研究生学位材料立卷整理规范.ppt

研究生学位材料 立卷整理规范,整理步骤,第一步: 组卷 第二步：敲页码 第三步：案卷输入 第四步：打印 第五步：装订 必要设备：去订器、号码机、电钻、锥子、蜡线、 标签、夹子、封面、封底、打印机、电脑（可上网）,第一步: 组卷,一、按学位名册中姓名顺序将学位材料和论文进行排序并编档号（缺材料的不给档号） 二、学位材料卷内文件排列顺序 1.审批表 2.评阅意见书 3.学位证书复印件 (中文在前，英文在后),研究生档案组卷要求,组卷时要检查审批表中有无研究生成绩单、评阅意见书、答辩决议、学位评定委员会办公室章等。 档号按学位名册姓名顺序编并同时标注在学位名册上，材料不齐的不给档号直接跳过，退给学院秘书进行补齐，待完整后再用后续档号接上。 初始档号由档案馆负责人提供。档号编写时应注意年份等信息，避免漏号、错号。,第二步：敲页码,审批表封面为第一页， 每卷起始页码为001，依次敲页码， 无论单双面，只要有书写文字，均应敲页码。 页码位置在每页材料非装订线一侧上角。(正面敲右上角、反面左上角）,第三步：案卷输入,登录档案管理系统2/login.asp 1.输入用户名和密码 2.点击“研究生教育论文（JX12）”档案 表 3.添加案卷,登陆页面 用户名和密码一致 为各学院简称的第一个字母组合,点击“研究生教育论文（JX12）”档案表,点击“添加案卷”,点击“选择类目”,一级类目选择“研究生教育（JX12）” 二级类目选择“答辩材料（JX1214）” 三级类目为各学院简称,输入必要选项后，点击“添加”，则完成输入,JX1214“添加案卷”输入实例 如若修改内容后，需点击“保存”,研究生学位审批材料(JX1214)案卷级必输项目,第四步：打印案卷封面,卷内文件目录、备考表由档案馆网站（/archives/dagz_ywzd.htm）下载。 备考表中立卷人为研究生秘书，检查人为档案馆相关负责人（在移交时填写）。 案卷目录（最后打印），向档案馆移交前打印。,点击“打印当前”,1.打印封面： 选择“案卷封面I”，“打印所有案卷”，字体为中,第五步：装订,1、装订前去掉所有材料上的金属物，保证材料整齐、没有破损，采用“三点一线”的装订方式。 2、排列顺序：封面、卷内文件目录、审批表、评阅意见书、学位证书复印件、备考表、封底。 3、装订要整齐、牢固，注意不脱页。,研究生论文整理和打印要求,1、论文一般不再装订。 2、打印标签JX1212-案卷号， 如2-2009-JX1212-1234。 3、档号标签贴在左上角。 4、论文档号要与答辩材料档号一一对应。,一级类目选择“研究生教育（JX12）” 二级类目选择“论文（JX1212）” 三级类目为各学院简称,研究生论文材料的输入,JX1212“添加案卷”输入实例,研究生论文(JX1212)案卷级必输项目,1.打印JX1214案卷移交目录，选择“案卷目录”，打印字体为“较小”,2.打印JX1212案卷移交目录，选择“案卷目录（论文、书刊）”，打印字体为“较小”,3.每完成一批即打印“案卷目录”,打印案卷目录,