Word的其他功能.ppt

1,第五章 Word的其他功能,2,学习目标： 认识行文工作的基本过程，掌握基本技巧。自定义工作环境，在遇到问题时自己能知道原因，并找到解决办法,学习重点： 掌握各个行文过程中的工作技巧,3,本章学习的主要内容,文档处理的基本行文过程 工作中寻求帮助的方法 自定义个性化的菜单、工具栏和 按钮,4,第一节 处理文档的基本行文过程,5,学习内容及重点： 认识六个行文过程的作用、要点与操作技巧,6,1、选择行文用纸,1)正确选择行文用纸,“取纸”的方法 通过菜单、工具栏及“资源管理器”。,纸张的形式 新文件（空白或模板）、旧文件。,总结应用教案 第一章：使用“新建文档”。 第二章：使用“打开”旧文件。 第三章：使用“自定义”纸张。,控制纸张规格的方法 通过“文件”菜单下的“页面设置”。,正确选择用纸的重要性,7,1、选择行文用纸,2)合理显示行文空间,屏幕视图四种状态 普通、页面、Web页和大纲。,页面视图的特点 将屏幕显示的效果如实打印输出于相应的纸型中。,控制视图的方法 通过“视图”菜单中的选项来选择。,合理显示空间的重要性,8,1、选择行文用纸,3)快速处理近期曾经使用的文档,可能会遇到的问题 因保存位置的变化，带来记忆上的麻烦。,控制近期使用的文档显示方法 在“选项”对话框中的“常规”选项卡中设置。,解决方法 在文件菜单底部，显示近期曾经使用过的文件名称。,9,2、内容的输入与校对,1)正确把握文字的输入速度与基本方法,微软拼音3.0,拼音输入法,手写输入,语音输入,智能 ABC,五笔字型,整句全拼输入，自动配句及量词关联。,针对生僻汉字或对速度要求不高。,适合听写人员，要求机器配置较高。,可联词输入，但必须分清声、韵母关系。,重码率低，速度快，适合专业录入人员。,其他： 区位码输入：可输入6万多个汉字。 符号输入： 可输入大量中、外文特殊符号。 扫描输入： 通过扫描设备输入信息，再经识别处理。适合批量处理 工作。,10,2、内容的输入与校对,2)有效控制内容的准确性,行文必须经过校对保证质量，包括 1、英文的拼写与语法校对： 提供更改建议，习惯性输入错误的自动更正。 2、初级的中文校对与自动更正： 重字、拼音错误、成语及短句更正等。 3、简、繁体转换及中英文互译：,什么是校对？,校对的作用,11,2、内容的输入与校对,3)创造新词,目的 创建经常要输入的特殊的、专业性较强的单词。,使用工具（以微软拼音为例） 微软拼音工具栏的“功能菜单”中的“自造词工具”。,重音不正确的调整 通过相应拼音区右侧的选择按钮进行调整。,12,3、文章的编辑与处理技巧,1)正确选择操作对象,重点 关键在于正确选择操作对象。,原则 1、被操作对象一定是被选中的对象。 2、操作时一定要注意鼠标光标的形态。,针对表格的光标形态 不同的操作对象在选择与定位上，均有其特殊的方法 与形态。,针对图形的光标形态 针对图形对象，定位标志为“尺寸控制点”，根据 不同版式要求，它的形态也有相应变化。,13,3、文章的编辑与处理技巧,2）熟练掌握常规编辑操作,针对文字： 移动、复制和删除。,针对表格： 增加了“插入”，“删除”与“清空”的区别。,针对图形： 增加了旋转、翻转、层叠等。,对象,相应操作,14,4、文章的修饰与处理技巧,1、字符格式 重点掌握文字的修饰规律。 可以通过“格式”工具栏与“字体”对话框处理。,2、段落格式,对齐方式： 针对不同段落提供不同的排列方式。,正文缩进： 使正文段落显示出明确的段落性质与含义。,边框与背景：利用分割框或分割线，突出显示某些内容。,项目符号与编号：用于处理条款性鲜明的段落。,3、格式的复制 相同文字（段落）的格式，可通过“格式刷”。 进行快速复制，简化重复性操作。,15,5、文章的整体版面,有效控制打印预览,标尺负责的工作种类：版边尺寸、段落缩进、控制制表符。 技巧：针对不同的操作对象，标尺显示不同的形态。 标尺在不同的工作形态下，提供与之相应的操作工具。,标尺在排版中的作用,目的：针对不同类型的文件，设置不同的版边规格。 工具：“文件”菜单下的“页面设置”命令。,设置与控制页边距,目的：有效查看屏幕内容与实际打印效果的差异。 工具：“文件”菜单或工具栏上的“预览”命令。 技巧：可以控制单页或多页预览状态；控制版边尺寸； 调整预览与屏幕显示的比例关系。,16,6、文章的保存与输出,1）有效处理文档的几类常规保存,“保存”：,“另存为”：,“另存Web页”：,命令,功能,“版本”保存：,针对新文档：“命名保存”,针对旧文档：“覆盖保存”,有特殊需要：可设置为“备份保存”,“更名保存”,“定位保存”,变更“类型保存”,辅助功能,提供“加密保存”与“数字签名”,将文档保存为浏览器可以阅读的格式。,用于记录每一修饰的内容以便比较。,17,6、文章的保存与输出,2）文件命名的技巧,2、归档处理 一旦使用了规则的文件命名方法，文件归档 将可以按照文件名称的规律处理。,1、命名规则（以会议文件为例，仅供参考） 第一部分：为会议纪要（如：“会纪”） 第二部分：为会议性质（如：“办”） 第三部分：为辅助信息（如：时间，日期）,18,6、文章的保存与输出,3）合理控制文档的默认保存位置,目的 将文件定期归档至相应的保存位置。,更改默认保存路径 在“选项”对话框中的“文件位置”选项卡中修改。,19,6、文章的保存与输出,4）留下文档的保存痕迹（文件属性）,为什么要设置文件属性？,文件属性的内容 文档名称、主题、作者、类别、关键字等。,如何设置文档属性,20,6、文章的保存与输出,5）合理打印输出,通过“预览”方式查看后再打印 可以保证输出效果准确。,使用“常用”工具栏上的“打印” 可以快速、方便地完成一次打印。,通过“文件”菜单选择“打印”命令 可以设置不同的打印状态。,如何保证合理打印输出,打印输出的设置方法,21,第二节 有效使用帮助工具,22,重点： 了解使用各种方法寻求帮助,内容： 五种寻求帮助的手段,23,1、使用Office助手,1）助手气球,显示助手气球的操作 单击Office助手（或者按下功能键“F1”）。 单击“常用”工具栏上的“Microsoft Word帮助”按钮 。 单击“帮助”菜单中的“Microsoft Word帮助”命令。,关闭助手气球 在助手气球以外的任何位置，单击鼠标 左键。,什么是Office助手,Office助手的作用,24,1、使用Office助手,2）通过Office助手进行搜索,搜索的目的 快速查找所需要的帮助信息，避免在“帮助”书 海中盲目浏览。,“搜索”框内输入的内容,注意事项 不能超过255个字符。内容与大小写、标点无关。,25,1、使用Office助手,3）隐藏和关闭Office助手,目的 为了避免占用屏幕空间。,关闭操作 1、单击Office助手，显示助手气球，或右键单击助 手显示快捷菜单。单击“选项”按钮，显示“Office 助手”对话框。 2、在“选项”选项卡中清除“使用Office助手”复选框 。,隐藏操作 1、使用快捷键菜单。（在Office助手上单击鼠标右键） 2、使用“帮助”菜单中的“隐藏Office助手”命令 。,26,1、使用Office助手,4）更改助手人物,使用工具 Office助手”对话框中的“助手之家”选项卡。,相关操作,27,2、使用“帮助”窗口,1）帮助窗口的作用,按目录查看： 如同阅读一本教材。 搜索方式： 明确求助目标情况下，快速查找信息。 应答向导： 输入问题，查看相关信息。,28,2、使用“帮助”窗口,2）帮助窗口的按钮和菜单使用,使帮助窗口与文档窗口并列平铺，此时按钮将变为“撤销平铺”。,单击“后退”或“前进”按钮，可向前或后选择一个“帮助”主题,单击“隐藏”按钮 ，“帮助”窗口中将只显示主题文字，并隐藏选项卡。,可显示“打印主题”对话框，供您选择打印“帮助”主题。,可显示“选项”菜单。单击其上面的命令可执行相应操作。,29,2、使用“帮助”窗口,3)在帮助窗口寻求帮助的方法,搜索主题列表寻求帮助 使用应答向导进入帮助 使用索引查看帮助,30,3、提示信息,使用“这是什么？”命令求助,目的 即时求助与工具栏、菜单命令有关的帮助信息。,使用屏幕提示求助,目的 用鼠标悬停的方式，显示工具栏命令的帮助信息。,使用工具 使用“帮助”菜单中的“这是什么？”命令。,使用工具 将鼠标指针指向并停留在一个工具或按钮上。,31,4、用“提出问题”框求助,目的 在工作中随时通过提问方式，求得与工作相关得 帮助信息。,技巧 如果要提出另外的问题，必须先清除框中内容， 再输入新问题。,使用工具 在“常用”工具栏右侧的“提出问题”框中输入问题。,32,5、从Microsoft Web站点获取帮助,目的 通过微软公司网站，利用微软的知识库获得更 多的求助信息。,条件 当前计算机可以上网。,方法 通过“帮助”菜单中的“网上Office”命令。,33,第三节 自定义菜单、工具栏 和命令 （参考内容）,34,重点： 掌握菜单的分类结构及必备功能,内容： 菜单功能小结 自定义菜单与按钮内容 自定义工具栏 自定义命令,35,1、菜单功能小结,36,2、自定义菜单,使用工具 “工具”“自定义”选项 鼠标右键点击工具栏或菜单栏“自定义”,可执行的操作 1、建立新菜单。（通过类别列表下的新菜单选项） 2、添加、删除或重排菜单命令。 （使用鼠标拖拉） 3、删除菜单。 （使用鼠标拖拉） 4、恢复已删除的预定义菜单。 （通过“类别”列表区底部的“内置菜单”恢复） 5、重排菜单。 （鼠标拖放）,自定义菜单的作用,“命令”选项卡。,37,3、自定义工具栏,使用工具： “工具”“自定义”选项 鼠标右键点击工具栏或菜单栏“自定义”,“工具栏”选项卡。,可执行的操作： 1、隐藏和显示工具栏。 （清空或选中工具栏的选项） 2、创建自定义工具栏。 （使用“工具栏”上的“新建”命令） 3、删除或重命名工具栏。 （“工具栏”选项卡上的命令按钮） 4、恢复默认工具栏。 （“工具栏”选项卡的”重新设置”命令）,自