酒店VIP客人接待策划书

酒店VIP客人接待策划书 2010年11月13日迎奥委会主席罗格 等一行人的宴会接待策划一、 活动背景：南沙大酒店：是霍英东先生继白天鹅宾馆后又一国际标准五星级酒店并于2009年7月14日正式通过国家旅游局五星级评审，成为广州南沙区首家五星级酒店。坐落于风景如画的南沙海滨花园新城，毗邻南沙客运港，距离香港、澳门、深圳、珠海、东莞、中山等地均仅需1小时车程/航程，穿梭巴士到琶洲交易会馆40分钟车程,交通便利；酒店面朝碧波浩淼的伶仃洋，背倚苍翠欲滴的蒲洲山，雄伟壮观的虎门大桥横亘眼前，景色宜人。320间设计考究的酒店客房，配备先进的液晶宽屏电视，位居客房，尊贵典雅，远眺海景，更令人心旷神怡；粤式餐厅、咖啡厅、风味餐厅、烧烤餐厅和多功能宴会厅精心料理的佳肴盛宴，让阁下尝遍天下美食；紧张之余，夜夜欢歌的娱乐卡拉OK、国内一流的SPA水疗让阁下尽情放松；健康中心、桑拿中心、室内外游泳池、网球场、儿童游乐园等娱乐项目也都一应俱全。酒店拥有南沙首屈一指的全海景各式餐厅，您可一边品尝精美名菜，一边欣赏蓝天碧海，轻吻海风，尽情感受东西方文化的至尊品味。酒店坚持以人为本的经营管理理念并以“顾客至上，服务第一”为经营宗旨；以“真诚、朴实、亲切、热情”为服务风格吸纳着来自世界各地的游客。2009年确定为涉亚酒店。？雅克罗格 (Jacques Rogge) 1942年5月2日出生于比利时的根特，比利时人。体育医学博士。任根特医院整形外科部主任。曾在比利时布鲁塞尔自由大学任体育医学讲师。作为帆船运动员参加了1968年墨西哥奥运会、1972年慕尼黑奥运会和1976年蒙特利尔奥运会。曾获得1次帆船世界冠军、2次世界亚军和16次比利时冠军。作为橄榄球运动员曾获比利时联赛冠军，10次入选比利时国家橄榄球队。退役后，罗格进入比利时跟特大学学医，获得博士学们，是一名矫形科外科医生。1980年，没有追随美国抵制莫斯科奥运会，作为比利时体育代表团的团长率队参加了比赛。1990年任欧洲国家奥林匹克委员会协会主席。1989年至1992年任比利时奥林匹克和联邦间委员会主席。曾任1976年因斯布鲁克冬奥会、1988年卡尔加里冬奥会、1980年莫斯科奥运会、1984年洛杉矶奥运会和1988年奥运会组委会的负责人。1991年担任国际奥委会委员。1990年担任国际奥委会奥林匹克运动委员会委员。1992年至94年担任夏季奥运会计划委员会委员。1992年至1993年担任2000年悉尼举行第27届奥运会药物委员会委员。1994年至2000年担任悉尼奥运会协调委员会副主席。1995年至2000年担任国际奥委会协调委员会主席。2001年7月当选为国际奥委会主席，同时辞去奥委会协调委员会的主席职务。2009年10月9日，罗格连任国际奥委会主席，将继续其主席职位直到2013年。妻子：安妮博维因。 2010年11月13日下午，位于南沙港港前大道东侧，由霍英东基金会投资兴建的广州奥林匹克广场今日落成并举行揭幕仪式，国际奥委会主席罗格、中国奥委会主席、国家体育总局局长刘鹏和广州市领导以及亚组委嘉宾共三百多人受邀出席活动，霍英东基金会会长、香港奥委会主席霍震霆先生在南沙大酒店设午宴款待贵宾，由酒店公关销售部主要负责全程接待，并由中餐部负责承办在金莲宴会厅举办的午宴接待。对于此次接待，酒店必须严阵以待，必须成立以总经理为组长，分管领导为副组长，相关部门经理为成员的接待小组，按任务要求制定计划，确定参加接待工作的人员名单，报相关的主管部门门审查批准。二.参与活动组织部门 ：酒店所有部门，宴会接待主要交由中餐部。三.社会影响：此次接待为酒店在亚运期间最高级别接待，在做好涉亚酒店本职工作的同时更进一步提升酒店的接待服务水平，提高酒店的国内国际知名度，树立酒店服务品牌形象，带来更好的社会影响力。四.资源需要：人力资源：全酒店共同努力物力资源：宴会接待地点为金莲宴会厅、宴会接待所需各种物资五.接待总流程：1酒店高层管理者获得信息：2010年10月25日获知霍震霆先生将于11月13日在本酒店宴请奥委会主席罗格及其夫人、国家体育局总局局长刘鹏，广州市各领导、亚组委若干嘉宾将一同陪往。2酒店各部门管理人员建议信息：根据此次贵宾身份、人数、宴请接待级别等相关情况，可将此次接待定为中式自助餐形式。3酒店公关销售部掌握信息。3.1公关销售部汇总信息、确认。3.2 拟定接待标准、计划、部门经理申请。3.3公关销售部向各部门发出接待通知单。4各部门完成接待，所有接待资料存档记录。六.中餐部宴会接待具体策划1.接待前期准备工作：10月27日部门经理接到公关销售部下发的“VIP 接待通知书”，仔细阅读并记录在案；10月27日下午部门经理参加公关销售部召集的接待协调会议，明确本部门接待任务；10月28日上午部门经理召集本部门领班以上会议，制定部门接待计划，确定接待具体方案，责任落实到人；会议结束后由各领班向部门全体员工传达会议精神，知会每个员工首先从心理上做好准备；10月28日下午开始，在每天的早班会时间领班必须强调此次接待活动的重要性，督促员工写好交班本；10月29日上午，在部门宣传栏张贴罗格、罗格夫人、刘鹏几位贵宾的照片以及其身份、来店时间等相关事项，力求部门每位员工熟记贵宾的基本情况并对此次接待引起足够的重视；11月2日，部门经理根据宴会部要求落实此次宴会接待菜单，并与厨部负责人接洽并落实菜单的确定情况；11月4日，部门经理组织召开部门高层会议，与餐厅经理、主管一同讨论本次接待具体标准，由餐厅经理制定本部门具体接待计划；11月6日，餐厅经理制定接待计划报部门经理批准，然后呈公关销售部审批；11月8日，由部门经理组织召开部门全体员工专门会议，讨论成立接待小组，按照最后具体接待方案进行岗位职责的分配，每个岗位小组确定负责人；11月9日，部门经理呈报本部门此次参加宴会接待人员名单报酒店总办审核，酒店将其呈报至亚委会安组委审核。11月10日，根据所有审批合格文件确定最后具体接待计划，包括具体岗位人员安排及其具体职责。2.接待前具体准备工作：2.1宴会整体设计：宴会地点：金莲宴会厅金莲宴会厅平面图宴会用餐形式：自助餐为主 主围和副主围宴会用餐标准主围 一围 20人 位置 第一排居中 用餐 位上副主围 五围 12人/围 位置 均匀分布于第二排 用餐 自助餐其他 20围 12人/围 位置 视宴会厅情况合理、美观布局 用餐 自助自助餐台包括冷食台、热食台、酒水饮料台，布局于宴会厅前端（S形摆放）和右侧，呈7字形布局于整个宴会厅右侧。注意事项：所有布局必须注意桌与桌之间距离要适当，以方便服务人员穿行上菜、收盘、斟酌酒水以及客人的活动。2.2时间安排：11月10日 联络各部门，确定接待相关事宜，核实本部门最后接待方案。11月11日下午17：30之前各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情况。 11月12日 宴会厅的布置和各种用具的准备。11月12日晚上20：00之前完成宴会厅的所有布局，并封锁宴会厅。11月13日上午07：00-10：30进行餐前准备，由餐厅经理负责检查全场设备及餐具，并指定资深领班分块进行跟进。11月13日上午10：30宴会厅进行人员清场，由保安部进行最后的场地安检工作。11月13日 中午11：30到13：30 正式接待。2.3人员配置（餐间服务）： 1. VIP台服务员 主围配备4名专员主要负责用餐服务,1对5，两名服务员机动协助(收盘,斟酒水及出品的跟进)。备餐间安排专人跟进，1个领班加四名传菜员，传菜员与四名专员一对一。2. 食品台人员 饮料酒水台 一人 咖啡奶茶台 一人 餐具检查补充 一人 其他中西厨特色出品 由中西厨专人负责3. 下栏人员 四人4. 搞卫生人员 专人两名 需巡场检查5. 各项工作负责人 部门经理负责全场，VIP台由餐厅经理负责，副主围 主管一名，所有饮料酒水 主管一名，自助餐台 资深领班一名6. 人员要求：所有服务人员必须达到资深员工水平，且熟悉本次接待规格、流程以及具体安排，VIP台四名专员为本部门餐厅经理、副经理两人、资深领班一人。2.4 物资准备：台 类：异形台、讲台、舞台、餐台布 草 类：台布、餐巾、台裙（主围用金色，副主围用红色）不锈钢类：刀、叉、点心夹热 窝 类：大、中、小号热窝；烫窝（西餐部提供）餐 具 类：苏菲碟、骨碟、匙更、瓷碗、酒杯、水杯、饮料杯、杯碟银 器 类：热荤托、拼盘托、汤勺、分更、台号杆、毛巾碟其 他：背景板、横额、酒精蜡、纸巾、牙签、碳炉连锅、藤篮、台号牌、食品牌、菜谱本、名片卡号绿 化：散尾葵、鱼尾葵、绿萝、盆花、长花、玫瑰注意事项：此次宴会接待全部提供进口红酒、饮料，餐具使用酒店最高档餐具、水晶玻璃杯。2.5 场地布置： 2.5.1.宴会厅整体布局设计要求：宴会厅内台凳、饰物、餐具摆放美观，整齐划一；备餐台干净，餐台餐椅稳固颜色相配，无刮痕；餐厅台布及席巾干净，无破损，熨烫平整，颜色协调。餐具齐全干净，无破损，款式相配，银器擦亮；餐具上的图案，徽饰不褪色；转盘干净无污渍。2.5.2.人员配置：领物品人员；搬物品人员；摆台人员；搞卫生人员；各项工作负责人.2.5.3餐具准备：餐具按人数的两至三倍准备，因为每个客人在整个进餐活动中不止用一套餐具，餐具不够时，要马上补充上台。2.5.4桌子的摆位：按照中餐宴会摆位标准进行摆位，同时结合自助餐摆位要求，根据宴会要求必须摆上饮料杯、红酒杯、水杯三种；除主围席巾用金色外，其余全用红色；主围必须在每个餐位上摆好制作精美的菜牌和一一对应的名片；毛巾、刀叉、配料保证齐全。2.5. 5菜肴、酒水：根据公关销售部下发的接待单要求进行准备，饮料、红酒必须在11:30前按照要求斟好，储备要充足。2.5.6.开餐时间以及结束时间 11：3013：30必须在11点之前再次确认所有准备工作（中西厨的出品、中餐部的餐前各项准备、保安部和消防中心的各项防护措施）是否全部落实，所有员工是否全部到岗，正式接待用时两小时整。3.接待工作：3.1.11月13日11点左右罗格及其夫人、刘鹏局长、广州市领导、霍震霆先生等一行人到达酒店，由酒店总经理、各高层领导于酒店大厅进行迎接，由前厅部专业礼仪人员引导贵宾从VIP通道行至金莲宴会厅。3.2.宴会开始前，贵宾安排在宴会厅右侧VIP房间休息并接受媒体访问，由资深服务员进行VIP服务。3.3.宴会正式开始前半小时，客人已经陆陆续续开始入座，各岗位员工各司其责，开始席间服务：倒红酒、饮料、落席巾、介绍自助菜品，自助餐食台给热炉加水及点火，开始上热食（冷食在11点之前已经摆好），不包括青蔬；主围负责服务工作人员做好充分准备，上热毛巾，同时与出品部和传菜人员做好最后的沟通，确定好起菜时间。3.4.11：20 贵宾开始入座主围，主围负责服务工作人员通知备餐间起头盘，并为帮入座客人拉椅、落席巾、倒茶。11：25 公关销售部经理代表总经理向贵宾致欢迎辞；11：30 霍震霆先生上台致欢迎辞，并宣布接待宴会正式开始。注意事项：致辞期间，工程部应立即把音响全部关掉并调试好麦克风效果，部门经理通知备餐间暂停起菜，所有工作人员站立一旁，主围酒水负责人员用托盘准备好1至2杯甜红酒，在致词完毕时送上。其他服务人员也需留意各个客人面前的酒水，保证其有干杯用的酒水。3.5. 11：30宴会正式开始，各看台负责人员撤去所有鲜花和台号牌，主围服务人员进行餐间服务，根据客人用餐情况掌握上菜时间的衔接；其他餐台服务人员除了殷勤服务客人之外，各小组负责人员应督促员工做好收撤餐具、食物台补充餐具、食品和随时清理地面卫生的工作。负责食品台的人员随时整理好食品台的餐具和食品，保持食品台的整洁。3.6.开餐期间迎送员站于宴会厅门口，掌握门口客人进出情况，同时要经常清理门口地段杂物，并做好迟到客人来进餐的引导工作。3.7.注意事项：各工作人员要随时清理餐台，保持进餐台和宴会厅的卫生和台面整洁，使用餐的宾客不感到零乱；席间若有碰倒酱油碟，饮料杯等，应迅速用餐巾或香巾为客人清洁，然后在台上脏处再铺上席巾；负责巡视的服务员不要影响宾客交谈，更不能从正在谈话的客人中间穿过；宴会接近尾声时，要控制各种出品的分量特别是酒水的开瓶数量，以减少浪费。3.8.13：30 宴会结束。由酒店总经理、各高层领导欢送贵宾。4.收尾工作1检查台上