管理学-原理、方法与技能第十章管理信息系统.ppt

第10章 管理信息系统,阅读资料 剑南春集团公司的信息化管理 10.1 信息与管理 10.2 管理信息系统的发展与分类 10.3 管理信息系统的开发与运行 思考题 案例 四川明星电力财务集中管理信息系统的应用,阅读资料 四川剑南春集团有限责任公司是2004年1月通过MBO进行民营化改制的民营企业。公司现有总资产28亿元，拥有员工5500余人，占地300万平方米。集团以酒类经营为主业，主营业务具有年产6万吨名优白酒能力。公司主营产品中国名酒剑南春曾60多次荣获国家级和国际质量金奖，“剑南春”被认定为中国驰名商标。,剑南春集团公司的信息化管理,剑南春酒类公司在经历了多年的扩张性经营之后，如何确保剑南春酒类公司的可持续发展是一个重大的挑战。在外部竞争环境进一步激化的前提下，剑南春集团公司高层已经意识到信息技术将成为增强企业竞争力的一个非常重要的手段，同时充分认识到利用专业信息技术服务商的经验和专业能力，以使剑南春酒类公司、集团公司供应处、包装车间的信息化建设实现高起点、快速发展的必要性。 剑南春集团公司在企业信息化建设中取得了一些成就，早年间就实现了会计电算化。但随着企业快速的发展和信息技术的突飞猛进，原有系统已经难以满足剑南春集团及其酒类公司管理的需要，已经成为企业发展的一个瓶颈。新的平台、新的系统的建设摆上了议事日程。,2004年11月26日2005年2月，剑南春实现了新一轮的信息化。此次信息化涉及到的部门有剑南春集团财务、剑南春酒类公司、剑南春集团公司供应处、剑南春集团公司包装一车间、包装二车间、包装三车间。剑南春借助用友ERP为核心应用平台，结合企业实际需要，不仅把用友ERP U852一些标准模块纳入集团信息管理系统中，同时配套开发了合同管理、管理驾驶舱，更好地满足企业管理层对销售业务过程的掌控和对业务数据的分析。,通过此次信息化运作，剑南春集团在以下几个方面取得了明显效果： 实现以销售为龙头驱动整个业务系统的管理模式。剑南春酒类公司管理着约300家经销商，各类经销商有不同的配比政策(比如增供、补供、专卖、批条、优供、直供)，给经销商的品种达到数百种，通过用友ERP系统实现了对在销售过程中发生的货品走向进行清晰的记录，可以清楚地了解每一家发货数量、品种、批号、客户、开票量、回款量、责任业务员等等，极大地提高了经销商要货计划的准确性，较大幅度地减少了由于计划不准确带来的浪费。,真正实现了财务对业务的监控。一体化的流程保证了对各类经销商财务监控的深度和力度，财务部门可以监控业务发生不超限额(如：保证金)，可以同步查询其他业务环节发生的明细及余额情况，可以监控到多种原始业务单据，保证账实相符；另外通过财务和业务数据的无缝链接，保证了财务信息的实时性、准确性、真实性，同时可以让财务人员从繁琐的数据处理中解脱出来，更多地参与到财务管理工作中来，使企业财务、业务一体化管理变成现实。,全方位的合同管理。合同管理在剑南春整个销售过程中贯穿于始终，通过全方位的合同管理可以预先了解产品的期间总需求量，从而有效安排生产计划；预先了解产品的交付日期、数量、金额，以此安排准确销售交付计划；从合同信息上可获得产品的付款方式、付款期限，以此安排财务计划；从合同信息上获得产品的发运地点、方式，配合铁路部门预先作好车皮、集装箱调度计划。 以生产订单为线索实现对整个生产业务的追溯管理。通过系统提供的生产订单从订单下发、材料领用、生产执行、产成品入库、订单执行过程、订单分析实行全过程的管理，可以帮助包装车间、酒类公司、供应处随时掌握生产进度情况，什么订单已经执行，执行的状态，为准确下达生产计划提供依据，可以有效防止库存积压。,灵活高效的价格体系管理。通过预先定义的分区域、分经销商类别、分产品类别、分批量的多级报价组合模型，能够协助销售人员迅速提供规范统一的产品报价，避免繁琐的询价操作，加速订单应答。同时提供经销商历史成交价参考、折扣、手工输入等灵活的处理方式，以适应迅速变化的市场。 规范化的客户全过程管理。在销售订单的处理过程中，针对酒类公司不同经销商类型的不同业务类型，快速实现按照预先定义的信用模型自动进行信用审查，摆脱以前酒类公司管理人员需要从财务部获得信用资料的状况，极大地提高信用管理效率，缩短订单应答时间。同时系统支持的实时产品可用量检查和详细的订单状态信息查询，提高了酒类公司供货承诺的可靠性，降低了经销商的抱怨。,动态的包装材料库存管理。由于剑南春供应处采用“零库存”管理方式，供应处、包装车间无法准确掌握企业的包材资源。同时面对激烈的市场竞争，企业产品更新换代频繁，新的包材品种层出不穷；生产计划不稳定，增补频繁，这都给包材的供应造成了很大的压力。通过对经销商要货计划的控制、供应商配额管理、设置代管仓库和车间现场仓库等实现对企业包材资源的全面掌控。,高效的决策支持系统，跨年度业务的查询与分析，实现按地区、大类、品种、客户、按年度、季度、月度进行趋势对比分析；同时可对分析的数据进行直观的图形展示，基本可以做到任一组合的业务分析，成为高管的管理助手。 (资料来源：根据用友成功案例剑南春集团有限责任公司信息化纪实整理),现代社会是信息社会，随着现代化信息技术的发展，对信息的处理和利用已经深入人类生活的各个方面。在管理信息系统(Management information system/MIS)中，信息是其重要的组成部分。剑南春集团公司充分发挥信息化在企业管理中的作用，使企业管理走向了科学化和现代化，大大提高了企业的管理水平。,10.1.1 信息的含义与性质 1. 信息的含义 信息(Information)是现代社会中人们广泛使用的一个概念。但是到底什么是信息呢？至今尚未有一个明确的概念。不同的研究者从各自研究的角度出发曾经给信息下过如下的一些定义：,10.1 信 息 与 管 理,(1) 信息是反映客观世界中各种事物的特征和变化的可通讯的知识。 (2) 信息是经过加工的数据，它对接收者有用，对接收者的决策或行为有现实或者潜在的价值。 (3) 信息可减少不确定性。,从上述定义可以看出，客观上，信息反映了某一事物的现实状态或者情况，它体现了人们对事物的认识和理解程度，主观上信息是人们从事某项工作或行动所需要的客观依据，它和人的行为密切相关，并通过接收者的决策或行为体现出它所具有的价值。 在信息系统中，信息可以定义为：信息是经过加工的数据，它对接收者的行为能产生影响，它对接收者的决策具有价值。它至少应该包含以下的几个意思：信息具有“新鲜”和使人“震惊”的感觉；信息可以减少不确定性；信息能改变决策期望收益的概率；信息可以坚定或校正未来的估计等。,2. 信息的特性 信息具有以下一些基本属性： (1) 真实性。真实的信息才是有价值的。真实、准确和客观的信息可以帮助管理者做出正确的决策，而虚假、错误的信息可使管理者做出错误的决策。在管理信息系统当中，保证信息的真实性尤为重要。一方面要注意收集信息的正确性；另一方面，对信息进行传送、存储和加工处理时，要切实保证不失真。 (2) 时效性。信息是有“寿命”的，脱离了事物源的信息，因为不再能够反映变化了的母体的新的运动状态和方式，它的效用就会逐渐降低，以致完全丧失效用。所以，一方面要考虑历史数据的利用和保护问题；另一方面在开发信息系统时，要充分考虑系统的响应速度。,(3) 层次性。管理信息与管理一样，也具有层次性。不同级别的管理者具有不同的职责，处理的决策类型不同，需要的信息也不同。一般而言，企业内部管理信息可以划分为作业级、战术级、战略级三个层次，各个层次的信息具有不同的特征。 (4) 有序性。一方面，信息可以用来消除系统的不稳定性，增加系统的有序性；另一方面，信息本身也根据一定规则进行编码。一般来讲，编码的好坏受企业的规范作业水平和信息系统开发人员对企业业务过程认识水平的限制，严重影响着信息系统的整体质量，因而增加信息有序性很重要。,(5) 动态性。信息是事物运动的状态和状态的改变方式，事物本身是在不断发展变化的，因此，信息也会不断地随之变化。这种变化大多时候表现为信息内容的变化，对于信息系统来讲就是记录的追加；还有些时候，是事物的联结状态发生了变化，也就是说信息的流程发生了变化，这个时候，信息的动态性就要求整个信息系统要进行相应的调整。 (6) 共享性。信息可以被无限制地进行复制、传播或分配给众多的用户，为大家所共享。这就要求信息系统的开发过程中，对于信息的录入要做好控制，必须做到信息只能在源头录入，并只能录入一次。这样，既可保证信息的准确性，又能提高信息处理的时效，另外，信息的共享性还要求尽可能地使更多人使用信息，以最大限度地发挥信息的作用。,(7) 转移性。信息可以在时间上或空间上从一点转移到另一点。在时间上的转移称之为存储；在空间上的转移称之为通信。存储有存储年限、存储介质等问题，通信有通信带宽与通信质量等问题，上述有关信息转移的问题都是信息系统开发过程中必须要考虑到的问题。,10.1.2 信息在管理活动中的作用 在管理活动当中，信息起着至关重要的作用。它是管理者产生或者改变特定行为的基础。我们开发信息管理系统的最根本的原因就在于信息对管理活动的这种作用。通常情况下，管理者基于以下三种原因而需要信息：做有效的决策、控制组织的活动和协调组织的活动。,1. 信息和决策 很多管理行为(计划、组织、领导和控制)是关于做决策的。例如，营销经理必须决定产品的价格、使用哪些分销渠道和促销广告的重点。制造经理必须决定生产多少产品和如何生产。人事管理者必须决定需要雇佣多少雇员，他们应当如何培训以及给他们什么样的利益。高层管理者们则必须决定在几个项目间分配资金，如何最佳地规划和控制组织，组织应当追求怎样的战略目标。并且，无论他们的职责是什么，所有的管理者都必须做一些相同的决策，例如给他们的下级什么样的绩效评价。,在信息真空中做决策是不可能有效的。为了有效决策，管理者需要来自组织内部和外部理性相关者的信息。例如，在决定如何为一个产品定价时，营销管理者需要得到顾客对不同价格如何反应的信息。他需要知道单位产品成本的信息，因为他不可能将价格定得比产品的成本还低。他还需要知道竞争战略的信息，因为价格策略必须符合整个组织的竞争战略。其中，一些信息来自组织外部(比如来自顾客调查)，一些来自组织内部(比如单位产品成本的信息来自组织内部)。,2. 信息和控制 在前面已经讨论过，控制是管理者用来调解组织和它的成员如何有效地采取所需的行动以达到组织目标的过程。管理者采用四个步骤，通过组织行动来实施控制： (1) 建立绩效或目标的检验标准； (2) 检验实际绩效； (3) 比较实际绩效与先前建立的目标； (4) 评估结果，如果需要的话采取纠正措施。,例如，Airborne快递公司有这样一个分送目标：它所收包裹的95%在第二天中午前必须送达。在全美国，Airborne公司有成千上万个地区站，这些地区站负责实际包裹的接收和发送。公司的管理者随时监控这些地区站的发送情况，如果他们发现95%的目标实现不了，他们会判断其原因，如果需要的话将采取相应的纠正措施。,管理者必须拥有信息才能对任何组织活动实施控制。为了控制地区站，公司的管理者需要知道站内包裹有多少可以在中午前到达。要想获得这样的信息，管理者必须保证在适当的地方采用信息系统。需要快递的包裹由第一个司机用手持式扫描仪进行扫描。收送的信息通过无线连接传送到公司在西雅图总部的中央计算机上。当包裹在分送过程中时，卡车司机再次扫描它们。分送信息也被传送到公司的中央计算机上。通过查询中央计算机，管理者不仅能够很快地查询出包裹被收送后，能够在第二天中午前送达的百分率，并且能够逐站查出分送信息是如何中断的。,3. 信息和协调 协调部门和分支机构的行动以达到组织目标是管理的又一基本任务。例如，波音公司的管理者对制造新型777喷气式客机的协调工作。777客机由300万个独立部件和上千万个大的组件装配而成。波音公司的管理者必须协调这些车间的生产和运输，使它们都能在需要的时候被运到波音公司位于华盛顿的组装厂。为了完成这样高水准的协调工作，管理者需要很多的信息，如哪家供应商生产什么部件、什么时候生产、什么时候交付等等。另外，管理者也需要通过信息追踪那些未达到预期目标的供应商的供货表现，并在此类问题发生前就得到报警。,为了适应这样的需要，波音公司的管理者建立了一套基于计算机的信息系统，它连接了波音公司和所有供应商，能够在生产过程中跟踪300万个零部件的流动情况，这是一项巨大的工程。,10.2.1 管理信息系统的发展历程 虽然信息系统和信息处理早已有之，但是真正现代意义的管理信息系统是随着计算机技术、通信技术和管理科学的发展才开始出现的。并且在近半个世纪以来，信息系统呈现出如下三个明显的发展趋势：由单机到网络；由电子数据处理到管理信息系统，再到决策支持系统；由数据处理到智能处理。,10.2 管理信息系统的发展与分类,几种趋势相互交叉，总结起来大致主要经历了三个阶段。 1. 电子数据处理系统阶段 在电子数据处理系统(EDPS，Electronic Data Processing System)阶段，计算机主要用于支持企业运行层的日常具体业务，所处理的问题位于管理工作的底层，所处理的业务活动有记录、汇总、综合与分类等，主要的操作是排序、列表、更新和生成等。其目的是迅速、及时、正确地处理大量数据，提高数据处理的效率，实现数据处理的自动化，将人们从繁重的手工数据处理工作中解放出来，从而提高工作效率。,2. 管理信息系统阶段 20世纪70年代，随着数据库技术、网络技术和科学管理方法的发展，计算机在管理上的应用日益广泛，管理信息系统逐渐成熟起来。,管理信息系统(MIS, Management Information System)将管理学的理论和管理方法融入计算机处理过程，提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策功能。管理信息系统有了更加广泛的内涵，它不仅是计算机系统，而且是包括设备、人、信息资源、管理手段和管理方法等多方面因素的一个复杂的信息系统。管理信息系统能够将组织中的信息和数据集中起来，进行快速处理，统一使用。MIS的处理方式是在数据库和网络基础上的分布式处理。随着计算机网络和通信技术的发展，不仅能把组织内部的各级管理机构连接起来，而且能够克服地理界限，把分散在不同地区的计算机网络互联，形成跨地区的各种业务信息系统和管理信息系统。,3. 决策支持系统阶段 决策支持系统(DSS, Decision Support System)产生于20世纪70年代初，其产生源于管理信息系统应用中存在的问题。由于在应用过程中缺乏对企业组织结构和不同层次管理人员决策行为的深入研究，忽视了人在管理决策过程中不可替代的作用，因而在辅助企业高层管理人员决策过程中，面对一些复杂的决策问题，管理信息系统往往无能为力，未能达到预定的效果。为了解决应用中存在的这类问题，人们对管理信息系统的应用模式和有关的理论研究进行了深入研究，提出了决策支持系统的概念。,决策支持系统是把数据库处理与经济管理数学模型的优化结合起来，具有管理、辅助决策和预测功能的管理信息系统。决策支持系统面向组织中的高层管理人员，以解决半结构化问题为主；强调决策过程中人的作用，系统对人的决策起到辅助和支持作用；决策过程的支持以应用模型为主，系统模型反映了决策制定原则和机理。在结构上，决策支持系统由数据库、模型库、方法库和相关的部分组成。,10.2.2 管理信息系统的分类 根据给管理者提供非程序化决策所需信息的有用程度，可以将管理信息系统分为四种，它们分别是：交易处理系统，运营信息系统，决策支持系统和专家系统。见图10-1。这些系统在向管理者提供所需的信息以进行决策、协调和控制组织资源等方面非常有用。我们将在下面对每种系统分别进行讨论。,图10-1 管理信息系统的分类图,1. 交易处理系统 交易处理系统(Transaction-Procession System)是设计用来处理大量例行事物的循环交易系统。20世纪60年代早期，大型计算机开始用于商业目的，交易处理系统也开始出现。它们是第一个被许多组织采用的计算机支持的管理信息系统，现在这种处理系统已经被普遍使用了。银行的管理者使用交易处理系统把储蓄和付款业务分别计入和划出银行账户。超市的管理者使用交易处理信息系统记录销售项目和跟踪库存水平。更为普遍的是，现在许多大型组织的管理者使用交易处理信息系统来完成诸如工资单准备和发放、客户账单的处理和供应商付款等任务。,2. 运营信息系统 20世纪60年代，紧跟着交易处理系统之后，出现了许多类型的管理信息系统。运营信息系统(Operation Information System)是用来收集、组织复杂的数据，并用对管理者有价值的形式来组织数据的系统。交易处理系统是用来处理常规交易的，而运营信息系统向管理者提供的信息主要用于进行非常规的协调、控制和决策。大多数运营信息系统是与交易处理系统相结合来使用的。运营信息系统一般要获取交易处理系统收集的数据，把这些数据处理成有用的信息，并且把这些信息用管理者能够理解的形式组织起来。,管理者经常通过运营处理系统获得销售、库存、会计以及其他与业绩相关的信息。例如，塞普拉斯半导体公司的罗杰斯所得到的每个雇员的目标和业绩的信息就是由运营信息系统提供的。,3. 决策支持系统 决策支持系统(Decision Support System)在前面已经提到过。 需要注意的是，目前大多数决策支持系统开始转向帮助中层管理者进行决策。例如，某银行的信贷管理者可能会利用决策支持系统来评估贷给某顾客资金的信用风险。而高层管理者则很少使用决策支持系统。造成这种情况的一个原因可能是大多数计算机管理信息系统还不够复杂，不能有效地应付高层管理者面对的那些模糊问题。为了改变这种状况，信息系统专家正在着手开发决策支持系统的变体：执行支持系统。,执行支持系统是决策支持系统的高级版本，被设计用来满足高层管理者的需求。执行决策支持系统的特征之一是用户友好。许多执行系统都采用了简单的下拉式菜单来引导管理者进行决策分析。而且，它们还可能包括很好的图形和其他的可视化特点来吸引高层管理者来使用它们。现在执行支持系统越来越多地把高层管理者们连接起来，这样他们就可以为一个团队来工作。这种执行支持系统被称作集体决策支持系统(Group Decision Support System)。,4. 专家系统与人工智能 专家系统是目前最高级的管理信息系统。专家系统(Expert System)是指使用存储在计算机里面的人类知识来解决一般需要专家才能解决的问题。专家系统实际上是人工智能的另一种形式。模仿人类专家(和智能)需要计算机至少能够做到： (1) 认识、形成和解决问题； (2) 解释解决办法； (3) 从经验中学习。,最近，一些人工智能的发展成果(例如“模糊逻辑”和“神经网络”)已经初步推出模拟人类思维过程的计算机程序。尽管人工智能还处于相当早期的发展阶段，但是越来越多的商业应用产品已经以专家系统的面目出现了。例如通用电气公司就开发了一种专家系统，帮助解决其生产的柴油机引擎的故障问题。这套专家系统最初是建立在戴维史密斯(David Smith)所收集知识的基础上的，他是通用电气公司最好的引擎故障排除专家，在通用电气公司服务40年后于20世纪80年代末退休。在计算机终端上使用这个系统的新工程师或技术员可以仅用几分钟就发现引擎故障。这个系统还能够向使用者解释它提供建议的逻辑过程，因此既能做问题的解决者又能做教师。,该系统建立在一个灵活的、类似人类思维过程的基础上。它能够通过吸收新知识来更新自己。通用电气在它所服务的每个铁路维修店里都装上了这个系统，从而消除了不能及时进行维护的情况并且大大提高了维护的效率。,管理信息系统改善企业管理工作的一个必不可少的前提是，要建立以计算机为基础的管理信息系统，即开发出一套量身定做的管理信息系统。系统开发工作的好坏，直接影响到日后管理信息系统工作的成败，因此必须高度重视管理信息系统的开发。,10.3 管理信息系统的开发与运行,10.3.1 管理信息系统的开发 管理信息系统的开发既是一项科学也是一门艺术，它既涉及到具体技术问题也涉及到管理问题。具体技术问题在计算机学科、信息系统设计学科中有专门讲述。本书则是从管理角度出发来论述管理信息系统开发与运行当中需要注意的问题。,1. 管理信息系统开发的条件 管理信息系统能够给企业带来效益，但是并不是每一个企业都有能力进行管理信息系统的开发。即使能够开发，企业由于自身条件的不同，其开发的系统的大小、范围、功能也会有所不同。因此，企业在管理信息系统开发工作实施之前，应当衡量自身是否具备开发管理系信息系统的条件。,(1) 领导条件。管理信息系统的开发是一项全局性的、系统性的工程。其开发过程周期长、投资大，涉及到的部门多，更多的时候会有一个流程再造的过程，牵扯到个人利益问题，这些问题都是系统开发人员无法解决的。只有企业组织领导亲自来抓，纵观全局，协调各方面的关系，自始至终地充分重视，才能实现各方面利益的均衡。这是建立管理信息系统的首要条件。 管理信息系统最终要在各个业务部门投入应用。因此，需要各个业务部门的管理人员积极配合，与系统分析员共同分析部门的业务流程、数据流状况，并明确管理信息系统的需求状况，才能保证开发出来的信息系统发挥实际的作用，得到业务人员的支持和欢迎。,(2) 管理条件。管理信息系统是在科学管理的基础上发展起来的。只有在合理的管理体制、完善的规章制度、科学的管理方法和完整准确的原始数据基础上，管理信息系统才能开发和运行。为了适应计算机管理的要求，企业的管理工作必须逐步实现管理工作的程序化、管理业务的标准化、报表文件的统一化、数据资料的完善化与代码化。 (3) 人才条件。不仅信息系统的开发过程需要人才，管理信息系统的运行更需要人才。管理信息系统开发和运行的过程中，一部分人员可能改变自己工作的性质和内容，还要配备一些新的专业人员，如系统分析员、程序设计人员、计算机操作人员、硬件和软件维修人员等。因此，必须做好人才的选择和培训工作。,(4) 资金条件。管理信息系统的开发需要一定的资金条件。管理信息系统开发过程中，需要购买机器设备、购买软件、消耗各种材料、支付员工报酬，还会涉及到调试费用、培训费用等。这些费用和开支都相当大，需要企业自己考虑。因此，在管理信息系统开发之前，企业必须预测开发过程所需要的资金数量和支付时间，制定资金筹措计划，防止资金断流，影响整个开发流程。,2. 管理信息系统开发的原则 管理信息系统的开发作为一项系统工程，企业在实施开发时，应考虑到以下几个原则： (1) 创新原则。管理信息系统不是简单地用计算机模仿手工作业，而是充分发挥计算机的各种能力去改革传统的做法。在系统开发过程中要贯彻流程再造的思想，寻找管理中的薄弱环节，优化、简化企业流程，提高工作效率。,(2) 面向用户原则。管理信息系统是为管理工作服务的。系统开发成功与否取决于其能否满足管理人员的要求，应当把管理人员的要求作为开发工作的起点和归宿。 应当注意的是，用户的要求是难以一步到位地明确表述出来的，而是随着开发工作的进展不断明确和具体化的。因此，在系统开发过程中，领导者应当创造条件，使开发人员与用户保持密切联系，进行充分交流。必要时，让管理人员参与到开发小组当中去。这是开发成功的一个必要条件。,(3) 整体性原则。系统的整体性原则，主要体现在功能目标的一致性和系统结构的有机化方面。传统的手工信息处理方式，处理手段没有充分应用计算的功能，而是采用各职能部门分别收集和保存信息、分散处理信息的方式。计算机化的信息管理系统，如果仍然只是简单地模拟人工处理方式，必然会把手工信息分散处理的弊病带到新系统中，使大量信息重复，不能实现信息资源的有效共享。因此，必须遵循整体性原则，力求系统的整体优化。要站在整个企业的角度来通盘考虑，克服本位观念，各职能部门分工、任务安排也要考虑相互协调的问题，局部服从整体。,(4) 动态适应性原则。随着企业发展规模的扩大以及外界环境的不断变化，会出现新的管理对象和管理方法。为了适应这种不断变化的趋势，管理信息系统必须具备良好的可扩展性和易维护性。能够与外界环境保持最佳适应状态的系统，才是理想的系统；不能适应环境变化的系统是没有生命力的。开发管理信息系统必须具有开放性、超前性的眼光，使系统具备较强的动态适应性。因而，在设计管理信息系统时，一定要留有充分的余地，各种编码、记录、文件程序等都要便于变动和更新。,(5) 工程化、标准化原则。系统的开发必须采用工程化和标准化的方法，科学划分工作阶段，制定阶段性考核标准，分布组织实施，所有的文档和工作成果要按标准存档。一方面便于系统开发人员的沟通和协调，另一方面使得系统未来的修改、维护和扩充比较容易。,3. 管理信息系统的开发方式 管理信息系统的开发方式有多种，如自行开发、委托开发、合作开发、咨询开发等。每一种方式都有其自身的特点和适应条件。组织可以根据自身资源、技术力量、外部环境等因素进行选择。下面具体介绍每一种方式各自的特点： (1) 自行开发。自行开发是指企业完全依靠自己的实力进行系统的开发。对于拥有系统开发所需要的人才和技术的企业来说，自行开发是一种较好的选择。其优点是易于协调，可以保证进度；开发人员熟悉企业情况，可以较好地满足用户的要求；方便运行与维护；可以满足特定的需要等等。其缺点是开发的投资耗费一般较大、周期较长，系统的技术水平和规范化程度往往不高。,(2) 委托开发。委托开发方式也称为交钥匙工程，即企业将开发项目完全委托给一个开发单位，系统完成后再交付企业使用。这种方式被采用的不多。因为，管理信息系统开发项目与其他技术改造项目不同，它与企业管理密切相关，需求会经常变化，而开发单位往往由于沟通障碍的存在对用户需求理解不透，所开发的软件不能完全满足企业的要求，而且日后系统的运行和维护也存在一些问题。,(3) 合作开发。合作开发是指企业与外部专业开发单位合作，双方共同开发。这种方式结合以上两种方式的优点，一方面借助专业开发单位的经验和方法提高开发的效率，另一方面本单位人员的参与可以提高系统对本单位实际情况的满足性，同时有利于日后的运行和维护。因而这种方式被普遍采用。合作开发的主要问题是企业如何选择合适的开发伙伴。它应该有技术实力，有类似的开发经验，熟悉行业的特点，一般大专院校和科研院所可以作为考虑对象。必要时，可以采取招标的方式，公开选择开发伙伴。,(4) 咨询开发。咨询开发是指以企业自身力量为主，外请专家作为咨询的开发方式。外请的专家主要是指系统分析员，由其对自行开发进行咨询指导，帮助企业作系统的总体规划和系统分析；而系统的实施由企业自己进行。这种方法是对自行开发方式的一种有效补充。 (5) 外购商品化软件。近年来，随着软件产业的发展，外购商品化软件作为一种新型的开发方式，既节省时间，又能保证软件的质量，因其成功率高而被普遍采用。这种方法的不足之处是难以满足企业的特殊需求，需要进行二次开发。在这种情况下，如果企业不具备二次开发的能力，可以采取外包工程的方式，将系统的完善建设交由专业软件公司完成。,4. 管理信息系统开发的生命周期 尽管管理信息系统千差万别，所处理的内容也各不相同，但是一个新的管理信息系统的开发过程都可以划分为五个主要阶段。然后，每个阶段再细分为更多的工作步骤，这也就是系统开发的生命周期。,(1) 系统规划阶段。出于竞争激化等外部环境变化的要求，用户领导将提出开发新系统的请求。有关人员先进行初步调查，然后组成专门的新系统开发领导小组，负责新系统开发中的具体工作，并制定新系统开发进度与计划。该阶段虽然不属于系统分析与系统设计的正式工作，却是新系统开发中必不可少的一个重要阶段。如果信息系统开发采取外包方式，则本阶段还要包括招标过程。 同时系统分析员采取各种方式进行调研，搞清楚现行系统的界限、组织分工、业务流程、资源及薄弱环节，绘制出现行系统的有关图表。在拥有资料的基础上，与用户讨论，提出初步的新系统目标，并进行信息系统开发的可行性研究，提交可行性研究报告。,(2) 系统分析阶段。系统分析阶段是系统的逻辑设计阶段。系统分析员使用一系列图表工具，如数据流程图、数据字典、各种逻辑处理工具等，构造出独立于任何物理设备的新系统逻辑模型，并与文字说明共同组成新系统逻辑说明书。系统分析过程也是新系统设计方案的优化过程。,(3) 系统设计阶段。系统设计阶段是新系统的物理设计阶段，系统设计员根据系统的逻辑模型进行物理设计，具体选择一个物理的计算机信息处理系统。 这个阶段要具体进行计算机过程和人工过程的各种详细设计，除了要选择合适的硬件、软件设备之外，还要进行代码、输入、输出、文件、数据库设计以及程序模块和处理过程设计等，对于高级系统，还要进行经济管理模型的设计工作。,(4) 系统实施阶段。为了保证程序调试和系统调试顺利进行，硬件、软件人员首先要进行计算机系统设备的安装和调试工作。为了保证系统的正常操作、测试和运行管理，系统分析人员要对操作人员进行培训，编制系统操作手册、使用手册和有关说明书。此外，程序员要根据程序模块进行程序设计和调试。 本阶段还要进行多种文件和数据库的建立工作，需要大量人力投入数据收集、整理和录入。系统调试和转化也是艰巨的工作，通常在试运行后，新系统即可交付使用。,(5) 系统维护和评价阶段。系统本身的复杂性以及人的能力的有限性，决定了在调试工作结束后，不能马上转入系统的正常运行，需要有一段修正、改进和考验的时间。这期间的修改内容是多方面的，如系统的处理过程、程序、文件、数据甚至某些设备和组织的变动。 最后，根据系统的工作质量和经济效益，例如输出信息的准确性、系统的可靠性和运行质量、系统的开发费用、使用维护费用等，对新系统做出评价分析报告。 通过以上各个工作阶段，新系统代替原系统进入正常运行。但是，系统的环境是不断变化的，为了使系统能够不断适应环境而具有生命力，当系统运行到一定阶段时，就会不符合系统的总目标，新的开发需求就出现了，另一个新的系统生命周期就开始了。,10.3.2 管理信息系统的运行 管理信息系统开发完毕就会投入运行。由于管理信息系统不同于传统的手工信息处理方式，势必会带来一些新的管理问题。,1. 安全性管理 安全问题是信息系统管理中一个重要的方面。安全机制实际上是一个在信息系统中如何进行内部控制的问题。随着近年来信息系统在金融、财会等领域的普及，为保证工作的高效性和合理性，保证各种审计机制的正常运行，内部控制问题的研究日益重要。,目前计算机安全问题越来越引起人们的关注，如何防范对信息系统的破坏已成为信息系统在建设和运行时不可不考虑的重要问题之一。 1) 内部控制机制 对管理信息系统的内部控制包括对信息资源的控制和对人的控制。在某些工作中，控制者需要在网络上监控被控制者的活动。有时要给予用户以不同的权限或口令，某子系统只允许具有某种特定权限的人才能进入。对于系统的资源要予以保护，对于越权的作业和错误的作业拒绝执行。,构成一个内部控制系统至少应考虑四方面的问题：控制对象、组织机构、工作程序及规章制度。 (1) 控制对象。在构成一个内部控制系统时，首先应识别系统中的哪些资源是系统的贵重资源，系统中的哪部分是容易受到攻击的，然后再考虑采取何种防护措施。管理信息系统的控制应在信息系统中设置一系列信息控制点。控制信息点应设在系统易受攻击的附近，这样才能易于防范。,(2) 组织机构。建立内部控制的组织机构是十分重要的。系统管理中的安全问题应当明确特定责任人，通常他们应该遵循检查规定定期检查，并定期提交安全检查报告。 在技术上，对于信息系统的管理操作往往是通过分配访问对象权限来确定的，但其前提应当是根据组织结构和业务的需要。信息系统的权限不是因技术水平，而是根据组织目标和组织结构来确定的。在这样一种制度下，才能够保证信息系统权限的合理性。,(3) 工作程序和规章制度。信息系统中的安全技术归根到底是由人来控制的，其控制的对象也包括系统中的人员，仅仅依靠技术还不能完全解决安全问题，内部控制一定要在一系列工作程序和规章制度之上。建立一个信息系统时一定要考虑：系统的人员应如何分工？各有什么责任？应当有哪些明确的规章制度，才能够保证分工的实现？例如对于具体系统管理员权限的用户的认定过程，如何进行对权限的分派和修改等，都必须按照明确的工作步骤或遵照规章制度来进行。要严格防止权力过分集中、无一定工作程序的控制方法。,2) 信息系统的控制 信息系统可能在运行中出现错误，其中包括因系统硬件故障和软件设计权限所带来的错误，也包括用户在使用中人为产生的错误。通常信息系统为防止人为错误产生提供了一些辅助功能。信息系统的控制功能包括系统权限分配、审计跟踪、系统容错控制等。 (1) 系统授权。系统授权的方法是对所有的用户分别赋予一定的权限，没有特定权限的用户不能使用某些系统资源。通常在操作系统的权限是以对文件和目录的操作为单位的，网络操作系统的权限则涉及到网段、域、站点、工作组、计算机等多种资源。应根据业务特性来设定信息的访问权限。,(2) 审计跟踪。审计跟踪(Audit Trail)指系统除了按规定的处理产生所预定的信息外，还要另外产生或保留一些信息，将这些信息保留起来，一旦发现出错就可以用来查找错误发生的原因。这些信息包括：对特定资源的访问信息、错误发生的时间和原因、意外事件等。 (3) 系统容错。系统容错是在设计一个具有高度安全性的系统时必须考虑的问题。由于环境的影响、电场的存在等，有时磁盘的读写等可能会出错，为了保证系统处理时不出错，通常可以采用磁盘双工和磁盘镜像两种方法。,2. 信息道德问题 随着信息系统的发展，信息技术对社会产生的影响越来越深刻，从而也产生了越来越多的问题，其中道德问题得到越来越多的关注。比如隐私问题、犯罪问题、健康问题、工作条件问题、个性问题、雇用问题等。因此，信息道德问题也成为管理信息系统中的重要方面。,1) 信息道德涉及的主要问题 信息道德主要涉及以下几方面： (1) 隐私问题。要树立标准，在怎样的安全保障条件下，关于个人或单位的哪些信息必须由他们自己发布，哪些信息他们可以自己保存，而不被强迫发布。 (2) 正确性问题。谁有责任保证信息的权威性、可信性和正确性？谁来统计错误并解决它们？ (3) 产权问题。谁拥有信息？信息交换的公平价值是什么？谁拥有传输信息的渠道？如何分配这些稀有资源？ (4) 存取权问题。哪些人有取得信息的特权？在哪种条件下有哪些安全问题？,2) 信息道德的原则 道德问题不同于法律问题，法律问题一方面要加强法律观念教育，另一方面要按照法律条文严格执法。道德问题只能通过长期的潜移默化的教育来改变。在处理信息技术以及其他新技术所带来的问题时，有四项道德原则：,(1) 匀称原则。信息技术所带来的好处必须超过其损害或风险，即不能再有别的比其好处多而损害少的方案。 (2) 或许原则。对信息技术的影响应事先知道，并同意接受风险。 (3) 公正原则。必须公平地分配技术的好处和负担。谁得到益处谁就应当承担风险份额。谁没有得到益处，就不应当承受重大风险。 (4) 风险最小原则。即使以上三原则均被接受，技术的实现也应尽可能地避免不必要的风险。,一些信息专业组织也制定了自己的道德准则，例如：数据处理联盟，简称：DPMA(Data Processing Management Association)；计算机联盟，简称：ACM(Association for Computer Machinery)；计算机专业认证协会，简称：ICCP(Institute for Certification of Computer Professional)；美国信息技术联盟，简称：ITAA(Information Technology Association of America)。,下面我们谨以数据处理联盟(DPMA)为例来作介绍。 对客户的道德要求 (1) 经一切努力保证自己具有最新的知识和正确的经验，以适应工作需要。 (2) 避免兴趣上的矛盾，并保护客户已经意识到的任何潜在的矛盾。 (3) 保护客户委托给我们的信息的隐私性和机密性。 (4) 不错误地表达和删除源于事情的信息。 (5) 不企图利用客户的资源获得自己的好处，或做任何未经批准的事情。 (6) 不利用计算机的缺点得到个人的好处或达到个人的目的。, 对社会的道德要求 (1) 用我们的知识传播给社会。 (2) 尽我们最大的努力，保证得到社会的信任和应用。 (3) 支持、尊重和服从地区、州和联邦法律。 (4) 不错误地表达和删除公众关心的源于问题和事情的信息，也不允许这种已知的信息搁置作废。 (5) 不利用个人或秘密的知识，不以任何非法的形式得到个人的好处。, 对专业的道德要求 (1) 忠于自己所有的专业关系。 (2) 当看到非法或不道德的事件时，应采取合适的行动。然而当反对任何人的时候，必须坚信自己是有理的、正确的、负责任的，并不带任何个人情绪。 (3) 尽力与其他人共享自己的专业知识。 (4) 和他人合作以达到了解知识和识别问题。 (5) 在没得到特殊许可和批准的情况下，不利用信誉去做其他工作。 (6) 不利用他人缺乏经验和知识去占便宜，以得到个人利益。,10.3.3 信息系统运行中的管理问题 信息系统和技术在管理中的应用，能够增强管理者协调和控制组织行为的能力，帮助管理者更为有效地做出决策，现代计算机信息系统已经成为任何组织结构中的核心部分，对管理者和组织都有重要的影响。,1. 管理信息系统对组织结构的影响 企业的组织结构与信息系统存在着相互依赖和相互促进的关系。管理信息系统主要在以下几个方面对组织结构产生影响。,(1) 组织结构扁平化。传统的集权型组织结构呈现出金字塔形状，由于管理幅度的限制，位于组织高层的领导不能够直接从底层员工处获取各类决策信息，只能从中层领导那里得到关于企业运作情况的信息，信息传递过程太长，容易造成信息失真和决策迟缓。管理信息系统建立以后，高层领导可以方便地得到详细的基层信息，许多决策问题也不必再由上层或专人解决。因此，对中层管理人员的需求将会减少。这种趋势导致企业决策权力向下层转移并且逐步分散化，从而使企业的组织结构由原来的金字塔型向组织结构扁平化方向发展。,(2) 信息流水平化。现今随着三层网络系统(即主机服务器客户机系统)的增长，近年来组织内部的计算机网络得到了快速的扩张。电子邮件系统、电子化共享文档软件程序的开发以及企业内联网的发展都加速了这种趋势，由此产生的重要结果就是组织内水平信息流的增长。随着计算机网络在组织内部的广泛应用，传统的组织边界将被打破，组织体系将更趋于扁平化。由此，组织绩效也将得到提高，这是因为要想达到一流的效率、质量、创新和顾客响应度，管理者必须打破部门间的壁垒，而组织内的计算机网络就是这样的工具。 上面两点可以用图10-2来直观显示管理信息系统对组织结构的影响。,图10-2 管理信息系统是如何影响组织结构,(3) 虚拟办公室。随着互联网络的发展和移动通信技术的普及，管理人员可在旅途中处理公务，和同事或上下级进行方便的联系，甚至在家中工作。近年来，一些公司取消了固定办公室，员工们主要依靠计算机办公，他们在办公室没有固定的座位，在任何办公桌上使用计算机就可以工作。这种办公室称为虚拟办公室，有些公司干脆成为虚拟组织。由于现代社会通信和信息交流的便利性，虚拟组织可像实体组织一样进行公司业务运作。,(4) 增强了企业过程重组的成功率。企业过程重组(BPR，Business Process Reengineering)是指由于外部环境众多因素的快速变化，企业组织结构和组织流程不能停留在现有的水平之上，而应考虑运作方式及管理过程等的重新设计，其中也包括组织结构的重新设计。这也是BPR的起因和基本思想。管理信息系统除了对企业管理效率的提高和成本的降低具有明显作用之外，还有更深层次的促进企业运作方式和管理过程的变革等作用。这些信息是通过遵循信息的规律，采用全新的信息资源开发与利用方式，安排合理的信息流转路径来实现的。因此，信息系统对BPR起到关键作用，它是BPR的技术基础，也是BPR成功的保证。信息系统的建设与BPR同步或者交错开展，可以明显提高BPR的成功率。,2. 信息系统和竞争优势 竞争优势是企业在市场竞争中取胜的关键因素。先进的信息技术能明显提高一个组织的竞争优势。实际上，对竞争优势的研究推动了信息系统的发展和应用。 管理信息系统主要通过以下几个方面来增强或者提升组织的竞争优势：通过增强管理者的决策能力，执行支持系统和决策支持系统之类的管理信息系统能够帮助一个组织增强它的竞争地位。同样地，通过减少管理层次，现代信息系统能够直接提高一个组织的效率。效率之所以能够提高的原因之一是先进的信息系统能够减少执行组织行为所需的雇员人数。,例如，伊士曼-柯达公司生产工厂的管理层次曾一度达到了13个，这阻隔了负责生产的总经理和工厂工人的联系。现在，在信息系统的帮助下，管理层减少到4层。与此类似，英特尔公司发现，通过增加其信息系统的复杂性，能够将组织体系的层次从10个减为5个。,除此之外，通过增加水平信息流、打破分隔部门的壁垒，计算机网络能够使管理者提高质量和顾客响应速度，并更加勇于创新。莲花公司开发了Lotus Notes系统，它们的经历表明了信息系统是如何加快产品开发的。莲花公司的管理者发现，通过使用他们自己的Notes技术，在亚洲和欧洲的程序员可以和美国的同行进行文档和信息的实时共享，因此几乎能够并行地开展工作。结果，一种新产品的日文版能够在其英文版发行后34周内上市，而不是像在应用Notes之前需要34个月。,3. 管理信息系统实施的障碍 尽管有很多优点，但是在组织中实施先进的计算机信息系统绝非易事。实施中困难的因素包括技术问题、个人用户的抵制和组织内的政治对立。 (1) 技术问题。成功实施信息系统的一个主要障碍是缺乏一致的技术标准。不同的计算机和通讯设备生产商可能使用不同的技术标准。例如，制造IBM主机所依据的技术标准和康柏服务器或苹果电脑是不同的。这些不同的标准很难将不同的设备集成为一个很吻合的计算机网络，依据不同的标准设计的设备也可能发现相互之间很难“交谈”。,(2) 个人用户的抵制。如果一个组织的信息系统没有被充分利用，则表明存在来自个人用户的抵制。一项研究表明，很多管理者没有使用他们的决策和执行支持系统。其主要原因包括对技术的恐惧(技术恐惧症)、不能认识技术的力量以及缺乏内部员工的支持。如果技术能够对用户友善，使先前没有计算机使用经验的管理者们易于访问，那么抵制会有所减少。用户友善性增强方式包括具有吸引力的图形用户界面，帮助使用者浏览和使用系统的易于交互的下拉式菜单等。充分的训练加上称职的内部支持人员，对管理者理解他们所支配的系统有很大的帮助，从而可以鼓励他们使用系统。,(3) 政治对立。信息系统可