忙出成效管理时间.ppt

To Be Effective, Not Busy 忙出成效，管理时间,Coach: Bruce Tao 教练：陶文钧,7,Mark Hurd,“务实，组织大师，严厉监工” 满脑子数字和执行 每天4：45分起床 用Excel管理自己时间，跟踪和分析事务 推掉了达沃斯年会，商业圆桌会议等 业余打网球、看碟、陪家人而非客户 “伟大的公司能够在艰难的时期胜出，而在艰难的时期，客户会投奔伟大的公司。”,如何从培训中收获最多？,学习的方法：参与、练习 学习的层次：知道-悟到-做到 教练(Coaching) 谁能改变你？,主要内容,时间被浪费在哪里了？ 提高效益的重要观念和原则 时间管理的实用工具 提高效率的具体方法,第一讲：时间被浪费在哪里了？,用“时间日志”发现我们运用时间的真相 有效时间管理的障碍有哪些 找出时间“小偷”和“强盗”，做好防盗措施 订立时间管理的目标,时间就是金钱？,记账 预算 决算 聪明地花 投资,你不理财， 财不理你！,一生还有多少天?多少工作时间？,80岁29200天 30岁10950天 =18250天 退休20年7300天 =10950天,一年要工作多少天?,365天 -104双休日 -11天假日 -3天病假 -3天事假 =242工作日 65%,我们每天有多少工作时间？,一天24小时 减去吃饭： 小时 减去睡觉： 小时 减去交通： 小时 减去等待： 小时 减去其他： 小时 还余： 小时,每周168小时,40 小时工作,4 小时找东西,56 小时睡觉,我们只花了1/4的时间在工作上,7 小时梳妆打扮,7 小时吃饭,54 小时 自由时间,平均时间运用状况,时间“小偷”和“强盗”：外部,www 电话 会议 突然拜访 他人的拖延和失误 不良沟通 过多的书面工作,时间“小偷”和“强盗”：内部,缺少条理 一次想完成太多事 缺少授权 缺少动力 缺少计划：没有做事清单 不能按优先顺序来做事 不能快速决策 拖延，不行动,组织层面时间浪费的因素,开会 越来越复杂的规定、政策 流程问题：危机不断，重复劳动 人员过多 信息系统不健全、太多,小心！管理者自己可能成为其下属最大的时间强盗！,你的时间管理改进计划？,更有计划性和条理？ 更能分清轻重缓急？ 效率更高？ 不拖延？提高行动力？ 更专心专注 ,自我介绍，厘清目标,1. 姓名(联想) 2. 职务，从事工作多少年 3. 最近一个月最开心的事 4. 时间管理方面最想提升的一点?,L,第二讲：提高效益的重要观念和原则,时间管理矩阵 有意识地鉴别工作的轻重缓急 效果和效率之差 “做对的事”和“把事做对” 80/20 定律 有效处理每个象限的事,忙 盲 茫,要避免的两个心理陷阱,1. 以忙为荣，以不忙为耻；虚假的充实感。 2. 不忙就是坏的，就代表我在浪费时间,时间管理矩阵,Original concept by Charles E. Hummel,重,轻,急,缓,请列举出每周自己要做的事,拜访客户 察看、回复E-mail 找东西 开会 面试 分出优先顺序 同一个部门的人讨论一下，大家的观点一致吗？,时间管理矩阵,Original concept by Charles E. Hummel,重要,不重要,紧急,不紧急,有效处理每个象限的事：A,早做！ 集中精力,“我没空参加论坛，我要拜访客户” Mark Hurd,有效处理每个象限的事：,多做！ 通过分析，而非喜好和方便来决定优先顺序。 列入自己的做事清单。 了解自己的目标，每天向目标进步。,凡是没有列入书面计划的事，就很可能被忽视。,有效处理每个象限的事：,少做！ 遇到问题，如了解事实，就当场解决。不拖延决定。 学会说不！ 授权。,经理人如何减少来自下属的打扰,有效处理每个象限的事：D,不做！ 授权。 做好日常的整理、归档工作。,如果发现自己陷入事务耗费太多时间怎么办？,及时止损，斩仓 壮士断腕的决断力 避免陷入“沉没成本”,时间管理矩阵,Original concept by Charles E. Hummel,重,轻,急,缓,早做,多做,少做,不做,第三讲：时间管理的实用工具,学会“封锁时间”创造更大成果 合并同类项，批处理 定额分配法 增强版工作清单，分清优先顺序 每月时间工作分配单 科学的时间管理和计划系统,时间日志Time Log记一本时间帐,每天真实地登录下自己时间使用状况 发现现实 及时记录，不靠回忆和估计 连续记2-3周 每年1-2次 注意时间、事情和人3个因素,销售人员的时间分类,T1: 直接绩效时间：电话，拜访，谈判 T2: 间接绩效时间：准备，跟进，客服 T3: 用来实现T1, T2：交通，等待 T4: 行政时间：计划，电话，开会，文书 T5: 私人时间,时间日志Time Log自我诊断,哪些方面用时最多？ 哪些方面用时不够？ 哪些地方可以节省时间？ 哪些事应做没做？ 哪些事不该你做？ 取消、合并、授权,封锁时间 Block Time,在一段时间里，集中注意力处理一件事。 不受干扰 事先沟通 找人代理,善用自己的黄金时间,内在黄金时间：你效率最高的时间 外在黄金时间：你最能适应别人的时间,合并同类项，批处理 Batch Process,同类的事情一起做，效率最高！,定额分配法,每天固定拨出一定的时间做一件事。 CALL TIME 顺便原则,增强版工作清单，分清优先顺序,Bethlehen 钢铁公司 25000美元的一条建议 每天的最重要的6件事！,定目标,凡人通病：目标总是在变，行动一直不变 目标要确定，行动要灵活,第四讲：提高效率的具体方法,K.I.S.S.原则 及早原则 整洁和条理 分工、授权、合作 文山：高效处理文件、邮件和Email 会海：减少会议 当机立断，现在就做，杜绝拖延,讨论：节省和利用时间的好点子？,清理办公桌上所有文件，只留下当前要处理的事件。,K.I.S.S.原则,Keep It Short & Simple! 简短些、简单点！ 复杂的问题简单化，简单的问题流程化。,多做减法：,当面对一件工作、一个流程、一个产品、一份文件或邮件，请自问： 为何这个工作（人、规定，流程，文件）是需要的？ 可以省去一部份吗？哪些是多余的？ 不做或不要会有何后果？严重吗？ 这件事理解起来困难吗？ 记忆起来困难吗？ 这件事麻烦吗？,唐骏和阿甘,成功=简单+勤奋,及早原则,关于时间的事实:,完成一件事所花的时间往往多于我们的估计。,避免急躁，获得从容,上班：Last Minute 赶工：Last Minute，Deadline 沟通: Last Minute，临死才说！ 约见面或吃饭：当天才打电话 买股票：到高点才匆匆入场，买入即跌 买房子：被逼要结婚了，才买,避免急躁，获得从容,及早而不急躁,利用好早上,一日之计在于晨 卫总的改变 投资银行高级经理的感悟,一刻钟原则,很多伟大的事情都是在一刻钟里实现的。 等我有了（大块的）时间，我一定锻炼身体、写一本书、做年度规划、和朋友谈谈等 等车、等飞机、排队、开会前。,整洁和条理,天堂的第一条规则是：秩序！ 办公室5S运动：整理、整顿、清洁、清扫、素质,一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均花费在找东西的时间为1.5小时，每周为7.5小时。,经常建立索引和客户档案,资料 工作记录 知识和心得 理财 联系方式：电话、EMAIL,MSN,QQ,有些人一事无成，而实际上他们做得很吃力。 他们总喜欢同时做几件事。 他们总在赶工。,完成很多事的秘诀：,李叔同 擅书法 工诗词 通丹青 达音律 精金石 善演艺,李叔同的 送别,长亭外，古道边， 芳草碧连天。 晚风拂柳笛声残， 夕阳山外山。 天之涯，地之角， 知交半零落。 一斛浊酒尽余欢， 今宵别梦寒。,Do one thing at a time. 一次只做一件事。,一次一粒沙，一次一件事！,“搏二兔，不得一兔!”,可以同时做的两件事，必须以一件为主， 或两件事都是简单而不重要的。,陶行知：为一件大事来，做一件大事去 周成建 一生只做一件事,第一次就把事最好,Do things right the first time. 集中精神，认真做事。 修复、返工、改错、补救很浪费时间。,提高工作热情,工作游戏化：在工作中发现乐趣，将它变成你的高级游戏！ 在对工作有热情、有感觉的情况下，一般人的效率提高至少15%。 “I love this game!”,文山：高效处理文件、邮件和E-mail,你每天收到多少邮件？ 你多长时间查看一次E-mail？ 不落地原则,高效处理EMAIL,规定查看时间，而非随时查看 一次接触原则 必做处理原则 转发要写明意见 用好分类邮件夹 设定回执 设定自动回复,当机立断，现在就做，杜绝拖延,世界上最远的距离是？ 丘吉尔：决断与实行 沃尔玛的Sundown Rule 海尔的“日清”工作法,等我有了时间。,Now or Never 择日不如撞日,增加行动力的自我引导法,方便行动原则：将要做的事放在手边 引导行为：打销售电话前，先打一个其它电话 切断后路：让自己无路可退 当众承诺、放出话去 Ruby无法回头的闹钟,即刻列出一件所拖延的重要之事； 写出要完成的时限。 课后马上采取行动去做！