国际会议管理第一章.ppt

國際會議管理第一章,Organizing the Meeting 籌組會議,國際會議的定義,依ICCA(國際會議協會) 與會人數必須100人以上 與會外籍人士佔大會出席人士30% 會議必須在4個國家以上輪流舉行 會議必須是三天以上會期,國際會議的定義,依國際聯盟協會(UIA) 與會人數必須300人以上 與會外籍人士佔大會出席人士40% 會議必須在5個國家以上輪流舉行 會議必須是三天以上會期,國際會議的定義,依TCA(中華民國國際會議推展協會) 與會人數必須50人以上 與會外籍人士佔大會出席人士20% 會議必須在2個國家以上輪流舉行 會議必須是二天以上會期,會議的種類,conference convention workshop symposium seminars exhibitions,為什麼舉辦會議,年度盛會 依規定的商業會議 特殊目的的群體 企業內訓練 人力開發 做出決策,政治性會議 傳播資訊 宗教性集會 激勵或建立士氣 解決問題 籌劃,由誰舉辦會議,委外：專業會議公司 企業內,在那舉辦,人數 預算,目的 公司地點,誰來參加,建立會議目的,必須要先瞭解與會者的期望，而與會者期望的五項改變： 資訊的改變 瞭解的改變 技能的改變 態度的改變 行為的改變,會議籌備人的任務是什麼,向客戶負責會議的籌辦實務與創意內容 監督和協調與召開會議的任何環節 擬定會議總日程 擬定委外事務 依預算與時間表執行工作，遵循合法要求，讓客戶充分瞭解工作進展,與會者的考慮,我是重要的，並且希望能受到尊重 我希望我的看法能被接受 參與這項會議對我有所幫助 這項會議的計畫、概念、產品與服務 如果接受了你們的意見，我會損失什麼,建立會議主題,1.考慮到聽眾的需要 2.會議的進行必須流暢 3.統一與結合會議的各部份 4.會議主題必須具宏觀 5.刺激與會者的想像力,6.採取行動的可能性 7.挑戰聽眾的智慧 8.製造戲劇效果 9.加入幽默感 10.要有一些評估設計,設計議程,一天議程範例 課本表1-1 德明技術學院【兩岸經貿新局面研討會】議程,德 明 技 術 學 院 【兩岸經貿新局面研討會】議 程,設計議程,兩天議程範例 第三屆教學研習營暨小班教學及個案撰寫研習營 時間: 一月十五日 (星期六)、一月十六日(星期日) 地點: 陽明大學活動中心 第三、四、五會議室,一月十五日 (星期六)小班老師訓練營第一階段,一月十六日 (星期日)小班老師訓練營第一階段,設計議程,三天議程範例 課本表1-5,文史數位典藏及創作學程研習營,時間：2008年1月18日（五）至2008年1月20日（日） 地點：主顧樓530電腦教室 名額：30名,一般議程中可能包括的會議型態,general sessions：大會 concurrent sessions：同時間舉辦的會議 breakout sessions：依據某些主題再做更深入的討論 independent conference groups：即獨立會議團體,discussion groups/panels：是在breakout sessions中的另一種型態。是由一組專家或 一位會議主席領導討論 field trips：實地考察、參觀 recreation/sporting events：娛樂活動安排 exhibits/displays：陳設與展覽 special interests：特殊興趣團體討論,一般議程中可能包括的會議型態,計算與估計會議日程的長短,一定要講的內容 頒獎及演講的時間 VIP的介紹及來賓致詞的時間 歡迎會與熟悉環境的時間 參考過去辦會議的情形及所費時間 訓練次數與時間 問題討論 其他未盡事宜 娛樂與自由時間 合計總時間 除以六之後可能估計之會議天數,明列工作時間表,二年 與旅館協商設施與服務 與參與會議工作的行政人員討論會議的思想 設立目標 發展主題 選擇旅館 決定日期,一年 將會議可能涵蓋的主題予以明列出來 設定推廣時間表 預估整個程序的時間,明列工作時間表,九個月 草擬人員的責任區域 列出需要印刷的項目 列出會前會議的任務 考慮給配偶或家庭參與會議時的節目(不一定都有) 與會議舉辦地的speakers bureau聯絡設計 一些與會議主題有關的藝術圖案於對外的郵件品及會議室中 明列會議的物質需求 將會議的各部份做出核對清單,明列工作時間表,六個月 邀請當地的官員、董事會與VIP 與演講者協商 將每場演講所要進行的型態與所費時間進行瞭解 將講演時會使用到視聽設備的場次列出清單 將每個供應商所供應的物品做出對應表與需要物品 針對特殊交通需求接洽巴士公司 將需要給小費的名單予以整合 訂旅館內的儲藏空間，方便將昂貴的外租器材上鎖 為旅館內接收與運輸物品作安排 確定菜單、中場休息時間、接待以及所有的小細節通通列出 購買會議紀念品與贈品 查出可提供會議服務的公司或人員(例如旅行社、或娛樂),明列工作時間表,三個月 確認菜單、休息時間、接待與釐清各項細節 安排照相人員 針對地面交通安排時間表 安排各項會議紀錄,明列工作時間表,一個月 翻印需分發的資料 製作或訂購最後的視覺看版 如果需要媒體傳播，必須提醒傳播業 製作每一場次的細節安排表 安排船運材料 為會議地點準備打字機或電腦 為會議地點安排講義翻印與表格 接洽會議中的人員以確認協議內容 針對會議裝飾或一些特殊服務進行估價 將與講演者、供應商與其他接洽單位的協議書面資料,明列工作時間表,兩星期 整合會議資料 將最後確認的VIP名單予旅館相關人員，並明列出注意事項 檢查裝船物品 與供應商確認會議細節 向旅館提出所需物品與服務的明細 向旅館內的會議服務人員確認需要服務的時間與工作任務 向旅館及所有供應商提出所有服務或工作應完成的最後期限 將所有的工作任務文字化 向演講者再次確認演講時間與日期 準備新聞稿 準備VIP的特殊交通工具,明列工作時間表,一星期 準備名牌 邀請所有演講者參加開幕式 整理會議所提供的資料袋 訂花、酒、水果以及送給演講者與VIP的禮物,明列工作時間表,二天前 會議彩排 與旅館內相關部門主管作檢視 檢查裝運到的物品 檢查視聽設備 將所有運到的物品與器材放到旅館內的安全場所 提醒報導的媒體記者 確定準備多少張報到桌 檢查現場發的會場資料 與旅館內的相關主管召開協調會議以瞭解各部門的協調狀況 再次確認休息時間的點心與菜單內容 再次確認VIP的交通工具 再次確認照相人員,明列工作時間表,一天前 確定會議當天的可能天氣狀況 與電機師及會議室負責員檢視計畫 安排會見演講者與賓客 將會場的分配位置與佈置圖給員工 對所有的員工做最後的責任簡報 確認保證用餐人數 確定接待室的安排 與總機室說明message的傳達方式，而VIP的話應如何處理message 對整個會議做正式彩排,明列工作時間表,二小時前 檢查會議室設備 檢查播音系統 檢查視聽設備 檢查報到臺的設置 整理會議發放的會議資料 瞭解負責人員是否都已到達會場 檢查會場標示牌,明列工作時間表,一小時前 介紹演講者與參與工作的同事 檢查桌上的名牌 演講者的酬金是否準備好 檢查錄音設備 檢查講臺的燈光與道具 作最後一分鐘對參與工作者的指示,明列工作時間表,當天 注意與會者對會議內容及型態的回應 統計用餐人數盤點酒精性飲料 檢查每場會議後會場的清潔與注意視聽設備是否遺留在場中 檢查所有的帳單,明列工作時間表,翌日 就昨天的會議需改進的地方，與旅館相關部門人員討