,点击网格浏览窗口工具栏上的【 】检索按钮，打开数据表检索窗口,4、数据检索,5、打印报表,打开数据库，检索出要打印的数据，点击工具栏上的打印机图标，进入打印预览窗口，选择相应的报表就可打印了。,6、数据备份,（1）、在”社区档案室”点鼠标右键,选中”备份”,出现对话框,点击”备份”,开始备份数据库.完成后”退出”。 （2）、在“社区档案室”点鼠标右键，选中“恢复”，出现对话框，选择要恢复