拓新集团采购手册范本

重庆拓新投资控股（集团）有限公司拓新投资控股集团有限公司采购手册成本控制部管理制度目 录 一、 材料设备采购管理制度相关文件和表单（一）、材料设备选用程序附件：1、材料设备设计确认计划表 2、材料设备设计标准确认表 3、材料设备管理控制计划表 4、材料设备设计变更审批表 5、材料设备进场计划表 6、材料设备采购招标文件内部审核表 7、材料设备招标工作流程表8、材料设备（分包项目）选用流程图 9、商务洽谈纪要表 10、甲控（乙购）材料确认报告回执 11、材料设备合同会签表（二）进贷检验和试验程序12、材料设备进场验收单13、甲供材料设备交接单（三） 材料付款及出入库管理14、材料设备出入库单15、材料设备台帐16、 材料设备（分包项目）付款批核流程17、 材料设备付款审批表18、材料设备付款汇总表19、材料设备成本（现金流量）月报表（四）材料设备采购管理制度文件支持表单20、 材料设备分类明细表21、 材料设备（资料）内部流转登记表22、 材料设备来文来函登记表二、供应商评价和选择程序（一）、相关文件和表单附件：1、材料设备供应商登记表2、供应商考察报告3、供应商考察报告24、设备材料供应商名录 5、供应商供货评估表6、供应商供货质量、进度考核表三、材料设备数据库及样品管理程序（一）附属表单附件：1、材料设备封样清单2、材料设备（样品）标签一、材料设备采购管理制度第一条 目的为了规范选择供应商操作程序，全面了解供应商及其产品特性，有效降低工程建设及材料设备成本，充分整合集团内部材料设备信息资源，增加工作透明度，同时对采购过程加强控制，确保采购产品符合项目整体定位和成本要求，为公司持续发展奠定基础。第二条 适用范围适用集团所有工程建设的甲供材料设备、分包项目、甲控乙购材料设备等各类工程物资经济控制活动。第三条 职责3.1成本控制部： 3.1.1负责建立供应商数据库。3.1.2负责组织对材料设备（分包项目）供应单位前期考察和评估工作。3.1.3参与审批材料设备采购计划表。3.1.4组织材料设备招投标工作，并监督材料设备采购合同签约。3.1.5组织编制材料采购招标文件初稿，并由研发、工程、造价、财务、审计法务人员进行补充和完善。3.1.6材料工程师根据研发中心专业工程师确定技术标准参与核实工程量。3.1.7负责供应商供货评估。3.1.8 负责监督材料设备现场封样。3.1.9负责材料采购文件和资料的保管。3.1.10编制、修订、解释本制度。 3.2研发中心技术部：3.2.1确定材料设备设计及技术标准，在方案设计至施工图设计阶段，填写材料设备设计确认计划表；施工图设计确认后，填写材料设备设计标准确认表，以上两份表单及时提供给成本控制部。3.2.2 参与编制材料设备采购计划表。 3.2.3 参加材料设备招投标工作并提出技术规范，提供技术标部分内容。3.2.4 组织对材料设备样板进行确认。3.2.5 根据施工组织设计监督编制材料设备进场计划表。3.2.6 参与材料设备进场验收。3.2.7 监督材料设备综合报验及备案工作。3.3 审计法务部3.3.1参加材料设备招标工作。3.3.2参与材料设备采购合同签约。3.3.3参与材料设备采购合同执行。3.3.4参与编制材料设备采购计划表。3.3.5参与对材料设备样板进行确认。3.3.6负责监督材料采购价格的合理性。3.4 财务部3.4.1 参加材料设备招标工作。3.4.2 负责材料设备帐务及保证金管理。3.4.3 参与材料设备采购合同执行。第四条 材料设备招投标管理程序4.1成本控制部负责总包工程100万元以上，材料设备20万元以上采购的提请立项，成立招标小组，研发中心、工程技术、审计法务部、财务中心、相关公司参与，严格按照经审批的材料设备采购计划表确定的材料范围和控制方式进行实施。4.2凡材料设备采购金额20万以上必须采用招标方式确定；20万以下允许采用询价直接采购方式，货比三家，由相关公司负责经办。4.3重大材料设备合约招标由成本控制部组织经济标，研发中心、工程技术部负责提供技术相关指标，相关公司提前将材料设备供应计划到场时间、技术要求（部分材料设备需要图纸）、招标文件初稿等向成本控制部提交。4.4招标小组按照材料招投标工作管理制度、供应商评价和选择程序的有关规定，组织相关人员对材料设备供应商进行考察和评估，审核材料供应商投标资格及确定发标范围，未进入材料设备数据库且未经考察评估的供应商不得作为发标对象，推荐人员应回避招投标过程。4.5招标小组组织相关人员对成本控制部提交的材料设备采购招标文件进行审定，研发中心、工程技术部相关工程师核定技术标准，设计师提出颜色造型、尺度等技术标准，预算（造价）工程师按工程施工图核定工程量，按材料设备采购招投标文件内部审核表报批程序办理。4.6招标文件是甲方对供货或作业内容的具体要求，应明确质量要求、技术标准、完工时间、供货地点、作业内容、验收办法、土建配合费、税金计取办法等相关内容。4.7成本控制部协助财务部督促投标单位在发布招标文件前24小时，按招标文件规定及时交纳投标保证金，投标单位只有按规定交纳投标保证金后，方可参加投标，招标工作结束由财务部负责退还投标保证金。4.8成本控制部组织开标工作，决标后填写材料设备招标工作流程表，必要时可进行多次商务洽谈并形成纪要，将对比价格及综合分析形成文字报告，按程序申报，经报批同意后签发中标通知书，同时相关公司组织合同文本并按程序报批，报批时应附带合同文本、供应商登记表、材料设备投标工作流程表及其它相关资料。4.9成本控制部监督，研发中心、工程技术部、财务部协助对甲供材料、分包项目或三方采购合同签约。甲控乙购材料具备招标条件必须招标，若不具备招标条件应通过专题会议讨论确定品牌、规格型号、价格等，由成本控制部向相关公司下达甲控乙购回执，若甲供材料设备需作设计变更或工程量签证，由工程技术部按材料设备设计变更审批表办理，成本控制部组织再与供应商签订补充协议。4.10成本控制部组织研发中心、工程技术部、供应商等相关单位对甲供材料采购合同实施合同交底，并填写材料设备合同交底单，对于三方采购合同由成本控制部组织，研发中心、工程技术部配合协调监理、施工单位、供应商等进行技术合同交底。4.11成本控制部应将所有采购合约建立完整的文字档案和电子档案，其中包括：招标文件、投标文件、商务洽谈纪要、投标对比分析报告等相关资料，若采用标准文本签订供货合同均应输入电脑进入材料设备数据库。4.12合同应一式八份，正本一份，副本七份。财务部留存正本，行政部、工程技术部、审计法务部、成本控制部及相关公司各留存副本一份。各部门各公司应健全相关制度，合同文本及合同内容不得遗失和外传。第五条 材料设备帐务管理程序5.1材料帐目5.1.1相关公司财务部应根据材料设备管理控制计划表、材料设备供应商目录进行核实，其中目录采购、供应商登记表上的开户行、帐号等相关资料必须与合同内容相符，未按目录采购的材料设备必须按程序报批并补交采购清单，方可鉴经济合同专用章。5.1.2相关公司财务部对甲供（分包项目）、甲控材料应建立完整的帐务登记。5.1.3成本控制部应设置专职或兼职材料管理员，监督材料设备出入库和帐务相关事宜，在主管领导下开展工作，财务主管负责定期或不定期对所建帐目进行检查和指导。5.1.4相关公司必须建立材料设备台帐，材料设备台帐簿应根据品种、物质类别分类建帐，帐目登记要做到完整无误、不漏、不同单据要分类装订成册。甲供材料设备入库时，首先由材料工程师与相关专业工程师确认品种、规格型号、数量、质量、单价等，库管员复核并共同在入库单上签字后方可入库，为防止丢失，入库应立即通知相关单位办理出库手续，库管员月末将当月所有帐目与财务会计核对，采用先进先出的办法逐笔建帐，做到帐帐相符。5.1.5相关公司对甲控材料设备每批次进场经验收后，就品牌、规格型号、数量应建立相关帐目，材料工程师每月25日将各施工单位当月所进材料数量统计表送预算、财务主管或经理，结算时据此予以核对。5.1.6相关公司的供应数量和三级明细帐应用钢笔填写，做到数据准确、书写工整、摘要清楚、登帐及时。红墨水只限于在划线改错和冲帐时使用，台帐簿登记不得隔页、跳行、撕毁、抽换帐页，每页登记完毕后转下页时，应在帐页最后一行算出合计及余额，在摘要栏内注明“过次页”，在下页第一行摘要栏内注明“承前页”。5.1.7甲供材料在分类建帐的同时，按财务归档办法逐月分类装订分册，集团财务部和审计法务部将定期或不定期据此稽核。5.1.8材料设备专用台帐簿是经济活动重要档案和历史资料的一部分，必须定期归档、妥善保管，不得丢失或任意销毁，经办人调离本岗位时必须移交。5.2款项支付5.2.1材料设备供应商和分包单位申请付款时必须提供合同单位正式发票，且发票与合同、开户行保持一致，第三方单位票据在办理款项时不得受理，采用支票形式支付。5.2.2甲供材料和分包项目单位申请付款，先由相关公司材料工程师核对供货或入库票据经材料管理人员复核后，再由库管员按材料设备（分包项目）付款批核流程办理付款相关手续，每月25日向总经理、财务部、成本控制部报送材料设备成本（现金流量）月报表。5.2.3已出库的甲供材料在付施工总承包单位进度款时应扣出相应材料设备款。5.2.4库管员与财务会计应做好各类材料设备付款台帐，建立完整的帐务体系，每月核对台帐一次，材料与财务主管据此检查。付款台帐包含：合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、付款日期、付款金额、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额、结算金额、签发日期等。5.2.5合同总额70%以内（含70%）的甲供材料和分包项目款项支付由各公司各部门根据现金流量按材料设备（分包项目）付款批核流程办理，提交财务部备案；累积超过合同总额70%款项（含结算）支付须经集团财务部审批报商贸事业部领导及审计部门审批同意后方可支付。第六条 操作程序6.1根据产品选样和封样程序规定，相关公司组织甲供、分包项目、甲控乙购材料设备选样和封样，填写材料设备封样清单，由成本控制部、供应商各存一联。6.2相关公司按材料设备数据库及样品管理程序的相关要求对现场仓贮物资进行日常管理，需向业主或潜在客户展示工程所用材料设备。6.3相关公司组织监理单位按材料验收和试验程序的要求分阶段或发货前对订购产品入厂验证和订购产品进场验证。6.4相关公司主办工程师应做好采购产品验证记录、验证标识和验证日记，按要求填报供应商供货质量、进度考核表、供应商供货评估表，每月25日报项目公司总经理，需改进由相关工程师跟踪和协调。6.5相关公司督促供应商的供求进度、质量验证等相关事宜，并负责协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。6.6相关公司负责组织对供应商或分包项目严格执行隐蔽工程、半成品和成品验收制度，工程验收手续应规范，当月所有签证转交预算部工程师复核，同时应核实当月施工用水用电的费用，通知财务部在付进度或结算款时扣除此费用。6.7相关公司负责及时通报采购产品损失现象（含工程、设计变更将发生现象），设计变更由相关公司按材料设备设计变更审批表报批，每月25日将材料设备采购调整计划（与材料设备采购计划格式相同）、次月材料设备采购计划送交成本控制部、项目公司总经理，各相关部门据此提出修改意见。6.8甲控乙购回执所涉及材料设备在施工过程中若出现货源短缺、规格不齐等现象需使用替代材料，成本控制部材料工程师负责重新推荐材料供应商并通过内部审批程序后再通知监理工程师和施工单位。6.9成本控制部负责汇编供应商名录，其中包括合格供应商目录、试点合作供应商目录、战略供应商目录。6.10每月25日相关公司工程主管将供应商供货质量、进度考核表报项目公司总经理和成本控制部备案，若需改进由各专业工程师跟踪和协调；成本控制部材料工程师对当月甲控乙购回执所用材料设备品种、规格型号、执行价格等进行统计，统计结果和甲控乙购回执复印件提交给预算管理工程师，竣工结算时全部原件一并移交。6.11工程竣工综合验收时成本控制部负责将材料设备相关资料移交给相关公司，如：产品合格证、质量保证书、检测（试验）报告、营业执照、资质证书、产品使用说明等，由相关公司向当地主管部门报验或备案。6.12成本控制部要求填报材料设备方面的报表，并按材料设备数据库及样品管理程序要求建立完整文字和电子档案，对关于材料设备方面的流转文件和外单位来文来函均应按材料设备资料内部流转登记表、材料设备来文来函登记表存档备查。6.13工程竣工后，相关公司负责就供应商相关产品售后服务内容及文件资料向物业管理部门（或外委物业公司）交底，由物业管理部门与供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由成本控制部协助办理。6.14工程竣工后，成本控制部与相关公司应根据供应商或分包单位履约情况组织相关部门总结与经验教训评估，建立经验教训档案库。第七条 附则7.1所有参与材料设备采购过程承办和经办人员必须维护公司利益，本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。第八条 相关文件和表单8.1 材料设备选用程序附件：1、材料设备设计确认计划表2、材料设备设计标准确认表3、材料设备管理控制计划表4、材料设备设计变更审批表5、材料设备进场计划表6、材料设备采购招标文件内部审核表7、材料设备招标工程流程表8、材料设备（分包项目）选用流程图9、商务洽谈纪要10、甲控乙购材料确认回执11、材料设备合同会签表8.2进货检验和试验程序12、材料进场验收单13、甲供材料设备交接单8.3材料付款及出入库管理14、出入库单15、材料设备台帐16、材料设备（分包项目）付款批核流程17、材料设备付款审批表18、材料设备付款汇总表19、材料设备采购成本（现金流量）月报表8.4材料设备采购管理制度文件支持表单20、材料设备分类明细表21、材料设备（资料）内部流转登记表22、材料设备来文来函登记表附一： 材料设备设计确认计划表 填表时间：序号名 称设计确定时间和内容备注方案设计扩初设计施工图内容时间内容时间内容时间1工程桩（色别）品牌规格型号设计功能材质技术参数颜色方案图扩初图施工图2铝合金门窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质防火门14水表箱15管道直饮水16住户配电箱17电梯18消防设备 材料设备设计确认计划表 填表时间：序号名 称设计确定时间和内容备注方案设计扩初设计施工图内容时间内容时间内容时间19智能化系统20太阳能设备21垃圾处理设备22花岗石23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯29草坪灯30地埋灯31路灯32PF复合井盖33庭院小品34儿童设备35保温材料36防水涂料37防水卷材 附二： 材料设备设计标准确认表 填表时间： 序号名 称品牌选型确认设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1工程桩2铝合金门窗3外墙涂料4阳台百叶5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼感应灯13钢（木）质防火门14水表箱15管道直饮水16住户配电箱17电梯18消防设备 材料设备设计标准确认表 填表时间： 序号名 称品牌选型确认设计标准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色19智能化系统20太阳能设备21垃圾处理设备22花岗石23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯29草坪灯30防水涂料31防水卷材32PF复合井盖33庭院小品34保温材料 附三： 材料设备管理控制计划表填表时间：材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数A土建材料1螺纹钢LWG2型钢XG3水泥SN4商品砼SP5砂S6石子SZ7粘土标准砖ZTB8粘土多孔砖ZTKZ9加气砌块JQQK10防水材料FSCL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数B安装材料11高低压设备GDY12电线电缆DXDL13开关按钮KGAL14控制柜KZG15应急电源YGDY16消防器材XFQC17阀门FM18给水管材管件GPSG19排水管材管件GJ20穿线管CXG21散热器SRQ22温控阀WKF23避雷线BLX24变频柜BPG25桥架QJ26电梯DT材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数C常用设备27通风空调TFKT28游泳设施YYSS29水处理设备SCL30太阳能设备TYN31保龄球设备BLQD装饰材料32瓷砖CZ33理石LS34花岗岩HGY35人造理石RZLS36文化石WHS37入户门RHM38单元门DYM39窗C40玻璃幕墙BLMQ41阳台栏杆YTLG42玻璃BL材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数D装饰材料43木地板MDB44白钢板材BGBC45油漆YQ46涂料TL47厨柜CG48卫生洁具WSJJ49五金配件WJPJ50空调外罩KTWZ51铝塑板LSB52感应门GYME智能设备53门禁系统MJXT54一卡通管理系统YKT55可视对讲KSDJ56电视插座DSCZ57电话插座DHCZ58摄像监控SXJK59居家安防系统JJAF60报警系统BJXT61停车场管理系统TCC材料类别序号项目名称填表人填报时间文件编号材料设备名称适用范围计划进场时间选型确认和设计标准数量成本估算实际成本成本分析供货方式工作状态材质功能要求颜色技术参数F其它材料62园林苗木YLMM63小品雕塑XPDS64道路标识系统DLBS65停车场设施TCC66信报箱XBX67健身器材JSQC68电瓶车DPC69灯具及光源DJGY合 计复核： 制表：填报说明：1本表适用于公司新建和在建项目，上表中材料设备种类及目标成本可根据项目具体情况与特点进行调整。2在施工图会审后15天内，工程技术部、成本控制部、预算部共同编制本表。3工程技术部根据施工组织设计和项目总进度安排提供材料进场计划时间，设计师确定方案的具体时间，涉及外立面效果的材料还应提供效果图，如外围门窗、涂料、瓷砖、阳台栏杆等，提交经认可的详细设计文件。4预算部负责提供目标成本，单项材料的估算单位、造价工程师核量并预测目标成本。5采购责任部门为成本控制部，材料采购责任人为研发中心、工程技术部、材料、造价等职能部门主管或经理。6“工作状态”栏由相关责任部门按照设计资料已提交，合同签约完成、材料已进场或资料未按期提交、材料未进场等文字形式的填写。“采用形式”按照甲供、分包、甲控、乙购等文字形式填写。7每月25日（遇休息日提前）由材料部主管制表送相关部门主管或经理提出修改意见，汇总报项目总经理核准后再实施。 附四：材料设备设计变更审批表填表时间：项目名称材料（设备）名称设计变更主题研发中心（设计人员）：说明变更的内容及理由。经办人： 部门经理：成本控制部意见：（说明材料设备采购进展情况，提出可行性意见、工程成本增减情况） 经办人： 部门经理：项目总经理批示：注：该表由工程技术部负责填写，未按本表审批对变更部分不予结算。附五： 材料设备进场计划表项目名称：序号材料名称型号规格单位数量进场计划时间其他说明：工程部项目总经理填表日期注：本表由工程技术部根据施工组织设计和施工图编制，专业工程师统计数量后经造价预算部工程师复核报项目总经理审批后实施，涉及规格较多的安装材料需另制表格。 附六：材料设备采购招标文件内部审核表项目名称主办人填表日期年 月 日法 律 事 务 部法律顾问意见：造价预算部相关专业工程师意见：部门经理意见：成本控制部相关工程师意见：部门经理意见：工程部相关工程师意见：部门经理意见：财务部总经理批示：附七：材料设备招标工作流程表项目名称设备名称成本控制价材料设备情况简介确 定 竞 标 单 位推荐竞标单位名称12345资 格 审 查证照资料主要业绩考评得分批准竞标单位名称相关部门会签开 标 结 果 汇 总投标书评标分析评标结果定标意见相关部门会签招标小组组长意见附八：材料设备（分包项目）选用流程图依据招标小组审查招标文件及投标人资格、投标范围并组织招投标材料设备信息系统项目经济收益分析报告编制招标文件性 能 对 比市 场 调 查信 息 收 集成本控制部材料工程师草拟单项材料设备分析报告推荐供应（分包）单位总 部 领 导 审 批附九：商务洽谈纪要建设单位：承建单位：主 题：时 间：内 容：建设单位(代表)签字： 供应单位(代表)签字：(甲方存根) 附十：甲控（乙购）材料确认报告回执重庆拓新投资控股（集团)有限公司 编号：甲控字 .施工单位：特此回执乙方代表（签收）：重庆拓新投资控股（集团）有限公司二一 年 月 日(乙方存根) 甲控（乙购）材料确认报告回执重庆拓新投资控股（集团)有限公司 编号：甲控字 .施工单位：特此回执乙方代表（签收）：重庆拓新投资控股（集团)有限公司二一 年 月 日 附十一：材料设备合同会签表承办部门合同草拟人（或经办人）合约单位全称内容摘要合同全称合同份数合同金额签定时间签约地点内 容摘 要工程部成本控制部造价预算部财务部总经理集团总裁审批（甲方存根）附十二：材料设备进场验收单（项目名称） 编号：材料名称进场时间车牌号码数 量摘 要验收人员签字专业工程师监理工程师材料工程师供货单位造价工程师总包方代表注：此验收单需经成本控制部、造价预算部、工程技术部相关专业工程师和监理工程师共同验收签字方可有效，不得补签；据此办理结算。（乙方存根） 材料设备进场验收单（项目名称） 编号：材料名称进场时间车牌号码数 量摘 要验收人员签字专业工程师监理工程师材料工程师供货单位造价工程师总包方代表注：此验收单需经成本控制部、造价预算部、工程技术部相关专业工程师和监理工程师共同验收签字方可有效，不得补签；据此办理结算。 （甲方存根）附十三：甲供材料设备交接单 编号：项目名称进场时间材料设备数 量摘 要会签栏成本控制部工程技术部监理