Excel简单函数使用技巧.ppt

Microsoft Excel,一、关于EXCEL 二、基本操作 三、数据的输入 四、单元格格式 五、行列格式 六、EXCEL中的填充功能 七、工作表格式 八、引用 九、公式 十、函数 十一、移动、复制 十二、数据清单 十三、记录单,十四、排序 十五、数据有效性 十六、冻结窗格 十七、拆分窗口 十八、图表的创建 十九、自动筛选 二十、高级筛选 二十一、分类汇总 二十二、数据透视表 二十三、合并计算 二十四、预览 二十五、页面设置 二十六、打印,一、关于EXCEL,EXCEL的主要功能：数据的计算分析； 基本功能：表格的制作。 一个EXCEL文件就是一个工作簿， 工作簿由工作表组成 一个工作簿最多可包含255张工作表 EXCEL打开之后，会自动创建由3个工作表组成的工作簿文件（名称为book1、全名为book1.xls,二、基本操作,1、建立文件（工作簿）：按CTRL+N 2、打开以前建立的文件（工作簿）：按CTRL+O。 3、保存当前所建立的文件（工作簿）：按CTRL+S 或 F12 。 如果要对文件加密，则在单击保存前，执行“工具”中的“常规选项”，在对话框中输入密码（需输入两次）。 4、关闭： A：关闭文件（工作簿）：按CTRL+W或文件菜单中的关闭或菜单栏右侧的“X” B：关闭EXCEL软件；按ALT+F4 或文件菜单中的退出或标题栏右侧的“X”,三、数据的输入,单元格中数据的默认对齐方式： 数值右对齐， 文本左对齐, 逻辑数据为居中对齐。 数字中包括数值型数字和文本型的数字。日期和时间都属于数值 击“ENTER”键光标移至下一个单元格，也可按方向键将光标定位到操作单元格。,四、单元格格式,选取单元格执行“格式”菜单（或右键菜单）中的“单元格”或按Ctrl+1在弹出的对话框中： 1、“数字” ：设置数据的显示格式。 2、“字体” ：设置字体格式。 3、“对齐”选项卡：设置单元格中数据的对齐方式、方向等。 4、“边框”选项卡：为单元格的四周添加线条。（在设置时，先选线条的样式及颜色，再设置。） 5、“图案”选项卡：为单元格添加底色或图案。（直接选颜色或图案）,五、行列格式,在行（列）的坐标上击右键，可设置所选行（列）的行高、列宽、隐藏、取消隐藏；同时可在所选行（列）前方插入行（列）以及删除当前行（列）。 双击或拖拽坐标之间的线条，可设置行（列）的高度（宽度）。,六、EXCEL中的填充功能,选取一个数据，将光标定位到单元格的右下角（出现黑色十字），然后按住左键不放向任意方向拖动或者双击黑色十字。 选取两个数值：将以其差值进行填充。 数值型数字的递增填充：拖动时按CTRL键。 在不同的数据单元格中输入相同数据，是在输入完数据后按“CTRL+回车”。（选取间断单元格的方法：按CTRL键，单击或拖拽鼠标。）,七、工作表格式,重命名：双击工作表的名称，输入新的名称并确定。 隐藏工作表或取消对工作表的隐藏：选取工作表执行“格式” “工作表”选隐藏或取消隐藏。 添加工作表：单击“插入”菜单中的“工作表”。 4、移动工作表：直接拖工作表的标签名 5、复制工作表：拖工作表的标签名时按住Ctrl键 6、删除工作表：在工作表名称上击右键单击“删除”,八、引用,作用：在当前单元格中使用其它单元格中的数据。 分类：相对引用、绝对引用、混合引用 相对引用：只输入被引用单元格的行列坐标；如：要引单元格 E2 直接写成 =E2。 绝对引用：在被引用单元格的行列坐标前都加上“$”（输入单元格坐标后按“F4”键）；如：要引单元格 E2 应写成 =$E$2。 混合引用：在被引用单元格的行坐标或列坐标前加上“$”。 如：在行坐标前加 $ ，表示只引用这一行的数据；在列坐标前加 $ ,表示只引用该列的数据。 给单元格命名：选取一个或多个单元格单击名称框并输入名称确定（回车）。,九、公式,关于公式：公式是指运用函数、运算符、括号等进行四则运算。其中： 括号为小括号“（ ）”； 运算符如： + (加) 、 -(减)、 *(乘 )、 / (除)、 (乘方、幂） 、(不等于) 等。 在运用公式时，需要从数据表中引用单元格、单元格区域。,十、函数（一）,求和：SUM（多个数值） 求平均值： AVERAGE（多个数值） AVERAGEA（多个数值或文本） 求最大值：MAX（多个数值） 求最小值：MIN（多个数值） 求单元格的个数： COUNT（多个数值）、 COUNTA（多个数值或文本） 数据排位： RANK（对应值，数值范围，排位方式）,十、函数（二）,条件判断： IF（条件，满足条件的值或公式，不满足条件的值或公式） 条件求和： SUMIF（条件所在区，”条件”,求和数值区） SUMIF（条件求和数值区，”条件”） 条件计数： COUNTIF（条件所在区，”条件” ） 条件引用： LOOKUP（条件，条件区，待引用的数据区）,十一、移动、复制,移动：选数据CTRL+X 定位置CTRL+V（直接拖数据） 复制：选数据CTRL+C 定位置CTRL+V（按住CTRL键直接拖数据） 选择性粘帖：选数据CTRL+C 定位置“编辑”菜单选择性粘贴选取相关选项确定,十二、数据清单,数据清单的组成： 1、标题行：位于表格的最上方，也就是表格的标题。 2、字段：具有相同属性的一列，包括字段名和字段值两部分。 3、记录：由若干个字段值组成，其表现形式为行。 在三个组成部分中，标题行可以省略，字段与记录必须有。,十三、记录单,方法：执行“数据”菜单的“记录单”，在弹出的对话框中： 1、单击“新建” 在数据清单的最后添加新记录； 2、单击“条件” 定义条件，并单击“上一条”、“下一条”查找满足条件的记录； 3、单击“删除”，永久删除当前所显示的记录。,十四、排序,方法： 1、将光标定位于要排序的某一列中，单击排序按钮。 2、将光标定位于数据清单中（或选中要排序的数据） 执行 “数据” “排序” 指定要排序的主关键字(字段名) 、次关键字、第三关键字。,十五、数据有效性,方法：执行“数据”菜单中的“有效性”，在弹出的对话框中： 1、在“设置”选项卡中，定义条件。 单击“全部清除”删除定义条件；单击“确定”执行条件。 2、在“输入信息”选项卡中，添加输入内容时的提示信息。 3、在“出错警告”选项卡中，输入错误提示信息。,十六、冻结窗格,作用：在移动滚动条时，让数据清单中的某些行（列）不动。 方法： 1）选取一行（列或单元格） “窗口” “冻结窗格”; 3）取消窗口的冻结：再次执行“窗口”中的“撤消窗口冻结”。,十七、拆分窗口,方法：选行（列或单元格）窗口“拆分” 拖动拆分线进行调整,十八、图表的创建,方法： 1、选中用来创建图表的数据区 2、“单击“插入”菜单中的“图表”或单击“常用工具栏”上的“图表向导”按 钮 3、根据向导提示进行相关操作 4、在要修改的图表对象上击右键，选取适当的命令进行操作。,十九、自动筛选,筛选作用：在数据清单中显示满足条件的记录。 自动筛选的方法：将光标置于数据清单中单击“数据”菜单中的“筛选”“自动筛选”。然后单击要定义条件的字段名右侧的三角按钮，选择 1)自定义：可定义数值范围进行筛选。 2)前十个：筛选最大或最小的几个数据。 3)指定值：选一个值进行筛选。 注：取消自动筛选的方法，再次执行“数据”菜单中的“筛选”“自动筛选”。,二十、高级筛选,操作步骤如下： 1)定义条件：条件的第一行必须为字段名；从第二行开始给出条件值；在条件值行中不能存在空行，并且条件在同一行是“与”关系，条件在不同的行为“或”关系。 2)选择一个单元格：所选单元格必须在筛选结果所放的工作表。 3)单击“数据”“筛选”“高级筛选”选择筛选的方式，选择筛选的源数据区，选择条件区，定义一个筛选结果单元格。单击“确定”,二十一、分类汇总,作用：对一个数据区中有相同字段值的字段，按其字段值进行分类计算。 操作步骤： 1、排序：（主要对有相同字段值的字段进行操作。） 2、单击“数据”菜单“分类汇总”。在弹出的对话框中选择一个分类字段(分类字段=排序字段)选择一个汇总(计算)的函数选择汇总项(在要进行计算的字段名前打勾)单击“确定”； 如果单击“全部删除”则取消所有的分类汇总结果，还原到数据表的原状态。,二十二、数据透视表,其操作步骤为： 1、单击“数据”菜单“数据透视表和透视图”弹出向导对话框，都选择第一项，单击下一步选择数据区，单击下一步指定位置(一般选新建工作表)单击“布局”在弹出的对话框中，将右侧的有相同字段值的字段名向“行”或“列”或“页”中拖；将要进行（函数）计算的字段向“数据”中拖。单击“确定”单击“完成”。 2、修改计算的函数：在字段名上击右键单击“字段设置”选择一个函数确定。,二十三、合并计算,作用：对一个或多个数据区中的数据按照其对应位置进行相关函数计算或进行分类计算。 方法：单击“数据”合并计算在弹出的对话框中，选择一个计算的函数选择数据区并单击“添加”指定一些选项确定。 相关选项： 1、首行：选中之后表示所选数据区的第一行不进行计算。 2、最左列：按所选区域的最左一列(或几列)进行分类计算。,二十四、预览,打印预览：“文件”菜单打印预览 分页预览：“视图”菜单分页预览,二十五、页面设置,执行“文件” “页面设置” ： 页面：设置方向、缩放比例、纸张的大小等 页边距：主要设置居中方式，另外有页边距的设置。 页眉页脚： 工作表：可设置 A：打印区域。 B：顶（左）端标题行（列）：可选取行（列）作为每一页都重复的行与列。 C：选项：如网格线、行号列标、单色打印、草稿方式。 D：打印顺序：先列后行（从左