广西综合设计研究院简报技巧.ppt

简报技巧,講師：沈宗達,廣西建築綜合設計研究院,现任：廣西遠健企管顧問有限公司資深講师 学历：台湾中兴大学合作经济系毕业、企管研究所研碩士 经历：曾任中华海峡两岸资产交流促进会理事、华盛顿国际艺术中心总监、台北市春 晖国际狮子会94年副会长、鸿羲室内设计工程有限公司总经理、美食乐餐饮有 限公司总经理、东炜建设公司董事,台北县公务人员训练中心讲师，台湾省产物 保险公会讲师，台北市警察广播电台FM104.9主持人.廈門電視台主講人等职。 专长：銷售技巧、營销管理、EQ情绪潜能训练、領導統御、溝通技巧、激勵要領、授权、 商業禮儀、目标绩效管理、讲师培训、人力資源戰略、秘书训练、拓展训练营等 人力资源管理课程，教授、演讲超过2000余场次以上，反应加倍受肯定。 授课 经验：IBM、中國長城電子計算機、步步高电子、TCL、美的空调、湖北省移動、康师傅 旺旺集團、四川省電信實業、成都地奧集團、上汽五鈴、维他奶、灿坤集團、玉林 柴油機械、江苏森达皮鞋、無錫小天鵝、瀘洲移動、綿陽疑動、雅安移動、花旗银行 可口可樂、日商三美电机、華碩电脑、广上科技、上海樂購賣場、柳州工行、东南汽车 安徽佳通轮胎、源兴科技、瀘天化集團、華美捲煙、 ABB电器、浙江大学、冠捷电子 厦门中国银行、厦门建行、東風汽車、四川省联通、建發集團、吉事多卫浴、青島海信 集團、雪津啤酒、江苏国巨电子、柳州汽車、北海工行、伟易达等等2000余家两 岸知名企业。,講 師 简 介 沈宗達,1-18頁以上為兩小時的課程講授與研討 20-22頁以下為學員演練與講解(約兩小時) 23-41頁為講師綜合講評與總結評分,授課流程與時間使用說明,一、 前言 二、 成功業務簡報者的特質 1. 豐富的專業知識 2. 規納整理的能力 3. 良好的表達能力,4. 處理情緒與壓力的能力 5. 十足熱忱與使命感 6. 良好的反應力 7. 整合的能力 8. 健康的身體 9. 自省能力 10 .良好的溝通能力,三、簡報的功能 簡報是希望聽簡報的人能產生你希望的行為。 簡報能經由下列方式影響別人： (1)經由簡報讓別人瞭解事實狀況。如地質鑽探調查報告。 (2)經由簡報說服別人贊成你的意見。如結構設計規劃 水.電空調設計規劃案簡報。,(3)經由簡報教導別人某種知識。如教育訓練 或開會簡報。 (4)經由簡報讓別人了解財務預算規劃進而成 交規劃設計。如財務規劃報告。 (5)經由簡報讓人產生購買的欲望或因而競標得標。如設計規定介紹簡報。,簡報的作用,四、一般人做簡報常發生的問題 1.命題和方向：不能把握對方關心的層次和方 向而加以引申，無法把握重點。 2.構思和段落：缺乏中心架構而顯得鬆懈，無 章法和缺乏條理。 3.參考資料和輔助器材：制作或使用不當，反 使對象分神，增加困擾。 4.神態和表情：緊張而生硬，降低了流暢和說 明力，缺乏信心。,5.語音和停頓：音量單調平直，咬字口形不正 確，停頓不合時宜，減弱了清 晰度。 6.時間和進度：開頭緩慢，結尾倉促，時間分 配或運用不當，而顯得交待不 完整。 7.問題和討論：答非所問，或語焉不詳，或是 討論層次不深，無法切中主題。 8.開場和結尾：落俗老套，缺乏創意和臨場 感，造成氣勢不足，缺乏吸引 力。,五、簡報的盲點： 1.請站著做簡報。 2.別先光”唸”資料。 3.缺乏目光的接觸。 4.缺乏手勢。 5.簡報者2/3的身體躲在講桌後面。 6.簡報者聲音單調，缺少變化。,六、如何準備你的簡報： (一)Why你為什麼做簡報。 說服他人。 讓他人贊成你的設計規劃方案。 讓他人瞭解發生的狀況或事實（如開會）。 介紹某一個主題（如結構設計），讓他人 印象深刻。,(二)Whom 瞭解你向誰做簡報，知道對象的性別、年齡、職務、興趣、程度、背景、對簡報主題的瞭解程度、有多少人、有沒有特別需求、是自願來聽、或是被指定來聽。 (三)When 簡報何時舉行？時間多久？,(四)Where 簡報的場所也很重要，場所由你自己選擇安排的話，安排成你最習慣、最能活用你簡報工具的地點。 (五)What你簡報的內容 (1)開場白 A.採用和主題有關連性的生活實例做開場白。 B.詢問聽眾一些和主題有關的問題。 C.引起共同的興趣。,簡報的程序 簡報者 客戶,初步說明構思,帶入設計規劃,規劃的方案,規劃的特色 (FEATURES),引起興趣,引起共鳴,切中主題,好設計、好規劃 我應該擁有它,簡報的程序 簡報者 客戶,好處 (ADVANTAGES),擁有它以後會帶給我們什麼好處？不該失去它？,利益 (BENEFITS),擁有它，能帶給我價值、聲望、品牌利益等,簡報的程序 簡報者 客戶,加強業主成交信心,佐證事件(EVENTS) 統計(STATISTICS) 比喻(ANALCGY) 事實(FACTS) 經驗(EXPERIENCE) 投資回收率 (RETURN ON INVEST-MENT),整體利益的總結,促成決定 (CLOSE),臨門一腳,成交,(2)預演 熟能生巧，預演能讓你控制簡報的時間，能讓你先發現可能的缺點，而有時間改善，預演能讓你更有自信。 A.不要用稿子，你所需要的只是涵蓋主要重 點和次要說明 B.對前5分鐘的內容須非常熟悉 C.簡報時間最佳在1530分之間 D.簡報開始，直接上主菜 E.善用幽默 F.預想聽眾可能發問的問題,(七)Which 你選用什麼樣的輔助器材、及視覺資料 A.設計規劃PPT資料，應該是：內容充實 精彩、讓圖說話、表達生動。 B.視覺資料的好處：好記、簡單易懂、有 吸引力。 C.常用的輔助器材 電腦投影機 設計籃圖 白板 錄影帶 印刷品,* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *,角色扮演-設計規劃簡報？,把問題當課題，把經驗當案例,回饋:眼神.表情.身體姿勢.聲音.分心習慣,訊息觀察記錄表（一）,(一)眼神 出現頻率 對此行為的感受 1熱誠的眼神接觸 2自然左右打量 3毫無表情的注視 4其他 (二)表情及頭部動作 1安祥而有表情 2微笑 3很少笑 4臉部表情嚴肅 5皺眉頭 6其他 (三)身體的姿勢 1自信大方的姿勢 2放鬆的姿勢 3抖腳 4不斷更換姿勢 5穩重的手勢 6誇張的手勢 7雙手交叉在胸前 8其他,訊息觀察記錄表（二）,(四)音質 出現頻率 對此行為感受 1愉快熱情的語氣 2適度的講話速度 3抑揚頓挫 4太裝腔作勢 5聲音單調 6太小聲 7太快 8太慢 9使用口頭禪 10聲音顫抖 11結巴 12其他 (五)使人分心的不雅動作 1玩指揮棒 2雙手抱胸 3雙手或單手插在口袋 4扶眼鏡框 5擋住投影幕 6其他,七、成功的簡報進行 1.注意服裝儀容，帶全資料 2.提早到達簡報會場 3.當主持人介紹你出場做簡報時 4.引人注意的開場白 A.自我介紹 B.引起全場聽眾注意的話,簡報準備提要表,5.消除緊張的方法 A.從頭到腳肌肉緊張、數秒，再從頭到腳放鬆數次 B.深呼吸 C.微笑 6.簡報時的舉止動作及語調 (一)手勢的運用：平息緊張，掌握觀眾的注意力，幫 助傳達訊息。 A.慢（穩重的感覺） B.有力道（自信的感覺） C.有空間的延伸（加大架勢） D.變化,（二）目光接觸： 目的 A.知道聽眾的反應 B.引入我們要的情緒 C.與聽眾接近鉅離 作法 A.正視（由下往上移位） B.平分目光給每個人（策略性注視） C.每人 秒注視。超過秒逼視，秒凝 視，少於秒漂視。 D.跳著看每個人（一句講完換一下人） E.不要浪費目光（策略性針對某一個人(KEY-MAN),（三）聲音 A.變化（音調、速度、音量、停頓） B.感情 （四）表情 A.微笑（時間） B.變化（配合內容） （五）姿態 A.軀幹、背、筆直柔軟 B.腳步要有空間的延伸與肩部同寬。切勿 步。 C.下巴低下,（六）走勢變動 A.慢（秒一步） B.要有停下來的時間（秒） C.不要踱方步（同方向走步） D.要學向前、後、左、右 E.不超過第一排觀眾 F.麥克風拿到嘴邊一側,7.簡報時最常犯的錯誤動作： 雙手或單手插在褲子口袋，讓人不夠莊重的 感覺 簡報時，眼睛不看著聽眾 雙手交叉，放在胸前 經常不自主地搔頭，調整眼鏡架或揮動著指 揮棒 簡報人身體擋著部份投影銀幕，影響部分聽 眾而不自覺,簡報時對著投影銀幕講話，而長時間背對著 聽眾 語調呆板，不懂得用語調強調簡報的重點部 分 習慣性的口頭禪,8.簡報時的態度 A. 正確 和善親切 誠懇坦率 認真 B.有效 言之有物 切中主題 別有見地 深入人心,C. 忌諱 漫不經心，讓人覺得應付了事 過分權威性(驕傲) 過分畏縮 過份炫耀 不重視邏輯態度 過分強詞奪理,9.簡報的內容 開始 A.簡捷有力 B.馬上吸引注意力 C.馬上切入主題,主題 A. 重點化 甲.個重點較適合， 乙.若重點多就使用層次化、層例化 B.實例與聽眾、主題有關 C.數目字、意義化多少 D.連貫性要扣到目標,結語：不要虎頭蛇尾，一定要有力得體，附 加四種技巧 A.幽默 B.名人的話 C.以高潮方式（如放音樂、鼓掌） D.要求對方以具體的行動或承諾,10.Q&A的原則 永遠不要與聽眾打對台 聽眾有問題，不一定要給答案，但一定要回 應 如果答案與主題有關給答案，若沒有則給回 應 聽眾沒問題，則給問題 A.若沒有問題，自己圓場 B.若回答不是我們要的，則想如何替對方圓場 C.若回答是我們要的，如何利用加強我們的目 標,11.Q&A的互動 變動與對方保持一個身高的距離 角度以正面對聽眾為原則 目光以在發