档案管理的基础理论.ppt

2 档案管理的基础理论,理论是行动的先导！档案管理活动的有序开展需要科学的理论作支撑。 本章主要讲授现代档案管理工作的三大基础理论全宗理论、文件生命周期理论和档案价值理论。,2,本章知识结构图,档案与档案管理 理性认识,档案学基础理论,档案管理 基础理论,全宗理论,文件生命周期理论,价值理论,3,2.1 全宗理论,“十月革命”后，苏联吸取了来源原则的合理部分，提出了自己特有的国家统一档案全宗的概念，提出了一个由国家档案全宗统辖的全宗概念体系，如档案全宗、文件全宗等，形成了系统的全宗理论，是对来源原则的丰富和发展。 我国借鉴了苏联的全宗理论模式，发展形成了我国的全宗理论体系。 全宗理论最初只是一种档案整理理论，由于它符合档案的特点及其形成规律，逐渐扩展到档案管理工作的整个领域，成为档案管理的基本理论。,4,一、全宗理论的形成与发展 （一）西方全宗理论的形成与发展,1、起源于法国的“尊重全宗原则”； 2、形成于德国的“登记室原则”； 3、理论确立于“荷兰手册”； 4、灵活应用于英美的“组合”理论； 5、部分修正于德国的“自由来源原则”； 6、系统形成于苏联的“全宗理论”； 7、重新发现于北美国家提出的“新来源观”。,2.1 全宗理论,5,（二）西方全宗理论对中国档案管理工作的影响 1、建国前西方全宗理论对中国档案管理工作的影响,建国前我国近代档案工作是以机关档案室工作为主，近代档案学研究的范围也只限于机关档案室档案的管理。 当时档案学理论在很大程度上受图书馆学理论的影响，无法采用国外档案学中的来源原则进行档案分类，而容易采用以问题为区分原则和以数字或符号为代号的图书管理方法。 西方全宗理论对中国档案管理的影响甚微！,2.1 全宗理论,6,2、建国后西方全宗理论对中国档案管理工作的影响,第一时期：19491959年。主要是借鉴前苏联档案工作经验和档案学理论，在一定程度上受到了西方全宗理论的影响。 第二时期：19591978年。1959年荷兰手册中译本的出版，中国开始直接接触西方全宗理论。 第三时期：1978年至现在。随着向国际档案学研究的步伐加快，西方全宗理论对中国档案学研究的影响日益扩展与深入。,2.1 全宗理论,7,二、全宗理论的内容 （一）“全宗”的理解 全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形成的具有有机联系的档案集合体。 它包括四个方面的含义： （1）全宗是一个有机整体。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。 （3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。 （4）全宗是档案的基本管理单位。,2.1 全宗理论,8,（二）全宗的类型 按形成者类型分，全宗分为组织全宗、个人全宗、项目全宗三种。 按形成方式，全宗分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集，其中联合全宗、汇集全宗、档案汇集为全宗的特殊形式。,2.1 全宗理论,9,（三）全宗的构成条件立档单位 长期以来，人们习惯于将一社会组织的全部档案作为一个全宗来对待，并把形成全宗的社会组织作为区分全宗的标志。但是，随着档案工作范畴的扩大，如果不加区分地一律以形成单位作为档案管理单位，在有些情况下就会割裂档案之间的有机联系。 什么是档案之间的有机联系呢？哪些档案才能够成一个全宗呢？,2.1 全宗理论,10,1、组织全宗构成条件 一般而言，一社会组织（机关、团体、企事业单位等）只要具备相对独立的社会职能，并主要以自己的名义对外行文，即可作为一立档单位，其档案构成一个全宗。 其他因素如独立的人事任免权、财权、法人资格等，可作为立档单位的参考条件。,2.1 全宗理论,11,几点说明： （1）社会组织的地位高低、规模大小，原则上不影响它成为一个立档单位； （2）一组织的内部机构不具备独立的社会职能，不应单独构成全宗，但也有少数例外，如国家部委中的司局等单位（一定范畴内的相对独立社会职能）； （3）国家机关和企事业单位内党、政、工、团的档案，是互有联系的档案整体，应当构成一个全宗； （4）构成立档单位的社会组织不受所有制形式、组织方法的限制； （5）为保管和利用的方便，对于既形成文书档案，又形成科技档案或其他专门档案的单位，其档案可分为两个或几个不同性质的全宗分别管理。,2.1 全宗理论,12,2、个人全宗的构成条件 当一个人执行了一种相对独立、比较重要的社会职能，并积累了足够数量的以自己名义署名的文件时，才有资格构成立档单位，其档案可以构成一个全宗。 个人全宗一般不收入个人公务活动中处理的官方文件原件。 个人全宗收录的材料个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人及其家庭、家族活动的全部有价值的材料；别人撰写和收集的与个人及其家庭和家族有关的材料，以及直系亲属能说明个人立档单位情况的材料。,2.1 全宗理论,13,3、项目全宗的构成条件 项目在本专业领域或一定范围内自成体系并具有相当规模，围绕该项目而产生的档案文件具有相当数量而足以构成一个全宗。 说明：项目全宗和组织全宗的档案是交叉的。为了避免档案分散和不必要的重复，需明确项目全宗和组织全宗各自的范围及界限。在实际工作中，项目文件材料可以由项目专设的临时机构或牵头单位及主管部门来收集而构成全宗。,2.1 全宗理论,14,（四）全宗划分的原则,1、独立性 2、关联性 3、方便性 4、一致性,2.1 全宗理论,15,（五）立档单位的变化对全宗的影响 主要是对组织全宗的影响！ 变化主要指根本性的变化政治性质、基本职能、生产关系性质上的变化！它以政权交替为标志！,2.1 全宗理论,16,中华人民共和国建国初期对全宗的划分： 各个历史时期的不同政权、建国前后的政府机关、官僚资本企业与社会主义国营企业的档案，各自构成全宗； 一般的企事业单位，如学校、民族工间业、手工业者等，由于政治性质不太明显，解放前后形成的档案，可统一作一全宗，分为不同的部分整理。 党派、政治团体、宗教组织，只要其主要宗旨和组织成分的基本构成没有根本变化，其档案无论何时何地形成，都应构成一个全宗。,2.1 全宗理论,17,当前实际工作中的变化对全宗的影响： 1、新成立的单位符合立档单位条件的，其档案构成新的全宗； 2、由若干撤消单位合并成一新的立档单位，尽管这些单位与原有单位前后有一定联系，但在基本职能上是不同的，应分别构成全宗； 3、从某一立档单位分离出去的单位，代替了原立档单位的一部分，变为独立机构，其档案构成新的全宗；,2.1 全宗理论,18,4、原为独立的立档单位，后改为从属于某一单位的内部组织机构，改变前为一全宗，改变后是另一全宗的一部分，不能单独划分全宗； 5、临时机构一般应纳入主管单位档案全宗，但若临时机构执行的是独立的社会职能，为期较长，档案数量多，则应单独构成全宗； 6、立档单位名称的变更、领导关系的改变、内部组织机构的调整、工作地点的变迁、临时停止活动、职能和工作范围的扩大和缩小等，不涉及全宗的划分，不能形成新的全宗。,2.1 全宗理论,19,（六）全宗理论的适用范围,（1）在收集工作中的应用。 （2）在整理工作中的应用。 （3）在鉴定工作中的应用。 （4）在保管和统计工作中的应用。 （5）在信息组织工作中的应用。 （6）在利用工作的应用等。,2.1 全宗理论,20,三、国家档案全宗理论的发展与创新 随着社会的进步，档案理论的思想基础发生了根本变化“从一个国家的理论发展到一种全社会的理论”。“档案事业在传统上是由一个国家建立，为这个国家服务，作为该国统治结构和机构文件的组成部分。档案理论因此在国家理论、模式和概念中建立了合法的地位。现在情况不同了，20世纪末公众对档案的认识，或至少对用纳税资金建立起来的档案馆的认识已发生了根本变化，即档案现在是属于人民、为人民服务、甚至通常由人民管理。”加拿大档案学者特理库克，1996 全宗理论是基于为国家（政府）服务的逻辑而建立起来的档案管理理论！,2.1 全宗理论,21,在档案学理论思想基础的转变过程中，我国提出“国家档案资源”理论。 这一理论充分体现了我国档案管理的“社会模式”和“为人民服务”的理念。,2.1 全宗理论,22,“国家档案资源”理论的理解： 1、国家档案资源是指在一个国家范围内，过去、现在和将来，所有组织（含国家机构和其他社会组织）和个人形成的，对国家和社会有保存价值的档案的总和。 2、这里的“保存价值”体现一种立足全社会，面向全社会的，社会本位、公众本位的价值观。 3、国家档案资源既包括国有档案，也包括非国家档案，只要符合“对国家和社会有保存价值”的标准，不论其所有权归属，都应纳入国家档案资源建设的范围。 4、国家档案资源建设涵盖整个国家范围，超越时间界限。,2.1 全宗理论,23,2.2 文件生命周期理论,一、文件生命周期理论的产生 “文件生命周期”的概念最早由美国档案学者菲利普布鲁克斯于1940年提出，后来其他国家的档案学者也采用了类似的表述方式。“文件生命周期”是一个动态的概念，它描述了文件从产生到最终销毁或进馆永久保存的整个生命运动过程。 文件生命周期理论产生的直接原因文件中心的建立。 “文件生命周期”概念由“stages in the life papers”逐渐演化为“life cycle of records”。,24,形成过程： 1950年，英国的艾利斯提出了文件运动的“三阶段论”（现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的保管场所办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对应的）。 20世纪80年代，阿根廷档案学者曼努埃尔巴斯克斯出版两部专著文件的选择（1982）和文件生命周期研究（1987）可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作他把文件管理程序划分为文件的产生与办理、现行、安全保存及历史四个阶段。,2.2 文件生命周期理论,25,我国在20世纪60年代，国家档案局局长曾三在一篇报告中阐述了“档案自然形成过程论”的基本思想，但对文件运动过程的论述尚不够全面。 20世纪80年代中后期以来，以陈兆祦为代表的档案学者提出的“文件运动周期论”相对更加全面系统，全面揭示了文件从最初产生到最终归宿的整体过程以及这一过程的阶段性特征，与国外的文件生命周期理论有异曲同工、殊途同归之效。 ,2.2 文件生命周期理论,26,我国档案学者陈兆祦提出四阶段论：,制 作,现行使用,暂时保存,永久保存,产生和使用现行文件阶段由文件的形成或使用都保管（分散状态）,保存对本单位有使用价值文件的档案阶段由基层档案管理机构保管（单位内集中管理状态）,为永久保存具有重要查考和研究价值文件的阶段由高层档案造福于民机构保管（更大范围的集中管理状态）,2.2 文件生命周期理论,27,二、文件生命周期理论的内容 1、文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程； 2、由于文件价值形态的变化，这一完整过程可划分为若干阶段（文件的整体运动过程具有阶段性特征、文件运动过程的各阶段具有不同特点、引起文件阶段性变化的根本原因是文件价值形态的规律性变化）； 3、文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。,2.2 文件生命周期理论,28,三、文件生命周期理论的重要意义 1、准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系，为文件的全过程管理奠定了理论基础； 2、准确地揭示了文件运动的阶段变化，为文件的阶段式管理奠定了理论基础； 3、准确地揭示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响，为实现从现行文件到档案的一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论基础。,2.2 文件生命周期理论,29,四、文件生命周期理论的发展与创新 中外档案界对于文件生命周期理论所描述的文件生命周期的阶段划分和顺序运动规律是否完全适用于电子文件提出了质疑。 面对电子文件的挑战，澳大利亚档案学者弗兰克厄普沃德提出了“文件连续体”理论（Theory of Records Continuum）。其核心思想在于强调文件生命运动的整体性和连续性，并将文件保管形式与业务活动和业务环境联系在一起。,2.2 文件生命周期理论,30,2.3 档案价值论,档案价值论是从档案价值的角度，以档案价值、档案价值认识和档案价值实现为研究对象的档案学的一个分支理论体系。 它包括档案价值本体论、档案价值认识论和档案价值实现论等三个部分组成。,31,一、档案价值本体论 档案价值本体论是档案价值理论体系的基石，是研究档案价值本身的存在及其方式和状态、特点、性质等的理论。 其研究内容主要为：,档案价值概念及其内涵 档案价值的根源 档案价