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如何组织有效的会议,技术中心 项目管理部 施平,热身：先来开一个会,议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的16个共同点 时间：8 分钟 分组：1. 阿泰、海峰、丽荣、雷雷 2. 张健、刘玲、左亮 各小组需要确定一名主持人和一名记录人,热身回顾,是什么行为和心态导致你们的讨论结果 用一个比喻形容参加会议的心情 用一个比喻形容主持会议的心情,引子, 摘自中外管理 9/2000 ，作者：石言,开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。在我们全力以赴开各种名目的会议前，为什么就不抽空想想：一个好会到底该怎么开？,目录结构,真的要开会吗,一,会前做好准备,会中掌控节奏,二,三,我们都开过哪些会？,以制定产品接入流程为例，涉及如下会议 启动流程制定，通知相关部门并明确对口人 收集相关部门对流程草案的意见，并沟通确认 针对流程修改稿，组织相关部门最终确认并发布 流程发布后，组织相关部门人员进行集中宣贯 流程执行过程中遇到问题，商讨解决方案,一、真的要开会吗,什么是会议？,会议的界定 三人以上 聚在一起 展开有组织的讨论 有效达到明确的目的,一、真的要开会吗,会议的目的是什么？,会议的功能,一、真的要开会吗,会议效率不高的情况及原因,参会人不清楚会议内容 证据不足没有达成结论 确定的工作没有责任人 参会人员迟到或早退 临近中午或下班开会 有些人不必参加会议 该参加的人没有参加 讨论过于发散或跑题 会议时间过长、拖沓 达成结论事后众说纷纭 达成结果不了了之,错误的对象及时间,目的不清、准备不足,缺乏主持技巧,缺少记录跟踪,一、真的要开会吗,无需开会的4个如果,一、真的要开会吗,实战：哪些会需要、哪些不需要,一、真的要开会吗,目录结构,真的要开会吗,一,会前做好准备,会中掌控节奏,二,三,二、会前做好准备,会前准备的重要性,会前需要准备什么？,二、会前做好准备,为什么要明确会议目的？,二、会前做好准备,制定议程的注意事项,二、会前做好准备,会前充分沟通，确认本次会议需要讨论的议题 议程应提前分发，使参会人员有备而来 确定关键议题，并预留足够时间 根据轻重缓急列出讨论先后顺序 常规议题先讨论（时间短、易达成共识） 一次会议不要安排太多的议题,邀请必要的参会人员,特殊专长：具备特殊技能的专家，能够促进讨论,授权决策：能够做出决策，并将工作授权给执行人员，如部门经理,提供意见：某些人因为正在参与某一特定事件，或者有经验，能向其他成员提供有用意见,提供信息：发起需求、引发讨论或提供信息的人，如公司领导、业务人员、合作伙伴,二、会前做好准备,选择适合的会议时间,二、会前做好准备,尽量避免： 刚上班、心绪混乱的时间开会 临近中午、饥肠辘辘的时间开会 临近下班、归心似箭的时间开会 没有及时提前通知会议时间及地点 马拉松会议，一小时为宜，二小时为极限,目录结构,真的要开会吗,一,会前做好准备,会中掌控节奏,二,三,会议开始前,三、会中掌控节奏,会议即将开始前，做好如下工作： 再次提醒参会人员，确认是否可以参会 检查会前需要准备的材料是否准备好 到达会场，检查会议设施，如座位数量、投影仪,会议过程中,三、会中掌控节奏,主持人及参会人常见错误,开会前未事先通知要讨论的重要议题 缺乏影响力、说服力，被参会人牵着鼻子走 每个议题上花的时间非常不均匀 没有会议纪要，没有明确会议结论及后续工作,迟到/早退，进进出出 会前没有充分准备，不了解会议要讨论什么 做自己的事情，不参与会议讨论 与其他参会人争吵 发言太过冗长啰嗦,主持人,参会