管理信息系统第六章管理信息系统的系统分析.ppt

第六章 管理信息系统的系统分析,系统开发过程瀑布模型,系统分析阶段是一个项目中最关键的阶段，系统分析阶段的任务是：在充分认识原信息系统的基础上,通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计。 逻辑方案不同与物理方案。逻辑方案设计是系统分析阶段的任务，解决信息系统“做什么”的问题；物理方案设计是系统设计阶段的任务，解决信息系统“怎么做”的问题。,第六章 管理信息系统的系统分析,系统分析阶段的重点是业务问题和需求，这些需求独立于实现方案中可能使用的任何技术，系统分析阶段强调业务问题方面，而不是技术或实现方面。 但是，在一个项目中，系统分析经常被简化了，这是因为(1)许多分析员对要使用的概念和逻辑建模技术不熟练；(2)许多分析员不清楚缺少系统分析的严重后果,第六章 管理信息系统的系统分析,系统分析的两个阶段 可行性分析 需求分析,第六章 管理信息系统的系统分析,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 管理业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,可行性分析的任务 明确开发应用项目的必要性和可行性。 可行性分析的内容 管理可行性 指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件。 技术可行性 是对一种特定技术方案的现实性以及技术资源和专家的可用性的度量. 经济可行性 是对一个项目或方案的成本效益的度量.,一、可行性分析 -1,经济可行性 成本Costs: 系统开发成本通常是一次性成本，在项目完成之后不会重现. 系统运行成本往往贯穿整个系统生命期，在它有效的生命期内，可以分为: 固定成本 是有规则的但相对固定的费用. 可变成本 是与某些使用因素成比例的费用.,一、可行性分析 -2,经济可行性 收益Benefits: 有形收益是那些可以进行量化的收益. 效率的提高 响应时间的减少 人员的减少 出错率降低 无形收益是那些被认为难以量化或者不可能量化的收益. 改善的客户亲切感和满意度 决策过程的改善 提高的雇员士气,一、可行性分析 -3,一、可行性分析 -4,经济可行性 货币时间价值Time Value of Money ：今天的1元比一年后的1元更值钱. 贴现率指今后收到或支付的款项折算为现值的利率。决定1元钱在第n年的现值，它表示组织认为可接受的投资回报率有多少。若贴现率是i，则在未来第n年的1元的当前价值为 若贴现率是10%，则两年后1000元的现值是,一、可行性分析 -5,经济可行性 投资回收期分析Payback Analysis 通常用投资回收期衡量一个开发项目的价值。投资回收期就是使累计的经济效益等于最初的投资费用所需的时间。投资回收期越短，就越快获得利润，则该项目就越值得开发。 投资回报率Return On Investment 投资回报率年利润或年均利润/投资总额100% 终生投资回报率（估计的终生效益-估计的终生成本）/估计的终生成本 净现值Net Present Value 净现值贴现后的效益贴现后的成本,一、可行性分析 -6,经济可行性 某库房管理系统，假定开发该系统共需5万元，系统建成后及时订货，消除物品短缺问题，估计每年能节约3万元，5年共节约15万元。每年的维护费为1万元，假定贴现率为5%，利用上面计算货币现在价值的公式，可以算出建立库房管理系统后，每年预计节省的费用的现在价值。如下表所示,7.2.1经济可行性,投资回收期：3年,净现值：3.66（万元）,终生投资回报率：39.3%,一、可行性分析 -7,可行性分析报告 是可行性分析结果的表述 内容包括： 系统简述 项目的目标 所需资源、预算、期望效益 可行性的结论 可行性结论要求明确指出以下三者之一： 可以立即开发 改进原系统 目前不可行，推迟开发,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,系统需求 System requirement 是信息系统必须实现的或者必须具备的属性，也称为业务需求. 功能需求是新系统必须实现的功能 非功能需求是新系统必须具备的特性,需求分析概述,需求的重要性 开发信息系统最困难的部分就是准确说明开发什么。最困难的概念性工作是编写出详细的需求。此工作一旦做错，将会给系统带来极大损害，并且以后对它修改也极为困难。 需求是产品的根源，需求工作的优劣对产品影响最大。就像一条河流，如果源头被污染了，那么整条河流也就被污染了。 国内软件业的痼疾：人们并不清楚究竟该做什么，但却一直忙碌不停地开发。,需求分析概述,项目成败因素,软件项目失败的原因,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 管理业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,系统分析的一般步骤,1、现行系统的详细调查 集中一段时间和人力，对现行系统做全面、充分和详细的调查，弄清现行系统的边界、组织机构、人员分工、业务流程、各种计划、单据和报表的格式、种类及处理过程、企业资源及约束情况等，为系统开发做好原始资料的准备工作。 2、组织结构与业务流程分析 在详细调查的基础上，用图表和文字对现行系统进行描述，详细了解各级组织的职能和有关人员的工作职责、决策内容对新系统的要求，业务流程各环节的处理业务及信息的来龙去脉。 3、系统数据流程分析 分析的流动、传递、处理与存储过程。 4、建立新系统的逻辑模型 在系统调查和系统分析的基础上建立新系统逻辑模型，用一组图表工具表达和描述，方便用户和分析人员对系统提出改进意见。,系统分析的一般步骤,5、提出系统分析报告 对系统分析阶段的工作进行总结和向有关领导提交的文字报告，为下一步系统设计提供工作依据。 在运用上述步骤和方法进行系统分析时，调查研究将贯穿于系统分析的全过程。调查与分析经常交替进行，系统分析深入的程度将是影响管理系统成败的关键问题。,详细调查的目的 完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑方案设计做好准备； 详细调查应遵循用户参与的原则 使用部门的业务人员、主管人员和设计部门的分析人员、设计人员共同进行，做到系统开发人员和用户互补不足，共同研究存在问题和解决方案。,三、详细调查-1, 详细调查的方法 开调查会 访问 发调查表 参加业务实践 详细调查的主要内容 管理业务调查 数据流程调查,三、详细调查 -2,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 管理业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,建立MIS的目的在于提高管理水平，应当把建立新系统看成是对组织的一种有目的改变过程。因此对现行管理业务的调查十分重要。 本节内容： 一、组织结构调查 二、管理功能调查 三、管理业务流程调查,第四节 管理业务调查,一、组织结构调查 -1,组织结构指的是一个组织（部门、企业、车间、科室等）以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系。通常可用组织结构图来表示。,一、组织结构调查 -2,二、管理功能调查 -1,为了实现系统的目标，系统必须具有各种功能。调查中可以用功能层次图来描述从系统目标到各项功能的层次关系。下页是一张某销售系统的管理功能层次图。,二、管理功能调查 -2,三、业务流程调查 -1,调查管理业务流程应顺着原系统信息流动的过程逐步地进行，内容包括：各环节的处理业务、信息来源、处理方法、计算方法、信息流经去向、提供信息的时间和形态（报告、单据、屏幕显示等）。 描述管理业务流程的常用工具是业务流程图,三、业务流程调查 -2,业务流程图的基本符号,生产车间领料业务流程：,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,第五节 数据流程调查,本节内容： 一、数据流程图及其绘制用符号 二、数据流程图实例 三、绘制数据流程图的方法和步骤 四、绘制数据流程图的注意事项,一、数据流程图及其绘制用符号,数据流图Data flow diagram (DFD) 是用于描述数据在系统中的流动、处理和存储情况的图形. 数据流程图是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息在系统中的流动、处理和存储情况。,一、数据流程图及其绘制用符号,外部 实体,数据流,处 理,数据 存储,数据流程图的符号 数据流程图具有抽象性，表现在它完全舍去了具体的物质（如业务流程图中的车间、人员等）。绘制数据流程图的四种符号是：,）外部实体 是指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。这些实体或环节向所开发的系统发出或接收信息。系统开发不能改变这些外部项本身的结构和固有属性。 2）处理 又称功能，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。,一、数据流程图及其绘制用符号,教师,P1,录入成绩,3）数据存储 逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能所需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。,一、数据流程图及其绘制用符号,4）数据流 表示流动着的数据，可以是一项数据，也可以是一组数据，也可以用来表示对文件的存储操作。,一、数据流程图及其绘制用符号,一、数据流程图及其绘制用符号,仓库保管员根据车间发来的产品入库单作登入库账处理。对销售科发来的产品出库单，在查询库存账后，如果库存数量足够，则作登出库账处理，否则将出库单退回销售科，交向生产科发出缺货通知。,二、数据流程图实例,库存管理系统,销售科,无效出库单,缺货通知单,库存管理顶层数据流程图,二、数据流程图实例,生产科,车间,入库单,销售科,出库单,出库 处理,有效出库单,无效出库单,缺货通知单,生产科,库存管理1层数据流程图,P3,二、数据流程图实例,三、绘制数据流程图的方法和步骤,.绘制顶层数据流程图 确定所开发系统的外部实体，即系统数据的来源和去处。把系统作为一个处理环节，画出系统顶层图。一般把数据来源置于图的左侧，数据去处置于图的右侧。,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法,2.确定系统的主要信息处理功能，按此将系统分解成几个子系统。确定每个处理功能的输出与输入数据流以及与这些处理有关的数据存储。将外部项、各处理、数据存储环节用数据流连接起来，为各数据流和各处理和数据存储环节命名、编号，形成所开发系统的1层图的草图。 3.分解处理过程。一般，下层一张数据流图对应于其上数据流图的一个处理环节。,三、绘制数据流程图的方法和步骤,三、绘制数据流程图的方法和步骤,三、绘制数据流程图的方法和步骤,三、绘制数据流程图的方法和步骤,4.重复步骤3，直到逐层分解结束。分解结束的标志是：对于每一个最底层的处理（不能再进一步分解的处理，其逻辑功能已经足够简单、明确具体），可以用一张纸写出清晰的说明。 5.与用户进行交流，确保数据流图的正确性。,三、绘制数据流程图的方法和步骤,例：销售管理系统的分层数据流图,a. 顶层图,b. 1层图,可供货单,图c1(2层图),返回,图c3 (2层图),返回,图c5(一层图),返回,四、绘制数据流程图的注意事项,.关于自顶向下，逐层分解 在数据流图的分解中，要保持各层成分的完整性与一致性。数据流图的分解是以加工的分解为中心的，属于功能分解。把上层被分解的加工环节称为父加工环节，分解后的环节称为子加工环节。从逻辑上讲，父加工环节的功能为对应的子加工环节功能之和。注意子图和父图的平衡。,缺少C,四、绘制数据流程图的注意事项,四、绘制数据流程图的注意事项,.数据流必须通过加工。 .数据存储环节一般作为两个加工环节的界面来安排。直接从外部项来或直接到外部项去的数据流应该与加工环节相连，不应该通过数据存储环节相连。,四、绘制数据流程图的注意事项,绘制数据流图的注意事项,绘制数据流图的注意事项,四、绘制数据流程图的注意事项,.命名 名称要意义明确、易理解、无歧义，不会造成混乱和错觉。 加工的名称一般为“动词+宾语”或者“名词性短语+动名词”为宜，以明确反映处理的逻辑功能，其他成分的命名以名词为宜。形容词、副词、感叹词一般不在命名中使用。 进出数据存储环节的数据流，如内容和存储的数据相同，可省略。,绘制数据流图的注意事项,四、绘制数据流程图的注意事项,.编号 每个加工环节和每一张数据流图表都要编号。按逐层分解的原则，父图和子图的编号要一致，一般子图的图号是父图上对应加工的编号，1号加工分解后的子加工按1.1,1.2,1.3编号， 2号加工分解后的子加工按2.1,2.2,2.3编号，依此类推。加工环节1.1分解后的子环节为1.1.1,1.1.2,S,2,1,3,2.2,2.1,2.3,3.1,3.2,顶层 （不编号）,1层,2层,财务管理系统第二层数据流程图,财务管理第三层固定资产管理数据流程图,财务管理系统第二层数据流程图,财务管理第三层工资管理数据流程图,练习一,某仓库管理系统按以下步骤进行信息处理，试画出数据流程图。 （1） 保管员根据当日的出库单和入库单通过出、入库处理去修改库存台帐。 （2） 根据库存台帐由统计、打印程序输出出库日报表。 （3） 需要查询时，可利用查询程序到库存台帐去查找，显示查询结果。,查询结果,入库单,库存台帐,出库单,出入库 处理,查询,统计打印,库存日 报表,查询条件,某订货系统功能说明如下，试画出数据流程图。 假设某一企业采购部门每天需要一张订货报表，报表按材料编号排序，报表中列出所有需要订货的材料。材料入库或出库称为事务，仓库管理员通过放在仓库的CRT终端把事务报告给订货系统。当某种材料的库存数量少于库存量临界值时就应该再次订货。,练习二,如何画出上述订货系统的数据流程图呢？ 考虑数据的源点和终点：从上面对系统的描述可以知道，仓库管理员通过终端把事务报告给订货系统，系统经过汇总处理，每天向采购部提供一张订货报表。所以，采购员是数据的终点，而仓库管理员是数据的源点。,练习二,考虑处理：问题给出“采购部需要报表”，因此必须有一个用于产生报表的处理。输入事务的结果是改变材料库存量，然而任何改变数据的操作都是处理，因此对事务进行的加工是另一个处理。 考虑数据流：系统把订货报表送给采购部，因此订货报表是一个数据流；仓库需要将每笔事务输入到系统中，显然事务是另一个数据流。,练习二,考虑数据存储：事务处理和产生报表都用到的数据：库存记录。（对于每一种材料，应有库存下限）,练习二,一旦把数据流程图中的四种成份都分离出来之后，就可着手绘制系统的数据流程图了。数据流程图的绘制也是采用自顶向下的方法，由粗到细，逐层细化，最后形成一套完整的拟建系统的数据流程图。,仓管 员,P1 处理事务,采购 员,事务,订货报表,图 (b) 订货系统的一层数据流程图,P2 产生报表,练习二,第六章 管理信息系统的系统分析,第一节 可行性分析 第二节 需求分析概述 第三节 详细调查 第四节 管理业务调查 第五节 数据流程调查 第六节 数据字典 第七节 描述处理逻辑的工具 第八节 提出新系统的逻辑方案,第六节 数据字典,本节内容： 一、数据字典的定义 二、数据字典的作用和内容,一、数据字典的定义,数据字典是在数据流程图的基础上，对数据流程图中的各个元素进行详细的定义与描述，是数据分析和管理工具，同时也是系统设计阶段进行数据库设计的重要依据。,二、数据字典的作用和内容,数据字典的作用 数据流程图配以数据字典，就可以从图形和文字两个方面对系统的逻辑模型进行完整的描述。 数据字典的内容 主要是对数据流程图中的六个元素进行具体的定义： 数据项、数据结构、 数据流、处理逻辑、数据存储、外部实体。,数据字典中对数据项的定义,数据项：又称数据元素，是数据的最小单位。在数据字典中,仅对数据项的静态特征作了定义.,数据字典中对数据结构的定义,数据结构 数据结构用来描述某些数据项之间的关系。一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成。,数据字典中对数据结构的定义,对数据结构 “用户订货单”的定义： 数据结构编号 : 数据结构名称 : 用户订货单 简述 : 用户所填用户情况及订货要求等信息 数据结构组成 : DS03-02 + DS03-03 + DS03-04,数据字典中对数据流的定义,数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量等。,数据流由一个或一组固定的数据项或数据结构组成。定义数据流时，不仅要说明数据流的名称、组成等，还应指明它的来源、去向和数据流量。,数据字典中对处理逻辑的定义,处理逻辑的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明。包括处理逻辑的编号、名称、简述、输入流、处理过程、输出流、处理频率。P117,数据字典中对数据存储的定义,数据存储是数据结构保存的场所。它在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构，与物理实现无关。对数据存储的定义包括数据存储的编号、名称、简述、组成、关键字、相关的处理。P117,数据字典中对外部实体的定义,外部实体的定义包括外部实体编号、名称、简述、输入的数据流和输出的数据流。P117,第五节 描述处理逻辑的工具, 数据流程图中比较复杂的处理逻辑可以用本节介绍的描述工具来加以说明。 本节内容： 一、判断树 二、判断表（又称决策表） 三、结构英语表示法,处理有欠款的订单,一、决策树（判断树）,二、判断表（又称决策表）,判断表（又称决策表）可以清晰地表达条件、决策规则和应采取的行动之间的逻辑关系。 处理订货单的判断表,三、结构英语表示法,结构英语表示法是一 种模仿计算机语言来描 述处理逻辑的方法。 它使 用了由“IF”、“THEN”和“ELSE”等 词组成的规范化语言。 （见右例）。,IF 欠款时间30天 IF 需要量库存量 THEN 立即发货 ELSE 先按库存量发货，进货后再补发 ELSE IF 欠款时间100天 IF 需求量库存量 THEN 先付款再发货 ELSE 不发货 ELSE 要求先付欠款,某数据流图中有一个“确定保险类别”的处理，指的是申请汽车驾驶保险时，要根据申请者的情况确定不同的保险类别。加工逻辑为： 如果申请者的年龄在岁以下，要额外收费；如果申请者是岁以上并是岁以下的女性，适用于类保险；如果申请者是岁以下的男性，适用于类保险；如果申请者是岁以上的男性，则适用于类保险。除此之外的其他申请者都适用于类保险。画出反映此处理逻辑的决策树,决策树练习,数据流程图和数据字典小结,数据流程的分析是系统分析的核心和重点。由于管理信息系统中的数据繁多，关系错综复杂，因此调查和分析中，必须采用有效的调查分析方法和表达方式。数据流程图表达了各种数据的转换关系，而数据字典表示了数据的各种程度的细节及它们之间的层次关系。 处理流程调查时调查中的重点内容之一，也是体现新的管理信息系统由于现行系统的一个重要方面，通过调查现行系统的处理过程，可以更好地将各种管理模型、数据模型应用到管理新系统之中，使信息处理更加科学、合理，为管理决策提供优质信息支持。,第七节 系统化分析,系统化分析的目标 在对原有系统调查的基础上，分析并找出原系统业务流程和数据流程的不足、提出优化和改进的方法，给出新系统要采用的信息处理方案。,第七节 系统化分析,系统化分析的内容包括： 分析系统的目标 分析业务流程 数据的汇总和分析 分析数据流程 功能分析和划分子系统 数据存储分析 数据查询要求分析 数据的输入输出分析 确定新系统的数据处理方式,第七