物资采购管理系统的设计与实施论文

2012年度专业硕士学位论文 学号：监狱物资采购管理系统的设计与实施院 系： 软件学院 类 别： 工程硕士 姓 名： 巫立忠 班 级： 11春 学 号： 5 2011年3月完成1摘要一直以来，监狱中各种日常用品的采购都是采用人工记录统计，即使是使用计算机管理，也只是使用简单的EXCEL报表进行最基本的入库，出库记录，为此花费大量的人力、物力。随着计算机应用的发展，信息系统的管理已不再靠人工进行处理，人工数据处理只能提供定期的报表，已经难以根据需要，提供各种综合分析的数据，使得监狱日常用品等采购的管理常常只能根据经验做出决定，带有一定的盲目性，这种管理方式是一种低水平的运作，会造成大量的浪费。而如果通过计算机系统将数据组织起来，就可以随时提供所需的数据，保证决策的更加正确、及时；再者通过计算机可以规划监狱日常用品的采购管理,为数据处理提供明确的尺度，使之标准化、规范化；此外还最大限度地可以节省人力，提高工作效率。本文介绍了一个解决当今监狱采购活动的低效益的软件，即监狱物资采购管理系统。与一般采购系统相比，拥有以用户为开发中心，易于操作和理解等特点。该系统有查询物资、生成采购单、管理库存、数据统计等功能。本文将详细该系统的需求分析系统结构，功能模块划分以及数据库模式分析等，以及对应用程序的实际开发实现作了介绍。该软件达到了数据的一致性和安全性，且应用程序功能完备，符合了当今监狱物资采购管理的需求。关键字：监狱物资采购，管理系统，设计，实现 AbstractEver since, Prison Procurement is organized by hand in China. There is some exception that, might handled on computer basis. However, most of them are still with Microsoft excel format. Its obvious labor-wasted & not effective.Along with the development of computer application, there is no need to manage of information system by real labor on their own. Information data which is managed by human-input can only offer reports periodically. Its hard to offer diversified analytical data which is in need. It comes to result that, decision to be made with personal need purpose on prison procurement by prison administration. Do goods purchased could really fulfill prison required? Is it effective? From long term of past decades, its proved that previous procurement method of prison management is high-wasted procedure, using modernized and motivate method is an acquired need. So, we should organize procurement data through computer system which can analyze data and real requirement & solution we need momentarily, correctly and timely. With the standardized computer system, we can manage of daily procurement of prison easily and trendy; Whats more, it can save manpower and improve working efficiency.This article introduces a administrative system which can solve the problem of daily purchasing in Chinese prison with great efficiency. Compare with a usual purchasing system, the Prison Material Purchasing Management System has its own character.Such as it is developed center on customer, it is easy for customer to control and understand. And the custsomer could serch goods, create a stock order, manage storage, Statistical data through the system. The article mainly represent on several perspectives, e.g. system structure of requirement analysis, partitioning of function module, analysis of data-based module, and so on. It fulfills needs to solve actual exploitation of application procedure. The advantage of applying this system is, easily keeping data contingency accordingly and safely.Keyword: Prison material purchasing, Mangement System, Disign, Implement目录第1章 绪论11.1 前言11.2 国内外研究现状11.3 研究的意义21.4 本文结构4第2章 理论基础52.1 SQL语言介绍52.2 VB编程语言介绍62.3 数据库理论介绍92.4 Access 2000简述10第3章 监狱采购系统需求分析123.1总体要求123.2业务流程图123.3各模块的需求分析133.4环境需求分析163.5技术需求分析163.6可用性需求分析16第4章 监狱物资采购系统设计174.1功能结构174.2各模块功能介绍与设计194.2.1资料管理模块194.2.2采购管理模块204.2.3库存管理模块214.2.4统计分析模块224.2.5系统管理模块234.3数据库设计244.3.1系统E-R图254.3.2数据表文件设计30第5章 监狱采购系统实现345.1登陆345.2资料管理模块365.3采购管理模块395.4库存管理模块445.5统计管理模块465.6用户管理模块465.7数据库连接实现49第6章 监狱采购系统测试536.1系统调试536.2测试方案546.3测试54第7章 总结与展望597.1总结597.2存在问题及展望59参考文献61致谢63V监狱物资采购管理系统的设计与实施第1章 绪论1.1 前言在信息时代的今天，计算机以其快速、准确的信息处理功能渗透于我们周围的方方面面，同时随着网络技术和软件技术的飞速发展，当今社会也正快速向信息化社会前进，信息系统的作用也越来越大，监狱内部信息管理也日渐体现出运用计算机的优越性【1】。在当代，监狱的采购在很多时候并没有采用计算机软件来管理了，大量繁琐的日常用品消耗，只是使用简单的EXCEL文档记录维护，十分的耗费人力物力，而且效率也十分差，所以监狱采购系统应运而生。并且我们需要把采购过程中的各个环节：供应商、制造商、物流等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排监狱的采购行动。本系统力求满足这种市场需求，通过对货物的管理实现对供应链的基本管理与查询，特别为适应监狱管理人员决策，满足信息时代的需要。1.2 国内外研究现状随着市场的国际化，市场对企业产品的质量要求和服务要求也越来越高，市场竞争日趋激烈，所以企业在竞争中面临着严峻的考验。部分企业甚至遭到了淘汰。国内企业要适应新的国内外形势在竞争中求生存，在生存中求发展。企业的竞争力和抗风险的能力就必须提高，企业内部信息化建设的进一步加强，信息技术的借助，内部运作效率的提高，管理水平的提高，都可以在降低成本的同时达到提高企业竞争力的目的。一整套完善适用的企业管理信息系统（Management Information System,简称MIS）的建立无疑是实现上述目标的有力手段之一。但是很少有针对具体企业的MIS研究，较少具体考虑企业的特殊状况，因而造成了实施成功率低、浪费严重的现象。因此，对一企业MIS进行有针对性地研究，并由此构造一个具有代表性的系统构建方法将具有重要的实用价值【2】。计算机的运用现正在发达国家的各类商店超市中普及。在计算机的运用中，有关超市经营活动的大量数据能够准确记载和查阅，使得超市经营者对营销情况掌握和分析更加得心应手，及时作出正确决策，而且有利于超市内部对进货、库存、销售等情况的管理，现代超市的管理水平获得了大大提高了。超市的每一个决策，每一个流程，每一个经营过程及其结果，都应该用用数字去控制它。超市的经营者必须有数字化经营的理念，数字科技即现代信息技术的应用就成为不可缺少的必备条件超市采用统一采购、统一分销等方式来降低成本，而这一切的实现都有赖于超市信息系统的建立。连锁企业要实现操作规范化、快速化、高效化和科学化，必须要重视信息系统的建设。正是依靠信息系统使整个连锁企业的采购、分拣、加工、包装、储存、运输和配送等各个环节有机地联系起来【3】。与之相似的事，目前，在国内的大多监狱并没有采用监狱物资采购管理系统，监狱的物资采购只是通过监狱管理人员用EXCEL文档记录维护并统计，计算机软件的普及并不高，每次采购前以及采购完毕都需要监狱管理人员进行繁琐的物品消耗统计，然而当大量的物资采购信息需要整理的时候，由于没有很好的分类，往往造成数据错乱，翻查数据的难度很大，需要耗费大量的人力。这些都造成了监狱采购活动工作效率低下，人员繁杂的现状。1.3 研究的意义目前，本监狱由于建狱时间较长，狱政设施、警戒设施等诸多硬件配备严重老化，罪犯劳动改造用房（习艺楼）无法满足日常劳动习艺需要，医疗设备严重缺乏，教育改造基本投入不足。经费渠道没有理顺，监企改革没有实现企业人员的彻底分流，企业工人费用支出缺口很大【4】。以上这些情况都可以归根于经费不足，人手缺乏等原因，而监狱物资采购管理系统能有效的减少采购费用，并能让人在大量繁琐的统计工作中解放出来，从而为监狱的其他设施的改善计划提供更多的资金和人力资源。在原来的采购活动中，存在着许多缺点，诸如效率低，保密性差等，而且时间一长，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了不少的困难，随着数据量的增大，信息管理变得更加困难，查询时间也变的无法接受，也缺乏对商品的宏观统计以达到对供应链的管理与查询。物资的采购价格、消耗速度也是没有很好的整理统计并选择合理的供应商，因此往往作出不合理的采购计划，从而导致采购的费用不能有效的控制下来，使得监狱物资的采购活动十分的耗费人力物力，而且效率也不高，间接影响了监狱管理中其他环节的顺利发展。随着经济的全球化以及中国经济改革的逐渐深化，各行各业都有其各自的竞争。改善监狱采购部门内部以及整个供应链各环节的管理、调度及资源配置，迅速适应当代的新需求和市场的新机遇，有利于监狱管理质量的提升。有效地进行物资采购活动的管理，已经成为了监狱管理发展的头等要事之一。然而，对于一贯疏于管理的监狱采购部门来说，进行有效的物资采购管理必然存在一定的难度，必须借助于现代化的管理方法和信息技术【5】。采购管理对监狱管理人员来说是一项繁琐复杂的工作,每天要处理大量的单据数据。为及时结清每笔业务，盘点库存和货物流动情况。保证监狱内货物充足，库管人员要花费大量人力物力和时间来作数据记录统计工作。计算机在管理中的应用开始于1954年,当时美国首先用计算机处理工资单.多年来,计算机在处理管理信息方面发展迅速。开发一种针对性更强的简单实用的管理系统，可以排除大量无用信息，减小工作强度，提高工作效率和工作质量，为决策层及时提供准确的信息，这是我开发本系统的初衷，我们应该采用的科学的方法去管理采购活动。本系统是一个现代化软件系统，通过集中式的信息数据库，利用市场信息，了解提供监狱主要日用品的其他供应商及同类或替代产品的情况，并与现有供应商及其产品进行对比，从中发掘新的供应商，为拓展采购渠道提供信息。将进、存等经营业务有机地结合起来，达到共享数据、降低成本、提高效率和改进服务等，适应当下监狱管理发展的需求。1.4 本文结构本文分为七部分第一部分，简单介绍了对于管理系统软件的国内外研究现状以及监狱物资采购系统的研究意义。提出了科学管理采购活动的观点。第二部分，介绍了开发监狱管理系统所用到的软件及理论支持第三部分，对系统进行需求分析，包括整体以及各模块的需求分析第四部分，应用各种结构图、表等展现该系统的设计。第五部分，这部分以截图及部分代码对系统的实现进行阐述。第六部分，为系统测试，简单说明一下软件的运行情况第七部分，为总结和展望，对整个系统作一个概述并且对系统的优缺点进行了简单的分析。64第2章 理论基础这一节内容还是没改啊。肯定都是抄袭的。2.1 SQL语言介绍数据库（Data Base）是存储数据的仓库，是沟通数据库服务器和客户端的重要工具，是指长期存储在计算机内的、有组织的、可共享的数据集合。在关系型数据库中，数据以记录（Record）和字段（Field）的形式存储在数据表（Table）中，由若干个数据表构成一个数据库。SQL语言是Structured Query Language 的缩写，即是结构化查询语言。结构化查询语言(Structured Query Language）最早是IBM的圣约瑟研究实验室为其关系数据库管理系统SYSTEM R开发的一种查询语言，它的前身是SQUARE语言。SQL语言作为关系型管理系统的标准语言，其主要功能是同各种数据库建立联系并进行操作。SQL语言的操作对象主要是数据表。依照SQL命令操作关系型数据库的不同功能，可将SQL命令分成数据定义语言DDL、数据操纵语言DML、数据查询语言DQL和数据控制语言DCL四大类【6】。SQL Server 2000是大型电子商务、数据仓库和数据库解决方案。在分析服务、数据转换服务、数据仓库等方面中它都引入了大量新特性。提供了系统管理与调整许多有力的工具。拥有可视化的数据库制作，方便使用，利用企业管理器可以很直观的设计出数据库，并且对于习惯使用SQL编程语言的用户可采用查询分析器输入SQL语言系统自动生成报表，带来了一定得方便，而且还配备了导入和导出数据功能、事件探查器等等。SQL Server 2000通过与 OLAP 功能、数据转换功能、存储库和英文查询的紧密结合，成为了数据库业内较为全面的决策支持平台和数据仓库。特别重要的是，实质化的视图由于SQL Server 2000 关系引擎增加而达成了，从而使特大型数据库环境中执行复杂查询的性能得到了提高。同时，新的数据挖掘功能被SQL Server 2000 引入了，可自动发现在大量数据之间隐藏的关系并可基于历史数据作出推测。实施这些数据挖掘功能，以向最终用户隐藏这种尖端技术的复杂性，第三方的数据挖掘产品也被开发人员轻松地嵌入到客户的应用程序中【7】。SQL语言包含4个部分： 数据定义语言(DDL），如：CREATE（创建）、DROP（删除）、ALTER（更改）等语句。 数据操作语言(DML），如：INSERT（插入）、UPDATE（修改）、DELETE（删除）语句。 数据查询语言（DQL），如：SELECT（选择）语句。 数据控制语言（DCL），如：GRANT、REVOKE、COMMIT、ROLLBACK等语句。【8】SQL语言的三种主要程序设计语言类别的语句分别为：数据定义语言（DDL），数据操作语言（DML）及数据控制语言（DCL）。 SQL 是用于访问和处理数据库的标准的计算机语言。SQL的主要功能：（1）面向数据库执行查询；（2）从数据库取回数据；（3）在数据库中插入新的记录；（4）更新数据库中的数据；（5）从数据库删除记录；（6）创建新数据库；（7）在数据库中创建新表；（8）在数据库中创建存储过程；（9）在数据库中创建视图；（10）以设置表、存储过程和视图的权限。2.2 VB编程语言介绍VB是Visual Basic的简称，可用于开发 Windows 环境下的各类应用程序，它是由美国微软公司于1991年开发的一种可视化的、面向对象和采用事件驱动方式的结构化高级程序设计语言。它简单易学、效率高，且功能强大。在Visual Basic环境下，事件驱动的编程机制的利用、可视化设计工具德新颖易用， Windows内部的广泛应用程序接口（API）函数的使用，动态链接库（DLL）、对象的链接与嵌入（OLE）、开放式数据连接（ODBC）等技术，使之成为效能高、速度快的应用软件系统，并且在Windows环境下获得更强大的功能、更丰富的图形界面【9】。美国微软公司在1991年的时候推出了Visual Basic1.0(简称VB）， VB 1.0到了1992年被Microsoft公司升级到VB 2.0， VB 2010(Visual Studio 2010) 是目前的最新的应用版本。 Visual 意为可视的、可见的，指的是开发像Windows操作系统的图形用户界面（Graphic User Interface，简称GUI）的方法，与其他编程软件所不同的是，编写大量代码去描述界面元素的外观和位置对于它来说都是不需要的，唯一需要的是，把预先建立好的对象拖放到屏幕上预定中的位置即可。应该说，这是一次质的飞跃，是一次编程技术的革命【10】。VB的特点1面向对象VB采用了面向对象设计思想，把复杂的设计问题分解为多个能够完成独立功能且相对简单的对象集合是它的基本思路。可操作的实体如窗体、窗体中命令按钮、标签、文本框等就是，面向对象编程就是所谓“对象”，而根据界面设计要求，程序员可以直接在界面上设计出窗口、菜单、按钮等类型对象并为每个对象设置属性。在VB. NET 2002和之后的版本，VB是完全支持面向对象的编程语言；而对于早期版本（6.0版和之前的版本），只能称作是基于对象的编程语言，原因是它不支持类的继承。2事件驱动在Windows环境下是以事件驱动方式运行每个对象的都能响应多个区别事件，每个事件都能驱动段代码事件过程，该代码决定了对象功能。这种机制通常被称为事件驱动的编程机制。当系统或应用触发例如用户进行单击操作，使命令按钮触发了按钮Click(单击)事件，然后该事件中代码就会被执行，当用户不进行任何操作(等待状态或者待机状态)时，就处于等待状态整个应用就是由彼此独立事件过程构成。3软件Software集成式开发编程的集成开发环境由VB来提供，在这个环境中编程者可设计界面、编写代码、调试直至把应用编译成可在Windows中运行的可执行文件，并且安装VB集成开发环境也可以同时生成，这些都为编程人员带来了很大的便利。4结构化设计语言VB具有丰富数据类型是种符合结构化设计思想语言而且简单易学此外作为种设计语言VB还有许多独到的处。5强大数据库访问功能VB利用数据Control控件可以访问多种数据库VB 6O提供ADOControl控件。通过此不但可以用最少代码实现数据库操作和控制也可以取代DataControl控件和RDOControl控件。6支持对象链接和嵌入技术VB核心是对对象链接和嵌入(OLE)技术支持，它是一个功能强大的软件，它访问所有对象种思路方法利用OLE技术能够开发集声音、图像、动画、字处理、Web等对象。7网络功能VB 6.0提供了DltTML计工具，利用这种技术，我们可以动态创建和编辑Web页面使编程人员在VB中开发多功能网络应用软件。8多个应用向导VB提供了多种向导如应用向导、安装向导、数据对象向导和数据窗体向导通过它们可以快速地创建区别类型、区别功能应用。9支持动态交换、动态链接技术通过动态数据交换(DDE)编程技术VB开发应用能和其他Windows应用的间建立数据通信通过动态链接库技术在VB中可方便地用C语言或汇编语言编写也可Windows应用接口(API) 【11】。lO联机帮助功能在VB中利用帮助菜单和F1功能键用户可随时方便地得到所需要帮助信息VB帮助窗口中显示了有关举例代码通过复制、粘贴操作可获取大量举例代码为用户学习和使用提供方便【12】。利用VB的可视性特点，可方便的设计了程序的窗体界面，并在各个窗体中的合适位置绘制所需的每种控件。如要修改窗体或控件的某项属性，只需在相应的窗体或控件的属性窗口修改相应的参数便可达到需要的设计效果。利用VB的事件驱动性特点，只需在窗体或控件上的代码窗口中添加少量的代码，便可达到告诉当在相应的窗体或控件上发生某一事件时，它们在事件发生后应该做什么工作的目的。例如几个窗体上的添加、删除、返回按钮的作用，就是通过在各个相应按钮的代码窗口中输入相应的代码，来达到当在几个按钮上出现单击（Click）事件后，相应按钮实现添加、删除、返回的功能的。2.3 数据库理论介绍数据库是建立一个满足用户长期需求的产品是数据库应用系统开发的目标。开发的主要过程为：理解用户的需求，然后转变为有效的数据库设计。将设计变为实际的数据库并且使之功能完善、高效能。数据库技术产生于60年代，30多年来数据库技术得到了迅速发展，并已形成较为完整的理论体系。随着World Wide Web(WWW)的普及和Internet技术的迅速发展，使得数据库技术成为最热门技术之一【13】。数据库由DBMS（数据库管理系统）处理，DBMS则由开发人员和用户通过应用程序直接或间接地使用。它主要包括四个要素：用户数据、元数据、索引和应用元数据。一、用户数据当前，大部分主流数据库管理系统把用户数据表示为关系。现在把关系看为数据表。表的列包含域或者属性，表的行包含与之对应的实体的记录。并不是所有的关系都同样符合要求，有些关系比其它关系更为结构化一些。二、元数据数据库是自描述的，也就是说它自身包含了它的结构说明，这种结构的说明称作元数据。因为DBMS是用来存储和操作表的，因此大多数成品把元数据以表的形式存储，有时称作系统表。这些系统表存储了数据库中表的情况，如每一个表中有多少列，哪一列是主关键字，各列的数据类型的描述。同时，它也存储索引、关键字、规则和数据库结构的其他部分。【14】三、索引第三种类型的数据改进了数据库的性能和它的可访问性，该种数据被称为开销数据，尽管有时采用其他类型的数据结构，但主要还是索引。索引大多用于排序和快速访问数据。索引可以用于快速访问数据。例如，用户只想访问货物信息表中类别值为01的那些货物。如果没有索引，那么则必须搜索整个源表；但当有了索引之后，就可以找到索引条目，并使用它来挑选所有合适的行。索引对排序和查找是有一定帮助的，但这是有代价的。每当货物信息表中的行改变时，索引也必须跟着改变，这意味着索引并不是随意的，应当在真正需要时保存。四、应用元数据存储在数据库中的第四种数据名为应用元数据，它用于存储用户窗体、报表、查询和其他形式的查询组件。并不是所有的DBMS都支持应用组件，支持组件的DBMS也不一定把全部组件的结构作为应用元数据存储在数据库中。但是大部分现代的DBMS产品都存储这种数据作为数据库的一部分。2.4 Access 2000简述Access2000 是关系数据库开发工具，1992年，Microsoft Access作为第一个面向Windows操作平台的桌面数据库管理系统而诞生，它不但充分体现了面向对象的思想，提供可视化的编程手段，而且充分利用了Windows操作平台的优越性，采用与Windows完全一致的界面风格，使界面非常友好。在Access中，用户不需要编写复杂的程序就可以建立一个完整的数据库应用系统，是一个典型的开放式数据库系统，它可以和Windows下的其他应用程序共享数据库资源。数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述，Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能【15】。第3章 监狱采购系统需求分析3.1总体要求本系统可以方便快捷地处理监狱中日常用品的采购问题，与传统管理方式相比，具有节省开销、提高管理人员工作效率等效益。使用本系统，管理人员可以更好地管理物资采购过程中的各个方面，如清晰地对比供应商提供的货物质量及价格，或是对物资存放位置进行定位追踪，更可以对采购单进行查询、修改等。3.2业务流程图业务流程：首先由非采购部门提交申购单，当通过该部门主任审核后，生成采购单。采购部门收到采购单后经由采购部门主任审批，之后打印出来，交由采购人员进行采购。采购完毕后，采购部门员工对物资进行入库操作并关闭指令。采购人员定期对库存进行盘点操作，当实际库存数量与数据不符时，提交盘点表，待采购部门主任审核后对库存资料进行更新【16】，如图3-1。一般部门员工一般部门主任采购部门员工采购部门主任供应商开始资料查询生成申购单采购单生成指定采购员采购发货入库关闭申购单结束图3-1业务泳道图3.3各模块的需求分析l 资料管理模块在采购过程中，我们首先需要清楚供求关系，即我们首先要了解物资以及提供的供应商的资料（名称、地址等），当然，我们也必须了解现有物资的情况（名称、数量、状态等）。所以，该模块，必须把这方面的信息清楚地表达出来，从而进行进一步的操作。例如，一般部门需要购买一些椅子，在填写申购单前，可以通过资料查询来获得椅子的数量，还有提供椅子的供应商有哪些，价格和运货费如何，然后员工可以根据实际需要再进行申购单的填写。资料管理模块主要针对对象是一般部门员工和该部门主任。l 采购管理模块：该模块主要是管理采购中的各个环节，如申购单与采购单的生成（包括需要采购的物资以及所选择的供应商等），采购单的管理（根据现实需求提供提交或取消等功能），以及物资采购价的查询等等。只有当申购单被审核了的时候可以生成采购单，采购单必须以申购单为依据。当采购单通过部门主任进行审批时，采购人员才可以打印采购单并进行实际的采购活动。采购管理模块对于所有员工来说都是必不可少的功能模块。l 库存管理模块：大量的物资使库存管理成为整个采购过程中重要的一环，毕竟连监狱中所拥有的物资数量及状态都不清楚的话，我们就不能更好地去订制采购的计划。所以在该模块中，需要有方便查询物资库存数量及状态的功能，当物资消耗得差不多的时候，进行采购提醒建议【17】。物资基本资料依赖于库存管理的更新维护，每次的入库操作必须同步更新物资的基本资料。物资的盘点是对物资状态的维护更新，实际工作中，会有物资的实际存量与记录存量不一致的时候，如入库的过程中数量填写错误，在提取物资时不小心对另外的物资造成损坏，物资过期等等，盘点人员通过对物资实际的盘点，如若物资数量有误，则填写盘点表，待采购部门主任审批更新数据库。库存管理模块主要针对采购部门员工和采购部门主任。l 统计分析模块：统计分析，在很多软件中都是不可忽视的一个部分，我们通过统计分析以前的操作状态，能更好地分析出问题所在，为工作效率的提高提供有力的决策方案。所以该模块中，我们首先要能对以往物资的一些情况（每月的使用数量、使用效果等）进行收集，然后通过分析，对一些采购价格不合理的物资尝试用其他物品替代或者换一个供应商，并且根据物资消耗得规律，与库存管理模块功能结合，提醒采购人员进行采购计划。监狱管理高层可以通过这些统计数据作下一季度的一些采购计划并大概了解监狱里物资的消耗情况。根据这些情况可以设置某些物品库存数量低于某个数量时，提醒采购，例如厕纸、胶布这些日常管理的必需品。当库存数量高于某值时，限购，例如水果、饮料这些有使用限期的物品。 统计分析模块主要为管理层人员对物资消耗情况进行分析并作下一个月的决策。l 系统管理模块：这是软件的管理模块，让软件进行分级管理。因为在实际应用中，下层管理人员与上层人员与上层管理人员的权限是不相同的，如下层人员不允许批准通过采购单，并且通过用户账号的管理，我们可以了解采购单的申请者是何人，让上层管理人员更好地管理整个采购过程【18】。在本系统中，对于管理权限主要分为采购部门与其他部门。采购部门的员工可以对采购单进行入库等操作，同时可以填写盘点表。采购部门主任除上述权限外，还有对采购单的审批、关闭，对盘点表的审批、删除权限。其他部门仅可以生成与修改申购单，部门主任拥有对申购单的生成、修改、审核等权限。所有部门均可对行资料查询与库存查询，但只有采购部主任可以对这些资料进行添加、修改、删除等操作。系统管理模块主要针对系统管理员，是所有员工对采购活动有序进行的前提。3.4环境需求分析该系统是用于监狱中的物资采购，符合当前时代对于信息管理需求的高效化，而且大量的物资采购管理常常让人感到疲乏，所以软件的操作的简便需求，尤为重要。并且我们需要考虑到监狱物资的存放环境，使物资的存放合理化，延长物资使用寿命并节省一定的空间资源【19】。3.5技术需求分析 由于本系统是一个小型系统，为了使日后方便维护更新和管理，将使用比较成熟的开发软件来开发，在这里我们选择VB为开发软件，VB为大多开发人员所熟知，且开发难度相对比较低，适合本系统。又由于数据并不复杂，所以选择容易维护管理的Access数据库。所以技术上需要有VB语言及开发环境，还有SQL语言及Access的使用规则。并且要对软件开发流程有一定的认识和理解。3.6可用性需求分析因为监狱物资的采购是其管理的一个重要环节，本系统能为采购活动带来极大的便利，有其开发的意义。监狱管理人员学历一般在本科或以上，对计算机的操作并不陌生，所以软件界面的过程中，只需要考虑易于操作这一方面即可。第4章 监狱物资采购系统设计4.1功能结构监狱物资采购管理系统采用C/S结构，主要对监狱物资采购活动中的各个方面的信息进行集中管理，建立一个完善的的信息数据库，并且根据客户操作进行调节、管理。本系统是一个将资料管理、采购管理、销售管理、库存管理和统计分析等业务融为一体的系统。一个完善的物资管理系统的任务主要包括以下几项： 资料管理，主要负责管理供应商资料和物资资料。采购管理，主要负责进行采购管理，包括采购单、采购管理和采购查询。库存管理，主要负责进行库存管理，包括库存维护、价格管理和库存盘点。统计分析，主要负责统计监狱物资的出入库情况以及库存消耗速度。系统管理，主要负责管理用户信息和用户登录，以及初期建账。其功能流程图如图4-1。YNYN开启系统连接数据库登录系统验证身份资料管理系统管理退出系统供应商资料客户资料用户管理密码修改重新登录创建账号登录失败连接数据库失败监狱物资采购管理系统采购管理申购单修改采购单入库采购单查询申购单审核申购单查询采购单审批填写申购单库存管理库存维护盘点表填写库存盘点统计分析采购单分析库存分析库存上下限设置图4-1监狱物资采购系统流程图4.2各模块功能介绍与设计4.2.1资料管理模块该模块用来管理供应商资料和物资资料，其功能模块如图4-2所示：资料管理供应商资料物资资料图4-2 “资料管理”功能模块“供应商资料”模块负责维护供应商的基本信息。供应商资料对于采购而言非常重要，是超市货物管理系统的重要资料。供应商资料主要包括供应商编号、供应商名称、地址、电话、传真、信誉等级、提供商品和简介等。信誉等级根据供应商所提供的物资好坏、发货时间、售后服务等方面结合物资的价值和实际情况，进行一个大概的评估，分为零星、一星、二星、三星、四星、五星6个等级，对于采购活动中的决策有一定参考价值【20】。良好的供应商资料管理有助于监狱管理者对采购进行管理和控制，从而降低采购活动中的资金开销，并且缩短物资采购所消耗的时间，物资更快更好的到位对于监狱管理有其积极的意义。“物资资料”模块负责维护商品的基本资料信息，基本信息一般变动较小。物资资料主要包括物资编号、物资名称、计量单位、物资类型、供应商编号、供应商名称、采购单价和物资说明等。根据物资类型，我们可以了解该物资是供监狱中哪个部门使用，并把它们存放在适合的位置当中。物资说明是对物资进行一个大概的描述，使操作人员对物品有大概的认知并了解其基本用途，方便区别一些物资名称相近的物资。各个部门之间所需物资类别有一定差异性，更详细的物资信息可使管理模块进行精确的管理并且方便操作者使用本系统。4.2.2采购管理模块本模块主要负责进行采购管理，包括申购单的填写、修改、审核和查询，还有采购单的审批、查询和入库。采购管理是监狱管理的重要一环，是保证监狱管理有序进行的关键环节，是在确保合适的物资品质的前提下，从合适的供应商那里，在合适的时间、以合适的价格购入合适数量的商品的管理活动【21】。采购单管理的便利性和合理化，是需重要考虑的地方。为此，界面的操作按钮必须清晰易懂，并且功能和数据处理方面要符合监狱实际管理活动。其功能模块如图4-3所示：采购管理申购单修改采购单入库采购单查询申购单审核申购单查询采购单审批填写申购单图4-3 “采购管理”功能模块“填写申购单”模块用于生成申购单。填写完毕后，根据所填资料分别生成申购单和申购单明细。申采单主要包括申购单号、提交日期、申购人、申购部门、状态、物资编号、物资名称、采购数量、采购单价和采购总额等项。当一般部门人员填写好申购单信息并生成时，会按照需要生成申购单项， “提交日期”在生成采购单时生成，“关闭日期”在操作人员执行关闭采购单操作时生成，“状态”分为“待审核” 、“已审核” 。只有当申购单为“已审核状态时才可以生成采购单。“申购单修改”模块主要用于当工作人员在生成申购单时填写了错误信息，或者因其他特殊原因，需要对申购单进行修改时，对采购单的数据进行修改。只有当“状态”标志为“待审核”时，该操作才能进行，并且每次修改更新“提交日期” 。“申购单审核”模块负责申购单审核和采购单的生成操作。“待审核”状态的申购单会在此处显示出来。只有该部门主任可以使用该功能。当申购单被审核并生成采购单后，申购单自动删除。不通过审核的申购单同样被删除。“申购单查询”模块负责查询申购单信息、申购单审核情况，以便操作人员获取所需申购单信息。“采购单审批”模块负责采购单审批和采购单的关闭操作。“待审批”状态的采购单会在此处显示出来。只有采购部门主任可以使用该功能。当采购单指定采购人员并且被审核后，采购单状态变为“采购中”，等待采购人员进行实际采购活动。关闭操作将在下文中介绍。不通过审核的采购单将被删除。“采购单查询”模块负责查询采购单信息、采购单核销情况，以便操作人员获取所需采购单信息。采购单主要包括采购单号，采购人，物资编号，物资名称，采购数量，采购金额，采购总额，申购部门，状态，关闭日期。状态分为“待审批” 、“采购中” ，“已入库” ，“已关闭”当使用关闭采购单操作时会更新“关闭日期” ，同时，“状态”更改为“已关闭” 。“采购单入库”模块负责管理物资的采购入库情况。当采购单状态为“采购中”时，可以进行该操作。采购入库时需要将采购明细单中的数量对应添加到库存数量中去。采购单的 “状态”变为“已入库” ，然后等待下一次的盘点工作，如果没有问题，采购部门主任便可以对采购单进行关闭操作。4.2.3库存管理模块库存管理主要用于管理监狱物资庞大的库存信息，主要工能有库存维护、盘点表填写以及库存盘点。其功能模块如图4-4所示：库存管理库存维护盘点表填写库存盘点图4-4 “库存管理”功能模块“库存维护”模块用于维护监狱物资库存信息。库存维护通常只对物资状态、信息进行维护，其他信息只有在第一次初始化系统时进行维护。库存信息主要包括物资编号、物资名称、物资状态、采购价、供应商、库存数量、最低储备、最高储备、存放位置、最近操作日期、操作人员和备注等。当改变供应商或者供应商对物所提供的价格有所变动时，就对该物资的采购价属性进行修改。由于监狱物资按需存放，物资存放的位置会十分繁杂，通过“存放位置”定位物资，可以更好的管理物资位置，提高采购活动中的工作效率【22】。“盘点表填写”模块用于监狱物资库存的盘点表生成。将实际盘存的物资数量输入计算机，通过和库存数量进行核对产生盘盈盘亏统计信息。针对盘盈和盘亏情况，进行盘点调整，盘盈时做入库处理，盘亏时做出库处理。可根据实际要求，进行日盘和月盘两种。盘点调整的结果要求写入盘点表。盘点表主要包括编号、物资编号、物资名称、调整数量、操作日期、操作人员和状态。对于入库处理“调整数量”为正数，而出库处理则为负数。库存盘点生成后，“状态”为“待审批” ，盘点结果并不是立刻写入库存信息中，需要更高级的用户进行确认后才进行入库操作。“库存盘点”模块用于对盘点的审批操作。审批通过后 把盘点结果写入库存信息中，同时“状态”变为“已审核”并关闭该盘点表。4.2.4统计分析模块本模块主要负责统计监狱的出入库情况以及物资消耗情况，其功能模块如图4-5所示：统计分析采购单分析库存分析库存上下限设置图4-5 “统计分析”功能模块“采购单分析”模块负责对某一时期的采购单进行统计分析，显示一定时间内采购次数大于一定值的物资，可按月或者按年统计。月大于3次，年度大于10次。此模块对于采购活动中的年度计划有重大的参考价值。“库存分析”模块负责对某一时期的库存物资进行统计分析，统计各种物资在这一时期中消耗速度，可按月，按季或者按年统计。此模块与“采购单分析”模块得出的信息结合起来，往往成为月计划、季度计划的参考值。“库存上下限设置”模块负责对库存物资的“最低储备”与“最高储备”进行设置修改。“最低储备”的数值设置必须大于上一月该物资的消耗数量，“最高储备”的数值设置必须小于上一月该物资的消耗数量的三倍。当“库存数量”低于“最低储备”时，会提醒用户进行采购工作。当库存数量高于“最高储备”时，限购，含有该物资的申购单将不能拖过审核【23】。4.2.5系统管理模块主要负责管理用户，包括用户管理、密码维护、重新登录以及初期建账4个功能模块，如图4-6所示：系统管理用户管理密码修改重新登录创建帐号图4-6 “系统管理”功能模块“用户管理”模块负责管理用户信息，设置权限。用户信息包括用户ID、用户名称、用户密码、用户权限、用户所属等。权限分为一般用户和系统管理员。权限包括申购单的填写、修改、审核与生成，采购单的入库、审核与关闭，盘点表的生成、审批，用户信息的添加、密码修改、权限修改与删除。系统管理员将拥有所有权限，一般用户可根据实际需求设置权限。例如一般的部门员工可以设置其获取申购单的填写、修改，用户密码的修改权限。“用户信息修改”模块负责维护、更新用户密码信息。“重新登录”模块主要给用户提供重新登录功能。“创建账号”模块主要给用户提供初期建账功能，用户可以有选择地初始化数据表。只有系统管理员才能进行该操作。4.3数据库设计数据库设计(Database Design)是指根据用户的需求，在某一具体的数据库管理系统上，设计数据库的结构和建立数据库的过程。本设计用到的是SQL server数据库。SQL server的数据库是用来存放数据、视图、索引、存储过程等对象的“容器”。一个数据库可以存放在一个或多个操作系统的数据库文件中，但是一个数据库文件不能包含多个数据库。数据文件用