酒店采购供应制度

酒店采购供应制度一、 总则酒店批量物资（厨房每日采购的非储备食品材料除外）和酒店零星物品的采购计划（含分店）必须执行分管副总会签制度。相关人员在采购、收货过程中，须遵从商业道德、努力提高业务水平，讲究文明礼貌；以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好进货关，维护酒店的社会形象。中心仓库、验货室负责物资的保管和收发，各使用部门指定专人凭本部门负责人签字的领料单到中心仓库办理领用或通过验货室办理直拨手续。二、部门物品领用和采购审批存放签批负责人：1总经理： 2副总经理： 3人力资源部： 4财务部： 5保安部： 6工程部：7营销部：8前台部： 9客房部： 10采购部：11餐饮部前厅： 12餐饮部中餐厨房： 13餐饮部西餐厨房： 三、采购项目的申请审批凡是中心仓库储备的各类食品物料均由仓库根据库存及各部门使用情况填写申购单，经分管总经理确认后，交采购部执行。各厨房每日所需之非储备食品材料由各厨房填写一式二联的“零星食品、物品采购申请单”，经厨师长签字确认，于20：00前提交采购部，特殊情况下可推迟至20：30分前，填写清楚后提交采购部。各部门所需非仓储之外的物品，由各部门填写“采购申请单”一式二联、附以申购说明，写明用途，并经部门经理签字提交吴总签批后转采购部。本地采购的营业应急用品和工程所需设备及零配件应提前三天提交采购计划；需异地购买的物品，至少需提前七天将采购计划提交采购部。所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。附：采购项目申请审批程序：申请部门填写采购申请单部门负责人签字确认分管副总签字总经理批准中心仓库确认无库存提交采购部四、采购择商：1、传统采购管理队伍倾向于一种物料有多个供应商，感觉上比较保险；而现代管理的趋势是减少供应商，并建立互信、互利、互助的长期稳定合作伙伴关系。好处是：简化采购计划及调配；可以形成经济采购批量，争取优惠；减少供方的专用工艺装备费用；简化运输管理；减少库存，从而有利于控制质量，降低成本。简化同供应商建立合作伙伴关系前后的业务的流程，由于环节减少降低了采购成本，增加了响应过度。对于供应商的选择，可以独家供应，也可多家供应。独家供应易于管理，也能以大批量的优势增加自己的谈判能力，以获得更优惠的价格；但不容易把握市场动态，供应商也会因为没有竞争的压力而形成惰性，不去提升产品质量，提高自身管理。对供应商事实动态的选择，启用淘汰机制，从本质上提高整个供应链的能力，提升供应链的竞争优势。2、确定分供方后，采购员要协同有关部门和采购经理进行实地考察，组织有关部门根据相关调查资料对供方进行评价认定合格后，报总经理批准，作为合格分供方。3、建立正常供货关系后，采购员将所进物品/食品会同验货室，共同进行检验。对于专业性或首次入库的物资，还必须会同相关部门人员参加验收；如果连续两次以上不合格，通知其停止供货。对采购品种不稳定，进货批量小，市场变化频繁的小供货商的考核。1、采购员在接到相关采购计划后，要充分了解市场，严格控制进货价格，努力降低采购成本，科学使用采购资金，要求供方提供样品，经验货室及相关部门认可后，作为合格供应商。2、建立日常供货关系后，采购要协同验货室，相关部门对供方进行逐批检验，填制酒店食品/物品直拨验收单，作为分供方的供货档案，每周检查两次，如果月内有两次抽检不合格采购员须停止其供货资格。3、进口食品、饮料必须有进口食品销售证、防伪标签、经销商商标签、中文标签等，认真听取使用部门验货人员的意见，填写合格供应商记录表。五、采购的确认、报价。1、各厨房每日所需蔬菜、水果价格须每星期报价一次，采购部组织人员对报价进行市场调查、比价和评议后，将最终确认的价格通知各厨房及验货室，以便存查、监督，该项工作由采购部登记存档，由采购部经理具体组织实施。2、采购部在收到中心全年计划单后，由部门经理将采购计划直接安排给采购业务员，采购员依据采购价格控制办法的相关办法考察确定采购价格，选择合适的供应商实施采购。3、仓库及营业常备用品的加工和采购实施“综合考核、对比择商、定点供应”的采购原则，在合格供方范围内组织进货。4、各部门日常零星和应急采购的比价和询价，由采购部经理根据规定和要求，交采购员实施采购。5、供方的优惠、折扣、赠送等须归酒店所存，严禁私拿回扣，一经发现，按双倍罚款，并按情节轻重给予解聘、辞退直至开除。6、对于有特殊要求或需特殊办理的采购项目，需方要作详细图解说明或提供实样，采购部根据需方要求按规定程序选择合理的供应商实施采购。7、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识、熟知酒店物品的标准和使用情况；经常做好市场调查，掌握市场信息；主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品，积极主动地向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，对掌握供方情况及购物意向须主动通报采购部，由其进行考核、评定、择优录用。8、确属偏难采购项目，采购部和使用部门双方须及时联系、沟通，研究对策；无力解决的须及时请示酒店领导，不得耽误。六、采购项目的购买1、采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品及各类原材料原则上均由其统一采购，其他部门有参与监督，支持配合的权利和义务，但一般不准自行采购。2、所有采购订单由采购部经理直接落实到采购员实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限及其他要求进行，并在货到后交验货室及相关部门。3、对于期货的供需双方认为必须签约的经济活动，采购员应在对分供方进行有效评定的基础上，主动向采购经理汇报有关业务细节，根据经济合同管理规定的要求由采购经理共同与供应厂、商就合同款进行洽谈签订经济合同，报总经理签批。4、对于长期使用餐饮、工程物品，一次需5000元以上；对虽长期使用数量小，金额大于2000元以上的产品，需先期询价后，方可实施采购。5、供方的优惠、折扣、赠送等须归酒店所有，严禁私拿回扣，一经发现，按双倍罚款，并按情节轻重给予解聘、辞退直至开除。6、对于有特殊要求或需特殊加工的采购项目，需方要作详细的图解说明或提供实样，采购部根据需方要求按规定程序选择合适的供应商实施采购。7、采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准与使用情况；经常做好市场调查，掌握市场信息；主动向使用部门推荐适路新产品及质优价廉的代用品，积极主动向酒店高级管理层提供市场情况及购买策略。使用部门在工作中要主动与采购部门沟通配合，对掌握供方及购物意向须主动通报采购部，由其进行考核、评定、择优录用。8、确属疑难采购项目，采购部和使用部门双方须及时联系、沟通、研究对策，无力解决的须及时请求酒店领导，不得耽误。七、采购项目的结算需预付货款的采购项目，在交易前无论金额大小都必须签订供销合同，付款前采购员凭手续完备的供销合同填写付款申请单或“支票领用申请单”，经分管副总审核签字、总经理批准确认，向财务部申请付款。实时付款的供应项目，采购员必须凭有效采购申请填写“支票领用单”或“付款申请单”报分管副总签字、总经理签批，向财务部申请付款。以现金支付，金额较低的采购项目，先由采购员以核发的备用金支付，货到各项手续办理完结后向财务部申请作领备用金。延时付款的供应项目，其付款单据统一由采购部管理，定时核发无误后由财务部付款。对不能提供有效入库，验收单据的货款结算，财务部有权拒绝付款。八、采购数据文件采购文件必须说明所订购产品的资料，包含下列内容：1采购计划，包括酒店零星食品/物品材料订购单、采购申请表。2酒店食品、物品直拨验收单、酒店食品、物品入库验收单3采购资料在工作结束后由采购部办公室妥善登记保存。九、物品的领用手续1厨房所需之非储备食品材料验货室验收后，开具食品验收直拨单，通知各厨房领用并办理签字手续。2维修材料由工程部设专人负责验收并建帐保管，每月凭维修工作单的部门联出库，财务联办理部门费用转移手续。3、部门零星专用物品，由采购部采购后入中心库，部门根据需要领用。4、计算机配件及消耗材料由采购部购买后中心库保管员验收直拨工程部电脑室负责建帐保管和发放，各部门领用办法同中心仓库。5、除以上四类物资外，所有食品及物品材料均通过中心仓库办理领用手续。6、各厨房需根据酒店菜谱上所列菜品，提供本部门贵重原材料清单，建帐登记使用，财务部每周根据实际销售数量进行核对。7、餐饮部、客房部应建立二级仓库保管帐，使用内部调拨单办理各餐厅、楼层的物品领用手续，周末将内部