会议会务工作清单.xls

环节环节工作模块工作模块工作任务工作任务具体内容具体内容责任人责任人时间节点时间节点是否完成是否完成 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订根据会议形式及人数预订会议室 与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址 会议议程 明确列明会议各项议题及时间、形式 、主讲人等 确定酒店 根据与会人员的类别确定房间预订的 类型，提前致电酒店人员做好准备 准备会议明确人员分工 将具体人员分工填入此表 资料准备与收集 电子版资料，包括会议议程、会议指 引（外部）、回执、会议使用文档初 稿（电子资料等） 会议通知撰写通知附：资料（参见上一行） 确定参会人员 信息 确定与会人数、姓名、性别、职务、 联络方式 整理通讯录（内容同上） 准备与收集 电子版资料，包括会议使用文档正式 版、会务指引（内部）、通讯录、签 到表 储存 确定会议用电脑，将所有需要展示的 资料储存到一定的文件夹，并告知相 关人员 印刷 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及 送货时间 打印列出打印清单及打印份数 装订将文件整理装入资料袋 发放发送邮件 住宿酒店预订 联系酒店，确定房间类型及个数，询 问酒店是否包括早餐 确定接机人员名单、联络方式及航班 到达时间 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂 人员 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩 点、点菜、车辆预订、酒水准备 茶点：填写客餐申请单并交食堂人 员，通知物业人员安排茶点摆放处 文具 文具准备及领 取 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白 板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代 表证 会议室预订 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌 、指引牌、座位牌、茶水 会场布置 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢 迎牌、指引牌、座位牌是否到位 摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜 自备数码相机 会议现场抓拍用 回程安排回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认 出票 礼品会议礼品预订 若有需要，提前确定赠送礼品样式及 数量，联系总办叶穗芬协助 会后活动安排 活动地点及人 数 联系活动场所，车辆预订 人员报到直接前往酒店报到 资料发放包括会议材料、代表证等 接机 就餐形式、地 点确定 会场 摄影 人员报到 大型会议会务工作流程清单 大型会议会务工作流程清单 会议确认会议确认 会议前期准备会议前期准备 会议事由确定 回执收集 资料 接机 餐饮 环节环节工作模块工作模块工作任务工作任务具体内容具体内容责任人责任人时间节点时间节点是否完成是否完成 大型会议会务工作流程清单 大型会议会务工作流程清单 设备设备就绪 检查会议使用电脑、投影设备、音响 设备、网线等是否就绪 3 会场检查会场情况 桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬 挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水 、礼品是否到位 3 专家会议指引会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议4 电脑与网络 笔记本电脑使 用协助 查看会场中携带笔记本人数，是否需 要充电器，网线等,通知物业管理处接 待人员协助 1 茶水茶水供给到位 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1 摄影把关 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄， 照片效果把关 1 现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况2 专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录2 麦克风麦克风传递 若台下代表需发言，明确麦克风传递 负责人 1 会场收拾清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 3 午餐就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐4 会场、设备准备 设备就绪、会 场状况 设备复查，会场布置4 经理会议指引会议地点指引 指引与会人员到逸夫楼516参加会议4 电脑与网络、茶 水、摄影、会议 记录、麦克风 会议过程开展 同上午会议过程8 会场收拾清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 3 招待宴会就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐4 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 观看表演组织入座、紧急情况处理、组织出场 组织人员返程 车辆、人员到齐，安全送达酒店 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 参观一汽生产 车间及园区 与一汽本次活动负责人合作组织参观 午餐就餐地点指引 带领与会人员到华天大酒店中餐厅就 餐 组织人员上车 联系车辆到位，负责人带领人员上车 参观一汽生产 车间及园区 与一汽本次活动负责人合作组织参观 组织返程 组织人员结束参观、安全送达逸夫楼 会场 布置闭幕会场 设备、条幅、桌椅设施座位牌等 摄影、照相、 茶水、会议记 人员仍按第一天安排 会场收拾清洁整理会场 恢复会场卫生、设备设施维护、是否 有物品遗漏 闭幕晚宴就餐地点指引 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 会议后期工作会议后期工作宣传资料准备 稿件撰写及照片整理 宣传报道发布 将稿件及照片发送至总裁办企业文化 组，进行宣传报道 纪要整理会议后尽早整理会议纪要 邮件发布经领导审阅后通过邮件发布 会务费用结账 报销 对会务期间发生的费用进行结账报销 会务工作总结 组织相关会务人员进行工作总结，梳 理工作流程中出色之处及不足之处 5 参观伪满皇宫 会议闭幕活动 宣传报道 会议纪要 后续工作跟进 摄影 观看二人转表演 参观一汽 会议第一天工会议第一天工 作 【作 【 11月11日11月11日】 会议第二天工会议第二天工 作 【作 【 11月12日】