山东商务职业学院系部档案管理办法.doc

山东商务职业学院系部档案管理办法 为加强系部等教学单位的档案（以下简称系部档案）管理，确保教学资料收集齐全、管理规范、利用方便，根据中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第58号）和高等学校档案管理办法（中华人民共和国教育部令第27号）的相关规定，结合我院实际，制定本办法。一、总则（一）系部档案是学校档案的重要组成部分。必须坚持对现实和历史负责的原则，切实做好系部档案管理工作。（二）系部档案在学院综合档案室的统一指导下，由各系部设分室保管。系部档案是系部职能活动的原始记录，主要包括党群、行政、学生、教学、科研和实验室工作中形成的各种文件材料。系部档案文件中凡需向学院综合档案室报送的，应将正本上报，系部留存副本。（三）系部档案与系部工作同步管理。各系部要将档案工作纳入系部工作计划，在布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。（四）系部主管教学工作的系主任或副主任，负责本部门档案管理的监督、检查工作，系部教学秘书具体负责本部门教学文件材料的收集和管理工作。应把档案工作纳入其岗位职责，在经费、装具等方面给予支持，确保系部档案工作顺利开展。系部教学秘书工作变动时，必须办理档案交接手续。（五）学院综合档案室，应积极主动地做好系部档案人员的业务培训和技术指导，定期进行检查，发现问题及时纠正。要将系部档案工作纳入学校档案工作的年度评比，对做出成绩的予以表彰和奖励。二、系部建档范围与保管期限（一）各系部在教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，均属系部档案。 （二）系部档案的保管期限分为永久、长期（30年）和短期（5至10年）。凡是反映系部主要职能活动和基本历史面貌，对学校和社会有长远利用价值的，列为永久保管；凡是在较长时期内有查考价值的，列为长期保管；凡是在较短时期内有查考价值的，列为短期保管。（三）系部应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的具体归档范围及其保管期限，参见附件1山东商务职业学院系部文件材料归档范围与保管期限表。三、系部档案管理程序（一）平时收集：系部负责党群、行政、教学、科研、实验室和学生工作的各人员应参照系部归档范围，结合本部门业务职能，建立预立卷文件夹（盒），在平时工作中将办理完毕需要归档保存的文件材料及时归卷，防止散失。根据教学文件的收集管理规律，原则上相同内容的文件组成一盒（袋）。同一内容的文件材料较多时，可分别组成若干盒（袋），也可以根据材料的内在联系，对问题单一、材料较少的文件合成一盒（袋）。（二）立卷整理：每年10月底前，系部各部门相关人员，将上一学年度形成的归档文件，按问题分门别类，视材料多少组成一卷或数卷。案卷可以用卷皮装订，也可以用文件夹（袋）装入。案卷封面填写能够反映卷内文件主要内容的标题。卷内文件按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律或重要程度排序，编制页号或者件号，制作卷内目录置于首页。试题试卷按课程以“班”为单位整理装袋。毕业设计、实验实训报告按专业以“人”为单位整理成册。（三）编目保管：每年11月底前，系部教学秘书对接收的档案，按党群、行政、学生、教学、科研和设备六大类分别编号装盒，入柜存放。编号方法视档案材料多少而定，少则每类编一个大流水号，多则每类每年编一个流水号，档案盒脊背上标注盒内档案的形成年度（或针对年度）、主题内容和案卷起始号。试卷、论文可按自然状态单独排架编目。科研类档案应当在项目完成后两个月内完成归档工作。（四）移交归档：需移交学院综合档案室的档案材料，系部教学秘书于次学年寒假前向学院综合档案室移交。学院综合档案室保存原件，系部档案室保存复印件。归档移交时要认真填写移交目录，交接双方核对无误后履行签字手续，移交目录随档案保存。（五）提供利用：要积极发挥系部档案在教学、科研及管理工作中的凭证作用和查考作用，编制检索目录，为利用者查阅提供方便。对不宜公开的档案，要注意保密。借用档案应办理登记手续，严防丢失和损坏。（六）鉴定销毁：对保管期限已满的档案，要进行保存价值鉴定，凡无需再继续保存的档案，应编制销毁清册，经系部主管档案工作的负责人审批后销毁；若还有保存价值，应按重新划定的保管期限继续保管。四、系部档案管理质量要求（一）归档的文件材料必须齐全完整，照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。（二）归档的文件材料必须是原件（定稿）, 重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份提供利用。（三）归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映系部各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律。（四）归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备，手写的文字材料填写过程中一律使用黑色碳素墨水的钢笔填写，不得复印。禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。归档的教学文件材料一般均为a4纸，图件按此规格折叠；对非标准规格的文件（如试卷）应专柜保管，但需填写与其它教学文件相一致的盒（袋）编号。总体来讲，归档的案卷质量要符合国家标准 科学技术管理案卷构成的一般要求 和 文书档案案卷格式 的要求。（五）电子文件的归档，要按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范 (gbt 18894-2002)执行。应遵守以下原则：1、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。2、同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。四、附则（一）本办法自公布之日起施行。（二）本办法由学院办公室负责解释。附件：山东商务职业学院系部文件材料归档范围与保管期限表 二九年九月一日山东商务职业学院系部文件材料归档范围与保管期限表类 目 名 称保管期限 一、党群类档案1上级和学院下发的有关党群工作的文件针对本系部的长期普发性的短期2系部党总支工作计划、总结、报告、调查统计材料长期3系部党总支会议记录、民主生活会记录长期4系部党员名册、党建工作及党员教育、奖惩材料长期5系部发展党员及党员转正材料长期6系部教代会会议文件及工会活动材料长期7系部党群活动中形成的其它有保存价值的材料二、行政类档案1上级和学院下发的有关行政工作的文件针对本系部的长期普发性的短期2系部发展规划、工作计划、总结、简报等永久3系部规章制度、调查汇报、统计资料永久4系部沿革、大事记、宣传册及社会媒体宣传报道材料永久5系部会议记录、纪要长期6系部职权范围内的人事任免、岗位聘任材料长期7系部联合办学的协议、合同等有关材料长期8系部外事、庆典活动的文件、代表性照片永久9系部获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、锦旗等实物（获省部级及其以上的，需在学院综合档案室登记备案）永久10系部行政管理活动中形成的其它有保存价值的材料 三、学生类档案1上级和学院下发的有关学生工作的文件针对本系部的长期普发性的短期2. 学生的高中档案、体检表短期3.学生的学籍管理材料：入学登记表，学生学籍卡片及成绩卡，学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学）的材料，毕业生登记表，在校学生名册长期4.学生的党团组织档案材料短期5学生的奖惩记录材料长期6系部团总支、学生会工作计划、总结、简报等长期7学生管理制度、学风建设、思想政治教育工作材料长期8学生科研成果统计材料、优秀成果样品永久9学生社团活动材料（简介、重要活动、典型刊物等）永久10生源统计分析、毕业生就业工作及质量跟踪材料永久11毕业设计及评审材料优秀的长期一般的短期12毕业班集体合影照片（并将数码照片及与照片位置相对应的姓名发送到学院综合档案室网页“毕业照片上传”专区）永久13校友联谊及知名校友的有关材料 永久14其它有保存价值的学生工作文件和声像材料四、教学类档案1上级和学院下发的有关教学工作的文件针对本系部的长期普发性的短期2系部教学工作会议材料、教学管理规章制度长期3系部专业指导委员会人员名单、听课记录长期4.招生计划、专业介绍、新生名册、招生工作总结等长期5学科、专业设置及特色专业、精品课程建设文件长期6教学计划、方案和教学大纲、教学改革方案、总结长期7.课堂教学材料：课程安排表、教学进度表、教师任课安排，典型讲义、教案长期8自编、主编教材的正本，各专业使用教材目录长期9教学检查、评估、评比表彰材料长期10教师工作量的规定、核算、登记材料 长期11.教研室的教学总结，教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表长期12.教师培训进修的计划、考核和总结，教师挂职锻炼的有关材料长期13教师业务档案材料永久14.系部承办的各类培训班、进修班形成的文件和材料长期15教育实习、生产实习计划、大纲、总结，实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等短期16实验实训教学大纲、实验实训报告及有关材料长期17试题、试卷及试卷分析材料短期18其它有保存价值的教学文件材料 五、科研类档案1上级和学院下发的有关科研工作的文件针对本系部的长期普发性的短期2系部科研成果统计表、成果汇编永久3系部科研工作计划、总结长期4系部举办的学术活动及学会工作材料长期5系部承办、协办的国际学术会议的文件材料永久6系部承担的科研课题项目材料在项目结题后由课题负责人交教学研究室向学院综