应付账款管理办法.xls

一、制定目的： 为了加强公司内部管理，规范公司财务付款制度,确保公司“资金流”健康运转，以便维 护公司信誉及掌控资金动向，落实相关部门或人员工作责任，特制定本办法。 二、适用范围： 公司各部门因执行业务所发生之应付账款处理，均依照本办法所规范的体制进行管理。 三、权责单位： 1、财务部负责本办法的制定、修改、废止之起草工作。 2、总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。 四、职责分工： 1、采购部： 1.1、负责提供供应商信息、采购合同原件以及物资的价格表给财务部。 1.2、负责每月跟催供应商初步对账。 1.3、负责登记到达公司的供应商的采购发票，并及时交送至财务部报销挂账。 1.4、负责及时跟回已付货款的增值税发票或收据。 2、品管部： 2.1、负责及时处理采购物品在使用中发现的问题，并及时反馈给采购部、仓储部。 2.2、协助财务部，审核付款申请所涉及的质量相关的问题，并给予指导意见。 3、仓储部： 3.1、负责及时、准确提供各类单据，如采购收货单、其他入库单等给采购、财务部。 3.2、协助财务部每月对账，提供应付账款相关报表，如退货统计表等。 4、财务部： 4.1、负责采购合同、采购订单原件的保管。 4.2、负责对各部门提供的付款单据进行审核，并及时、准确地按照合同要求或相关约定支付。 4.3、负责对付款环节的风险进行有效评估和控制。 五、作业流程： 1、应付账款分类： 1.1、专项支出主要包括固定资产购置、模具购置、软件及管理部、技术研发部门、营销部门 的所有专门立项的费用等。 1.2、采购、委外加工付款主要包括原料、配件、外购产品、包装物、委外加工费等。 2、应付账款信息的管理要求： 2.1、管理部负责对办公用品等提供供应商或店铺信息档案，并录入ERP系统受控。 2.2、采购部负责对生产用料，包括辅料等提供供应商的信息档案，并录入ERP系统受控。 2.3、供应商信息档案为公司重要文档，需文本打印两份，并由品管部、研发技术部、生产副 总、总经理等签字，并盖受控章，一份存档于财务部，一份存于采购部。 2.4、固定资产购置、模具购置、软件及其他重要项目的合同原件需上交财务部审核并保存。 文件名称文件名称公司应付账款管理办法公司应付账款管理办法 文件等级文件等级三级三级 版本号版本号A/0 文件编号文件编号BSJ-WI-CW08生效日期生效日期2018/1/30 拟制拟制朱年生朱年生审批审批范鹏志范鹏志 宁波宁波佰世健佰世健健身器材有限公司健身器材有限公司 Ningbo Bestgymfitness Equipment Co., Ltd 第1页，共10页 2.5、应付账款的公司内部管理报告制度 为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商账目相符，各经办人或采购人员应以供应 商为标志，建立格式统一的采购备查台账，并与财务部、供应商实行定期对账管理制度。 3、应付账款的产生 3.1、固定资产购置、大型模具投入、软件购置等：由经办人与供应商签字相关合同，并经总 经理签字确认后，交财务存档，财务按合同的约定和实际资金情况安排支付应付账款。 3.2、模具材料及相关生产小型生产设备和工具的购置等： 3.2.1、由需求部门填写物品申购单，并经生产部副总签字确认 ，交由采购部负责采购。 3.2.2、仓储部根据供应商的送货单与相关部门的申购计划，点收入库后，办理入库手续。 3.2.3、由采购经办人负责收集由仓管员签字的供应商送货单（若其他公司人员代签名时， 可根据实际到货情况，由仓管员补签名）、本公司的入库单，并物品申购单交由财 务部审核。 3.2.4、财务部审核各相关权责部门的单据与签字是否齐全？若无问题后，即可根据相关规定 安排支付应付账款。 3.3、管理部、研发技术部与营销部门的专项费用支付： 3.3.1、属于专项费用支出的，所需部门先填写用款申请单，经总经理审批后，交财务部 审核相关手续或单据是否符合公司财务规定，若无误后即安排货款支付。 3.3.2、属于专项费用报销的，所需部门先填写付款凭证，经财务审核后，再交总经理审 批，再交财务部安排支付应付账款。 3.4、采购应付账款： 3.4.1、供应厂商依据本公司采购部向其发出的采购订购单之订购内容与指示，将物品送 交本公司仓储部所指定的场所内。 3.4.2、当供应商将物品送达至本公司仓储部指定场所时，仓管人员先依据厂家的送货单， 核对厂商名称、物料编码、品名、规格、数量与本公司采购订购单所载内容是否相 符，并予以清点核实。 3.4.3、经清点确认正确后，仓管员在ERP系统内及时输入采购验收单（或厂家的送货 单上签字验收），并通知相关品管人员对其进行检验。 3.4.4、检验合格后，品管人员在ERP系统内的相对应的采购验收单进行“已检”审核。 3.4.5、品管人员经检验合格后，在来料包装箱外粘贴“绿色检验标签”，仓库保管员看到“绿色 检验标签”后，可立刻办理入库手续。即在ERP系统相对应的采购验收单转入到采 购收货单，并审核确认后打印采购收货单。 3.4.6、打印后的采购收货单一份给财务部作供应商应付账款稽核用，一份给采购部核销 采购订购单用。 3.4.7、凡经品管检验验收以及采购收货确认后之进货，称为“验收”，属于已确定的应付账款， 应转由权责单位整理入账并进行付款程序。 文件名称文件名称公司应付账款管理办法公司应付账款管理办法 版本号版本号A/0 拟制拟制朱年生朱年生审批审批范鹏志范鹏志 文件等级文件等级三级三级 文件编号文件编号BSJ-WI-CW08生效日期生效日期2018/1/30 宁波宁波佰世健佰世健健身器材有限公司健身器材有限公司 Ningbo Bestgymfitness Equipment Co., Ltd 第2页，共10页 3.5、应付账款入账 3.5.1、采购部于陆续收到由仓储部传来的采购收货单之后，应依日期顺序按厂商整理妥 当，在规定时间内将采购订购单、采购收货单、以及供应商的采购核销单 等对账资料送交给财务部。 3.5.2、财务部收到供应商别的采购订购单、采购收货单以及供应商的采购核销单 进行审核，确认无误后，由财务部通知供应商开发票。 3.5.3、供应商开来发票，从先交由采购部进行发票审核并登记。 3.5.4、采购部应将登记并初步审核无问题的发票交由财务部，并要有转交记录。 3.5.6、财务部材料会计需再次根据采购订单、供应商发票与检验入库单（入库单必须经品管 人员确认过）进行审核，在“三单符合审核”后，方可转入应付账款。将暂估入库的项目 转入库存项目。 3.5.7、 财务部材料会计对采购订单、供应商发票、检验入库单进行审核，即“三单符合”审核。 其中：三单中的第一单“采购定单”是指由采购合同、采购订单、委托加工单等组成的 合同单据。第二单“供应商发票”是指由发票、收款收据组成发票单据。第三单“入库单”是指由 入库单、质检单、运输提货单等组成的收货单据。 3.5.8、有关部门对合同、订单的修改原件，应及时传递到财务部，以避免影响排款。 3.5.9、生产部门应在每月二十日前将供应商的质量退货及向供应商索赔的资料传递到财务部， 财务部应于当月据此调整应付账款。 3.5.10、任何供应商应付账款的调整必须有充分的依据并经财务经理及相关人员的书面批准。 这些依据应附在相应的调整凭证后。 3.5.11、更改供应商名称必须得到供应商提供的合法的资料，并经过财务部经理的批准。这些 资料应附在相应的调整凭证后。 3.5.12、对多开票、重开票的供应商应提出警告，情节严重的，要考虑给予处罚或更换。 3.6、付款资金按排 3.6.1、为保证货款的及时安排，付款申请需提前2至3天送交财务部门，以便合理安排资金； 3.6.2、付款申请经总经理审批后，财务根据资金情况合理安排货款。 3.6.3、对于采购应付账款的资金安排： 1、以上原则上由采购部跟供应商签订采购协议（需经总经理审批过），由财务部根据协议支付供应商 应付账款。 2、当公司资金周转无法满足供应商到期货款时，按照“审核或决策部门”的原则，协商处理供应商到期货 款，以免影响供应商对我司的信用评级，导致物流不通畅。 文件名称文件名称 5万（含）以上20万以下的财务部财务部、采购部、总经理总经理 20万（含）以上 的财务部财务部、总经理总经理 2万元以下的财务部财务部总经理 2万（含）以上5万以下的财务部财务部、采购部总经理 版本号版本号A/0 到期货款金额制表部门审核或决策部门审批人 公司应付账款管理办法公司应付账款管理办法 拟制拟制朱年生朱年生审批审批范鹏志范鹏志 文件等级文件等级三级三级 文件编号文件编号BSJ-WI-CW08生效日期生效日期2018/1/30 宁波宁波佰世健佰世健健身器材有限公司健身器材有限公司 Ningbo Bestgymfitness Equipment Co., Ltd 第3页，共10页 3.7、附付款流程： 3.7.1、现金或预付款（订金）支付流程：、现金或预付款（订金）支付流程： 说明：支付供应商款，由出纳通知经办人，有经办人领收款人到财务办理领取现金或领取票 据（供应商收款人需带盖有公司财务章收据）；根据需要，出纳提供银行汇款底单，交 由采购部转传给供应商；采购可查阅票据付款登记簿了解付款情况和进度。 一、现金支付： a:)、向财务部领取 用款申请单； b:)、填写用款申请 单； c:)、用款申请单“ 用款用途”内简明扼要 地说明付款原因或事 项； d:)、需附带合同原 件，部门负责人签字 审核。 e:)、财务部需审核付 款事由是否与合同内 容一致，相关权责部 门签字是否齐全正 确，且对事项的真实 情况加以了解审核确 认。 f:)、财务确认无误 后，签字审核，并由 财务部上交总经理审 批。 g:)、总经理批准后， 财务即可根据资金情 况安排付款。 二、预付款（订金） 支付。 除f:)项财务部需要审 核采购单价与采购数 量及金额外，其他均 相同。 1、用款申请单：必须有采购经手人 、部门负责人审核签名。 2、用款申请单的“用款金额”、“ 收款单位全称”、“账户”、“开户银行 ”栏要填写清晰、齐全。 3、用款申请单单据权责人员的签字 齐全性财务要进行审核。 4、对采购报价单的单价及采购数量、及 预付款比例，与用款申请单填写额进 行符合性审核。是否与合同一致。 5、财务部审核通过后，提交总经理批准 付款。 文件名称文件名称公司应付账款管理办法公司应付账款管理办法 文件等级文件等级三级三级 版本号版本号A/0 流程图流程图提交单据及要求提交单据及要求财务审核要点财务审核要点 文件编号文件编号BSJ-WI-CW08生效日期生效日期2018/1/30 拟制拟制朱年生朱年生审批审批范鹏志范鹏志 宁波宁波佰世健佰世健健身器材有限公司健身器材有限公司 Ningbo Bestgymfitness Equipment Co., Ltd 开开 始始 经办人填写经办人填写 用款申请单用款申请单 部门领导部门领导 审核审核 财务财务 审核审核 总经理总经理 审批审批 财务财务 付款付款 结束结束 Y Y Y N N N N 第4页，共10页 3.7.2、非预付（订金）支付（不包括采购人员报销已付材料或物品款的情况）：、非预付（订金）支付（不包括采购人员报销已付材料或物品款的情况）： 3.8、货款支付记录管理： 3.8.1、现金及电汇付款申请单，在总经理审批后，付款完毕直接在ERP应收应付中进行登记。 3.8.2、对于付票据的付款申请单，在票据开具填写、复印后，付款完毕再在ERP中进行登记。 3.8.3、已登记付款记录，必须在付款申请单背面注明“已登记”。 3.8.4、为防止付款记录的漏登，财务会计应每月与采购、仓库对账，检查采购明细表情况。 1、付款申请单： 付款申请单上的“收款 单位”、“收款账户信 息”、“金额”、“备注” 栏要填写清楚、正确 、齐全。同时要有采 购经手人及采购主管 审核签名。 2、供应商送货单：必 须有本公司仓管人员 签收签章。 3、本公司入库单：入 库单各项目必须填写 准确、清晰、项目齐 全。 4、本公司的进料检验 报告：所有的生产用 料的入库单，必须由 品管人员的签字审核 方可有效。 5、本公司的质量负责 人有权针对要付款的 物品、模具、设备有 质量问题时拒意付款 或进行相应的扣款。 1、应对以上提到的各项单据权责人员的 签字齐全性进行审核。 2、对采购报价单或采购合同比较，单价 及采购数量、应付款金额，与付款单填写 额进行符合性审核。 3、审核入库单各项目是否与供应商送货 单相符。 4、审核实际收料数量是否与付款申请单 相符。对于超量采购的情况，有无特别批 准。 5、原始单据附件不齐、不清晰，财务有 权将单据退回。 6、入库单必须有仓管签收，且填写清晰 、不准涂改，如有涂改必须有涂改人签 名，并说明原因。 7、入库单上必须注明收料明细，不可填 写如“收*一批”字样。 8、无论金额大小，都要办理入仓手续。 9、发票审核内容如下： a:)、发票开具的本公司名称、税号、地 址是否正确。 b:)、发票金额是否正确。 c:)、开具日期有无超过认证期限（180 天）。 d:)、开具的发票有无错格、压线。 e:)、盖章是否清晰。 f:)、开票、复核、收款人是否开具齐全 。 g:)、发票联次是否正确（发票联、抵扣 联）。 10、财务严格按以上要求进行审核，对于 不符合要求的一律退回补正。 11、财务部会计每月统计已付款尚未开具 发票供应商明细，及时通知采购跟回进项 发票（此表一式两份，一份采购，一份财 务留存）。 文件名称文件名称公司应付账款管理办法公司应付账款管理办法 文件等级文件等级三级三级 版本号版本号A/0 流程图流程图提交单据及要求提交单据及要求财务审核要点财务审核要点 文件编号文件编号BSJ-WI-CW08生效日期生效日期2018/1/30 拟制拟制朱年生朱年生审批审批范鹏志范鹏志 开开 始始 经办人填写经办人填写 付款申请单付款申请单 部门领导部门领导 审核审核 财务财务 审核审核 总经理总经理 审批审批 财务财务 付款付款 结束结束 Y Y Y N N N N 宁波宁波佰世健佰世健健身器材有限公司健身器材有限公司 Ningbo Bestgymfitness Equipment Co., Ltd 第5页，共10页