电子文档管理系统产品介绍.ppt

电子文档管理系统 产品介绍,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,为什么需要文档管理,企事业数据越积越多,种类多种多样,信息零散、分散,有效信息难以共享,重复存储、浪费资源,搜索、查询困难,难以利用,文档管理核心,完成对非结构化数据的信息生命周期管理，实现信息资产保值增值。,文档管理内容,海量非结构化数据，以及架构其上的应用。,文档管理目标,消除信息孤岛、强化数据安全。,文档管理意义,实现从文档管理到内容管理再到知识管理的过度。,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,系统概述,以文档生命周期管理为依据，从整体、全局和发展的角度出发，为保障文档管理成功应用提供基础支撑。,管理理念:平台+应用,管理构架,应用模式,采用基于浏览器访问的B/S模式。 通过将系统部署在专用服务器上，采用JAVA技术发布后，即可在局域网内任意电脑上通过浏览器访问，实用便捷。,系统价值,构建企业资料库,收录文档资料,基于业务或部门区别创建文档分类体系，构建企业文档资料库，助力企业信息化和知识化。,统一收集原本分散存放在个人或部门电脑上的文档资料，并根据文档分类录入企业文档资料库，避免文档资源丢失、逸散。,系统价值,基于业务过程或部门分类创建访问控制体系，对不同分类文件夹或具体文档设置不同的访问权限，对部门或单个用户分别设置访问权限。,设置文档访问权限,系统自动记录用户的文档操作信息，可监控重要文档资料变更过程，配合统计和日志，构建完备的文档审计体系。,建构文档审计体系,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,系统主界面,分类管理,提供类windows操作系统方式创建分类,上传/下载,通过上传将文件录入系统，通过下载将文件提取到本地。,在线预览,支持Office文档、Pdf文档、图片等常用格式。,在线编辑与离线编辑,在线编辑：在线编辑文档，并自动保存在服务器。 离线编辑：将文档下载到本地进行编辑。（签出/签入）,版本管理与附件管理,版本：自由设定，默认打开新版本，可浏览历史版本。 附件：添加和管理附件，支持多附件。,发布与外发,发布：可控的在线阅读权限，针对系统外用户。 外发：可控的离线阅读权限，针对系统外用户，需要专用阅读器打开。,评论与推荐,评论：提供文件评分机制，供用户对文件打分。 推荐：提供文件推荐，推荐对象为系统内用户。,订阅（变更通知）,启用订阅，系统自动将文件使用情况通知管理人员。,元数据,元数据定义：描述数据的数据，对数据及信息资源的描述性信息。,检索利用,提供全文检索，通过关键字检索文件，列出匹配内容并定位目标文件。,访问控制,基于部门、用户、角色的组合权限，实现文件访问的灵活和便捷，又能保障文件安全性。,访问控制,细分的权限单元,访问控制,智能的分级授权模式,个人共享,支持将个人文件共享给系统内其他用户，也可查看其他用户共享的文件。,其他模块,产品参数配置、系统参数设置 部门管理、用户管理、角色管理 后台管理权限、存储设置、报表统计 日志管理、消息管理、工作流、回收站等,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,系统特性,企业文件集中管控,将分散的、独立的信息资源统一保存在企业级文件中心，设置不同的权限，供拥有访问权限的用户浏览和利用。即可消除信息孤岛，又能保障文件存储和利用安全。,颗粒度的权限控制,通过对部门、用户及角色的灵活授权实现文件级访问控制，并可结合业务或部门权限划分，灵活运用分级授权满足不同用户要求。,系统特性,通过文件订阅了解重要文件的变更和使用情况，确保对用户及操作信息的全面掌控。,基于Flash的Web展现,结合实际业务过程，自定义灵活高效的元数据模型，适应不同客户群体的需求，提高系统兼容不同业务环境的能力。,用户界面具有无刷新重载能力，为客户提供直观、顺畅的接近桌面系统的操作体验。,灵活的元数据策略,文件变更与审计,系统特性,分布式存储和数据加密,分别存储在多个位置，为客户提供更灵活的应用模式，并引入商用密码技术实现数据存储加密，增强存储安全性。,集群部署与B/S应用,采用基于浏览器访问的B/S模式，通过JAVA技术发布后，可通过浏览器访问。系统提供基于多台服务器同时安装的集群部署方式，满足更高性能的应用需求。,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,应用架构,基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分。,J2EE结构,平台系统中的Web应用部分基于J2EE平台开发，采用多层软件结构。,J2EE架构,SOA架构,基于SOA架构，实现与其它系统的“和谐”集成。,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,部署方式,两种部署方式：单一部署和集群部署。,单一部署,集群部署,配置要求,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,行政事业单位,建立政府内部信息交流的快速通道，加强各业务部门之间的交流，为各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。,门户网站集成,公文管理,信息资源共享,主要应用点:,行政事业单位-解决方案,商密文档管理方案：有效解决信息存储安全,行政事业单位-案例,某图书馆，通过部署文档管理系统，实现各类图书、图片、文字资料统一存储和利用，提升业务处理效率，为社会公众提供高效的信息检索服务。,教育行业,学术论文/资料管理,招投标书、合同文本管理,学校内部建立起灵活可控制的学校资源库，实现资源的有效配置和充分利用，提高各种管理和服务工作的效率。,材料、文稿、公函文件管理,考试试题、成绩单管理,学校规章制度,主要应用点:,教育行业-解决方案,文档一体化方案：提升信息资源价值，降低投入。,教育行业-案例,某大学档案馆，构建统一的文档档案管理平台，实现统一管理，保障档案安全、可用，提升利用率。,设计研究院,统一管理各类工程文档，把项目各环节紧密地联系起来，进行规范和高效的协作，确保项目的顺利进展，降低进度延迟的风险。,设计图纸、方案管理,项目计划书、总结报告等,产品资料、宣传图片管理,合同文本管理,主要应用点:,设计研究院-案例,某电力研究院，通过部署文档管理系统，实现从纸质文档管理到纸质文档与电子文档并行管理的转化，达到机构内部业务资料管理的网络化，初步实现数字业务档案处室的目标。,交通能源,构建资源共享利用平台，加强企业内部沟通与信息交流，改进日常办公效率，降低资源消耗率，提升管理价值。,企业规章/生产管理制度,内部信息沟通交流,项目文档、方案管理,合同/协议文本管理,供应链及客户资料管理,主要应用点:,交通能源-解决方案,企业内容管理方案：有效地提高了办公效率。,交通能源-案例,某石油企业，通过构建文档集中管控平台，实现统一利用和安全管控，提升信息资产价值。,生产制造,对分散各地的制造业团队、国际性的客户群和全球范围的供应链合作伙伴进行管理并相互协作。,设计图纸、方案管理,项目文档、方案管理,产品资料、宣传图片管理,合同/协议文本管理,供应链及客户资料管理,主要应用点:,行业标准文本,金融保险,对各种文档提供扫描、索引、存储、后处理、查询和管理的整体解决方案，达到“自动集中处理+电子安全保存+数据有效应用”的目标。,通知、公告、宣传文案管理,客户资料、登记信息管理,合同/协议文本管理,账单、报表、交易记录管理,票据、单证管理,主要应用点:,媒体出版,自定义合适的数字资产管理流程，从而提高编辑记者的工作效率，提升员工的沟通和协作水平，降低企业运营成本，增加核心竞争力。,版权信息管理,纸质图书资源电子化,电子图书、数字资源管理,主要应用点:,咨询服务,快速创建、控制、访问、追踪并管理文档，迅速查找和搜索文档，并能与在其他地点办公的顾问共享文档、讨论项目的相关问题，增进咨询、法律服务业的管理能力。,客户信息、资料管理,业务关系、信息资源管理,信息备忘、记录,客户案例、卷宗,主要应用点:,典型客户列举,目 录,1、什么是文档管理,2、文档系统总述,3、主要功能,4、系统特性,5、技术特点,6、配置部署,7、需求分析及应用,8、紫光容盾介绍,公司简介,基于安全的数据管理解决方案供应商 （数据、安全、服务） 产品线概要： 1、针对信息生命周期进行全过程管理，从数据创建、保护、访问、迁移、归档、销毁的全过程。 2、软件、硬件、增值服务相结合的模块化协同应用模式。 3、为政府、军工、企事业单位、个人等领域提供基于安全数据管理的咨询、实施与服务。,知识产权-商标,文档管理产品 （内容管理）,安全相关产品,产品线简介,100%,50%,0%,1 3 5 15 30 50,U-DSM 数据加密 数据解密,U-ADPS 扫描采集,基于商用密码技术的数据安全管理平台 (CA、USBKey、U-DSM、U-CM、U-NACS）,U-EAMS 电子档案,U-ERMS 电子文件,信息的访问率,信息的生命,U-ECM 内容管理（OA、EDMS、EAMS系统融合管理）,U-DOMS 外发应用,U-NAS 网络存储,U-NACS 网络附件 云存储,U-EDMS 电子文档,U-ERMS电子文件管理,U-EAMS档案管理,U-ADPS数字化加工