word拓展(邮件合并).ppt

,课题十 Word 拓展 邮件合并,邮件合并,一、案例分析 现代商务活动中，遇到如邀请函、会议通知、聘书、客户回访函等日常办公事务处理时，往往需用计算机完成信函的信纸、内容、信封、批量打印等工作。本节将通过Word的邮件合并功能，方便、快捷地完成以上事务。如：,二.解决方案 制作邮件合并文档可利用“邮件合并”向导，即单击“工具”菜单中“信函和邮件”命令下的“邮件合并”命令，按向导的提示过程创建邮件合并文档。,即：建立邮件合并主文档制作邮件的数据源数据库建立主文档与数据源的连接在主文档中插入域邮件合并。,（1）制作主文档（客户回访信函）。 启动Word 2003，新建一份空白文档。 录入“客户回访函”内容。 对“客户回访函”的字体和段落进行适当的格式化处理。 对“客户回访函”进行页面设置。 保存“客户回访函”作为邮件的主文档。,（2）制作邮件的数据源数据库（客户个人信息）。 启动Excel；。 在Sheet1工作表中录入“客户个人信息”数据。 保存“客户个人信息”作为邮件的数据源。,（3）建立主文档与数据源的连接。 打开制作好的主文档“客户回访函”。 打开“邮件合并”工具栏。视图工具栏邮件合并 或 工具信函与邮件显示邮件合并工具栏，打开邮件合并工具栏。, 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，弹出“选取数据源”对话框，找到保存的“客户个人信息”数据文件，选中该文件，然后单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框。 在对话框中选中Sheet1工作表。,（4）在主文档中插入域 在主文档“客户回访函”中相应的位置插入域“客户姓名”、“性别”、“购买产品” 分别对信函中插入的域设置适当的字符格式，如字体、字型、字号和颜色（区别与主文档）。,（5）邮件合并（生成个人信函） 单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，生成客户个人信函。 单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”或“下一记录”按钮，可查看其他客户的信函。 单击“合并到新文档”按钮，即可得到合并的新文档。,（6）如有打印机，则可以打印个人信函。 单击邮件合并工具栏上的“合并到打印机”按钮。 单击“全部”单选框，然后单击“确定”按钮。弹出 “打印”对话框，设置打印选项，单击“确定”按钮，打印已生成的客户回访函。,3.案例小结 实际工作中常常遇到处理大量报表、信件一类的文档，其主要内容、格式都相同，只是具体的数据有变化，为减少重复工作，可使用“邮件合并”功能。,邮件合并的处理过程为： （一）创建主文档， 1、利用Word 2003制作主文档。 先输入文档内容，对文档按实际生活中的要求进行格式设置。 2、根据打印的纸张大小及打印要求进行页面设置。 3、保存主文档,（二）创建或打开数据源，存放变动的信息内容，数据源一般来自于Excel、Access等数据库； 数据源用二维表格进行制作，可以利用： Word 表格 Excel工作表 Access数据表来制作数据源。保存数据源。 或利用现有的数据如 OutLook的通讯录,（三）在主文档所需的位置插入合并域； （四）执行合