《会议方案制定》PPT课件.pptVIP

,中迅显示器有限公司 会议方案制定,会议内容,会议主题,会议经费预算,与会人员,会议时间、地点,会议日程,一、拟定会议方案.doc,第二,第一,第三,第四,制作邀请函,布置会场,成立筹备处,二、会议方案的主要流程,第一,第五,第六,第七,第八,举办晚会,经费预算,准备会议文件,安排住宿,举办会议,一、筹备处成员构成图,1、人员分工,代理商名单,组委会名单,嘉宾名单,内部人员,外部人员,2、与会人员名单,要邀请谁,需要什么设备,主要发言人是谁,如何介绍新产品,应准备哪些材料,制定接待计划,3、筹备成员应思考的内容,为了保证会议如期举行且达到理想的效果,二、制作邀请函,邀请函.doc,三、会场布置,1、选定会议室、划分座区； 2、相关人员布置会场； 领导牌、工作牌的发放； 茶水食品的摆放； 投影仪、灯光、相机的准备； 3、安排保安维持现场秩序； 4、礼仪接待相关代理商。,1、会议室,采用上下相对式。主席台与代表席采取面对面的形式，突出主席台的位置,正前方座次牌，右手正前方杯垫及水杯（杯把向右侧转45度），靠近水杯位置摆放消毒湿巾,确定身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列 。,座位格局,物品准备,座次安排,2、布置会场应注意的问题,第一：,第二：,第三：,企业的基本概况及发展远景。,新产品的性能、核心技术及测试结果 。,新产品的销售策略、销售政策 。,会议日程表.doc,签到表.xls,会议通知.doc,总经理发言稿.doc,新产品介绍手册,会议文件,新产品介绍手册包含的内容：,四、准备会议文件,2. 会议用具和设备,3、会场,1. 接待,5、会议记录,4、会议议题,总之，要保证会议的圆满成功,五、举办会议,对相关的工作人员和礼仪人员进行培训。 接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。 落实接站人员及车辆的的安排。 根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。 根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。 按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。 会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调221524，可灵活控制）。 检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。 根据要求，将指示牌放在特定位置。 开会前十五分钟，在门口等候。 礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。,1、会议前期准备,2、会议中准备,当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。 先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。 通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。 会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。 会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。,3、会议结束准备,会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。 会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。 会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。 会议结束，后勤人员需将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。 会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏,参观的景点,自宋朝至今皆为游览胜地，是福建省“十佳”风景区之一,福州国家森林公园是福建省首家国家级森林公园，是全国十大森林公园之一，也是福州地区六个中国4A景区之一。,福州至今还保存相当一部分自唐宋以来形成的坊巷，成为历史名城的重要标志之一。这些坊巷中最为著名的要算“三坊七巷“街区。,皇帝洞依山傍水，洞外群山环抱，层峦叠嶂，流水潺潺；洞内钟乳石成群。洞口就在南瑶河边，从远处眺望，象一头张口的大水牛。,作用.,增加吸引力,奖励作用,促进沟通交流,附 加 值,4、会议期间安排旅游,六、安排住宿,全体代表：300人.三人标准间. 能够使用的房间总数为100间。每个标准间设有电视机、无线宽带等媒体设备。房间内基本设施齐全并且可以确保安全使用。,注意事项,人员服务,设备设施,地点远近,住宿费用,1、住宿安排的注意事项：,七、举办晚会,会议活动结束后我们组织联欢晚会活动，可以丰富会议活动的业余生活，做到劳逸结合，同时也有助于提高会议效率。全国各个代表们可以互相交流沟通协作，集思广益，更好的实现销量计划！ 联欢主题： 音随心生，显示明天！ 时间：2012年8月10日18点整 地点：酒店八楼会议中心,八、经费预算,1、经费预算表格.doc,2、经费的来源,上级,赞助,筹备晚会,九、注意事项:,1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作； 2、负责人负责督促各工