【课件】时间管理培训PPT.ppt

,时间管理,什么是时间！, ,时间无法积蓄 无法取代 无法失而复得,一、关于时间 （一）时间的特性,（二）时间的内生及外生陷阱,时间的内生陷阱, ,时间估计不切实际 同一时间內做太多的事 ,时间的外生陷阱, ,访客多 电话多 会议多 ,（三）时间的成本, ,每个人的时间都是同等的，时间的价位却完全不同 你是在浪费时间还是在投资时间？,我们目前的实际状态, ,加班没有时间锻炼，身体经常处在一种透支的状态 工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排 像无头苍蝇一样工作，没有方向感 每天列了一大堆的计划，晚上回顾的时候，却发现忙怕都 是一些非常琐碎的事情，重要的事情却没有干！,时间浪费的原因和症状, ,办事拖拉 上班漫谈、聊天 电话干扰 不速之客打扰 主管事必亲躬 不敢拍板，等指示 不考虑轻重缓急 负责人员“迟到” 同样的问题总是一而再、再,而三地出现, ,文山会海，会议冗长 经常加班加点 穷于应付突发事件上 交待不清，事情做错 完美主义办事 不考虑事情的复杂性 凭记忆办事 信息沟通不畅 找资料,二、关于时间管理,时间管理就是自我管理,改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始,时间管理的益处, ,控制 减轻压力 节省时间 更加专注 提高工作效率 平衡,更快乐地工作，更智慧地工作,成功人士是时间管理的高手, ,关键不在于能活多久，而在于能活多好。 你在工作中投入了多少时间都不重要， 重要的是你在这段时间内都做了多少工作！ 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能,三、时间管理的途径,（一）个人价值管理,（二）自我组织管理,（三）组织沟通管理,（一）个人价值管理 按照工作价值来确定优先顺序, ,1、把每天要做事列一份清单。 2、确定优先顺序，从最重要的事情做起。 3、每天都这么做。 人的精力就像桶的容量一样是有限的,测测你平时做事情的优先顺序,通常，什么样的事情是你优先选择做的？,喜欢做的事情 熟悉做的事情 时间花费少的事情 上级临时交代的事 紧急的事情 工作量大的事情,容易做的事情 排定时间的事情 资料齐全的事情 别人的事情 经过筹划的事情 有趣的事情,重要性 （高）,紧迫性,高度重要,低度紧迫,高度重要,高度紧迫,M2,M1,M4 低度重要 低度紧迫,M3 高度紧迫 低度重要,M4,优先原则： M1 行动M3,思想M2,工作价值矩阵,急,（高） 轻,重,缓,重要性 （高）,紧迫性,（高）,防患未然 建立人际关系 发掘新机会 规划,危机 急迫的问题 有压力的计划,繁琐的工作,打扰信件、电话 有趣无意的活动 低度紧迫,不速之客,M2,M1,M4,M3,M4,优先原则： M1 行动M3,思想M2,工作价值矩阵事物分类表,急,某些信件、报告、会议 必要而不重要的问题 受欢迎的活动 轻,缓,重,重要性 （高）,榜样，少有危机,成为业绩指标的长工 紧迫性,全无责任感，,工作不保救济为生,（高） 耕别人的田，荒自己的地,M2 业务队伍中的,M1 充满压力，筋疲力尽,M4,M3,M4,优先原则： M1 行动M3,思想M2,工作价值矩阵的关注结果,急,重,岌岌可危，怪罪别人， 人际紧张 轻,缓,（高）,紧迫性,（高）,多投资,时间到M2,尽量避免,扩大M1,重,急,缓 尽量避免 M4,轻 尽量减少 M3,M4,配置原则： M2 行动M1,思想M3,合理时间配置 重要性,注意陷阱,1.舍得 2.轻松一下,1.勇于拒绝 2.交待,1.决胜于朝堂 之上 2.授权,1.兵贵神速 2.快刀斩乱麻,均 衡,价值的均衡,急,重,轻,缓,通过对自身工作方式、方法的改变，达到时间管理的,目的。即时间上的四则运算：加、减、乘、除。,（二）自我组织管理,时间的加、减、乘、除四则运算：,找出隐藏时间,减少无谓的时间,提高工作效率,根除浪费时间习惯,加法 如何找出隐藏的时间？, ,（1）善于利用等候和空档时间 （2）创造时间区。 （3）逆势操作 （4）背包原则 注意平时积累素材。 位移上的批量处理。 时间上的批量处理。,减法,时间经常浪费在反复思考，或者是下决心的过程中，,需要改变的是我们思考和行动的习惯。,五分钟思考法：, 1分钟；决定目标及课题 2分钟：思考的扩张及探求 2分钟：整理思路，定下结论,乘法 时间管理中的乘法，就是怎样提高工作的成效。, ,物尽其所，物归原处。 建立有效的工作环境。 有效的文件处理。,除法 对付拖延的办法：当机立断, ,逐个击破、分解进行 调整思维方式。 不追求尽善尽美,（三）组织沟通管理, ,组织时间计划 组织时间沟通 组织时间融合, ,时间结构的暗示。个人时间与组织时间的冲突。 对于无谓的打扰，暗示无法应酬。 在拒绝别人的时候，附以理由并提供其他途径。 对事不对人。,懂得说“不”, ,避免多重沟通 确认沟通到位，不使双方做无用功 管理电话，善用电话进行沟通。 善用结束谈话的技巧。 组织问题尽量集中沟通。,善于沟通,会议沟通, ,不参加没有准备的会议重视会议质量 使会议有成效： 制定清晰会议目标 尽量减少与会人数。邀请可提出建设性建议的人员。 选择适当的开会时间。 提前准备议程，使与会者提前预知会议主题。 避免长时间的会议。,小结, ,（一）个人价值管理 （二）自我组织管理 （三）组织沟通管理,那我们应该用什 么方法来实现这 三个途径？,四、如何做好时间管理,时间管理的方法, 赢取时间的技巧,时间管理方法（一） 美国的管理学家唐纳德伯纳姆提出：当你处理任何工作时 必须自问：, ,能不能取消它？ 能不能与别的工作合并？ 能不能用简便的东西代替它？,时间管理方法（二）, ,1. 记录自己的时间，认清时间耗在什么地方 2.管理自己的时间，减少非生产性工作 3. 集中零星时间，成为连续性的时间段。,时间管理方法（三）, ,ABC分类法 1、将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B （次要）、C（一 般）三类； 2. 安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占 用百分比 3. 在工作中记载实际耗用时间； 4. 每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效 率。 5重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,时间管理方法（四）, ,80% 时间 20% 时间,帕雷托二八法则 在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重 要的因子占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子 即能控制全局。 把精力专注于那20%重要的能获得最大回报事情上，达到 事半功倍的效果。 20%,成效 80% 成效,琐碎的 多数事物 重要的 少数事物, ,1、目标必须是自己定的。 2、目标一定要是书面的。 第一，理清自己的思路，知道自己要实现哪些事情 第二，把目标书面化，不容易遗忘； 第三，时时提醒自己目标在哪里。 3、目标必须是切合实际的。 4、目标必须是可衡量的。 5、目标必须有时限。 6、目标是平衡和谐的,时间管理方法（五）,明确性,可衡量性,个别性,实际性,目标的明确性告诉我们 什么是我们想要达到的,结果。所以我们必须， 明确的指出我们将在什 么时间范围内达成何种,明确结果。 目标,如果我们能指出某人负 责某事，衡量结果就容 易，目标这一特征就意 味着你必须要说：这是 我的责任或我是要完成 。这一任务的人,目标的可衡量性帮助 我们衡量最终结果，,就如同一把尺子，明 确的衡量目标是否达 成。,目标要有可行性，即有 一定的挑战性，同时是 必须可以达成的。而且 目标应是实际工作所需 要的，即下级目标必须 对上级目标的完成具有,支持性。,目标的四个特征,目标金字塔,长远目标 年目标 季目标 月计划 周计划 日计划,目 标 分 解,大有大目标 小有小计划,赢取时间的技巧, ,1、一日之计在昨天下班前 ，一周之计在于周日，一月之计在于月底。 “预则立、不预则废 ” 2. 早十五分钟或半个小时开始工作，计划全天工作。 3. 工作前，先准备好相关资料，把所有需要的资料、报告放在 桌上，避免为寻找遗忘东西浪费时间。 4. 储备各种与工作相关的知识，增进处事能力，减少时间浪费。 5. 把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在 精神较差的时候处理。 6、整理重要会议、讨论或谈话内容，养成将构想、概念、票据及资料 ，存放在档案里的习惯, ,7、训练速读：速读可增快 23倍阅读速度，那么行事效率该有多高？ 8、别让闲聊浪费你的时间：愿意和朋友同事谈天，但应在下班以后。 9、利用空闲时间：顺手找些例行公事的工作来做。 10.整理好文件：避免浪费时间去找东西 11.果断摆脱琐事：让秘书或助手分担琐事，专心一致地处理较特殊或 富创造性的工作。 12.管制你的电话：在拿起电话前，先准备好纸、笔、 姓名、号码及 预定话题、资料等。 13.可以早上做完的事 ,決不拖到下午完成 ，可以一天做完的事 ,決不分 成兩天完成,赢取时间的技巧, ,14. 该做的事都放在桌上，以免遗漏。 15. 每天至少完成一件事情 , 特別是在工作情绪低潮時 。 16. 选择在午餐或下班前开会，决定会很快。 17. 站着接待健谈的人来访者，他很快就道出来意了。 18. 将相关的工作列在一起 19. 休息片刻，来杯咖啡、茶、冷钦，甚至只要在窗前伸个懒腰，就 足够使你精神抖擞了。 20. 沉思：思索一下可寻求出各种增进工作方法及 满意的灵感，受益匪浅。,赢取时间的技巧,自我工作检核, ,1.是否完成了我所有优先安排的事情； 2.是否达到或超过了日目标； 3.是否为说服他人花费了计划花费的时间； 4.是否联系了联系单上的每一个潜在客户； 5.用于寻找潜在客户的时间 6.未能按计划行事的原因 7.是否能够避免？如何避免？ 8.当天最有效率的事情 9.当天效率最低的事情 10.在与我有切身利益上花费的时间是多少，我能投入更 多吗？ 11.今天对我和我的公司来说都富有成效吗？,自我工作检核, ,12所做的全部重要