WPS表格应用技巧集锦.pdf

目目录录 第第 1 1 1 1 页，共页，共 2 2 2 2 页页 目录 1.1.1. 1. WPSWPSWPS WPS 常用设置技巧常用设置技巧. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 1 1 1.1. 您想定义自己的右键菜单吗？ 1 1.2. 我该如何定义功能快捷键？3 1.3. 如何在 WPS 中设置常用符号.5 1.4. WPS 表格设置常用选项7 1.5. 如何备份和恢复我的个性化设置？.9 2.2.2. 2. WPSWPSWPS WPS 表格操作技巧表格操作技巧. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111111 11 2.1. 快速新建和关闭多个文档11 2.2. 快捷切换工作薄和工作表12 2.3. 如何设置彩色的工作表标签13 2.4. 大型表格的浏览和打印. 14 3.3.3. 3. WPSWPSWPS WPS 表格编辑技巧表格编辑技巧. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161616 16 3.1. 如何输入身份证号 17 3.2. 如何在单元格中输入多行文本？.18 3.3. 方便的“自动换行”功能18 3.4. 将员工基本工资批量增加固定额.19 3.5. 实用的“文本转换数值”功能 21 3.6. 快速生成人民币大写.22 3.7. 如何制作斜线表头 24 4.4.4. 4. WPSWPSWPS WPS 表格数据统计处理表格数据统计处理. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262626 26 4.1. 快速进行表格合计 26 4.2. 能够按我要求的顺序进行排序吗？.29 目目录录 第第 2 2 2 2 页，共页，共 2 2 2 2 页页 4.3. 如何提取一列数据中唯一记录 31 4.4. 快速进行数据分类汇总. 32 4.5. 巧妙拆分文本数据 34 4.6. 您会用数据透视表吗？. 37 5.5.5. 5. WPSWPSWPS WPS 表格特殊功能表格特殊功能. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404040 40 5.1. 标识招聘考试不及格的成绩40 5.2. 为数据表设置国际象棋底纹42 5.3. 标识重复输入的学员信息43 5.4. 控制输入指定条件的数据45 5.5. 快速生成下拉菜单 48 6.6.6. 6. WPSWPSWPS WPS 表格图表技巧表格图表技巧. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505050 50 6.1. 如何快速调整图表文字格式50 6.2. 如何交换两个数据系列的显示顺序.52 6.3. 如何使图表数据系列均匀显示 54 7.7.7. 7. 总结总结. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 565656 56 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 1 1 1 1 页，共页，共 575757 57 页页 WPS 表格常用技巧集锦 1.1.1. 1. WPSWPSWPS WPS 常用设置技巧常用设置技巧 为了能够更好、更快地操作 WPS Office 2007 表格（本文及引言中简 称 WPS 表格）数据，在前期我们可以对系统的菜单、工具栏、右键菜单 和快捷键进行个性化设置，以适用于个人的使用。 同时，WPS 表格还提供了“用户配置文件保存向导”，使我们可以与 他人自由共享个性化设置，也便于用户配置文件的备份和恢复。 1.1.1.1.1.1. 1.1. 您想定义自己的右键菜单吗？您想定义自己的右键菜单吗？ 在目前的版本中，用户可以根据自己的操作习惯对系统工具栏进行个 性化设置。如： 1、调整系统菜单、工具栏的按钮 2、个性化用户的右键快捷菜单 WPS Office 2007 与从前的 WPS Office 版本相比新增了很多功能， 但系统不可能在工具栏上逐一列出，因此，如果我们希望将常用功能在主 菜单、工具栏或者右键菜单上显示，可以通过自行定义来解决。 下面将介绍如何在右键快捷菜单下添加“工具”主菜单下“文本转换 为数值”命令。具体的操作步骤如下： 步骤 1选择“视图工具栏自定义工具栏”菜单项，打开“自定 义”对话框； 步骤 2在“命令”选项卡的“命令栏”下拉菜单中选择“主菜单栏”， 并找到“工具文本转换成数值”菜单项，如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 2 2 2 2 页，共页，共 575757 57 页页 图 1“自定义”对话框“主菜单栏”菜单项 步骤 3鼠标右键单击该命令，在弹出快捷菜单中选择“复制到” 菜单项，在“复制到”对话框中定位到“快捷菜单栏表格单元格”列 表项，选中希望粘贴的位置，单击“确定”保存设置，并单击“关闭”按 钮退出“自定义设置”。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 3 3 3 3 页，共页，共 575757 57 页页 图 2复制“文本转换成数值”到指定位置 此时，我们就已经将“文本转换成数值”命令添加到“右键菜单”中 ， 当我们选择单元格区域后，单击右键就可以出现类似如下图所示的菜单 了。 对于添加其他命令完全相同，直接通过自定义工具栏添加命令即可， 这里不再详述。另外，当添加过多的自定义命令后，如果希望还原系统安 装时的菜单，请在“自定义工具栏”对话框中，单击“重置”按钮则可以 进行恢复还原。 1.2.1.2.1.2. 1.2. 我该如何定义功能快捷键？我该如何定义功能快捷键？ 很多情况下，为了加快文档编辑速度，我们常常会为某些常用命令自 行定义“快捷键”，在 WPS 表格中，我们同样可以通过“自定义工具栏” 对话框来进行设置。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 4 4 4 4 页，共页，共 575757 57 页页 例如在日常工作中，我们经常会希望只粘贴不带格式（不含公式）的 数值，如果仅仅通过对话框来操作“选择性粘贴数值”则比较繁琐，此 时我们就可以将该命令添加快捷键，如，具体的操作步骤 如下： 步骤 1选择“视图工具栏自定义工具栏”菜单项，打开“自定 义”对话框； 步骤 2在“命令”选项卡的“命令栏”下拉菜单中选择“普通工具 栏”，并找到“常用粘贴”菜单项，如下图所示。 图 3自定义工具栏“粘贴值” 步骤 3双击右侧“命令”下的“值”选项，双击打开“设置”对话 框，如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 5 5 5 5 页，共页，共 575757 57 页页 图 4为“粘贴数值”设置“快捷键” 步骤 4单击“关闭”按钮保存设置，最后退出“自定义工具栏”对 话框，完成设置。当用户以后再按下组合键，即可不带 任何格式地粘贴“数值”了。 1.3.1.3.1.3. 1.3. 如何在如何在 WPSWPSWPS WPS 中设置常用符号中设置常用符号 在 WPS Office 2007 中提供的自定义符号栏可以让我们将常用的 “特 殊符号”添加到符号栏中，以便于以后输入时快速调用。 当我们选择“插入符号”菜单项，打开“符号”对话框，如下图所 示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 6 6 6 6 页，共页，共 575757 57 页页 图 5打开“符号”对话框 当我们选择“”符号后，再单击左下角的“插入到符号栏”，即可将 该符号添加到“符号栏”中，如下图所示。 图 6已经添加“”后的“符号栏” 同时，如果有些符号是我们经常使用的，还可以为其设置“快捷键”， 当我们选择“符号”对话框的“符号栏”选项卡，则可以看到下图的界面 。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 7 7 7 7 页，共页，共 575757 57 页页 图 7为“符号”设置快捷键 当我们按下“ Alt + X”组合键，再单击下方的“指定快捷键”按钮后 ， 即可完成设置。以后当用户按下组合键后， 就可以快速插入 “” 符号。 对于其他符号的设置与此完全相同，请读者自行参照进行定义。 1.4.1.4.1.4. 1.4. WPSWPSWPS WPS 表格设置常用选项表格设置常用选项 为了提高用户的工作效率，WPS 表格提供了较多的“选项”供用户 进行设置，当单击“工具选项”菜单项后，即可进入“选项”对话框， 选择“编辑与显示”选项卡，用户可以看到如下图所示的界面。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 8 8 8 8 页，共页，共 575757 57 页页 图 8“工具选项”的“编辑与显示”对话框 1、用户勾选“自动设置小数点”复选框，指定两位小数后，当在单 元格输入数值“1234”后，则系统会自动转换为：12.34，这对财务人员财务人员 输入数据则比较实用。 2、若勾选“输入时提供推荐列表”复选框，则在数据表一列中输入 数据时，如当用户输入“W”字母后，系统将整列中所有以“W”字母开 头的文本以列表形式展现出来，用户可以快速地选择重复项目进行输入。 同时，当选择“自定义序列”选项卡后，我们可以将常用的序列添加 到“序列列表”中，如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 9 9 9 9 页，共页，共 575757 57 页页 图 9添加“自定义序列” 当我们在“输入序列”文本框中逐行输入：企划部、设计部、开发部 和销售部以后，单击“添加”按钮，则可以将其添加到“自定义序列” 中，则以后就可以在“序列填充”或者“数据排序”等应用中进行调用。 1.5.1.5.1.5. 1.5. 如何备份和恢复我的个性化设置？如何备份和恢复我的个性化设置？ 大家是否遇到过这样的情况：当您的操作系统出现问题而必须重新安 装后，原来定义了很多“自定义工具栏”、“自定义快捷键”以及“用户模 板”都必须重新定义？ 如果您现在还在为其苦恼，WPS Office 2007 已经为您考虑到了，目 前的新版本已经提供了“用户配置文件保存向导”，以帮助用户备份和恢 复个性化配置。 当您单击“开始菜单程序WPS Office 2007”菜单项，选择“WPS Office 工具”下的“用户配置文件保存向导”命令后，即可打开如下图所 示的对话框。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 101010 10 页，共页，共 575757 57 页页 图 10“用户配置文件保存向导”对话框 我们可以根据提向导逐步骤进行设置，来将用户的“配置信息”进行 保存和恢复。如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第111111 11 页，共页，共 575757 57 页页 图11“用户配置文件保存向导”执行界面 上图中是将用户的“配置信息”进行保存的截图，与此相似的是，当 需要恢复原来备份的“配置信息”时，只需要在第 2 步时，选择“将原先 保存的设置恢复应用到本机上”即可。 2.2.2. 2. WPSWPSWPS WPS 表格操作技巧表格操作技巧 处理电子表格离不开同时对多个数据表进行操作，下面将针对一些基 本的工作表操作方法进行简单地介绍。 2.1.2.1.2.1. 2.1. 快速新建和关闭多个文档快速新建和关闭多个文档 在日常工作新建文档时，如果您还是通过“文件新建”命令来创建 文档，可能会比较繁琐，其实 WPS 提供了更加快捷的方法给大家使用。 当我们打开文档后，在工具栏下方的“标签栏”会显示文档名标签， 如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 121212 12 页，共页，共 575757 57 页页 图 12文档标签栏 当我们在标签栏空白处双击鼠标，则可以快速创建新的文档。 同时，当我们在“标签栏”上某“文档标签”上单击鼠标右键，在系 统弹出的快捷菜单会显示如下菜单。 图 13文档标签栏的右键菜单 当我们单击“关闭其他窗口”菜单时，则自动关闭除“Book3”以外 的所有文档；当我们选择“关闭所有文档”菜单时，则会快速关闭所有文 档，当然如果有文档未保存时，系统会提示“文档保存”的对话框，由用 户选择确认即可。 2.2.2.2.2.2. 2.2. 快捷切换工作薄和工作表快捷切换工作薄和工作表 您还在使用鼠标单击工作薄或工作表标签来切换它们吗？如果是，下 面的方法可能更加方便地让您在工作薄或工作表中进行切换。 在 WPS 表格中，当您按下组合键时，即可实现多个工 作薄之间的切换，而且当您反复地按此组合键时，系统会在所有工作薄之 间进行循环切换。 另外，如何在一个工作薄中多个工作表之间进行切换呢？WPS 表格 提供了和两个组合键供用户使用，前一个 快捷键让我们可以从前一工作表切换到后一个工作表，反之，另外一个快 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 131313 13 页，共页，共 575757 57 页页 捷键则提供向前切换。 2.3.2.3.2.3. 2.3. 如何设置彩色的工作表标签如何设置彩色的工作表标签 当某个工作簿中有多张工作表时，如果我们希望对某些工作表进行特 殊标识，我们可以对工作表标签设置不同（特殊）的颜色来进行标识。 我们可以单击“格式工作表工作表标签颜色”菜单，即可对标签 进行颜色设置。 另外，系统还可以使用更加快捷的方式进行标签颜色设置，如：在工 作表标签上单击鼠标右键，在弹出的“工作表标签颜色”中进行选择，如 下图所示。 图 14为工作表标签设置“浅蓝”色 设置完毕后，当用户切换到其他工作表后，即可看到工作表的颜色， 如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 141414 14 页，共页，共 575757 57 页页 2.4.2.4.2.4. 2.4. 大型表格的浏览和打印大型表格的浏览和打印 很多时候，我们会遇到超过 1 页的多行数据表，当我们向下浏览数据 时，会发现表头标题会由于数据的向下滚动而消失，如下图所示。这样我 们很有可能不能明确地了解查看数据的含义。 图 15原始多行数据表 此时，我们只需要利用“冻结窗口”功能，即可对标题行进行锁定， 具体方法如下： 步骤 1首先确定需要冻结的标题行，如我们需要锁定第 1 行，则将 使用鼠标选择第 2 行，或者将光标定位到 A2 单元格。 步骤 2鼠标单击“窗口冻结窗格”菜单项，即可实现锁定。 图 16对标题行进行“冻结窗格”操作 这样操作以后，当我们再向下浏览数据时，则可以保证第 1 行的标题 行始终显示在首行，我们就可以清晰地进行数据查看了。如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 151515 15 页，共页，共 575757 57 页页 图 17标题行锁定后的结果 另外，如果对于多列的数据表中希望对数据列进行冻结，操作相似， 值得提醒大家的是，如我们希望对数据表的第 1 行和前 2 列进行锁定，则 需要将光标定位到：第 2 行和第 3 列的交叉点（即 C2 单元格） ，再执行 “冻结窗格”命令即可。 同时，以上操作仅仅只能对数据浏览起作用，当我们希望在打印时， 每页也固定显示第 1 行标题行，则需要在页面设置中进行设置才能实现。 具体方法如下： 步骤 1单击“文件页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择 “工作表”选项卡，如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 161616 16 页，共页，共 575757 57 页页 图 18页面设置“打印标题” 步骤 2将光标定位“顶端标题行”文本框中，再使用鼠标选择数据 表中的标题行。 图 19设置“顶端标题行” 步骤 3单击“确定”按钮完成设置。 当对文档进行“打印预览”时，则可以看到我们设置的标题行则固定 显示在每页的首行，如下图所示。 图 20固定标题行的打印预览效果 3.3.3. 3. WPSWPSWPS WPS 表格编辑技巧表格编辑技巧 对电子表格进行常规地编辑、修改等操作是一些基本的工作，如果掌 握一些常用的编辑技巧则会有利于加快编辑速度，相信下面的内容对您的 工作和学习有帮助。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 171717 17 页，共页，共 575757 57 页页 3.1.3.1.3.1. 3.1. 如何输入身份证号如何输入身份证号 居民身份证号码是负责人事管理人事管理的人员经常遇到的数据，它们分别存 在 15 位和 18 位数字组合（除部分身份证号码以 X结尾以外） ，那么身份 证号码的录入和生成的结果格式也经常使用户产生困惑。下面提供两种常 用方法进行数据录入： 3.1.1.3.1.1.3.1.1. 3.1.1. 以文本方式录入以文本方式录入 首先，单击“格式单元格”，在“数字”选项卡下设置单元格为“文 本”格式，然后在单元格中直接输入身份证号码。 3.1.2.3.1.2.3.1.2. 3.1.2. 前置单撇号进行录入前置单撇号进行录入 在输入身份证号码时，先输入单撇号“”，再输入身份证号即可，如： 在单元格中输入 注意：以上两种方法同样可以用于如：银行帐号、产品编号等长数值 的数据录入。 3.1.3.3.1.3.3.1.3. 3.1.3. 已经录入数据的修改已经录入数据的修改 如果用户直接输入身份证号码，可能我们会看到的是以科学计数法来 显示的数值，因为在 WPS 表格中，整数数值仅能保留 15 位有效数字， 而且当输入超过 11 位数值时，系统自动以科学计数法来进行显示。 因此对于这种情况，分别有两种办法来解决： 1、已经输入的 15 位身份证： 用户需要重新在单元格格式中进行自定 义设置：0，身份证可以完整显示。 2、已经输入的 18 位身份证： 由于整数数值仅能保留 15 位有效数字， 系统除了显示成科学计数法以外，原来录入的数据系统只能保留前 15 位 有效数字，其他 3 位数字以 0 显示，数据精度已经丢失。因此这种数据只 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 181818 18 页，共页，共 575757 57 页页 能重新录入才行。 3.2.3.2.3.2. 3.2. 如何在单元格中输入多行文本？如何在单元格中输入多行文本？ 大家应该见过如下图单元格中的多行文本吧？在一个单元格中逐行 输入文本数据，可以让备注内容变得更加清晰，在 WPS 表格中有两种方 法提供给我们使用。 图 21在单元格备注内容中的多行文本 方法 1在单元格“编辑”状态下，我们可以单击“格式”工具栏上 的自动换行“”按钮，即可在当前光标位置插入一新行（手工换行符）。 如下图所示。 图 22“格式”工具栏上的“自动换行” 方法 2如果您认为在编辑状态下单击“自动换行”按钮来换行比较 繁琐，那么我们还可以按下组合键，也能够实现插入空行。 3.3.3.3.3.3. 3.3. 方便的方便的“自动换行自动换行”功能功能 “自动换行”按钮除了可以在编辑状态下增加空行以外，该按钮还可 以在浏览状态下快速切换“自动换行”的状态，如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 191919 19 页，共页，共 575757 57 页页 图 23“单元格格式”的“自动换行”选项 同时，当我们选择某些单元格区域后，单击“工具栏”上的“自动换 行”按钮，系统会自动根据当前区域的列宽进行自动换行，将文本完整地 显示在单元格中。 3.4.3.4.3.4. 3.4. 将员工基本工资批量增加固定额将员工基本工资批量增加固定额 从事财务工作财务工作的人员可能会遇到下面的问题：如在补贴发放时，需要 将所有部门员工的“高温补帖”在原基础上都增加 200 元人民币。 图 24员工工资表 遇到这样的问题时，可能有些朋友会使用公式来处理。其实，我们利 用 WPS 表格的“选择性粘贴”就也可以快速地实现累加。具体方法如下： WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 202020 20 页，共页，共 575757 57 页页 步骤 1在任意一个空单元格（如：L2 单元格）中输入数值：200， 并复制该单元格； 步骤 2选择 F2:F11单元格区域，单击“编辑选择性粘贴”（或单 击鼠标右键）菜单项，打开“选择性粘贴”对话框，如下图所示。 图 25“选择性粘贴”对话框 步骤 3在对话框中选择粘贴“数值”，在运算格式下选择“加”单选 框，单击“确定”按钮完成粘贴。 这样就可以在指定范围内批量累加补贴金额 200 元， 而毋须使用公式 来实现，方便快捷，累加结果如下图所示。 图 26批量累加 200 元“高温补贴”结果 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 212121 21 页，共页，共 575757 57 页页 3.5.3.5.3.5. 3.5. 实用的实用的“文本转换数值文本转换数值”功能功能 在日常工作中，很多人事系统、财务软件系统都会导出相应的报表， 但某些时候，当我们打开这类文档进行数据统计分析时，发现对那些数据 进行求和或其他计算时，结果为 0，如下图所示。 图 27人员工资表数据 仔细检查才发现，原来这些系统导出的数据全为文本格式的数值，并 不能直接进行求和、平均值的计算，因此导致统计结果为 0。 那如何才能让这些数据可以正常计算呢？在 WPS 表格中提供了“文 本转换成数值”功能专门解决此类问题，我们只需要单击菜单命令，即可 轻松实现转换，具体方法为： 首先选择需要转换的区域，如上图的 E2:K11 区域，再单击“工具 文本转换成数值”菜单项，即可一次性将所有文本型数字转换为真正的数 值，这样就可以正常计算了。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 222222 22 页，共页，共 575757 57 页页 图 28“文本转换成数值”功能 3.6.3.6.3.6. 3.6. 快速生成人民币大写快速生成人民币大写 很多朋友可能知道在 MS Excel 中，如果要生成人民币大写金额，则 需要编写非常繁琐、复杂的函数公式才能实现，但在 WPS 表格中，我们 只需要通过设置“单元格格式”即可轻松实现了。 当我们在 A2 单元格中输入金额数据：12045.78 后，只需要简单设置 后，即可生成人民币大写金额字样。具体设置如下： 步骤 1选择 A 列单元格，单击“格式单元格”菜单项，打开“单 元格格式”对话框。 步骤 2在“数字”选项卡下“分类”列表下选择“特殊”类型，在 右侧类型中选择“人民币大写”，单击“确定”按钮完成设置。如下图所 示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 232323 23 页，共页，共 575757 57 页页 图 29设置单元格格式为“人民币大写” 完成设置后，在单元格中即可显示正确的人民币大写金额，最终效果 如下图所示。 图 30人民币大写金额示例 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 242424 24 页，共页，共 575757 57 页页 3.7.3.7.3.7. 3.7. 如何制作斜线表头如何制作斜线表头 在日常工作中，我们可能常常需要在 WPS 表格中制作斜线表头，以 前遇到这种情况，我们制作这样的表头总是比较麻烦。斜线表头效果如下 图所示。 图 31斜线表头 目前，WPS 表格提供了两种方法帮助用户快速设置斜线表头： 方法方法 1 1 1 1 ：通过：通过EnterEnter Enter 组合键手工换行方法组合键手工换行方法。 步骤 1实现在单元格中分行的效果。 首先在 A1 单元格中输入“知识点”，按下组合键，光标 转到下一行，接着输入“序号”，然后在“知识点”前加入适当的空格， 即可达到下图的效果。 图 32设置“上下标”格式后的标题 步骤 2选择 A1 单元格，选择“格式单元格”菜单项，在“单元 格格式”对话框中选择“边框”选项卡，对“边框格式”进行斜线设置。 如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 252525 25 页，共页，共 575757 57 页页 图 33设置单元格“斜线”格式 步骤 3单击“确定”按钮，斜线表头设置完成。 方法方法 2 2 2 2 ：通过：通过“上、下标上、下标”方式方式。 步骤 1首先在 A1 单元格中输入“序号知识点”字符串。 步骤 2选中“知识点”文本，选择“格式单元格”菜单项，在“单 元格格式”对话框中，勾选“上标”复选框，同时设置相应的字号即可， 具体设置如下图所示。 图 34上标的设置 步骤 3按照方法 1 中的步骤 2 中设置单元格斜线，最终完成类似图 31 的效果。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 262626 26 页，共页，共 575757 57 页页 4.4.4. 4. WPSWPSWPS WPS 表格表格数据统计处理数据统计处理 WPS 表格除了制作简单的数据表以外，它的分析计算功能也非常强 大，下面将介绍一些比较常用的数据汇总技巧，帮助大家进行常规的数据 统计与分析。 4.1.4.1.4.1. 4.1. 快速进行表格合计快速进行表格合计 在实际工作中，我们可能经常需要对数据表中的明细数据进行汇总求 和，如果希望对如下图所示的数据明细表中所有小计项目进行快速汇总， 可能不是一件容易的事情。 图 35 用户数据明细表 下面将向大家介绍如何利用 WPS 表格的常用函数进行快速汇总。 首先我们只需要将各个小计的区域逐步选定，区域选择的最终结果如 下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 272727 27 页，共页，共 575757 57 页页 图 36 选定数据区域 步骤 1先使用鼠标选择 G2:G17 区域； 步骤 2按下键，使用鼠标依次分别选择 B17:F17、B12:F12 和 B7:F7 区域。 注意：以上区域必须从下向上依次选择，否则 WPS 表格无法正确添 加汇总公式。 步骤 3鼠标单击“常用”工具栏上的汇总按钮（如下图所示） ，系统 会自动识别明细数据区域，并将 SUM 函数的求和公式一次性添加到数据 下方和右侧的空白单元格中。 图 37 常用工具栏的求和按钮 此时，选择区域中的所有小计和合计公式自动按明细数据区域进行求 和，例如以下公式： 数据下方小计：B7 公式：=SUM(B2:B6)F17公式： =SUM(F13:F16) 数据右侧合计：G12 公式：=SUM(B12:F12) WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 282828 28 页，共页，共 575757 57 页页 最终公式结果如下图所示： 图 38 小计、合计汇总结果 步骤 4添加总计公式。 最后选择 B18:G18 区域，单击“常用”工具栏上汇总按钮添加公式 后，再将鼠标单击编辑栏，并将公式修改为： =SUM(B2:B17)/2 同时按下组合键，将选定区域内所有公式一次性进行修 改，汇总完毕。最终汇总结果如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 292929 29 页，共页，共 575757 57 页页 图 39 最终汇总结果 4.2.4.2.4.2. 4.2. 能够按我要求的顺序进行排序吗？能够按我要求的顺序进行排序吗？ 通常情况下，我们知道非数字字符默认都是按“音序”AZ 顺序进行 升序排列的，因此，在对数据表进行排序时，也会默认按此顺序进行排序 。 当我们对员工工资表中的部门进行排序时，系统默认排序为如下图所示的 结果。 图 40员工工资表按部门默认排序结果 如果我们希望按“企划部、设计部、开发部和销售部”的顺序排序， 那又应该如何操作呢？其实当我们结合 1.41.41.4 1.4 WPSWPSWPS WPS 表格设置常用选项表格设置常用选项 章 节的定义“自定义序列”以后，就可以轻松地进行部门排序。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 303030 30 页，共页，共 575757 57 页页 具体操作如下： 步骤 1首先选择数据待排序区域：A1:K11； 步骤 2单击菜单“数据排序”菜单项，打开“排序”对话框，首 先在“列表”下勾选“有标题行”选项，并在“主要关键字”下选择“部 门”，同时单击“选项”按钮，打开“选项”对话框，如下图所示。 图 41设置“排序自定义序列”进行排序 步骤 3在“自定义排序次序”下选择我们已经定义的自定义序列： “企划部，设计部，开发部，销售部”，单击“确定”按钮完成设置。 最终排序结果如下图所示。 图 42按“自定义序列”进行部门排序的最终结果 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 313131 31 页，共页，共 575757 57 页页 4.3.4.3.4.3. 4.3. 如何提取一列数据中唯一记录如何提取一列数据中唯一记录 我们可能知道，在 Excel 中可以通过“高级筛选”来提取一列数据中 的不重复记录，但在 WPS 表格中，我们可以通过借助一个辅助列来对数 据进行标识，再通过“自动筛选”来取得数据唯一记录。 例如：如果我们希望在员工工资表中部门列表中取得唯一部门名称， 具体操作如下： 步骤 1在 I 列中添加辅助列，并在 I2 单元格中输入以下公式，并将 公式向下复制到 I11 单元格。公式结果显示如下图所示。 =COUNTIF($D$1:$D2,$D2) 注意：快速复制公式的另种方法是：当 I2 单元格输入上述公式后，再 选择 I2:I11 区域，按下组合键，即可将公式复制到其他空单元 格。 图 43为员工工资表添加“辅助列”标识首记录 步骤 2单击“数据筛选自动筛选”菜单项，启动“自动筛选” 功能。这时不难看出，在辅助列中公式结果为“1”的数据即是各个部门 名称第 1 次出现的记录。 步骤 3在 I 列中筛选数据为 1 的记录即是我们需要的结果，此时再 将筛选后的“部门名称”复制粘贴到其他位置，即可得出员工部门的唯一 记录。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 323232 32 页，共页，共 575757 57 页页 4.4.4.4.4.4. 4.4. 快速进行数据分类汇总快速进行数据分类汇总 财务人员在月末可能都会对员工工资表按部门进行汇总，再根据统计 结果绘制图表或进行其他的数据分析。假设工资数据表如下图所示。 图 44公司员工工资表 要对这样的数据表按部门汇总，如果您还在使用自动筛选后再分别统 计的方法的话，我们完全可以利用 WPS 表格的分类汇总进行统计。 首先请注意：如果要使用“分类汇总”功能，请必须先对希望汇总的 关键字（字段）进行排序，否则汇总不能达到预期目的。 具体操作步骤如下： 步骤 1首先对数据按“部门”字段进行排序，以保证所有部门连续 排列。效果如下图。 WPSWPSWPS WPS 表格应用技巧集锦表格应用技巧集锦WPSWPSWPS WPS 表格表格 第第 333333 33 页，共页，共 575757 57 页页 图 45按部门排序好的数据表 步骤 2将光标置于数据表中任一单元格，单击“数据分类汇总” 菜单项，打开“分类汇总”对话框。 步骤 3分别在分类字段中选择按“部门”汇总，在汇总方式下选择 “求和”方式，最后勾选需要汇总的数值字段，如下图所示。 图 46分类汇总对话框 步骤 4设置完成后，单击“确定”按钮保存设置。最终分类汇总结 果如下图所示。 WPSWPSWPS WPS 办公效率手册办公效率手册- - - - 第四期第四期 第第 343434 34 页，共页，共 575757 57 页页 图 47对“部门”进行分类汇总最终结果 注意：有些时候，当我们需要对多个字段进行分类汇总时，则必须根 据关键字的级别