某木业有限公司采购部管理体系教材

陕西立豪木业有限公司采购部管理体系目录第一部分 采购管理制度.2第一章 总则.2第二章 物资申购及其规定.3第三章 物资采购及其规定.6第四章 合同的签订及其规定.9第五章 物资存储.11第六章 监督管理.13第二部分 部门设置及岗位职责.14第1章 采购部岗位设置.14第2章 采购部岗位职责.14第三部分 采购业务程序图解及说明.18第一部分 采购管理制度第一章 总则 第一条 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 第二条 采购作业原则1、严格执行询议价程序原则上，物资采购需确保至少有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、一致性原则采购人员定购的物资或服务必须与申购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改申购单作参考。3、最低价搜寻原则采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。 4、廉洁原则 所有采购人员必须做到： （1）热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。（2）加强学习，提高认识，增强法治观念。 （3）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。（4）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。（5）工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 （6）努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。第三条 物资采购与申报单位划分 1、生产经营材料采购（木材类、板材类、薄片类、外包类、油漆类、包材类、胶水类等生产经营辅助类物资），由生产部提出申购需求； 2、生产劳保物资（防毒面罩、口罩、工服、手套等），由库房提出申购需求； 3、办公物资采购（后勤服务类物资、办公用品、办公设备、培训资料等）由行政人事部提出申购需求； 4、非常用材料采购（特殊工艺所需材料、专项工作所需专项物资），由使用部门提出申购需求。第二章 物资申购及其规定 第四条 原则上，任何单位的任何物资请购，都必须按照规范填写申购单，并按程序逐级审批通过后，采购部门方可履行采购。 第五条 申购单的要素 完整的申购单应包括一下要素： 1、申购的部门； 2、申购物品所属项目； 3、申购的用途； 4、申购的物品名； 5、申购的物品数量； 6、申购的物品规格、参数资料； 7、申购的物品的需求时间； 8、申购如有特殊需要请备注；9、申购单填写人； 10、申购单审核人； 第六条 申购单及其提报规定 （1）申购单应按照要素填写完整、清晰 ，逐级审核批准后报采购部门； （2）任何物资申购按照附表陕西立豪木业有限公司物资申购单的格式进行填写提报；（3）涉及的申购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （4）如遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在着实无法例行申购程序时，必须通过电话向总经理说明情况，征得同意后将申购物资型号、数量、参数等信息以短信或邮件方式提报给采供部门，采供部门核实情况后实施采购，事后，申购部门必须根据要求补办申购手续。（5）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，申购部门必须作出书面说明。（6）申购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 第七条 申购单的接收及分发规定 1、申购的接收要点 （1）采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查申购单是否经过公司领导审批； （2）接收申购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图片或详细参数资料不全不采购，库房有一定存储量的物资不采购的原则； （3）对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。 2、申购单的分发规定 （1）对于申购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； （2）对于紧急申购项目应优先处理； （3）无法于申购部门需求日期办妥的应通知申购部门； （4）重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。 第八条 申购审批程序 1、生产经营材料申购程序 生产车间主管填写申购单 库房主管核对申购物资，确保库房无库存或库存不足后签字确认 厂长审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。 2、生产劳保物资申购程序 库房主管根据库存情况填填写申购单 厂长结合实际生产需求审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。 3、办公物资申购程序 行政人事部填写申购单 部门负责人审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。 4、非常用材料申购程序 物资使用人填写申购单 部门负责人审核并签字确认 总经理审批并签字确认 采购部经理接收并签字确认 采购部经理派单给采购执行人员，采购执行人员签字确认并执行采购。 第三章 物资采购及其规定第九条 询价、比价、议价 1、经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。 2、凡是最低采购量超过申购量的，采购经办人员在议价后，应在申购单中注明，经主管签字确认后上报。 3、采购经办人员接到“申购单”后应依采购材料使用时间的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 4、采购部门接到申购部门以电话联络的紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，按一般采购程序优先办理。 第十条 供应商的选择和审计1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或分公司同意，并报有相关部门批准备案。 2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同相关部门对供应商定期进行评估和审计。3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备 供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。第十一条 采供作业方式： 1、重要性物资采供：对于重要性物资设备的采供，可由总经理及采供部经理与供应商议价。必要时，由总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。 2、长期性报价采供：凡经常性使用，且使用量较大宗的物资，采供部门应事先选定供应商，议定长期供应价格，呈报批准后通知各申购部门依需提出申购。 3、突发性报价采供：根据突发的重要程度，采供部门可先进行满足使用部门需要的采供。然后与使用部门确定突发性物资需求的需求程度，寻找并确定供应商。第十二条 订购 1、采购经办人员接到经审批通过的“申购单”后，方可通知供应商供货。 2、在采供合同上或电话、传真上确定所采购物资的名称、规格、数量、付款、开票、售后事宜。3、若属于分批交货的，应在“申购单”上予以说明。4、采购经办人员需要及时跟进供应商的交货进度，避免延期。 5、采供经办人未能按既定进度完成作业时，应第一时间向库房说明，由库房通知申购部门。第十三条 付款、报销 1、现款采购：采购员必须凭有项目经理/总经理签字的借款单向财务部借款，采购回来后，采购员持货品、购货发票或收据到库房办理入库手续；由库管员验收并开入库单，（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员、会计签字后，随同购货发票或收据经项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理报销手续。 2、订单采购：供应商货到后，由采购员到库房办理入库手续，由库房库管员验收并开入库单（入库单必须注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途）。入库单必须通过采购员、库管员签字，并将第二联传递会计作往来帐。供应商需要结款时，应凭入库单，随同购货发票或收据由项目经理/总经理签字后，方可到财务部办理结算手续。 3、财务部根据实际入库的数量进行付款。一般的付款方式必须是银行转账，并要求开具正式发票。 4、采购柴油的款项，必须每付一笔后开具本笔款的正式发票。第十四条 退货、换货或索赔：采供部接到库房或直接使用部门（人员）的物资验收或使用不合格报告后，根据实际情况，立即和供应商联系退货、换货事宜。如果因为这些物资影响了正常的生产，给公司造成了经济损失的，必须要求供应商进行赔偿。第四章 合同的签订及其规定第十五条 合同正文应包含的要素 1、合同名称、编号、签订时间； 2、采购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分； 3、合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明； 4、付款方式； 5、物资交付周期； 6、质量保证期； 7、质量要求及规范； 8、违约责任和解决纠纷的办法； 9、双方的公司信息； 10、其他约定。 第十六条 合同签订及其规定 1、如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任； 2、拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低； 3、为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单； 4、遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点； 5、质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期； 6、详细约定发票的提供时间及要求； 7、与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 8、违约责任一定要详细、具体； 9、合同审查通过后应由相关人员签字，加盖公司合同章方可生效； 10、签订的所有合同应按照合同管理制度规范存档。第十七条 付款及合同执行1、付款规定 （1）所有已签订合同付款时应参照公司公司财务支出授权审批制度及其他相关制度执行采购付款； （2）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款； （3）在合理例行完采购程序后，财务部门应按照合同规定及时付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。2、合同执行 （1）已签订合同由采购经手人负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知申购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约；（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；第五章 物资存储第十八条 物资验收 凡入库物资，库房管理员必须进行认真的检验，经检验合格后在验收单中签字。验收内容包括： 1、凭证验收：核对入库材料的质保书或合格证，核对无误后认真归类保存，材料发出时随料同行，给用料单位。 2、数量验收：对入库物资进行计件，与入库单数量不符时按实收数为准。 3、质量验收：检查入库物资，包装是否完好，有无生锈、变形，规格是否符合规定要求。 4、在验收中发现不配套及无合格证或质保书的物资，必须另行堆放，不得入库，并填报质量反馈单，报告部门负责人及时处理。第十七条 仓储台帐 物资验收合格后，库管员根据收料单办理入库手续，并分类建立材料台帐，库房台帐必须帐物相符。第十九条 物资保管 物资验收入库后，要做到堆放整齐、井然有序、不同型号、规格的物资应明显间隔，并挂有标识，注明材料名称、规格，易受潮物资要做好防潮防漏工作。第二十条 领料和发料 库管员必须凭材料调拨单或领料单发料，做到“先进先发，推陈储新”。领发料时，领、发双方都必须认真核对物资的品种、规格、数量和质量，并由库管员填写出库验证单，经双方查验合格后，签字存档备查。第二十一条 物资搬运 物资的搬运质量直接关系到工程的产品质量，因此在物资的搬运过程中须严格注意人员、设备及被搬运物资的安全，尽量避免物资在搬运过程中的划伤磕碰。有包装的物品严格按照包装上标注的标志作业，保证物品的包装完好无损，以确保物资搬运过程中不受损坏。第二十二条 材料盘点 库管员必须按月对材料进行核对、盘点，在盘点过程中发现损坏、短缺时，应做好标识、记录，上报主管领导，办理相应手续。第二十三条 防火、安全 各库房必须做好防火、安全工作，对易燃易爆区，要有“严禁烟火”的明显标识，配齐灭火器具，并确保防火道路畅通无阻。第六章 监督管理 第二十四条 采购人员要自觉接受公司对采购活动的监督和质询。 第二十五条 对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，公司将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。第二十六条 采购人员在工作过程中表现不力，采购周期长，采购成本高，对生产经营在造成直接或间接影响的，公司可对其进行降职或调离其他部门，必要时可视为其不胜任岗位，与其解除劳动关系。第二十七条 采购人员在工作过程中如有贪污受贿、谎报多报等明显违纪行为，公司有权与其解除劳动关系，必要时追究其法律责任。第二部分 部门设置及岗位职责第一章 采购部岗位设置第一条 采供部组织管理结构图 总经理 采供部经理采供主管采供员采供员 第二章 采购部岗位职责第二条 采购部经理岗位职责及权限 1、采供部长岗位职责 （1）严格贯彻执行经公司制定的采购方针、策略及程序规定等，全面负责采供部的日常工作，按质按量按时优价满足公司一切供应要求及工作要项传达。 （2）根据公司生产计划和预算，结合业务量，组织编制采购计划与预算，报总经理审批后组织执行。 （3）根据公司业务的实际情况，及时调整采购计划，确保采购任务的按时完成。 （4）进行市场调查，及时收集整理价格信息，并编写询价报告，向上级领导请示。 （5）与选定的供货商洽谈，达成一致意见后签订供货合同，并监督、督促供货商严格履行合同。（6）掌握经济合同的签订要领，大宗材料配件采购必须签订合同，所签订的合同应合经济合同法的规定。 （7）负责整个采购过程的监督管理，保证物资采购及时。 （8）合格后办理入库、结算等手续，如发现问题，按合同规定进行相应处理。（9）负责本部门各项工作的开展，对采购部门工作人员的招聘、录用、考核、奖惩、提升、调动等方面提出意见。（10）有计划地培训员工、组织学习业务知识，开展职业道德、外亊纪律、法制观念的思想教育，提高思想、业务、管理水平。（11）主持采购部的工作例会，及时解决存在的问题，协调内外关系。建立良好的人际关系与群体意识，发挥采购组织中领导的导向作用。（12）认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。督导采购人员在从事采购业务活动中要遵纪守法、讲信誉、不索贿、不受贿、与供货单位建立良好的合作关系，在平等互利的原则下开展业务往来。（13）负责建立物资采购的供应体系，考察掌握生产材料的产地、厂家、性能、供应渠道、价格等信息，按照价廉物美供应时效高的原则及时安排采购，保证正常生产需要。并形成系统的采购信息档案。（14）与供应商保持良好的合作关系，并在原有的供应基础上不断搜集、整理、联系新的消息供应资料，并整理成书面材料供总经理参考、决策。 2、采供部长工作权限： 在总经理的授权和安排下全面负责采购部门的工作，一切行为对物资副总、总经理负责。 （1）有权代表公司选择、评估、确定合格供应商； （2）计划范围内，有权代表公司对外签署采购合同； （3）对于不合格供应商，有权索赔、解除供应关系的权力； （4）对于请购方式、手续权限、进度控制有监督权； （5）授权范围内，有权处置各公司库房闲置物资； （6）在部门职责范围内按制度自主开展各项工作的权力； （7）考核、反馈相关部门工作绩效的权力； （8）对公司采购人员采购制度、采购流程、采购标准及其他制 度执行有检查、监督权； （9）本部门人员的录用、解聘建议权及工作调配权； （10）对本部门员工的奖惩、职位调动、晋级及工作任务的重新分配有建议权；第三条 采购主管岗位职责1、配合采供经理根据生产计划编制与之相配套的物资供应计划，并做好采购计划的上报和实施执行工作。2、根据采购计划做好采购预算工作，按程序审批后，组织实施，保证物资供应。 3、参与大宗货物合同的谈判以及质量检验工作， 负责对物资采购程序的执行状况进行管理，监督采购员的询价、订货情况。 4、负责采购物资的商业谈判、采购合同把关、到货周期及付款方式协商工作。 5、降低物资库存，对坏料及呆滞料的有效及时处理，保持最小库存量。 6、根据市场行情及原材料价格，同供应商进行价格谈判，力争以最低的成本采购同等质量的材料，使公司的利润空间尽可能的增大。 7、根据生产计划合理安排供应商到货，防止公司资金的积压。 8、建立、维护并管理供货商的代理关系，在维护现有供货商的代理关系的基础上开发公司业务目标需要的新代理关系。 9、组织建立采购物资交易台账，每月汇总统计公司物资采购交易清单，为公司生产成本预算提供依据。 10、每月按时上交当月的采购书面台账及采购费用分析表报，确保公司上层了解公司采购成本情况。 11、加强对供应商的物供过程管理，确保完成库房提供的临时采购计划，确保供应物资在时间、数量、质量均达到公司生产经营要求。 第四条 采购员岗位职责 1、全面了解生产需求材料，做材料名称、型号、品牌信息的确认工作，并保证质好、价优的及时供给；2、 负责生产材料市场的资料信息收集，市场动态的调查，提供最佳采购方案。 3、把握公司所采购产品的主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本，寻找核心物资的供给来源，对核心物资的供货渠道加以了觪掌握； 4、保持对行业的关注，建立供应商档案，协助上级领导对主要供应商进行资信调查，建立完善的信息档案。5、及时完成公司交给的物资配件采购工作（必须遵循采购流程和质优、价优、时优、服务优的原则）。 6、认真了解和执行采购合同的相关事项，降低企业经营风险； 7、做好采购订单的制定、发放、跟进、保存，并且根据采购合同及采购订单做好货款的请款与付款工作。 8、做好发票的跟催、保管、核对工作； 9、保持对行业的密切关注，寻找、开发更加优秀的供应商，建立供应商的资料； 10、做到以公司利益为重，不索取回扣，遵守国家法律，不构成经济犯罪； 11、完成领导交办其他工作任务。第三部分 采购业务程序图解及说明总经理供应商 库房申购部采购部一、采购业务全程管理流程图 开始申请采购 开始 库存不足申购审批并确认领导审核并确认申请采购 开始接收申购单并派单 实施采购任务 报价 比价议价选择供应商采购及时发货确定采购发货通知收货入库 配合 配合组织清点核对及质量验收收货确认 办理入库手续 办理报销采购报销 审批 审核程序出纳付款 结束采购业务全程管理程序图物资需求部门与库房主管沟通后，确认库存不足的情况写填写物资申购单，由申购部门负责人审核及签字确认。申购部门将购买物资信息及审核信息完整的申购单交予总经理，由总经理根据实际情况审批及签字确认。申购部门将审核、审批完整的申购单交予采购部，由采购部经理签字接收并将采购任务派发给采购员。采购员接收到采购任务后开始调市场，进行比货、议价后最终确定供应商。采购人员执行采购，并与供应商签订采购合同，确定采购物资规格、品牌、数量及发货时间，供应商根据合同约定按时发货。采购部收到发货通知后组织库房主管及请购人员对采购货物的数量、规格型号等进行清点核对及质量验收，确认无误后收货。库房主管根据入库管理规定对采购物资进行入库登记。办理好入库手续后，采购人员办理报销手续，经采购部经理审核及财务会计复核无误后，交予总经理审批。总经理签字批准，出纳执行付款报销。库房主管采购员采购部经理申购部门申购部门总经理二、物资申购流程图开始库存不足物资领用签字确认申购部门领导 审核确认 审批确认接收申购单并签字确认接收任务并签字执行派单市场调查及 做采购预算采购计划审核 有重新计划问题无 有采购执行结束物资申购流程说明物资需求部门在确认所需物资库存不足的情况下，提出采购申请，并按要求填写申购单，明确所需物资品牌、规格型号、数量、质量参数等。申购部门将申购单交予库房主管，库房主管再次确认库存情况后签字确认。申购部门负责人根据物资需求必要性审核签字。申购部门将审核完整的申购单交予总经理审批，总经理根据生产经营实况签署意见。申购部门将审核、审批完整的申购单交予采购部，由采购部经理签字接收并将采购任务派发给采购员。采购员接到采购任务后在申购单“执行人”栏签字确认，开始执行采购任务，进行调研市场、开发供应商、货物对比及讲价议价。采购员根据市场调研结果，选定供应商，提出采购计划或建议报采购部经理审核。采购部经理接收到采购建议或计划后，执行供应商调查及采购价格调查，确认采购建议或计划合理。经采购部经理审核确认后，采购员根据采购要求执行物资采购任务。 采购主管 采购部经理 物资需求部门 供应商三、供应商开发流程图 开始 物资申购物资申购单采购分类 提供信息 展开调查供应商评估购 提供样品 取样 报价比价议价后期跟踪 初选供应商供应商开发报告 审核 存档结束 供应商开发流程说明 采购部经理根据物资申购单对材料进行物料分类，可按采购类别、物资等级与物资成本、性能分类。 采购主管根据生产需求开展调查和信息收集工作。 采购主管对收集到的供应商资料进行分析评估，并对部分供应商进行实地调查。 对调查合格的供应商，采购主管通知供应商提供样品。 采购主管对样品或合格材料评定等级，并进行比价、议价，确定最优的价格性能比。对供应商进行后期跟踪，确定供应能力、供应周期等。 采购部经理对供应商进行筛选，对于较差的供应商予以淘汰或重新进行评估；对于一般的供应商进行小批量采购；优秀供应商进行大批量采购。编写供应商开发报告，对供应商开发情况进行总结，并对确定的供应商信息进行详细记录。四、采购价格确定流程图总经理采购部经理 采购部 供应商 开始采购价格因素分析采购价格调查采购成本分析 审核形成价格 分析报告提供报价 询价分析供应商报价配合采购价格磋商达成一致价格审批审核编写采购价格分析报告执行采购结束采购价格确定流程说明 采购部通过对各种采购价格资料的分析，确定影响采购价格的因素，包括供应商成本、规格与品质、物料的供求关系、采购数量、交货条件等。 采购部要对市场价格做进一步的了解，调查具体的供应商价格、档次和变动情况等信息。 采购部对拟采购物品的成本进行分析，包括工程或制造方法、所需的特殊设备、人工成本等。 采购部通过市场调查及对采购成本的分析，编写采购价格分析报告，以确定采购价格的大致范围。 采购部负责与供应商进行接触，并就价格进行沟通。 采购部在与供应商达成一致的基础上，编写采购价格报告。五、收货检验流程图相关部门 供应商 采购部采购部经理总经理 开始 按时发货 接收货物 清点核对 问题 货物质量检查组织质量检查有 审核出具收货检验单无 质量问题有 审批 审核提出解决方案 换货或替代产品实施退货程序并要求赔偿追究相关 人员责任 重新发货 验收入库入库台长处理 结束收货检验流程说明 根据采购合同的相关规定，供应商按时发货，采购部接到供应商发货通知后准备接收货物。 物资采购执行人员依据采购合同、申购单等，与供应商的送货单进行核对，并查点实物数量。 清点核对中若没有问题，则采购执行人员组织质量管理部或请购部门的人员进行质量检验，看是否符合合同要求及工艺技术要求等，质量检验完毕由质量管理部或请购部门填写收货检验单，报送