《办公软件应用技能》PPT课件.ppt

2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,1/99,第 2 章 办公软件应用技能,在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用Microsoft Office套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成 Office是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务 Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,2/99,教学要求,掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并 掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握公式和函数的使用，函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min()，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选 了解PowerPoint的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,3/99,本章重点,借助Word实现论文制作 公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总,本章难点 利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统计,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,4/99,第 1 节 Office软件的基本操作,套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，Microsfot Office就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，Office 套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,5/99,一、Office软件概述,1. Office功能列表 Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,6/99,Office软件概述,2. 主窗口与文档窗口,Office软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口组成 主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，以及边框等几部分组成，文档窗口则因组件的不同而有较大的差异,所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程序相互关联起来。例如，由Word所创建的扩展名为.doc的文件成为Word文档，Word文档和Word软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,7/99,二、Office软件的启动和关闭,1. Office软件的启动 以Word为例 方法一：通过“开始”按钮, 在其子菜单中选择“Microsoft Word”命令 方法二：双击桌面上创建的Word快捷方式 方法三：双击一个Word文档，则Windows首先打开Word窗口, 再在Word窗口中打开该文档 方法四：找到 Word的 “应用程序文件”，双击该文件的图标， 打开Word窗口,Office软件的图标,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,8/99,Office软件的启动和关闭,2. Office软件的关闭,关闭某个Office软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然后再关闭该软件。仍以Word为例,方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“” 方法二：执行“文件/退出”命令 方法三：使用快捷键 Alt+F4 方法四：双击控制按钮或单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,9/99,三、文档文件,不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩展名来体现,1. Word 文档：扩展名为doc 2. Excel 文档：称为工作薄，扩展名为xls 3. PowerPoint 文档：称为演示文稿，扩展名为ppt 4. FrontPage 文档：扩展名为htm/html,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,10/99,四、文档操作（文件菜单）,1. 新建 建立新的文档 2. 打开 打开已创建的文档 3. 关闭 关闭文档窗口 4. 保存 保存正编辑的文档 5. 另存为 改变位置或名称后保存,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,11/99,第 2 节 文字处理软件Word,文字处理软件 Word 是套装软件 Office 中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 Word Word的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理 本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,12/99,一、基本文字编辑操作,1. Word主窗口,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,13/99,基本文字编辑操作,2. 视图方式,为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word 提供了多种显示模式，也称为 视图,1. 普通视图 2. Web版式视图 3. 页面视图 4. 大纲视图 5. 主控文档视图：在“大纲视图” 下出现 6. 全屏视图：“视图/全屏显示”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,14/99,基本文字编辑操作,3. 输入文本,Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键 Ctrl+Shift 进行切换,汉字输入 中英文切换：Ctrl+Space 中英文标点符号切换 其他字符: 软键盘 符号: “插入/符号” 特殊字符: “插入/特殊符号”,缺省设置 中/英文输入法 Crtl + Space 输入方式 Crtl + Shift 全/半角字符 Shift + Space 中/英文标点 Crtl + .,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,15/99,基本文字编辑操作,4. 选择文本,在 Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示,选 定 区,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,16/99,基本文字编辑操作,5. 编辑文本,移动 用剪贴板： 选定 - 剪切 - 粘贴 用鼠标拖动 复制 用剪贴板： 选定 -复制 - 粘贴 用鼠标：按住Ctrl后拖动 删除 选择后，按 Del 键,撤消、恢复和重复 撤消：撤消前面的操作 恢复：恢复撤消前的状态 查找与替换 要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机” 操作内容：文本、格式、特殊字符 “编辑/查找”, “编辑/替换”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,17/99,二、格式编排,1. 字符格式 字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等 设置字符格式要按照 “先选定后操作” 的原则,设置内容 字体、字号、字型 设置方法 “格式/字体”：字体对话框 格式工具栏 用格式刷复制格式 （复制一次或多次）,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,18/99,格式编排,2. 段落格式,设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）,段落是指两个段落标记之间的所有信息 段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段 结束 和 文档结束 处有一个段落标记,未显示段落标记,显示段落标记,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,19/99,格式编排,(1) 设置内容 缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进 对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐 行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距 段间距： “格式/段落” ，段前 与 段后 (2) 设置方法 “格式/段落” 格式工具栏 水平标尺 用格式刷复制段落格式,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,20/99,格式编排,3. 页面设置,页面设置：“文件/页面设置”,设置内容：页边距、纸型、纸张来源等 设置纸型和页面方向 Word设置的页边距与所用的纸型有关 默认：纸型是标准的 A4纸 ,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向 页面页码： “插入/页码” 或 “视图/页眉和页脚” 设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,21/99,格式编排,4. 分栏,分栏就是将一段文本分成并排的几栏 页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示,设置方法 “常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏 “格式/分栏”命令,分栏的版面修饰 改变栏数 改变栏宽 改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,22/99,三、表格处理,1. 创建表格的方法 “表格/插入/表格” 在对话框中设置行数、列数 用工具按钮：拖动选择行数、列数 用表格和边框工具栏 从文本转换表格 输入文字-设分隔符-选定-“表格/将文字转换成表格”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,23/99,表格处理,2. 编辑表格,选定: 一行、一列、一个单元格 插入行、列 删除行、列 插入和删除单元格 改变列宽和行高 拆分和合并单元格 对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,24/99,表格处理,3. 表格中数据排序,所谓排序就是对表格中的所有行数据（第一行除外）按照某种依据进行重排。在排序时，一次最多3个关键字,对表格按某一列进行排序，单击该列的任一处(或选定该列)，单击“表格和边框”工具栏上的 (升序)或 (降序) 对整张表格排序，选定该表格，执行“表格/排序”，如右图。排序时分“有标题行”和“无标题行”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,25/99,四、图形和公式,1. 绘制自选图形,打开绘图工具栏 选图形工具 拖动绘制 添加文字 编辑,DB,X=0,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,26/99,图形和公式,2. 插入图形对象,“插入/图片” 选对象 剪贴画 Office中有一个名为Microsoft Clip Gallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片 C:Program FilesMicrosoft OfficeCLIPARTPUB60COR C:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIAOFFICE11AUTOSHAP C:Program FilesMicrosoft OfficeMEDIACAGCAT10 来自文件：jpg , wmf , emf 等 艺术字,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,27/99,图形和公式,3. 编辑和设置图形格式,环绕方式（图文混排） 嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方 剪裁 是在不改变原图片比例的情况下, 去除其部分区域 改变大小，移动,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,28/99,图形和公式,4. 艺术字,用文字建立图形的效果 利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置 插入方法：“插入/图片/艺术字”,大学计算机基础,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,29/99,图形和公式,5. 公式,Word 提供了专门公式编排的应用程序 Microsoft 公式编辑器 3.0，通过对象嵌入法利用公式编辑器可以非常方便地编排包含各种符号的复杂公式 插入方法：“插入/对象”,双击则编辑,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,30/99,图形和公式,6. 文本框,文本框使用的场所：当将文字、图片、表格放置到特别的位置，如表格或图片放在版面中央、文字从旁饶过、文字列在页边距上等,文本框文字的排列格式 横排 和 竖排两种格式,文本框横排 文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。,文本框竖排 文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。,文本框的建立 “插入/文本框/横排” 或 “插入/文本框/竖排” “绘图”工具栏的“文本框”按钮 或 “竖排文本框”按钮,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,31/99,图形和公式,7. 水印制作,水印是显示在文档文本后面的文字或图片,它可以增加趣味或标识文档的状态。水印是透明的，因此任何打印在水印上方的文字或插入的对象都能清晰可见 只在“页面视图”和“打印预览”中显示水印 具有添加文字和图片两种类型水印的功能 “格式 / 背景 / 水印”,更改水印位置：“视图/页眉和页脚” 文字水印：“艺术字”工具栏设置 / 图片水印：“图片”工具栏设置 取消水印：选择“无水印” 打印水印：“工具/选项”对话框中的“打印”选项卡中 如果是对象：如水印（文字、图片），选上“图形对象”复选框 背景色和以图像为填充效果的：选上“背景色和图像”复选框,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,32/99,五、长文档的编辑,当完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好，创建纲目时也需要应用样式（如内置的样式：标题1、标题2等），在以后抽取目录时，要求文档必须使用这些样式,1. 在大纲视图中建立纲目结构 在“页面视图”中利用“格式”工具栏中的“样式”下拉列表框创建应用了内置标题样式的纲目 输入正文内容 文档输入完毕，可以在“大纲视图”中调整目录结构或级别 利用“大纲”工具栏进行级别的调整,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,33/99,长文档的编辑,2. 使用“链接到标题样式的多级符号”建立纲目结构 创建“链接到标题样式的多级符号”，Word既可以随内容自动改变标题编号，同时各级标题也应用了相同级别的标题样式（例如将编号1.1链接到样式标题2）,(1) 使用内置标题样式 在“多级符号”选项卡中，选中第二行第二种多级符号，然后输入正文即可，则Word会根据标题样式自动按所链接级别进行编号 “格式/项目符号和编号”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,34/99,长文档的编辑,(2) 使用自定义的标题样式 在“多级符号”选项卡中选择了其他多级符号，在“自定义多级符号列表”对话框中，单击“高级”按钮，先选择级别，然后在“将级别链接到样式”下拉列表框中指定自定义的样式,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,35/99,长文档的编辑,3. 抽取目录 在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式，Word就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作 “插入/引用/索引和目录”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,36/99,长文档的编辑,抽取的目录如下：,当抽取目录完成后，目录与正文就有了链接的关系。将鼠标移动目录中，光标会变成小手形状，单击后马上跳转到当前单击处所对应的标题位置 如果标题发生变化, 可以重新抽取或更新目录(大纲工具栏上),2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,37/99,长文档的编辑,4. 浏览长文档,(1) 显示“文档结构图” 在文档中应用了内置的标题样式，单击“视图/文档结构图”，即可在一个单独的窗格中显示文档标题,(2) 改变文档显示比例 改变文档的显示比例，就是对显示区进行放大或缩小,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,38/99,长文档的编辑,(3) 拆分文档窗口 Word 提供拆分文档窗口的功能，可以把文档分到两个窗口中编辑，第一个窗口编辑一部分，第二个窗口编辑另一部分 “窗口/拆分”、“窗口/取消拆分”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,39/99,长文档的编辑,5. 分页和分节 分页和分节是编辑、排版时经常用到的操作，操作时插入的分页符和分节符的含义各不相同。分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，分节符是节的结尾标记,(1) 插入分页符 分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，包括“自动分页符”和“手动分页符” 当文字或图形填满一页时，Word会插入一个自动分页符并开始新的一页；要在特定位置分页，可插入手动分页符 手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本，均不会影响到分页符后面文本的位置,将插入点定位到需要分页处 “插入/分隔符”：弹出“分隔符”对话框 选择“分隔符类型”中的“分页符”,插入手动分隔符：Ctrl + Enter 删除手动分隔符的方法：将光标定位到分页符前面，按Delete键,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,40/99,长文档的编辑,(2) 插入分节符 分节符是节的结尾标记，它包含了节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序等,插入分节符的目的是为了将文档分成几节，然后根据需要设置每节不同的格式 分节符的类型有“下一页”、“连续”、“偶数页”和“奇数页”,插入分节符的步骤为： 将插入点定位到需要分节处 选择“插入/分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框 选择“分节符类型”中的某分节符确定即可 删除分节符的方法：将光标定位到分节符的前面，敲“Delete”键。删除某个分节符，其前面的文字将合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,41/99,长文档的编辑,6. 设置页眉和页脚 页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡,(1) 创建页眉和页脚 单击“视图/页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置 单击 按钮，可在页眉和页脚间切换,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,42/99,长文档的编辑,(2) 首页不同的页眉和页脚 一篇文档的首页常常是比较特殊的, 例如是文章的封面或图片简介等, 一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置”中的“版式”选项卡实现，如下图所示：,选中“首页不同”复选框 选中“奇偶页不同”复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角 要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符 “下一页”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,43/99,长文档的编辑,设置情况：,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,44/99,六、邮件合并,在实际工作中，常遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为此word提供了非常有用的邮件合并功能,1. 邮件合并的基本思想 如果要打印参加多媒体课程培训人员的通知书，通知书的形式相同，只是其中有些内容不同。邮件合并中，只要制作一份作为通知书内容的“主文档”，它包括通知书上的共有的信息，另一份是培训人员的名单称为“数据源”，里面可存放若干个各不相同的培训人员的信息；然后在主文档中加入变化的信息称为“合并域”的特殊命令，通过邮件合并功能，可以生成若干份培训人员通知书,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,45/99,邮件合并,数据源,主文档 （原始）,录取通知书 同学： 你已被录取于我校 学院 专业，请你于2007年 带好本通知书及有关材料报到注册。 报到地址：体育馆 四川师范大学2007年8月20日,主文档 （合并域）,录取通知书 姓名同学： 你已被录取于我校学院学院专业专业，请你于2007年日期带好本通知书及有关材料报到注册。 报到地址：体育馆 四川师范大学2007年8月20日,合并到新文档,录取通知书 赵一 同学： 你已被录取于我校 外国语 学院 英语 专业，请你于2007年 9月1日 带好本通知书及有关材料报到注册。 报到地址：体育馆 四川师范大学2007年8月20日,录取通知书 钱二 同学： 你已被录取于我校 建筑 学院 建筑学 专业，请你于2007年 9月1日 带好本通知书及有关材料报到注册。 报到地址：体育馆 四川师范大学2007年8月20日,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,46/99,邮件合并,2. 邮件合并的四个步骤 创建主文档，输入内容不变的共有文本内容 创建或打开数据源，存放可变的数据 在主文挡中所需的位置插入合并域名字 执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出,视图/工具栏/邮件合并 工具/信函与邮件/显示邮件合并工具栏 数据源中的域名：惟一，最多32个字符，可使用字母、汉字、数字、下划线，但不能有空格，第一个必须是字母或汉字 合并域：被“”括起,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,47/99,邮件合并,例：制作如下的录取通知书,录取通知书 同学： 你已被录取于我校 学院 专业，请你于2007年 带好本通知书及有关材料报到注册。 报到地址：体育馆 四川师范大学2007年8月20日,邮件合并（以信函为例） 选择文档类型 信函、电子邮件、信封、标签、目录 选择开始文档 使用当前文档、更改文档格式、从现在文档开始 选择收件人 使用现有列表、键入新列表-可以创建 撰写信函 地址块、问候语、其他项目-可以插入合并域 预览信函 预览信函的内容 完成合并 打印、编辑个人信封,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,48/99,第 3 节 电子表格软件Excel,电子表格软件Excel是 Office 套装软件中的重要成员，它能方便地制作各种电子表格, 使用公式和函数对数据进行复杂的运算; 用各种图表直观明了地表示动态数据; 利用超级链接功能快速打开局域网或 Internet 上的文件 Excel 的主要功能：建立工作表、数据处理和管理、图表处理、数据共享 本章以 Office 2003 中文版为蓝本介绍Excel基本概念、基本操作和使用,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,49/99,一、Excel 的基本概念,1. Excel 的主窗口,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,50/99,Excel的基本概念,2. 工作表和工作簿,工作表（电子表格） 工作表用来存储和处理数据，它是 Excel 完成一项工作的基本单位，由 65536行256 列单元格组成 216 28 行号：165536 列标：AIV 工作簿 Excel的文档文件，XLS 一个工作薄由多个工作表组成 (1255个)，默认打开三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，当前工作表为 Sheet1,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,51/99,Excel的基本概念,3. 单元格、地址、范围,单元格 工作表行和列的交叉，表格的最小单位 当前选中的单元格称为活动单元格 单元格的地址 表示形式： 列标+行号 如： A5、 D8 区域（矩形区域）的表示 多个单元格组成一个区域，A1:C5，B3:H10,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,52/99,Excel的基本概念,4. 单元格的选取,一个单元格 单击 一个单元区域 拖动 或 单击区域角上的单元格，Shift+单击对应另一个角上的单元格 不相邻单元 按住 Ctrl 进行选择 不相邻区域 按住 Ctrl 进行选择 整行 / 多行 单击行号 / 拖动几行 整列 / 多列 单击列标 / 拖动几列 整个工作表 单击 全选框 取消选定 单击表中其它任何位置,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,53/99,二、输入数据,1. 向单元格输入数据,双击单元格 单击单元格 - 单击编辑栏,“”取消 “”确定,数值型 ：直接输入，默认右对齐 科学记数法2.345e2 3,456,234 $34.56 40% # 文字型 ：直接输入，默认左对齐 在一个单元格中输入多行文字，按 Alt + 回车键 数字串： 610072 2009112001 逻辑型 ：TRUE、FALSE，默认居中对齐,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,54/99,输入数据 - 向单元格输入数据,日期 / 时间：默认右对齐 日期格式: yy/mm/dd 或 yy-mm-dd 时间格式: hh:mm (am/pm) 输入当前日期：Ctrl； 输入当前时间：CtrlShift； 一个单元格中既输入日期，又输入时间，则输入完日期后，按一下空格键后，再输入时间 分数 先输入一个 0，按一下空格键，再输入分数 例如：1/3 输入: 0 1/3，7/3 输入: 0 7/3 或 2 1/3,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,55/99,输入数据 - 自动填充数据,2. 自动填充数据,自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元格的填充。填充可以实现以下功能： 初始值为文本或数值时，填充相当于数据的复制 初始值为文本和数字的混合体，填充时文本不变，数字部分递增： 08财务管理1班 08财务管理2班 初始值为日期型数据时，填充单元格的日期会递增 2007-8-1 2007-8-2 初始值为预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充 甲 甲、乙、丙、 如果连续的单元格存在等差关系，填充时按照序列的步长值填充 1、2 1、2、3、4 、 2007-8-1、2007-8-2 2007-8-1、2007-8-2、 2007-8-3、 20070101、20070104 20070101、20070104、 20070107、,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,56/99,输入数据 - 自动填充数据,利用填充柄,将鼠标移到填充柄，鼠标形状由 ，拖动填充柄,自动填充,输入第一个数据 选定 单元格/一个区域 “编辑/填充/ 序列”,自定义序列,用户可以使用Excel预设的自定义序列（或自己定义序列）进行填充 增加“自定义序列”的操作：“工具/选项”中“选项”对话框的“自定义序列”选项卡,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,57/99,输入数据 - 有效性输入,3. 有效性输入,输入时为了防止一些明显不合逻辑的数据进入， Excel 提供了一种有效性输入。例如，课程成绩应该在 0 100 之间，可以如下设置：,选定输入的区域 “数据/有效性” 在“允许”下拉框中选择“整数”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,58/99,三、工作表的编辑,1. 单元格的基本编辑操作,插入空行 / 空列 插入空单元格 / 区域 选定 - “插入/单元格” 覆盖式的移动与复制 方法 1：选定 - 用鼠标拖动 移动：直接拖动 复制：Ctrl + 拖动 方法 2：选定 - 利用剪贴板进行剪切、复制、粘贴,插入式的移动与复制 选定 - 用鼠标拖动 移动：Shift + 拖动 复制：Shift+Ctrl+拖动 复制单元格中的特定内容 选定单元格/区域 - “编辑/复制” - 选定目标单元格- “编辑/选择性粘贴”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,59/99,工作表的编辑,清除 清除：可以清除单元格或区域的“全部/格式/内容/批注” 如果是清除数据，按 Del 键 选定单元格/区域 - “ 编辑/清除”，清除后，单元格仍然存在 删除 如果要删除单元格/区域：选定单元格/元区域 - “编辑/删除”，删除后，将调整周围的单元格来填补空缺,插入批注 选定单元格- “ 插入/批注” 右击单元格-“ 编辑批注/删除批注/显示批注/隐藏批注” 改变行高和列宽 设置列宽 默认值：8.38 设置行高 默认值：14.25,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,60/99,工作表的编辑,2. 设置单元格格式,设置内容：数字、对齐、字体、边框、图案等 操作方法：“格式/单元格”,数字格式 根据数字的应用领域选择相应的数字格式，如数值、货币、日期、百分比等 对齐方式 改变Excel的默认方式，提供左对齐、居中、右对齐、合并及居中 字体 字体、字型、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色、上标和下标 边框线 默认单元格的边框是虚线 图案 设置单元格/区域的底纹和图案,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,61/99,工作表的编辑,3. 条件格式,对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课程的成绩90的显示红色，这种情况就要使用条件格式 使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定的单元格，并突出显示要检查的动态数据 选定单元格/区域 - “格式/条件格式”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,62/99,四、公式与函数,1. 公式组成 以“”开始（或“+”），例如： =A2+B2+C6,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,63/99,公式与函数,2. 单元格的引用,(1) 相对引用 公式中单元格地址在公式复制、移动时自行调整 表示：列标行号 例如： B6 C5:F8 (2) 绝对引用 公式中单元格地址在公式复制、移动时不改变 表示：$列标$行号 例如： $B$6 $C$5:$F$8,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,64/99,公式与函数,(3) 混合引用 列标$行号 例： B$6 C$5:F$8 或 $列标行号 例： $B6 $C5:$F8 引用方式间的转换： 按 F4 键 (单击编辑输入区后) (4) 引用其它工作表中的单元格和区域 在单元格和区域前加上：工作表名! 例如： Sheet2!B4 Sheet3!B4:G10 (5) 引用其它工作簿中的数据 在单元格和区域前加上：工作簿文件名工作表名! 例如： myBook.xlsSheet1!A44,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,65/99,公式与函数,3. 函数,Func,(1) 函数的引用格式 函数名(参数1，参数2，) 参数必须放在圆括号中(只能用圆括号)，最多为30个参数 参数可以是数值、字符串、日期、单元格引用、函数等；注意参数的个数、类型、书写顺序 (2) 使用函数方法 在编辑框直接输入，例如：=SUM(C5:C8) 插入函数 选目标单元、插入函数: 单击fx、选函数 、输参数,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,66/99,公式与函数,(3) 常用函数,求和函数SUM(): SUM(number1, number2, .) 自动求和：单击工具栏中的自动求和按钮 求平均值函数AVERAGE():AVERAGE(number1, number2,.) 计数函数COUNT(): COUNT(value1, value2, .) 求最大值函数MAX(): MAX(number1, number2, .) 求最小值函数MIN(): MIN(number1, number2, .) 条件函数IF(): IF(logical_test , value_if_true , value_if_false) 条件计数函数COUNTIF(): COUNTIF(range, criteria),(4) 快速计算 选定需要计算的单元格区域，然后右击状态栏中的“快速计算”区域，选择一种计算方式,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,67/99,五、图表处理,1. 制作图表,选数据区 方法 1 ：单击常用工具栏中的图表向导按钮 方法 2 ：“插入/图表” 按图表向导步骤进行 选择图表类型 确定图表源数据（数据和系列）：用于制图的数据区域，最好包括那些表明图中数据序列名和类名的标题 设置图表选项 确定图表位置,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,68/99,图表处理,2. 编辑和格式化图表,图表的组成,分类轴标题,分类轴,图例,绘图区,图表区,图表标题,数值轴,数值轴标题,数据标志,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,69/99,图表处理,(1) 缩放、移动、复制、删除图表 (2) 编辑图表内容 在图表中可以加入和删除数据系列，对图表的标题、坐标轴标题、图表示例中的文本可以进行格式编排,改变图表类型：“图标/图表类型” 添加数据系列 选中要添加的数据系列，将其拖动到图表中 复制要添加的数据系列，并将其粘贴到图表之中 删除数据系列：选定要删除的数据系列，按 Del 键 添加图形 添加自选图形并给出文字说明。添加前先选中图表，使图形和图表形成一体,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,70/99,图表处理,图表对象的格式化 图表对象的格式化是指对图表中各对象的格式设置，包括文字和数值的格式、字体、字号、颜色、坐标轴、网格线、绘图区底纹、图表区边线和图例等设置,设置方法：选中要设置的图表对象，使用“格式”菜单中对应的图表对象命令进行,设置“坐标轴刻度”：双击数值轴，显示“坐标轴格式”对话框，“刻度”选项卡 设置边框阴影：双击图表区，显示“图表区格式”对话框，选择“图案”选项卡 设置“数据点”：单击一个数据系列图形，再单击最大的数据点。执行“格式/数据点”，显示“数据点格式”对话框，选择“数据标志”选项卡,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,71/99,六、数据管理,1. 数据排序,将工作表中的某一区域的数据以行（记录）为单位，按照某一列或某几列的数据次序进行排序 排序时可指定一个关键字，最多可指定三个关键字(分别称为主要关键字、次要关键字、第三关键字),选定要作为数据清单管理的区域 执行“数据/排序”命令，出现“排序”对话框 “有标题行”表示把选中区域的第一行作为标题，不参与排序,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,72/99,数据管理,2. 数据筛选,显示满足条件的记录，隐藏不满足条件的记录 两种方式：自动筛选 和 高级筛选,自动筛选 按选定内容筛选，它适用于简单条件 可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一个值的行。也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行，比如姓名为“王晋”和“成功”的行 选区域-“数据/筛选/自动筛选”,高级筛选 一种复杂条件，高级筛选条件可以包括一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件 选区域 - “数据/筛选/高级筛选”,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,73/99,数据管理,3. 数据分类汇总,分类汇总是指将同类数据汇总在一起，对这些同类数据进行求和、求平均值、求最大值、求最小值等运算。分类汇总前首先要对数据清单按汇总的字段进行排序,选定数据清单 按“分类汇总”字段进行排序 “数据/分类汇总”，打开“分类汇总”对话框 设置“汇总方式”、选定“汇总项”等,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,74/99,数据管理,4. 数据透视表,前面介绍的分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果用户要求按多个字段进行分类汇总，则用分类汇总就有困难了。应使用数据透视表来解决该问题,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,75/99,数据管理,(1) 建立数据透视表 “数据/数据透视表和数据透视图”,版式决定数据透视表的布局，对话框右边列出数据清单的所有字段 要分类的字段可以拖入行、列的位置，并成为透视表的行、列标题 要汇总（计算）的字段拖入数据区 拖入页位置的字段将成为分页显示的依据,拖入数据区的汇总对象，如果是非数值型字段，则默认为对其计数；如果为数值型字段，则默认为求和,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,76/99,数据管理,(2) 修改数据透视表 “视图/工具栏/数据透视表”命令,更改数据透视表的布局 改变汇总方式,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,77/99,第 4 节 演示文稿软件PowerPoint,演示文稿广泛应用于教学、会议、演讲、报告、商业展示等场合，所以制作演示文稿人们工作的需要。PowerPoint是制作的应用程序，利用它，用户可以制作出基文字、图形、图像、声音和视频等多媒体元素于一体的演示文稿。本节介绍 PowerPoint 的基本概念、演示文稿的制作、使用方法,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,78/99,一、PowerPoint的基本概念,1. PowerPoint的主窗口界面,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,79/99,PowerPoint的基本概念,2. PowerPoint 幻灯片结构,幻灯片是演示文稿（.ppt）的核心部分，其结构如下图：,编号,占位符,备注区,对象,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,80/99,PowerPoint的基本概念,3. PowerPoint 视图模式,根据幻灯片编辑的需要，PowerPoint提供了 4 种不同的视图方式进行演示文稿的制作,普通视图 编辑幻灯片的主题、小标题和备注。系统默认视图。在该视图模式下，提供“大纲”和“幻灯片”两个选项卡 “大纲”选项卡：浏览整体结构、重新排列标题的次序和级别、改变文本的缩进级别 “幻灯片”选项卡：制作、编辑每一张幻灯片，窗口主体被幻灯片窗口占据,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,81/99,PowerPoint的基本概念,幻灯片浏览视图 同时显示多张幻灯片 浏览显示整个文稿 进行幻灯片整体的复制、删除、移动 幻灯片放映视图 从当前幻灯片开始全屏幕播放文稿 备注窗口 编辑每张幻灯片的备注内容,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,82/99,二、演示文稿的创建与编辑,1. 创建演示文稿,内容提示向导：利用内容提示向导可直接得到所要的幻灯片版式。这些版式是 PowerPoint 预设的模板，其主题包罗万象 模板：模板是用来统一文稿外观的最快捷的方法，系统自带了很多不同风格的演示文稿模板，每个模板表达了某种风格和寓意。用户可以根据需要添加内容和新幻灯片 创建空演示文稿：创建一个新的空演示文稿。系统提供了28种预先定义好的幻灯片布局，用户根据需要选择适合的幻灯片布局,2019年8月4日星期日,第 2 章 办公软件应用技能 - He-Mingrui,83/99,演示文稿的创建与编辑,2. 幻灯片格式设计,设置文字格式 可对占位符和文本框中的文字进行格式设置 “格式 / 字体” 插入图片等对象 幻灯片上添加对象类型有：自选图形、图片、艺术字、Word 表格、Excel 工作表、图表、多媒体对象、组织结构图等，这些对