公司内部控制制度.docx

精选资料广州市李记包装材料有限公司内部控制制度为完善公司各项制度，确保公司各项工作规范、有序运行，加强对公司业务、采购及仓库的内部管理，最大限度地减少因工作失误导致的损失及规避工作中出现的风险，提高公司的经营管理水平，特制定公司内部控制制度。第一章 销售1. 目的：为规范公司的销售行为，明确销售业务中涉及的各方各面，加强对销售业务的监督与控制，防范销售过程中的差错与舞弊。2. 适用范围：本公司业务部及相关涉及部门。3. 销售管理风险风险1 工作失误下错单导致增加库存风险2 未能及时传达客户变更信息导致公司经济损失风险3 销售单价低于统一报价销售而未经过总经理审批风险4 销售合同签订未经公司领导签名或加盖公章而可能导致的经济损失风险5 发货通知单未经财务部签名确认而发货风险6 应收款未能及时收回导致收入流失4. 销售管理关键环节控制关键环节1 岗位职责分工及权限范围明确规范关键环节2 销售与发货控制流程规范严密关键环节3 应收款有效管理，及时催款关键环节4 往来款项定期核对，如有出错及时改正5. 岗位职责分工管理控制岗位主要职责总经理审批公司销售制度、规定及政策审批公司销售任务审批公司产品统一报价审批销售订单合同及低于统一报价的订单业务经理制定公司销售制度、规定及计划、政策制定公司销售任务负责超出业务员权限的销售谈判审核销售订单合同审核确认发货通知单审核客户退货申请跟催货款业务员负责客户谈判及意向合作的达成签订销售合同跟进订单各项进度开具发货通知单每月底与客户核对当月货款跟进货款收回情况建立客户信息档案财务制定公司财务制度及其实施细则核算销售成本、收入制定每月应收账款报表，及监督业务部向客户催收应收账款销售发票的开具及审核采购瓶采购组负责对业务部订单的瓶采购及调配，发外蒙砂工作外加工部根据业务部订单下推委外加工，并跟进生产进度配套组根据业务部订单采购相应配套安排产品入库质检检查来货产品，并将质量问题反馈给相关人员合格货物交予仓库仓库负责货物的入库、出库及物流管理按财务签名的发货通知单上的数量发货对超出三个月未发货的货物书面报告给对应业务组做好每季度、每年度的盘点工作6. 销售、采购与发货控制6.1 销售流程寻找客户及洽谈业 务 打板财 务 签订合同备份、对账 单玻璃瓶丝印部采购下单配套部入库款到后发货货到后付款追款对账发 货发 货6.2 销售合同管理制度6.2.1 目的：为规范销售合同的管理，避免合同协议风险，特制定本制度。6.2.2 适用范围：适用于公司业务部、门市部。6.2.3 新客户分类：对于新客户，由业务主管填写新客户登记表交李总签名确认后交财务备案。业务部根据客户类别按照客户编码规则录入K3系统。如客户类别需变更，则在季度考核前1个月书面申请变更客户性质。6.2.4 销售合同格式：公司销售合同采用统一的标准格式和条款，由业务经理拟定，总经理审批。销售合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间，产品名称、单价、数量及金额，运输方式、运费承担、交货期限、交货地点及验收方式应具体明确，付款方式及付款期限，违约责任及赔偿条款等。6.3 销售合同的审批、变更与解除6.3.1 业务员与客户洽谈达成合同意向，拟定合同交业务经理/主管审核，审核后交总经办审批或盖章。6.4 合同签订后，由业务员将合同正本存档，副本送交财务部等相关部门。6.4.1 合同履行过程中，因缺货或客户的特殊要求等，业务部或客户提出变更合同申请，由双方共同协商变更，重大合同应经总经理审核后方可变更。6.4.2 根据合同规定的解除条件，产品销售的实际情况和客户的要求，业务部与客户协商解除合同。6.4.3 销售合同的变更、解除一律采用书面形式，开头形式一律无效。6.4.4 在销售合同执行过程中，若客户有任何合同信息的变更，业务部要第一时间以书面形式通知相关部门并得到相关部门的确认。若因业务部通知不及时而导致公司经济损失的，将追究其责任，扣罚损失成本的20%。6.5 采购管理制度6.5.1 目的：为规范公司采购工作流程，确保采购货品与销售合同货物一致，避免或减少因工作失误导致库存增加致使公司经济损失。6.5.2 适用范围：适用于公司所有采购工作。6.5.3 采购管理规定：6.5.3.1 瓶采购组根据业务部下推的采购申请单查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排厂商生产或者调配，货物完成后发出收料通知单安排入库。6.5.3.2 瓶采购组根据采购申请单要求安排玻璃瓶进行蒙砂工艺，查看库存，若库存有货则不需安排生产，若无库存或库存不足则安排蒙砂厂生产，填写委外加工出库单，经采购主管及仓储部主管签名确认后方可安排出库。委外加工出库单一式四联，经加工商签名后，红联留加工商，蓝联留财务部，白联留仓储部，黄联留业务部。6.5.3.3 货物蒙砂完成后，玻璃瓶外加工组安排蒙砂瓶进行喷涂、丝印等工艺，在蒙砂及深加工阶段质检人员要严格把关，及时反馈生产情况，如出现异常情况不能按时交货要立即查明原因后与业务员沟通。货物完成后开具委外加工入库单。6.5.3.4 配套采购组根据订单要求采购相应配套，查询库存，若有库存则不需采购，若没有库存则安排厂商生产，如是新产品则安排打样，经客户确认后方可安排大货生产，如之前有生产过此类产品则直接下单生产。货物完成后发出收料通知单，仓储部收到货物后与通知单上的物品核对，核对无误后送至质检部进行货品质量检查。6.6 发货管理制度6.6.1 目的:为规范公司发货工作流程，确保销售合同准确执行，避免或减少公司损失，特制定本制度。6.6.2 适用范围：适用于公司所有销售发货工作。6.6.3 各部门职责：6.6.3.1 业务部负责发货、退货的组织及全程跟踪工作。6.6.3.2 质检部负责检查来货质量。6.6.3.3 仓储部负责货物的清点、出库、入库及物流运输工作。6.6.4 发货管理规定：6.6.4.1 业务员根据正式签订的合同开具发货通知单，经业务经理/主管确认交财务部签名确认后交仓储部备货。发货通知单一式四联，财务签名后的发货通知单的第三联留财务部，第四联业务部留底，第一、二联留仓储部，第一联交物流司机给客户签名确认后再交回给仓储部。6.6.4.2 仓储部按照财务签名确认的发货通知单清点货物，编制出库单，与发货通知单核对无误后安排货物出库并做好的记录。6.6.4.3 运输队根据仓储部提供的出货单出货，发车前电话通知业务员，如送货途中有任何异常造成延误或不能送货，要及时通知业务员与客户沟通，确保在合同规定的时间内将货物完好无损地送达客户指点地点，并取回客户确认签名的发货通知单、出库单。出库单一式四联，红联留客户，蓝联留财务，白联留仓储部，黄联由业务员保管至客户对账完毕，对账后30天内与客户签名的对账单一同上交财务部。对于付款后发货的在出库单上标注“货款已收”交财务部，对账单则不需交。6.6.4.4 对于进仓一个月后还未发货的货物，仓储部出一份书面报告交采购部，采购部将此种情况反馈给相应的业务组，并跟进，业务组收到反馈报告后在5天内给出合理答复。6.6.4.5 正常下单情况下，按照合同交货期为准准时发货，对于做好的货物超过三个月还未发货，扣罚相应业务组未发货货值的5%，超过六个月未发货再扣罚5%。有收取客户30%以上定金则不扣罚，但若超出六个月还未支付剩余货款，则所收定金不退还。业务组在时满六个月时作出处理意见，若未作出处理意见则扣罚相应业务组300元。6.6.4.6 货款支付6.6.4.6.1 对于付款后发货的客户，会计人员根据客户的汇款凭证或现金开具发票交业务员转交客户。6.6.4.6.2 对于货到后付款的客户，会计人员根据客户签名的发货通知单及出库单，结合销售合同对货品价格进行复核，计算总金额并开具收款收据，交出纳向客户收取货款，货款到账后财务根据回执开具发票交业务员转交客户。第二章 采购1. 目的:为规范公司采购行为，加强对采购行为的监督与控制，防范采购过程中的差错与舞弊，减少公司损失。2. 适用范围：适用于公司所有采购行为。3. 采购管理风险风险1 因工作失误导致公司损失风险2 采购未经适当的审批程序而直接订购,可能出现差错导致公司损失风险3 未查询库存直接下单导致库存增加风险4 验收程序不规范，造成账实不符或资产损失风险5 付款方式不恰当、支出有偏差，可能导致资金损失风险6 供应商选择不当，可能延误货期或产品质量出现问题而造成公司损失4. 采购管理关键环节控制关键环节1 岗位职责分工及权限范围明确规范关键环节2 明确规范采购方式、供应商选择及验收程序，确保采购行为透明关键环节3 明确规定付款方式和程序5. 岗位职责分工管理控制岗位主要职责总经理审批公司采购制度、规定及政策审批采购单及重要采购合同采购主管采购制度/规定及政策的制订审核采购订单、入库单及采购合同负责样品的打样及跟进工作负责退货的处理工作采购员寻找供应商进行询价、比价负责编制采购订单、入库单及采购合同跟进采购订单从生产至货物入库的各项工作瓶采购组负责纸箱的订购外加工组负责委外加工订单的质检工作业务负责将销售订单下推采购申请单，并通知相应采购组负责订购物品样品打板好，由采购部给业务员转交给客户确认并反馈客户意见给采购部付款申请财务审核采购合同及付款申请对产品工艺计算单价及成本核对供应商对账单并支付货款质检检验来货质量将来货质量反馈给相应采购组仓库负责物品的出、入库验收负责物品的标识、保管及收发工作6. 采购、验收及付款控制6.1 采购流程入 库待发挑选返工订单跟进签订采购合同审批确认合 格 品不合格品业务员入库检验区入库待检区货到仓库业务订单采购订单采购部6.2退 货6.2 采购审批制度6.2.1 目的：为明确采购的审批程序、责任及相关控制措施，防范因审批而导致可能出现的问题。6.2.2 适用范围：适用于公司所有采购行为。6.2.3 各部门职责1. 采购部负责公司业务部销售下单的采购工作。2. 行政部负责公司非销售订单的采购工作。3. 财务部负责采购物资的货款支付工作。4. 质检部负责配套来货的质量检查工作。5. 仓储部负责采购物品的入库及出库工作。6.2.4 采购审批管理规定6.2.4.1 由使用部门根据需求提出采购申请，填写采购申请单，经部门主管签字后，如是业务员的订购产品下单则交给采购部，采购部审核后进行生产下单。如是办公用具等则填写物资申购表交给行政部，行政部及财务部审核后进行购买，如超出行政部审核权限的要由总经理审批后方可购买。6.2.4.2 所有采购需要进行询价、比质、比价，提交报价单给主管审阅，主管择选供应商交报价单及订购合同给总经理审批。如是经常采购的物品则用回之前的供应商。6.2.4.3 采购部将申请单、采购订单、订购合同、验收单及入库单等单据交财务部备案。6.3 采购控制制度6.3.1 采购申请管理规定6.3.1.1 由业务部下推的采购申请单，经采购部审核，查看库存，如库存不足或无库存则下推采购订单，经主管审核后安排生产。如其他物资则由需求部门填写物资请购表，经部门主管/经理确认后交行政部审核，如无库存再交财务部进行审核，如有库存则不须财务部审核及购买。如果该项请购在采购预算范围内，财务部签字确认后交行政部进行采购。超出行政部及财务部审核权限内的要由总经理审批方可采购。6.3.1.2 采购申请经主管审核后寻找供应商报价，交主管审核确定供应商后签订合同后进行购买。6.3.2 采购管理规定6.3.2.1 供应商的选择6.3.2.1.1 采购部根据公司及产品需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据。光瓶供应商及蒙砂加工商已有固定供应商。6.3.2.1.2 采购员对供应商进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商交主管审核。对其的生产能力、产品质量及供货期进行审核，可进行现场考查及送样考查等方式进行。6.3.2.1.3 样品打样由采购员通知供应商按照要求打样及送样，采购部与申请部门要对供应商的样品的质量、尺寸、外观等方面检验。对于样品合格率高的供应商可作为今后的合作伙伴。6.3.2.1.4 采购员通知供应商报价（进行多家报价对比），由主管确认后交总经理审批后复印一份给财务备案。6.3.2.2 采购部根据批准的采购申请单下推采购订单，注明采购商品、价格、数量、交货时间等，连同样品一起交送供应商。供应商按照订单上的要求及样板生产，如供应商有任何问题，采购部应及时反馈给业务部。6.3.2.3 采购部与供应商通过谈判就采购的货物的数量、价格、品质、运输方式、结算方式等内容条款达成一致，且以订购合同的形式确定下来。6.3.2.4 订购合同经采用统一的标准格式和条款，由采购员拟定，主管审核，总经理审批及盖章。订购合同内容应至少包括供需双方全称、签约时间、产品名称、单价、数量及金额、交货期限、运费承担、交货地点、验收方式、付款方式、违约责任及赔偿条款等。订购合同复印件交财务备案。供应商按合同提供货物并取得货款，公司财务按合同验收货物并支付款项。6.3.2.5 对于需要委外加工的产品，先由客户确定样板，如样板经客户确认可以后安排供应商大货生产，如样板还需要改进则继续打样直至客户确认通过后方可安排大货生产。在加工过程中，外加工组要安排质检人员不定时抽检，严格把关加工的各个环节的质量问题，及时发现问题、解决问题。如出现异常情况不能按货期交货的要及时通知业务员，双方共同确定另一个货期。6.3.2.6 供应商交货数量允许5%以内（含5%）的正偏差（不得超过订单数量500个），若超出范围，采购员要查清原因，并与业务员沟通。若多出的不发货，采购员要与业务员沟通是清洗还是留着等客户返单，并且要在时间限制内通知加工商。6.3.2.7 货物采购进仓三个月，采购部要核查该货物的出仓情况再下单生产，如该货物还未出仓但采购部依然下单生产，则按后续下单成本价的5%进行扣罚。6.3.3 验收管理制度6.3.3.1 供应商完成货物传真发货明细表给采购部，采购部核对无误后将发货明细表及收料通知单传至仓储部。货物到货后，仓储部安排卸货、清点数量后存放于待检区，并通知质检部。6.3.3.2 质检部门接到通知后安排质检，质检过程中发现货物由破损、变形、质量差等异常情况及时通知相应采购人员。由采购员与业务员沟通是发货还是挑选挑选合格产品发货，不合格产品退供应商处理，或是直接退回供应商。如确定退货则填写采购退料单交主管确认后交仓储部进行订单退货。6.3.3.3 质检过程中，由质检人员填写配套检验单，内容包括货物名称、供应商、抽检数量、检查项目内容等信息，经主管确认后一联交至采购部。6.3.3.4 对于质检合格的产品，质检部通知仓储部安排入库，由仓储开具入库单，与供应商的发货明细表交给财务部入账。6.3.4 退货管理制度6.3.4.1 质检部严格按照公司的质检标准进行验收，不符合质检标准的货物视为不合格货物。6.3.4.2 对于数量的上的短缺，采购员与供应商联系，要求其予以补足，或货款上扣减。6.3.4.3 对于质量上的问题，采购员了解不合格产品存在问题，及时与业务员沟通决定是否退货，还是要求供应商给予适当的折扣。如决定退货，经采购主管确定后与供应商联系退货事宜。6.3.4.4 采购部填写采购退料单经主管审核后办理退货，仓储部凭此单确认后安排退货，并将一联单据交财务部留底。6.3.4.5 财务部根据采购退料单暂停对该供应商支付货款，且采购人员要在当月对账及时以书面形式提交至财务。6.3.5 付款管理制度6.3.5.1 财务部凭订购合同、入库单及对账单，填写付款申请单经总经理审核签字后安排支付货款，并通知供应商收到货款后开具发票交财务部。6.3.5.2 对于发外加工的产品，发外加工组统计出库、入库数量，对超过损耗指标及时与加工商协商，将处理结果及时送达财务部，财务部在支付加工费时要扣除相应费用。6.3.5.3 发外加工的产品及配套产品，要将订购合同、发外加工单、委外出库单、委外入库单及供应商对账单的复印件或其中一联单据交财务部，采购部认真核对来货数量和单价以及财务填写的单价是否正确。财务部凭以上单据作为支付货款凭证。6.3.5.4 如采购部与财务部核对单价及数量后仍出现错误，双方责任人各承担一半扣罚。6.3.5.5 所有供应商在当月25号至次月5号前整理对账单给我司进行核对，对账进货明细截止到25号，配套采购组在次月15号前核对对账单后交至财务部，财务人员在次月25号前进行核对，确认回传至供应商，并出具供应商应付明细表给财务经理安排付款。6.3.5.6 瓶外加工商的对账进货明细截止当月最后一天，在5号前整理对账单给我司。瓶外加工组在次月15号前完成对账工作再把对账单交至财务部，财务人员在次月25号前进行核对，确认回传至加工商，并出具加工厂商应付明细表给财务经理安排付款。6.3.5.7 如没有在规定日期内完成货款支付工作，对相关责任人进行扣罚，100元/人。第三章 仓储1. 目的：为加强对存货管理的控制，确保存货安全和提高存货运营效率。2. 适用范围：适用于公司所有仓储物品。3. 存货管理风险风险1 存货保管不善，可能导致存货损坏、浪费等风险2 存货盘点工作不规范，可能由于未能及时查清资产状况并作出处理而导致财务信息不准确4. 存货管理关键环节控制关键环节1 明确及规范存货管理的分工、权限范围关键环节2 存货管理控制流程清晰严密，存货管理的原则和程序明确规范关键环节3 存货盘点工作规范5. 岗位职责分工管理控制岗位主要职责仓库经理审批仓储部各项管理规定及政策审批存货管理重要报表审批盘盈盘亏的对应策略和方法仓库主管制定仓库管理的各项制度和标准负责物资的出、入库及物资的配送管理负责物资的保管、维护管理，并审核仓库物资管理台帐、报表等组织仓库月度、年度及不定期盘点工作组织实施对仓库呆废品存货的处理工作仓库文员负责仓库所有物资出入库手续的办理配合仓库主管做好月度及年度的盘点工作，编制库存日常盘点表财务部核对仓库台帐、出入库单、盘点表等对盘盈盘亏、报废、坏账损失等分析原因并做专项报告。6. 仓储控制6.1 仓储控制流程货物到厂清点货物 质 检合格入 库发货通知发货6.2 存货与盘点控制6.2.1 存货管理规定6.2.1.1 收到供应商的发货明细表后，采购部核对无误后将此表交至仓储部准备收货。6.2.1.2 货物到仓库后，仓储部核对实物规格、型号、数量是否与发货明细表一致，并检查货物外观包装。检查无误后通知质检部对货物进行质量检验。6.2.1.3 质检部按照质量检验标准检查来货质量，检验合格后通知仓储部安排入库。6.2.1.4 仓储部核对规格、型号、数量，进行登记并填写入库单，经仓储主管签名确认后与发货明细表交一联至财务部备案。6.2.1.5 仓库管理人员要及时记录所有货物的进出仓账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账目和实物一致。6.2.1.6 仓库工作人员要掌握仓库所有货物的储存环境，堆层、搬运过程中要注意不能损坏货物。6.2.1.7 对于已售产品退货的入库，仓储部应根据业务部填写的产品退货凭证办理入库手续，对入库产品进行验收。因产品质量问题发生的退货，要分清责任，妥善处理。对于劣质产品，可以采取修理、报废等处理措施。6.2.1.8 存放在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、产地等区分归来整洁摆放，在货架上作相应的标识。6.2.1.9 在外包装上用货物卡片标明品名、规格、型号、供应商、客户、数量等信息。6.2.1.10 保持仓库环境卫生，任何人不得在仓库内吸烟。6.2.1.11 存货账目管理6.2.1.11.1 所有出入库物资均需按品种登记入库单和出库单，于实存数量进行核对，并做到账目与实物相符。6.2.1.11.2 仓储部登记好存货明细账，详细登记存货类别、名称、规格型号、数量等内容，每月定期与财务进行核对。6.2.2 存货发放管理规定6.2.2.1 仓储部在接到业务部开具的，经财务确认的发货通知单或调拨单后，凭单到仓库核对产品是否齐全，是否符合发货要求，确认无误后方可安排发货。6.2.2.2 仓储部在发货前填写出库单，经主管审核后安排物流送货，并将一联出库单交司机给客户签名确认并将签名后的单据回交给仓库，仓库将此单交至财务部备案。6.2.2.3 如发货通知单上的货物未能一次且两天内发完，仓储人员必须将已发货数量备注在单据上，送至业务员或外加工组人员。如发货通知单上的货物超出一周未能发货的，发货通知单自行作废，业务员或外加工组人员要重新开具单据安排发货