关于办公室管理与文秘工作的若干问题.ppt

关于办公室管理与文秘工作的 若 干 问 题,安徽大学教授 马仁杰博士,主 要 内 容,一、 一个小故事：买桔子 二、 能力测试（决策能力、果断性、 包容力、交际能力、自制力、创 新能力） 三、公文撰写的主旨表达、材料组 配、谋篇布局与语言运用,一、 一个小故事：买桔子,【阿根廷生活月刊5月号文章】题：桔子 胡安进公司两年了，对待工作一向认真、投入、尽职尽责。他每天准时上班，而且为自己从未受到过批评感到自豪。 某天，胡安去找经理理论。他说：“先生，我在公司工作了两年，认真敬业，但是我感觉自己受到了忽视。罗赫略6个月前来到公司，和我的职位一样，现在却已经升职了。” 经理显得有点伤感，对他说：“一会儿我们再解决这个问题，你现在可不可以帮我一个忙？我想给全体员工准备一些工作午餐用的水果。街道拐角有一家水果店，请帮我看一下有没有桔子。” 胡安跑去后5分钟就回来了。 经理问他：“胡安，有桔子卖吗？” “先生，那里有桔子卖。” “价钱是多少？” “啊，我没有问这个。” “那卖的桔子够不够所有员工吃的？” “我也没有问这个，先生。” “那有其它水果卖吗？”,一、 一个小故事：买桔子,“我不知道，但是我想” “噢，你先请坐下稍等一会儿。” 经理打电话叫来了罗赫略。罗赫略来了之后，经理给了他与胡安相同的指示。10分钟后，他回来了。 经理问他：“罗赫略，你给我带来了什么消息？” “先生，那里有桔子卖，数量足够全体员工吃。除此之外，他们还有香蕉、木瓜、甜瓜和芒果。桔子的售价是每公斤1.5比索，香蕉2.2比索，芒果0.9比索，木瓜和甜瓜都是2.8比索。店主告诉我，如果买得多，他还能给我8%的折扣。我先预定了桔子，不过如果您选择其它水果的话，我就再回去下一次订单。” 经理转向一脸惊讶地等在旁边的胡安，问道：“胡安，刚才你要和我商量什么问题？” “没什么，先生，我感到十分抱歉。” 这个小故事（案例）告诉我们：办事能力是多么得重要！我们应当竭尽全力地完成哪怕是最简单的任务，每当我们做好每件小事的时候，都有机会印上自己的个性标签。,二、能力测试,（一）决策能力测试： 测试说明：下列各题均有四个选择：答案：A是；B多数；C很少；D从不。请在符合你实际情况的小括号内填上A、B、C、D。 1.在急需做出决策的时候，你是否在想：“再让我考虑一下吧？”（） 2. 你是否为自己的优柔寡断找借口说：“是得好好慎重考虑，怎能轻易下结论呢？”（） 3. 你是否为避免冒犯某个或某几个有相当实力的客户而有意回避一些关键性的问题甚至表现得曲意逢迎呢？（） 4. 你已经有了很多写报告用的参考资料，但仍责令下属部门继续提供？（） 5. 你处理往来函件时，是否读完就扔进文件框，不采取任何措施？（）,6. 你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日常事务？（） 7. 你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（） 8. 你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（） 9. 你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（） 10. 当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（） 11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（） 12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（） 13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（） 14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（） 15. 你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（） 评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记2分；“从不”记1分。,6. 你是否无论遇到什么紧急任务，都先处理琐碎的日常事务？（） 7. 你非得在巨大的压力下才肯承担重任吗？（） 8. 你是否无力抵御或预防妨碍你完成重要任务的干扰与危机？（） 9. 你在决定重要的行动计划时常忽视其后果吗？（） 10. 当你需要做出可能不得人心的决策时，是否找借口逃避而不敢面对？（） 11.你是否总是在快下班时才发现有要紧事没办，只好晚上回家加班？（） 12.你是否因不愿承担艰巨任务而寻找各种借口？（） 13.你是否常来不及躲避或预防困难情形的发生？（） 14.你是否拐弯抹角地宣布可能得罪他人的决定吗？（） 15. 你喜欢让别人替你做自己不愿做的事吗？（） 评分标准：“是”记4分；“多数”记3分；“很少”记2分；“从不”记1分。,（二） 果断性测试,测试说明： 果断性是指一个人能辨别是非，在紧急关头当机立断地采取决定并执行决定。果断性是以正确认识，当机立断与勇敢行动为特征，以深思熟虑和审时度势为前提条件。果断，不是面对抉择或突变瞻前顾后，犹豫彷徨；也不是轻率冒失，马上行动；更非排斥他人建议，主观武断。成功者是一个决策者、战略家，你的果断性如何？你是否具备果断性的基本素质？下面测试使你对自己的果断品质有一个了解。,（二） 果断性测试,请对问题做出肯定或否定的回答，将“是”或“否”置入题后小括号中。 1. 你能在新的工作岗位上轻而易举地适应与过去的习惯迥然不同的新规定、新方法吗？（） 2. 你进入一个新的单位，能够很快适应这一新的集体吗？（） 3.你要为家里购买一架风扇，发现风扇造型、档次、功效的种类极丰富，远不是当初想像得那么简单。你是否走遍全市所有商店才决定要买哪种？（） 4.若熟人为你在其他单位提供一个薪俸更加优厚的职位，你会毫不犹豫答应前往吗？（） 5.如果做错了事，你是否打算一口否认自己的过失，并寻找适当的借口为自己开脱？（） 6.平常你能否直率地说明自己拒绝某事的真实动机，而不虚构一些理由来掩饰之？（） 7.在讨论会上，经过一番切实的辩论和考虑，你能否改变自己以前对这个问题的见解？（）,（二） 果断性测试,8.你履行公务或受人之托阅读一部他人作品，作品主题正确，可你对写作风格很不欣赏。那么，你是否会修改这部作品，并坚持按自己的想法对它来个大幅度修改？（） 9.你在商店橱窗里看到一件十分中意的东西，它对你并非必需，你会买下来吗？（） 10.如果一位很有权威的人士对你提出劝告，你会改变自己的决定吗？（） 11.你总是预先设计好度假的节目，而不是“即兴发挥”吗？（） 12.对自己许下的诺言，你是否一贯恪守？（） 13.假若你了解到在某件事上上司与你的观点截然相反，你还能直抒己见？（） 14.今天是校友会踏青的日子，你打扮得潇洒利落。但天气似乎要变，带雨具吧又难免累赘拖沓，你能很轻松地马上做出决定吗？（） 15.你花费了很多时间、精力搞出一个设计方案，按说也不错，可总觉得非最佳方案。你是否请求暂缓提交，再仔细斟酌一下呢？（）,（三）包容力测试,人往往以自我意识及经验为出发点，所以很难接受其他不同的看法。有包容力的人能够接受别人的不同意见、见解、道德观、生活方式等，这种品质对其自身的发展有很大帮助。 测试说明：每个问题，选A非常同意，积6分；选B比较同意，积5分；选C稍许同意，积4分；选D不太同意，积3分；选E很不同意，积2分；选F极不同意，积1分；最后累加积分。,（三） 包容力测试,1.半夜被邻家婴儿的哭声吵醒，感到愤怒异常。 2. 觉得倾听和自己意见相左的见解很困难。 3.老人不应该穿着新潮服饰。 4.公司的人事科长不应雇佣有前科者。 5. 剧场经理不应让穿牛仔裤的观众进会场参加首映典礼。 6.为了让不听话的小孩学习服从，一定要常处罚他。 7.女性和男性喝等量的酒不太好。 8.可能的话，尽量避免和自己意见不同的人谈话。,（三） 包容力测试,9.只有勤奋的劳动者才有高收入。 10.技术革新会无法无天，不值得高兴。 11.应该强制那些无所事事的人服两年兵役。 12.早婚会有问题。 13.公司的董事长应该对员工提升业绩和员工对公司的贡献抱很大的希望。 14.“撒过一次谎，别人就不再相信你。”这句话说得没错。 15.吸毒者被送进戒毒所是理所当然的。 16.有和自己意见不一致的人在场心情就不好。,（四） 交际能力测试,美国著名职业规划专家卡耐基先生曾指出：一个人事业的成功，只有15%是由他的专业技术能力决定，其余的85%，则要有赖于他的交际能力。你是否善于交际？请回答下列问题。 测试说明：每个问题选积1分，选积2分，选积3分，最后累加积分。 1.一位朋友邀请你参加他的生日。可是，那些来宾你一个都不认识： 借故拒绝，告诉他说：“那天意见有别的朋友邀请过我了。” 愿意早去一会儿帮助他筹备生日。 非常乐意借此机会去认识他们。,（四） 交际能力测试,2.在街上，一位陌生人向你询问火车站的路径。这是很难解释清楚的，况且，你还有急事： 让他去向远处的一位警察打听。 尽量简单地告诉他。 把他引向火车站的方向。 3.晚上，一个好久未见的朋友来看你，可是，电视上有一部非常精彩的电影： 让电视开着，与朋友谈论。 说服朋友和你一块看电视。 关上电视机，让朋友看你假期中的照片。,（四） 交际能力测试,4.你父亲给你寄钱来了： 把钱搁在一边。 买一些书或别的东西。 和你的朋友们小宴一顿。 5.你的邻居要看电影去，让你照看一下他们的孩子。孩子醒后哭了起来： 让他哭去，继续做自己的事情。 看看孩子是否需要什么东西。 把孩子抱在怀里，哼着歌曲想让他入睡。 6.如果你有闲暇，你喜欢干些什么？ 待在卧室里听音乐。 到商店买东西。 与朋友一起看电影，并与他们一起讨论。,（四） 交际能力测试,7.当你周围有同事生病住医院时，你常常是： 有空就去探望，没有空就不去了。 只探望同你关系密切者。 主动探望。 8.在你选择朋友时，你发现： 你只能同你趣味相同的人们友好相处。 兴趣、爱好不相同的人偶尔也能谈谈。 一般说来你几乎能同任何人都合得来。,（四） 交际能力测试,9. 如果有人请你去玩或在聚会上唱歌，你往往： 断然拒绝。 找个借口推辞掉。 饶有趣味地欣然应邀。 10.对于他人对你的依赖，你的感觉如何？ 避而远之，我不喜欢结交依赖性强的朋友。 一般地说，我并不介意，但我希望我的朋友们能有 一定的独立性。 很好，我喜欢被人依赖。,（五）自制力测试,测试说明： 当面对诱惑时，最有力的支持来自于你自己，内心坚定的自制力是抵御引诱的有力武器，它使人从无能为力的迷茫中解脱出来，恢复控制自我的能力，重新做自己的主宰。下面的问卷，可以测试你抵制诱惑的能力。,（五）自制力测试,是非选择 每个问题选“是”积1分，选“否”积0分，最后累加积分。 1. “这是最后一次了”是你常用的口头禅。 2. 你经常做出令自己后悔的事。 3. 你总是不等到月底就花完这个月的薪水。 4. 你是个很好说话的人，说服你不是什么难事。 5. 你经常不能完成自己制定的学习目标。 6. 你时常陷入接二连三的麻烦中。 7. 你时常去幻想那些不切实际的事，并深深地沉溺于其中。 8. 你经常赖床。 9. 你的保证与诺言已不太被相信了。 10. 你每次到超市购物都超出原来的购买预算。,（六）创新能力测试,下面的试题测试秘书的创新思维能力，请根据所给答案进行选择，在相应的答案上打或画。 1. 你认为那些使用古怪和生僻词语的作家，纯粹是为了炫耀。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 2. 无论什么问题，要让你产生兴趣，总比让别人产生兴趣要困难得多。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 3. 对那些经常做没把握的事情的人，你不看好他们。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 4. 你常常靠直觉来判断问题正确与错误。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是,（六）创新能力测试：,5. 你善于分析问题，但不擅长对分析结果进行综合、提炼。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 6. 你审美能力较强。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 7. 你的兴趣在于不断提出新的建议，而不在于说服别人接受建议。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 8. 你喜欢那些一门心思埋头苦干的人。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 9你不喜欢提那些显得无知的问题。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是 10.你做事总是有的放矢，不盲目行事。 A. 是 B. 不能确定 C. 不是,三、公文撰写的主旨表达、材料组配、 谋篇布局与语言运用,（一）公文撰写中的主旨表达 公文的主旨，即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿于全文的基本观点，它一般包括中心思想，原委、背景、依据与行文目的三个要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依据是主旨确定的前提，行文的目的则反映了公文主旨的期望成分。从公文写作的实际情况来看，公文主旨的表达形式是丰富多样的，主要有如下几种：,1. 标题揭旨，一锤定音； 较多的公文都是采用标题显旨的方法，因此“一锤定音”就成为公文标题的重要特点之一。比如关于安全检查的通知这个标题，就不如关于开展安全大检查活动的通知好些，前者平淡无味，而后者颇有气势；如果再做一些充实，写作关于开展安全生产大检查，严防恶性事故发生的通知，就显得针对性强、目的鲜明，主旨明确、突出，使阅读者一目了然。又如国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知，这个标题是典型的直奔主题、一锤定音式的标题。,（一）公文撰写中的主旨表达,2. 起句立意，开门见山； 所谓“起句”、“开门”，即公文的第一句话，所谓“立意”、“见山”，即表明主旨、点明中心，联结起来的意思是：阅读者一看公文的开头就明确意识到该文的主旨所在。这是指令性、法规性文件主旨表达的常用形态。例如：为确保“菜篮子”产品长期稳定供给，提高“菜篮子”产品的质量卫生安全水平，保障人民群众身体健康，促进农业结构调整、农民增收和农业可持续发展，现就现阶段“菜篮子”工作有关问题通知如下：（国务院关于加强“菜篮子”工作的通知）这是典型的起句立意，单刀直入，开门见山，直奔主旨的表达。,（一）公文撰写中的主旨表达,3. 交代缘由，引出主旨； 有些文件不便起句立意、开门见山，往往采取在开端处先陈述制发文件的依据、缘由、意义、背景，然后顺笔而下，自然而然地引出公文的中心思想、结论或行文的目的等，以显露文件的主旨。这是请求性、指令性文件主旨表达的主要形态。例如：新土地管理法实施以来，各省（区、市）认真贯彻执行有关法律规定，采取各种有力措施，积极推行和落实占用耕地补偿制度，基本实现了年度省域内的耕地占补平衡。但实际工作中还存在责任不明确、补充耕地质量不高、考核方法不尽合理等问题。为了进一步加强和改进耕地占补平衡工作，实现“十一五”期间耕地保护目标，现就有关问题通知如下。（国土资源部关于进一步加强和改进耕地占补平衡工作的通知）这种写法的突出特点是以“为”、“为了”作句首的目的句不在开头，而在中间转换层次之首。,（一）公文撰写中的主旨表达,4. 画龙点睛，点轴扇开； 有些文件在开端处不便深刻显露主旨，例如综合性工作总结、调查报告、情况通报等陈述性的文件，往往采用在开端处先使用对某一问题、工作、事件作出结论性的一两句话，然后，再由文中划层点题、分段设题、段首立句等方法，从整体的综合上显示全文的主旨所在。我们如果把开端处的结论性语言看作是一把折扇的“轴”，那文中所点设的“题”与“段首句”就是折扇的骨架，其形态很似一把张开的折扇。,（一）公文撰写中的主旨表达,例如关于大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告，开头处在叙述了重建的基本情况之后，有这样一句话：按照常规，在大兴安岭地区完成以上工程任务约需三至五年，这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间，而且工程质量较好。可以说，恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利。 上例之中，“恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”是该文开头一句带有结论性的话。然后，该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个曾次做了回答，每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题： (一)以对灾区人民负责和实事求是的精神制定恢复重建方案。 (二)克服官僚主义作风，推动恢复重建工作高效率运转。 (三)加强领导，精心组织，精心指挥。 (四)发扬改革精神，按照经济方法，搞好恢复重建工程。,（一）公文撰写中的主旨表达,5. 头尾呼应，显示中心。 即在开头先提出一个令人关注的问题，而在尾部对此作出明确回答；或在文件开端处对某一情况作出多种解释，而将其正确的结论置于文尾。如毛泽东同志的星星之火，可以燎原一文，开头指出：党内一部分同志，“他们虽然相信革命高潮不可避免地要到来，却不相信革命高潮有迅速到来的可能”，对时局估量产生悲观的念头；而写到文尾，作者连用了三个排比句，高瞻远瞩地指出：“它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”这样，开头提问、末尾作答，头尾相连，浑然一体，相辅相成，中心突出。,（一）公文撰写中的主旨表达,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,公文的结构形式是丰富多样的。公文的结构，从整体上看，其外形通常表现为“开头主体结尾”，其内在逻辑形式是“总分总”，文字的详略为“凤头猪肚豹尾”，这是公文结构的基本形态。但公文结构不能只是一个模式，而应依公文种类和内容的不同，选择各自合适的结构。因此，我们要不断增强写作公文的能力，仅仅了解它的基本形态是不够的，必须在把握它的基本结构的基础上，去探求其多彩多姿的具体结构形态。这种多彩多姿的具体结构形态至少有以下八种：,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,1. 撮要分条式 所谓“撮要”，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论，唤起阅读者注意，使阅读者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。所谓“分条”，即在篇前撮要之后，对所要解决的问题的若干主张、措施、办法，按照主次先后，形成若干条条，分列于下，并用数码序号予以标明。,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,2. 篇段合一式 所谓篇段合一，即全篇公文只有一段文字，而这一段文字就是一篇公文的全部。这种结构形式是公文的一种特别表现。例如2008年3月16日国家主席胡锦涛签署的第1号主席令：“根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理”。内容是用了一句话，而这句话是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的结构形式。,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,3. 条项贯通式 所谓“条项贯通”，即全文既无单独的“撮要开头”，亦无单独的“收束结尾”，而由若干条文，按次序先后一字排列组合，每一条前有的标以序号，有的则采用比较自然的分段方法。 4. 文中有文式 它的特点是：以文载文，文后有文。具体地讲：通过公布令发布的各种法规，表现为“法随令出”。批转性通知的本身，是“文后有文”，被批转的请示、报告也是“文后有文”。,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,5. 章条款分列式 所谓章条款分列，即全篇公文的结构形态是篇下有章，章下分条，条下列款，款下设项，项下标目，好似“下楼梯”一般，这是法规性文件（如章程、条例、规定、办法、规定等）的基本结构形态。 6. 正反对比式 它是公约、守则等文种的基本结构形态。例如合肥市民守则，以左右两列的形式分布，左边并列“十要”，右边并列“十不要”；这种正反对比结构形态的特点是：在提出正面要求，即倡导做什么的同时，伴随着指出什么事不能做，把正反两方面的事物放在一起对比交代，又可称为“泾渭分明”式。,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,7. 分层并列式 所谓“分层并列”，即将所叙之事、所言之理、所发之论，以一篇公文的主旨，即它的基本观点、中心思想作“轴”，分作几个角度即几个层次相对并列展开，在每一个层次的上面，通常或是有一个独立的小标题，或是有一个用三个汉字格组成的（一）、（二）、（三）。又如中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定，全文紧密围绕如何“大力实施人才强国战略，建设宏大的高素质人才队伍”这一中心思想，将全文并列地分作八大部分：“一、实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务；二、以能力建设为核心，大力加强人才培养；三、坚持改革创新，努力形成科学的人才评价和使用机制。”点轴扇开。,（二）公文撰写中的材料组配与谋篇布局,8. 层层递进式 所谓层层递进，是将所说的事理，按照由浅到深、由低到高、由大到小、由轻到重、由窄到宽的差别，一步一步地加以表达。步步进逼，有的是按时间前后顺序加以安排组合的，有的则是按事件的发展过程安排组合的。这种结构形态的优点是循序渐进、步步深入，顺理成章，合乎自然。,（三）公文撰写中的语言运用,公文的语言虽以一般的语言规律为基础，但是，公文的权威性与策令作用，以及它的政治性、实用性，又决定了它具有独自的特点，具体表现为如下几个方面：,（三）公文撰写中的语言运用,1. 庄重平实 公文用语是非常讲究庄重、平实的，这是它与文学写作用语一个带有根本性的区别。在准确、简明的前提下，务求做到庄重、平实。“庄重”即庄严郑重，它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的具体体现。“平实”即言之有理、言之有物，语言朴素无华，表意真真切切，对描绘性的文学语言与浮华的词藻应尽量少用或不用。那么，公文用语怎样才能做到庄重、平实呢？,（三）公文撰写中的语言运用,（1）使用书面语言 这是首要的一条。公文写作要使用书面语言，少用或不用口语、俗语。书面语言是指书面交际使用的语言，它区别于口语。书面语本身即具有庄重的风格，口语不具备这一点。口语、俗语违背了公文用语的基本风格与要求，有失庄重，甚至显得有些俗气。 （2）使用标准语言 要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的以及含义模糊不清的社会流行语。它妨碍公文信息的准确交流，容易引起误解错用，有损于公文的庄重性和严肃性。,（三）公文撰写中的语言运用,（3）避“虚”就“实”，切记滥用文学语言 实践中，有些公文还存在滥用文学语言的问题。如写某石油公司的一位领导同志坚持深入群众，深入实际时，这样写到：“渤海湾的每座钻井台上都留记着他的脚印，他的胸中装着整个波涛奔腾的渤海湾。”又如写某一位先进人物的高尚品格时说：“他的风格之高，高过喜马拉雅山；他的精神之美，美过富春江”。还有一篇反映公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生的情形时写到，“大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊车内乘客鬼哭狼嚎滚作一团。”这些都是由于把文学用语引进公文中所致，读后不免给人一种虚夸的感觉。,（三）公文撰写中的语言运用,（4）语言实在，言之有物 用语实实在在，公文在表述事物，特别是提出一个政策主张时，一定要做到言之有理、言之有物，语言朴素、实实在在，让人看得见，摸得着。 （5）少用“特大调” 什么是“特大调”？即公文中一些过分修饰的词语，它有损于公文的庄重与平实的风格。具体地说有这样几种情形：一是由“特”字而引起的“特大调”，二是由“最”字引起的“特大调”。正确的做法应当是实事求是，而不采用高耸入云、耸人听闻的手法，该是什么情况就是什么情况，不是非用不可的修饰词尽量不用。,（三）公文撰写中的语言运用,2. 生动活泼 公文用语在准确、庄重、平实、简明的前提下，也必须做到生动活泼，力求语言美，以增强其可读性。 语言美，不是文学作品的专利。但在有些人看来，好像只有文学写作所使用的语言才有美可谈；而公文则是“板起面孔讲官话”，单调、枯燥、干巴、平淡，跟美沾不上边。这种看法不够全面，也是不符合实际的。我们说公文的用语固然不像文学语言那样千姿百态，万花争艳，但也能算得上五彩缤纷，颇具风格。,（三）公文撰写中的语言运用,（1）气势雄伟之美 动员令、宣言、声明、告人民书以及涉及重大政治问题的指示、决定、决议等公文是很有气势的，其气虹贯长空，其势排山倒海，如万马奔腾，江河涌流。“奋发前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整。”（向全国进军的命令第一条），这段话读起来，使人民欢欣鼓舞，令敌人闻风丧胆，气势雄伟无比。,（三）公文撰写中的语言运用,（2）浓缩精粹之美 通过省略、浓缩等办法，把公文用语写得十分精粹，做到言简意赅，文约事丰，简明扼要，这又是公文用语的美妙之处。使公文用语做到精粹之美的途径主要有：,（三）公文撰写中的语言运用,首先，以数量词为首进行“浓缩”修辞。即把名称中几个并列成分归纳在一起，前面冠以数词或数量词，例如“一个中心，两个基本点”、“三大法宝”、“一国两制”等。这种被高度浓缩概括起来的句子，不论是读起来还是写起来都会使人享受到用语上的一种精美之感。 其次，从原句中摘取一些成分，省略一些成分，把用语缩写到不可再精炼的地步，这也是公文用语的一种美。“拥政爱民”、“拥军优属”、“双拥”。 再次，穿插使用一些语简、言奇、精切、意深的成语、警句等，使语言达到言简意赅、精粹有力。,（三）公文撰写中的语言运用,（3）委婉幽默之美 委婉，即用语婉转、含蓄，外柔内刚，发人深思，回味无穷。幽默有利于增强公文的生动性，做到引人入胜，耐人寻味，加深读者对事物的理解和把握。委婉幽默都是讲究语言艺术的表现，显然也是一种美。 （4）抑扬结合之美 公文中在表扬或批评某一事物的时候，为了体现对事物评价的全面性，增强说服力，使人信服，往往采用要批评而先表扬或要表扬而先批评的做法，一般称这种做法为“抑扬”结合。,（三）公文撰写中的语言运用,（5）形象生动之美