Access数据库入门教程8.ppt

第8章 数据共享和交换,为了访问和使用各种格式以及来自不同应用程序的数据和信息，Access系统与其他应用程序和数据库文件之间的数据交换，是Access 2003的重要功能。 本章要点 8.1 与其他应用程序交换数据 8.2 数据库之间的数据共享 习题 8,8.1 与其他应用程序交换数据,在Access中可以方便地导入其他格式的数据，这样用户就不必重新输入已有的数据。导入数据就是将其他格式的数据转为Access数据库的一部分，导入后的表和直接创建的表没有区别。 8.1.1 从Excel导入数据 Microsoft Excel具有强大的数据分析、计算以及图表处理功能的Office软件，将Microsoft Excel中的数据导入到Access中使用，可以大大提高数据库的使用效率。将一个Microsoft Excel表格导入到Access 2003中具体操作步骤如下。 （1）打开数据库。 （2）在数据库窗口中，单击“文件” “获取外部数据”“导入”菜单命令，调出“导入”对话框，如图8-1-1所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-1 “导入”对话框,8.1 与其他应用程序交换数据,（3）在“文件类型”下拉列表框中选择Microsoft Excel，然后选中导入数据的Excel文件名，单击“导入”按钮，打开“导入数据表向导”对话框，如图8-1-2所示。,图8-1-2 导入数据表向导,8.1 与其他应用程序交换数据,（4）在“导入数据表向导”对话框中，单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，在该对话框中，确定是否包含列标题，然后单击“下一步”按钮，进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-3所示。 （5）在图8-1-3中，确定数据的保存位置，然后单击“下一步”按钮接受默认值（创建新表），进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-4所示。 （6）在图8-1-4中，确定是否修改字段信息，可单击电子表格每一列来接受字段名、改变它和决定是否将其定位索引。向导自动确定数据类型。也可以跳过每一列，然后单击“下一步”按钮，打开“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-5所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-3 确定保存位置图 图8-1-4 确定字段名和数据类型,8.1 与其他应用程序交换数据,（7）在图8-1-5中，可以选择为新表添加主键或没有主键。然后单击“下一步”按钮，进入“导入数据表向导”的下一个对话框，如图8-1-6所示。 （8）在图8-1-6中，确定新表的名称并（可选）运行表分析器向导，然后单击“完成”按钮。Access在一个信息框里提示导入文件成功，单击“确定”按钮返回数据库窗口。 图8-1-5 确定主键 图8-1-6 确定表的名称 这时，文件名出现在Access数据库窗口中，一个标准的Access表从原来的Excel文件创建出来。 注意：可以导入电子表格中的所有数据或指定单元格范围内的数据。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-5 确定主键 图8-1-6 确定表的名称,8.1 与其他应用程序交换数据,8.1.2 从文本文件导入信息 主机的数据通常以文本文件的形式输出，在桌面应用程序中使用。Access可以导入两种不同类型的文本文件数据（带分隔符和固定宽度）。Access对两种类型的文本文件使用一个向导。 注意：带分隔符的文本文件有时被称为以逗号或制表符分隔的文件。每条记录都是文本文件中单独的一行，这一行上的字段不包含尾随的空格，通常以逗号作为字段的分隔符，并且要求某些字段被包含在一个定界符（如单引号或双引号）中。固定宽度文本文件也是将每一条记录放在一个单独的行上。但是，每条记录里的字段是定长的，如果字段内容不够长，尾随的空格被加入到字段中。 1导入带分隔符的文本文件 导入带分隔符的文本文件按以下步骤操作。 （1）打开数据库，在数据库窗口中，单击“文件”“获取外部数据”“导入”菜单命令，调出“导入”对话框。 （2）在“导入”对话框的“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”，在文件列表框中选中一个文本文件，单击“导入”按钮，打开“导入文本向导”对话框，如图8-1-7所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,（3）向导会自动判断文本文件是带分隔符的还是固定宽度的。单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-8所示。,图8-1-7 导入文本向导 图8-1-8 确定分隔符和文本识别符,8.1 与其他应用程序交换数据,（4）在图8-1-8中，确定在带分隔符的文本文件里使用哪种类型的分隔符。确保不选中“第一行包含字段名称”复选框，因为作为第一个字段的数据不包含字段名称。然后单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-9所示。 （5）在图8-1-9中，确定把数据存储在一个现有的表中或一个新表中。从这个步骤往后，和导入Excel数据完全相同。单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-10所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-9 确定保存位置 图8-1-10 输入字段名称和数据类型,8.1 与其他应用程序交换数据,（6）在图8-1-10中，可以选择导入文本的任何一列、接受或改变字段名、决定是否将它作为索引、设置数据类型（向导自动决定），甚至跳过某一字段不把它导入。单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-11所示。 （7）在图8-1-11中，确定是否设置主键。选中“让Access添加主键”单选钮，单击“下一步”按钮，进入下一个对话框，如图8-1-12所示。 图8-1-11 设置主键 图8-1-12 设置导入表名称 （8）在图8-1-12中，为导入表输入一个名称并（可选）运行分析器向导。接受默认名称并单击“完成”按钮，导入这个带分隔符的文本文件。 Access创建了一个新表，然后显示一个信息框提示新表被成功创建，单击“确定”按钮返回到数据库窗口，文件名出现在Access数据库窗口中。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-11 设置主键 图8-1-12 设置导入表名称,8.1 与其他应用程序交换数据,2导入固定宽度文本文件 在固定宽度文本文件里，每个字段有固定的宽度和位置。当导入或导出这类文件时，必须制定一个导入/导出规格，可以在导入文本向导中用“高级”选项来创建这种规格。 按下列步骤导入一个固定宽度的文本文件。 （1）打开数据库，在数据库窗口中，单击“文件”“获取外部数据”“导入”菜单命令，调出“导入”对话框。 （2）在“导入”对话框的“文件类型”下拉列表框中选择文本文件。 （3）双击要导入的文本文件名称，打开“导入文本文件向导”对话框，在窗口中显示文本文件里的数据并判断文本文件的类型，如图8-1-13所示。 （4）向导已正确判断出文本文件的类型是固定宽度文本文件。单击“下一步”按钮，进入下一窗口，如图8-1-14所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-13 设置文本文件类型 图8-1-14 调整设置字段分隔线,8.1 与其他应用程序交换数据,（5）在这个窗口中可以拖动、添加或删除字段分隔线来定义字段的宽度，同时也完成所谓的导入/导出规格的内部数据表。单击左下角的“高级”按钮激活“导入规格”窗口，如图8-15所示。该窗口位于“导入文本向导”对话框的前面。,图8-1-15 固定宽度文本文件的“导入规格”窗口,8.1 与其他应用程序交换数据,（6）在“导入规格”窗口中，可以改变导入文件中的日期、时间和数字信息的格式。单击“确定”按钮，返回“导入文本向导”对话框。 （7）在“导入文本向导”对话框中，单击“下一步”按钮，进入下一对话框，在这个对话框中确定将记录添加到一个新表还是添加到现有的表中。从这个步骤往后，和导入带分隔符的文本文件完全相同。 （8）再次单击“下一步”按钮，进入下一对话框，为字段指定名称和索引。 （9）单击“下一步”按钮，进入下一对话框，在该对话框中定义一个主键。 （10）单击“下一步”按钮，进入最后一个对话框，指定表名并单击“完成”按钮。 Access同样提示已经导入了文件，单击“确定”按钮关闭向导返回到数据库窗口。 注意：可以将信息导入到新表或是已经存在的表中，这取决于要导入的数据的类型。所有类型的数据都可以导入到新表中，但只有电子表格和文本文件可以被导入到已存在的表中。,8.1 与其他应用程序交换数据,8.1.3 从Word导入数据 Word是Microsoft Office软件包的重要组成，因此对Word中的数据进行汇总、分析等操作是非常普遍的，而Access是功能强大的桌面数据库系统，对数据进行操作、存储是一件非常容易的事。因此，Access提供了将Word文本导入或链接到数据库，从而获得外部信息的功能。 用户要将Word文本导入或链接到Access数据库，其操作步骤和向Access 2003数据库中导入或链接文本文件的方法基本类似，惟一不同的是在将Word文档文件导入或链接之前，要先打开希望导入或链接的Word文档文件，并将该Word文档文件另存为用逗号或制表符分隔的文本文件，以后的操作和导入或链接文本文件完全一样了。 注意：Access没有提供从字处理文件导入数据的特定方法。在Access的“导入”或“链接”对话框中的“文件类型”列表框中并没有提供Microsoft Word的文本类型。如果要把某个Word文件的数据导入到Access，必须先将Word文件转换成用逗号或制表符分隔的文本文件，然后再将该文本文件导入或链接。,8.1 与其他应用程序交换数据,8.1.4 从XML导入数据 XML是Extensible Markup Language的缩写，是一种可扩展性标识语言。什么是扩展性标识语言？超文本标识语言（HTML）是一种标准的标识语言，在HTML中有很多标签，类似、和等，都是在HTML中进行定义和规范的，而XML允许用户自定义创建标签，所以XML是可扩展性的标识语言。 HTML用于Web页的创建。虽然HTML适用于为Web提供文本和图像信息，但无法定义数据及其数据结构。而可扩展标识语言（XML）将数据从表述中分离出来，既可以用于定义数据内容，又可以定义Web页上的数据结构，较好地解决了HTML无法表达数据内容等问题，使得各种格式的数据可以在不同的引用程序之间交换。 可扩展标识语言（XML）和Access之间的数据交流为用户提供了一种收集、使用和共享各种数据和资料的简便方法。Access 2003不仅提供了导入和导出XML数据的方法，而且还提供了使用XML相关文件与其他格式的数据进行相互转换的方法。,8.1 与其他应用程序交换数据,对于HTML来说，显示方式是内嵌在数据中的，这样在创建文本时，必须时时考虑输出格式。而XML把显示格式从数据内容中独立出来，保存在样式单文件（Style Sheet）中，这也就是XML的最大优点，它的数据存储格式不受显示格式的制约。 与以前的版本相比，Access 2003增强了对XML数据的支持。在Access 2003中使用XML，几乎所有外部应用程序中的数据都可以经过转换后供Access使用。 XML文档被导入到Access表中时，实际数据存储在XML文件中，而数据架构信息（结构、关键字和索引）存储在XSD文件中。导入XML文件可以按以下步骤操作。 （1）在数据库打开的情况下，单击“文件”“获取外部数据”“导入”菜单命令，或者在数据库的“表”对象中单击鼠标右键并选择“导入”菜单项，打开“导入”对话框。 （2）从“文件类型”下拉列表框中选择XML，Access 2003显示所有的XML文件和XSD文件。选中要导入的XML文件并单击“导入”按钮，打开“导入XML”对话框，如图8-1-16所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,（3）在“导入XML”对话框中，显示所导入XML文件中表的名称。如果只希望导入架构，可以单击“选项”按钮，在“导入选项”栏中选择“仅结构”单选钮。还可以选择一个转换文件，在导入之前进行转换，如图8-1-17所示。 （4）单击“确定”按钮。Access导入XML文件，并显示一个信息框提示完成导入。 在导入XML文件的时候，可以导入XML或XSD文件。如果希望导入键或者索引信息，可以选择XSD文件，而不是XML文件。 注意：使用Access 2003能够导入和导出XML数据，包括关联表。如果只有XSD文件（没有与之关联的XML文档），那么只能导入架构和键值信息，但是却不会有任何数据。数据是被保存在XML文件中的。,8.1 与其他应用程序交换数据,8.1.5 导出数据到Excel和XML Access不仅能从外部导入数据，而且还可以将数据、Access表或查询复制到一个新的外部文件中，这种将Access表复制到外部文件的过程叫做导出。可以将表导出到许多不同的资源，如Excel、文本文件和XML等。下面主要介绍导出到Excel和XML的方法。 1将数据库对象导出到Excel 可以将表作为无格式数据导出到Excel，也可以将表、窗体或报表直接导出到Excel。 把表中的数据导出到Excel按以下步骤操作。 （1）打开数据库，选中要导出的对象。 （2）单击“文件”“导出”菜单命令，打开“导出”对话框，如图8-1-18所示。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-18 导出对话框,8.1 与其他应用程序交换数据,（3）在打开的对话框中，在“保存类型”下拉列表框中选择保存类型为Excel，指定保存位置及保存文件名称。 （4）单击“导出”按钮完成导出。 这样，Access将自动完成转换，表中的数据就导出到Excel文件中了。 2将数据库对象导出到XML （1）能导出的数据：将数据和数据库对象导出为XML文件，是一种在网络上移动和存储信息的好方法。在Access 2003中，可以导出如下数据。 只把表、查询、数据表、窗体或报表中的数据导出到XML文件中。 只把表、查询、数据表、窗体或报表中的数据架构（数据结构）导出到XML数据架构文件XSD中，其中包括主键和索引信息。 把数据和数据架构都导出到XML和XSD文件中。 将架构嵌入到XML文件中或创建一个单独的架构文件。 把表、查询、数据表、窗体或报表的结构保存到描述结构和数据表示方式的文件（*.xsl）中。 Access将创建自定义的显示格式文件（*.xsl），并且能创建Web文件以便在浏览器（HTML文件）和服务器（ASP格式的文件）中运行。,8.1 与其他应用程序交换数据,（2）将表和查询导出到XML：下面分别说明把表、查询、窗体和报表导出到XML中的方法。首先把表或查询导出到XML文件的可按以下步骤操作。 在数据库“对象”列表中选择“表”或“查询”对象名。 单击“文件”“导出”菜单命令（或用鼠标右键单击，然后从菜单中选择该选项），打开“导出表”对话框。 在对话框的“保存类型”下拉列表框中选择XML，然后确定保存位置和文件名，单击“导出”按钮，打开“导出到XML”对话框，如图8-1-19所示。 在该对话框中，已经选中了“数据（XML）”和“数据架构（XSD）”复选框。如果还想创建XSD文件和HTML文件以便查看数据，那么就选中“数据样式表（XSL）”复选框。 单击“其他选项”按钮打开扩展的“导出XML”对话框，以便确定更多选项，如图8-1-20所示。 完成上述所有步骤后，单击“确定”按钮。 Access 2003将自动创建全部指定的文件，即XML、XSD、XSL（如果要求的话）和HTML。 在将窗体导出到XML文件时，生成的XML文件将创建一个连续窗体类型的HTML文件，该HTML文件在连续窗体中显示每条记录。即使将“默认视图”属性设置为数据表或单个窗体也是如此。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-19 “导出到XML”对话框 图8-1-20 “导出XML”对话框,8.1 与其他应用程序交换数据, 完成上述所有步骤后，单击“确定”按钮。 Access 2003将自动创建全部指定的文件，即XML、XSD、XSL（如果要求的话）和HTML。 在将窗体导出到XML文件时，生成的XML文件将创建一个连续窗体类型的HTML文件，该HTML文件在连续窗体中显示每条记录。即使将“默认视图”属性设置为数据表或单个窗体也是如此。 （3）将窗体导出到XML：导出窗体可按以下步骤操作。 打开“Northwind.mdb”数据库，在“窗体”列表框中选择“订单”，弹出“订单”窗体如图8-1-21所示。 图8-1-21 “订单”窗体 单击“文件”“导出”菜单命令（或用鼠标右键单击，然后从菜单中选择该选项），打开“导出表”对话框。 在对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“XML”，然后确定保存位置，输入该XML文件新的文件名，或使用默认名称，单击“导出”按钮，打开“导出到XML”对话框。 在“导出到XML”对话框中，选中“数据（XML）”复选框，如果只想导出数据，或还想导出数据架构，那么进行相应的设置。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-21 “订单”窗体,8.1 与其他应用程序交换数据, 选中“数据样式表（XSL）”复选框，单击“其他选项”按钮，打开扩展的“导出XML”对话框，然后选择“样式表”选项卡，如图8-1-22所示。,图8-1-22 “导出XML”对话框的“样式表选项卡,8.1 与其他应用程序交换数据, 在“样式表”选项卡中，选中“导出样式表（HTML4.0示例XSL）”复选框，其他按默认选择，单击“确定”按钮完成导出。 Access创建XML文件、XSL文件和相应的HTML文件，它还在存储XML、XSL和HTML文件的文件夹下创建了一个名为Images的子文件夹，用来保存窗体中的图像。如图8-1-23所示为在IE6.x中显示了用XML、XDS和XLS文件创建的HTML文件。 图8-1-23 订单HTML文件 要将报表导出到XML文件，可以按照导出窗体的步骤进行。,8.1 与其他应用程序交换数据,图8-1-23 订单HTML文件,8.2 数据库之间的数据共享,在实际使用中，用户需要将数据从一个Access数据库文件移动到另一个Access数据库文件中，甚至是在Access和其他不同的数据库之间移动，从而实现资源共享，提高数据库的作用。 8.2.1 从Access数据库导入信息 在Access中可以导入其他Access数据库中的任何对象，也可以导入自定义的工具栏和菜单。在Access数据库间进行数据导入或导出操作，事实上就是把一个数据库中的数据库对象传递给另一个数据库，在功能上与复制和粘贴类同。按以下步骤进行数据库之间的导入操作。 （1）打开要导入数据的数据库。单击“文件”“获取外部数据”“导入”菜单命令，打开“导入”对话框。 （2）在“导入”对话框的“文件类型”下拉列表中选择“Microsoft Office Access”，双击要导入的数据库，打开“导入对象”对话框，如图8-2-1所示。 （3）在这个对话框中，可以从每一个选项卡中选择要导入的对象，然后单击“确定”按钮。在对话框的底部，单击“选项”按钮，对话框被扩展，提供了许多附加的导入选项，如图8-2-2所示。,8.2 数据库之间的数据共享,图8-2-1 “导入对象”对话框 图8-2-2 “导入对象”对话框扩展选项,8.2 数据库之间的数据共享,（4）在这个对话框扩展后，可进一步决定如何导入Access数据，然后单击“确定”按钮，结束数据库对象导入的操作。 8.2.2 从其他数据库导入信息 从基于PC的数据库导入数据时，可以导入两类基本的数据库文件类型，即dBASE和Paradox。 每种类型的数据库都可以被直接导入到一个Access表中。可以将Paradox（3.08），dBASE ，dBASE ，dBASE 5，FoxPro或Visual FoxPro数据库表导入到Access中，只要在导入的过程中在“文件类型”下拉列表框中选择正确的数据库类型即可。选择数据库类型后，选择想要导入的文件，然后让Access自动导入文件。 8.2.3 将数据库与另一个数据库链接起来 使用Access数据库时通常要创建每一个所要使用的表，但是如果表已经存在于另一个Access数据库中，那么就可以链接该表（而不是重建它再复制其数据）。与另一个数据库建立链接后，就可以像使用所打开数据库中的其他表一样使用它。 按以下步骤来链接操作。,8.2 数据库之间的数据共享,（1）打开数据库，单击“文件”“获取外部数据”“链接表”菜单命令，打开“链接”对话框，如图8-2-3所示。,图8-2-3 “链接”对话框,8.2 数据库之间的数据共享,（2）在“链接”对话框中，可以选择所要链接的.mdb文件（默认的类型）。也可以在“链接”对话框中的“文件类型”下拉列表框中选择所要链接的文件类型，在中间的列表框中找到并选中所要求的数据库文件，然后单击“链接”按钮，打开“链接表”对话框，如图8-2-4所示。 图8-2-3 “链接”对话框 （3）在“链接表”对话框中的“表”标签中，选择所要导入的一个或多个表，然后单击“确定”按钮，完成链接的Access将返回到数据库窗口。 在数据库窗口中显示该表现在已被链接到当前数据库了，在它的图标上有一个箭头，表明该表是从别的来源链接来的，如图8-2-5所示。,8.2 数据库之间的数据共享,图8-2-4 “链接表”对话框 图8-2-5 添加了链接表的数据库窗口,8.2 数据库之间的数据共享,8.2.4 共享Access数据的其他方法 Access可以分别或同时直接连接多个数据库管理系统（DBMS）表。Access既可以链接其他Access数据库表，也可以链接非Access数据库表（如dBASE，FoxPro和Paradox表），还可以链接非数据库表，如电子表格、HTML表格和文本表格。 链接非Access数据库表，可按照以下步骤操作。 （1）打开数据库，使用“链接表”命令打开“链接”对话框。 （2）在“文件类型”下拉列表框中选择相应的类型，双击要链接的数据库文件即可。不同类型的数据库文件界面略有不同。 （3）单击“确定”按钮返回到“链接”对话框，可继续选择另外的表进行链接。 （4）单击“关闭”按钮结束链接返回到