行政管理基本工作流程.ppt

行政管理基础工作,总经理办公室 二OO五年六月,目 录,会议组织 行政接待 车辆管理 CIS系统,行政管理的基本要求,把握正确方向 关注工作细节 脑灵 眼活 脚勤 手快,会议组织,加强会议组织工作目的 能使工作忙而不乱 与会人员心情愉悦 会议效果充分显现,目 录,第一章 会前准备工作 第二章 会中工作安排 第三章 会议善后工作,会前准备工作是会议程序的基本阶段,也是最重要的阶段. 制定会议计划（确定会议名称、时间、地点、议程、出席人员名单、经费） 会议召开的报批 发会议通知、确认参会人员收到通知,第一章 会前准备工作,召开会议布置会务组的任务（分文字材料准备和行政后勤准备两部分） 预编制与会人员通讯录会. 准备会议文件和材料有领导审批发放范围和发放方式，并留有份数余地 会议材料一般包括领导讲话和工作报告，新闻通稿、议题内容、日程表和编组名单,第一章 会前准备工作,选择和布置会场(周密细致) 结合人数和内容，大小适中、地点适合、实施齐备 (照明、通风、卫生) 布置回字形、课桌形或其他形式、注意主席台的布置和人数、席卡的安排,第一章 会前准备工作,选择和布置会场(周密细致) 各种修饰性的会标、标语、口号、祝贺词、绿色盆景、花卉、旗帜等 音响、音乐、扩音、录音、茶饮料、茶点、服务、电话、会议须知、导示牌、告示牌、签到台 会场布置形式要领导同意，布置后要领导查看验收,第一章 会前准备工作,排列座位 最高领导居中，其次分列两侧、左上右下、考虑主持人的位置和发言者的话筒摆放 其他人员按照汉字顺序、地理位置或部门,第一章 会前准备工作,行政后勤 用车安排、接机和接站、领导接待 后勤服务：住宿、车机票预订 用餐安排：地点、标准、数量、酒水、形式、席卡、桌号 会议茶水和点心安排 摄影录象录音安排,第一章 会前准备工作,新闻发布的准备 起草新闻发布稿或新闻通稿 由有关领导审定 在会前、会中或会后适当时候发布,第一章 会前准备工作,会前全面检查和梳理 重点是资料、会场布置、席卡摆放、会议设施、安全保卫、消防设施,第一章 会前准备工作,签到（修订通讯录） 热情接待会议代表 传接重要电话批件 协助领导掌握情况 协助领导控制进程,第二章 会中工作安排(把握),安排会议记录、编写会议简报 控制会场音响效果和空调温度 会中休息播放音乐 补充茶水,第二章 会中工作安排(把握),送别会议代表(安排领导车辆礼品) 处理遗忘物品(暂寄存邮寄委托转交) 交接设施和物品(清点归还储存),第三章 会议善后工作(忌懈怠),打印会议纪要或记录 邮寄感谢信件 邮寄通讯录纪要 邮寄代表照片 费用的结算、报销 总结会议的得失,第三章 会议善后工作,接待流程和注意事项,加强接待和社交礼仪目的 提升公司形象和品位 增强对方对公司信任 获得更多的商业机会,目 录,第一章 接待远方来宾注意事项 第二章 日常接待注意事项 第三章 引领来客注意事项 第四章 宴请来宾注意事项 第五章 送行和道别注意事项 第六章 电话礼仪和处理技巧,第一章 接待远方来宾注意事项,掌握客人来访计划,通知接待人员 准备交通住宿餐饮 (客人付费标准征得其同意) 接站接机牌(班次时间人数联系号码送达地点办公室联系人员) 接到客人,不熟悉的有必要确认 见面时的欢迎问候视级别不同代理接待说明理由,表示歉意,第一章 接待远方来宾注意事项,客人的行李的妥善安排帮助提取 招呼客人上车,介绍活动初步安排 帮助办理客房登记,告知房间设施 提醒用餐或会晤时间及地点 重要客人配备鲜花和水果(名片) 尽快离开房间,客人整理行李梳洗,第二章 日常公司接待注意事项,招呼来客人 熟悉正式称呼 不熟悉问清单位称谓 双手按序接发名片 名片特殊字或外文询问对方 未预约领导来客的接待判断是否通报,第二章 日常公司接待注意事项,谢绝会晤领导外出说明理由歉意 重要来客等候时照料避免冷场急噪,第三章 宴请接待注意事项,宴会酒店和包厢的确认 宴会菜肴标准确定 考虑外宾回民等民族禁忌 宴会用烟酒恰当 来宾人员多可以分层次安排 上菜进度和顺序的控制,第三章 宴请接待注意事项,重要宴会应该编桌序以主桌右高左低 座位顺序东道主右主宾左第二主宾 重要宴会摆放席卡席牌菜单 西餐左叉右刀叉尖刀口顺下 叉刀人字未用完并拢用完,第三章 宴请接待注意事项,喝汤不能有声音 西方很少包厢,用餐忌大声喧哗 用餐前可挂衣,餐中忌脱衣松领带 陪同人员向主宾敬酒到主宾右后方,第四章 道别注意事项,了解客人离别航班或车次,安排送别时间、地点和车辆。 需要代购车船或机票，尽量满足，不能代办提前说明理由，避免客人延误工作安排。 提前了解客人离别风俗习惯，做到热情大方。 安排好送别车辆和人员层次，道别人多要安排好秩序，等客人车船离开时才转身离开。,大型接待活动安排,事前联络确认报批 制定接待方案报批 方案布置内外沟通 方案实施和补充 资料归档和总结,五个工作环节,大型接待活动安排,确定来访单位 了解来访目的 熟悉来访行程 来访职务人数 来访准确时间 了解来访单位和人员资料 单位领导批准或集团批准,事前联络确认报批,大型接待活动安排,明确接待规模（来函意见和公司工作） 明确接待领导（对待原则和发展趋势） 明确接待地点（有利于展示公司形象） 明确接待时间（尊重客人） 制定方案报领导审批,多联系多请示制定方案,大型接待活动安排,查询来访单位及人员资料 通过业务部门了解 通过公开资料了解 通过相关渠道了解 准备汇报和交流材料 资料的特点和针对性要强,了解和准备材料充实方案,大型接待活动安排,与来访单位进行沟通 落实联系人和联系电话 与参与接待人员沟通 参与接待主要领导 参与接待行政人员 参与接待司乘人员,内外沟通完善方案,大型接待活动安排,方案实施和补充 外宾注意特殊风俗习惯 外宾准备翻译人员,大型接待活动安排,方案实施和补充 首长来访呈报接待名单 确定主要介绍人和内容 确定照应相关陪同人员 现场还要准备扩音设备 准备签字台和签字文具 拟定合影的最佳地点,大型接待活动安排,方案实施和补充 领导座谈介绍参观宴请 抢拍领导访问环节镜头,大型接待活动安排,总结和资料归档 参与接待人员总结 重要人员和事件形成报道 文字资料归档 音像资料归档,驾驶人员管理 车辆日常管理,车辆管理,驾驶人员的管理,领导身边的人 德育高于技能 保密安全意识 费用管理监控 劳动纪律表率 服务职能延伸,驾驶班组管理,班长能力素质 班组环境卫生 班组日志记录 班组日常考勤 班组安全学习 班组车辆档案,车辆的管理,公务小车 交通大客 领导专车 客货两用,车辆的管理,小车车库管理 大客停车 场所 交通大客路线 交通大客班次,车辆维修管理,日常维护：减少故障发生 故障判断：班组共同判断 市场询价：三家以上竞价 维修申请：履行报批程序 厂家维修：书面联系维修,市场询价、多家竞争,车辆维修管理,现场监督：监督修理环节 验收确认：责任人和班组长验收确认 费用报销：汇款支付（维修清单，增值税发票） 更换的损坏零配件带回公司供应处理 轮胎更换:记录公里数旧胎供应处理,市场询价、多家竞争,内加油：定点加油、按月结算（市区） 外加油：乘车人确认 油耗统计：根据当月码表和额定油耗考核,车辆油耗管理 -定点供应、额定油耗,保险到期必须及时续保 有险即报保护现场向公安交警和保险部门同时报案 及时索赔减少损失(出险通知书损失清单修理估价书代堪报告损失照片修理估价协议书),车辆保险管理 -及时续保 有险即报,详细填报：根据日志单详细填报费用明细单和张贴发票 报销审核：秘书初审主任复审 签字把关: 严格对照,车辆费用管理 -明确时点、单独填报,驾驶员手册,用车管理制度 岗位职责要求 年功工资制度 车辆管理要求 日常行为规范 公司常用电话 基本英语会话 公司基本知识,CIS系统,推广CIS系统，维护和提升企业形象是员工的责任 标志、标准字、标准色是企业识别系统的基本要素 标志用在招牌、看板、建筑外观、标识牌等大型应用设计项目,海螺集团标志是由标准英文CONCH（海螺）变形而来，粗壮的黑体字构现出海螺集团的实力特征，严谨、扎实、稳重，中心字母N做相应的变形，突出中心的红色平行四边形，表现海螺集团内部过人的生命力，红色的平行四边形上下突出整个黑体字母的框架，表现海螺集团寻求突破，上下求索，为人类开拓和创造新空间的企业理念。,标志释义,海螺企业标准色,红色（M：100Y：100） 黑色（B：100） 象征企业热诚服务，亲切和睦的态度 具有色彩明快、对比强烈醒目效果,CIS组合,标志、标准色和标准字的组合(三标组合) 公司名称和标志的组合 (名标组合) 企业辅助图形的组合 (主辅组合) 中英文专用印刷体： 宋体、黑体、贺头体、罗马体,此形象（彩色和黑白体）以活泼可爱的卡通人物，表述海螺集团的亲善、友好、健康、向上的内涵,吉祥物,企业形象要素之一,海螺CIS应用设计系统（九类）,办公用品类（信纸、信封、名片、传真、便条、介绍信、工作手册、电话记录、文件夹、文件袋） 事物用品类（工作证、通行证徽章、公司旗帜、桌旗、公文包、表彰证书） 内部环境类（大堂接待、办公室、会议室、餐厅、入口指示、导示牌）,海螺CIS应用设计系统（九类）,外部环境指示类（大厦形象、大厦招牌、顶层招牌、厂区布置图、标语、海报） 公关宣传类（领带、打火机、钢笔、广告伞、礼品衫、礼品袋、POP挂旗、贺卡、请柬、鸣谢卡）,海螺CIS应用设计系统