《五笔字型与文档处理实用教程》第十章.ppt

五笔打字与文档处理实用教程,第 十 章,Word高级操作,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,学 习 目 标,为了提高文档的编辑效率，创建具有特殊效果的文档，Word 2003提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排，如可以设置页面版式、应用模板对文档进行快速的格式应用，可以使用【样式】任务窗格创建、查看、选择、应用甚至清除文本中的格式，还可以利用特殊的排版方式设置文档效果 。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,本 章 重 点,设置页面大小 设置页眉和页脚 插入和设置页面 使用模板 使用样式 特殊排版方式,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.1 设置页面大小,编辑文档过中时，可以直接用标尺就可以快速设置页边距、版面大小等，但它并不是日常页面设置的最佳方法，因为这种方法精确度不高。如果需要制作一个版面要求较为严格的文档，可以使用【页面设置】对话框来精确设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。 设置页边距及纸张大小 设置纸张大小 设置版式 设置文档网格,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.1.1 设置页边距及纸张方向,在Word 2003中，页边距主要用来控制文档正文与页边沿之间的空白量。在文档的每一页中，都有上、下、左、右4个页边距。页边距的值与文档版心位置、页面所采用的纸张类型等元素紧密相关。在改变页边距时，新的设置将直接影响到整个文档的所有页。纸张方向是页面设置的另一个重要功能，通过纸张方向与页边距配合，可以编排出贺卡、信封、名片等特殊版面。 用户要设置页边距及纸张方向，可以选择【文件】|【页面设置】命令，打开【页面设置】对话框。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.1.2 设置纸张大小,纸张的大小不仅对打印输出的最终结果产生影响，而且对当前文档的工作区大小能够产生直接的影响。在默认状态下，Word 2003将自动使用A4幅面的纸张来显示新的空白文档，纸张大小为21厘米29.7厘米，方向为纵向。用户也可以选择不同的纸张大小，或者自定义纸张的大小等。要设置纸张的大小，可以在【页面设置】对话框中，打开【纸张】选项卡。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.1.3 设置版式,在一些书籍等出版物中，通常都需要在双页页眉和单页页眉上设置不同的文字，并且在每章的首页不显示页码。此时，可以在【页面设置】对话框中打开【版式】选项卡。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.1.4 设置文档网格,在【页面设置】对话框中打开【文档网格】选项卡，如图所示，可以用来设定每页的行数，每行的字数，每页的垂直分栏数，以及正文排列是竖排还是横排等文本排列方式。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.2 设置页眉和页脚,页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(即页面上打印区域之外的空白空间)中的区域。许多文稿，特别是比较正式的文稿都需要设置页眉和页脚。得体的页眉和页脚，会使文稿显得更为规范，也会给读者带来方便。页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息，例如页码、时间和日期、作者名称、单位名称、徽标或章节名称等。Word 2003提供了强大的文档页眉页脚设置功能，使用该功能可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚，也可以交替更换页眉和页脚，即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚。 为首页创建页眉和页脚 为奇偶数创建不同的页眉和页脚,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.2.1 为首页创建页眉和页脚,通常情况下，在书籍的章首页，需要创建独特的页眉和页脚。下面以实例来介绍创建独特的页眉和页脚的方法。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.2.2 为奇偶页创建不同的页眉和页脚,通常情况下，需要对很多长文档设置页面和页脚。而相同的页眉和页脚会让读者感觉特别单调。因此，需要对文档的奇偶页，创建不同的页眉和页脚，使得文档看起来内容丰富、个性十足。在Word 2003中，用户可以很方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚。下面就以实例来介绍为奇偶页创建不同的页眉页脚的方法。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.3 插入和设置页码,所谓的页码，就是书籍每一页面上标明次序的号码或其他数字，用以统计书籍的面数，便于读者检索。通常情况下，页码被添加加在页眉或页脚中，也不排除其他特殊情况，页码也可以被添加到其他位置 。 插入页码 设置页码格式,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.3.1 插入页码,启动Word 2003，打开需要添加页码的文档，选择【插入】|【页码】命令，打开【页码】对话框，如图所示。在该对话框的【位置】下拉列表框中，可以设置页码位置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.3.2 设置页码格式,在文档中，如果需要使用不同于默认格式的页码，例如i或a等，就得对页码的格式进行设置。设置方法很简单，只需在【页码】对话框中，单击【格式】按钮，打开【页码格式】对话框，如图所示。在该对话框中，用户可以根据自己的需求进行页码格式化设置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.4 使用模板,在Word 2003中，模板决定了文档的基本结构和文档设置。所谓的模板，就是一种带有特定格式的扩展名为.dot的文档，它包括特定的字体格式、段落样式、页面设置、快捷键方案、宏等格式。当要编辑多篇格式相同的文档时，可以使用模板来统一文档的风格，还可以加快工作速度 。 模板简介 使用模板创建文档 创建模板 加载和卸载共用模板,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.4.1 模板简介,任何Word文档都是以模板为基础的，模板决定文档的基本结构和文档设置。模板，实际上是“模板文件”的简称，模板文件归根结底是一种具有特殊格式的Word文档。在Word 2003中，模板分为共用模板和文档模板两种。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.4.2 使用模板创建文档,Word 2003自带了一些常用的文档模板，使用这些模板可以帮助用户快速创建基于某种类型的文档。要想通过模板创建文档，选择【文件】|【新建】命令，打开【新建文档】任务窗格，并在【模板】选项区域中，单击【本机上的模板】链接，打开【模板】对话框，如图所示 。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.4.3 创建模板,在文档处理过程中，如果需要经常使用同样的文档结构和文档设置，那么可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板。要创建新的模板，用户可以根据现有文档创建，也可以根据现有模板创建 。 根据现有文档创建模板，实际上就是把经常重复使用的文本样式以模板的形式保存下来，即将用于创建模板的文档另存为文档模板(.dot)类型。待用户需要使用该文档时，只需使用模板打开文档。 Word 2003现有模板的自动图文集词条、字体、快捷键指定方案、宏、菜单、页面设置、特殊格式和样式设置基本符合大多数用户的不同要求，但还需要对其进行一些修改时，可以以现有模板为基础来创建新模板。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.4.4 加载和卸载共用模板,公用模板包括Normal模板中的所含设置，它适用于所有文档。文档模板所含设置仅仅适用于以模板为基础的文档。默认情况下，启动Word 2003时，共用模板就是Normal模板。如果希望在运行Word后，所有的文档还可以应用其他模板中的设置，可以将这些模板加载为共用模板。当然，如果不需要使用时，还可以将其卸载 。 要加载共用模板，可以选择【工具】|【模板和加载项】命令，在打开的【模板和加载项】对话框中进行相关设置 。 卸载不常用的模板和加载项，不但可以节省内存，而且还可以提高Word的运行速度，使用【模板和加载项】对话框可以很方便地卸载共用模板：只需在【所选项目当前已经加载】列表框中选择需要卸载的模板 ，然后单击【删除】按钮即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.5 使用样式,所谓样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。在Word 2003中，将针对标题、正文、标号、图片和表格等对象，进行格式化的具体操作保存，也就形成了样式。应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。每个文档都是基于一个特定的模板，每个模板中都会自带一些样式，又称为内置样式。当内置样式的部分样式定义和需要应用的格式组合不相符，可以修改该样式，甚至可以重新定义样式，以创建规定格式的文档 。 在文本中应用样式 修改样式 创建样式 删除样式,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.5.1 在文本中应用样式,样式是应用于文本的一系列格式特征，利用它可以快速改变文本的外观。一般情况下，用户可以将Normal模板(Word默认的模板)中内置了多种样式应用于文档的文本中，还可以将打开并设置好样式的文档应用于文档的文本中 。 在Word 2003中输入文本内容时，默认应用【正文】样式。如果用户要将所输入的文本应用某种内置样式，首先必须选中需要应用样式的文本，然后选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格 ，进行相关设置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.5.2 修改样式,如果某些内置样式无法完全满足某组格式设置的要求，则可以在内置样式的基础上进行修改。这时可在【样式】任务窗格中，单击样式选项的下拉列表框旁的箭头按钮，在弹出的快捷菜单中选择【修改】命令，然后在打开的对话框中进行修改设置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.5.3 创建样式,利用样式对文档进行格式化设置，除了使用Word提供的样式外，还可以自己创建一个样式。选择【格式】|【样式和格式】命令，在打开的【样式和格式】任务窗格中，单击【新样式】按钮，打开【新建样式】对话框，然后进行设置。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.5.4 删除样式,在Word 2003中，对于不需要的样式可将其删除。通常情况下，删除样式包括删除单个样式和删除多个样式两种操作。 要删除单个样式，选择【格式】|【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格，单击需要删除的样式旁的箭头按钮，从弹出的快捷菜单中选择【删除】命令。 如果要删除多个样式，可以选择【工具】|【模板和加载项】命令，打开【模板和加载项】对话框，单击【管理器】按钮，打开【管理器】对话框，并且切换至【样式】选项卡，从中选择要删除的样式，单击【删除】按钮即可。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.6 特殊排版方式,对于报刊杂志而言，使用一些简单的排版方式是远远不够的，而是需要创建带有特殊效果的文档，即需要使用一些特殊的排版方式。Word 2003提供了多种特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式、分栏排版等。这些排版方式能够帮助用户创建专业美观的中文文档。 首字下沉 使用中文版式 分栏排版,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.6.1 首字下沉,为了使文档更美观、更引人注目，常常需要将排版方式设置为【首字下沉】。这种格式在报刊中经常见到。首字下沉就是使第一段开头的第一个字放大，放大的程度可以自行设定，可以占据两行或者三行的位置，其他字符围绕在它的右下方 。 要设置首字下沉，可以选择【格式】【首字下沉】命令，将打开【首字下沉】对话框，如图所示。在对话框的【位置】选项区域中，可以选择首字下沉的方式 。,:计算机基础与实训教材系列系列丛书官方网站 /edu :,10.6.2 使用中文版式,Word 2003中文版比Word 2000中文版更加中国化，它为用户提供了符合中国人版式的许多功能，其中中文版式是最具特色的一个功