工程项目档案的收集、归档整理的基本要求.ppt

工程项目档案的收集、归档整理的基本要求,1,主要内容：,工程项目文件的收集 工程项目文件的质量要求 工程项目文件的组卷,2,第一章 工程项目文件的收集,1.报建部、项目部负责收集项目前期文件和竣工验收阶段形成的文件。主要包括：前期立项、审批、勘察、测绘等依据性文件、设计文件、合同文件、招投标文件、竣工验收文件。 2.咨询、设计、勘察、测绘、招标代理单位负责收集项目过程中各自业务范围的基础资料和相关项目文件，按要求移交归档。,3,3.施工单位负责其合同业务范围内形成的全部文件的收集，按要求移交归档。 4.监理单位负责收集项目实施过程中形成的监理文件，按要求移交归档。 5.材料构件及设施设备采购、供货单位负责收集（提供）相关采购文件和质量技术检验证明文件。,4,6. 工程项目实行总承包的，各分包单位应将本单位形成的文件整理、立卷后移交总包单位；总承包单位负责收集汇总后及时向建设单位移交；,5,第二章 项目文件的质量要求,1.文件类 1.1项目文件应是原件,如不能提供原件，需注明原件存于何处，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。 1.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 1.3项目文件内容完整、准确、系统，与工程实际相符。文件内容所涉及的依据性、支撑性资料须齐全、准确。,6,2.图样类 2.1图样严格按照国家、行业标准绘制，且须清晰整洁、签字齐全。成套竣工图应包含封面、图纸目录和竣工说明。 2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，与施工过程中发生变更内容的最后结果保持一致。,7,2.3竣工图的更改： 文字、数字更改采用杠改；线条更改采用划改，局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。利用施工图更改，应在更改处加盖变更章，注明更改依据文件、编号和条款号等更改标记。,8,竣工图变更章,9,2.4竣工图按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。竣工图涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%，应重新绘制新图，加盖并签署竣工图章，竣工图内容签署齐全，签署不能打印。 2.5竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏空白处。 2.6竣工图图幅应按技术制图复制图的折叠方法（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面，按专业图号顺序排列装盒。,10,所有竣工图均应加盖竣工图章,11,折叠后的图纸（一）,12,折叠后的图纸（二）,13,3.电子文件类 3.1电子文件收集和整理按照纸质文件整理方法和要求进行，形成的电子文件应有效、可读、字迹清楚、图样清晰，与纸质文件内容保持一致。 3.2存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 3.3存储电子文件的载体上应贴有标签，注明编号、名称、存储格式、软硬件环境等。同时将相关软件一同归档。 3.4声像档案按成都市城市建设声像档案技术规范要求执行。,14,第三章 项目文件的组卷,1.项目文件的组卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷。 1.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。,15,1.2案卷不宜过厚，一般不超过4CM，案卷及卷内文件不重份，不同载体的文件一般应分别组卷，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。 1.3项目文件按阶段、内容分为前期依据性文件、设计文件、合同文件、招投标文件、施竣工文件，在一个大项目下按类分卷排序。 1.4项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。,16,2.案卷与卷内文件的排列 2.1管理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2.2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。竣工图按专业、图号排列。 2.3卷内文件一般文字在前，图样在后；译文件在前、原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。,17,3.案卷编目 3.1卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角或标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。,18,按卷整理的文件每卷文件应单独从“1”开始编页号，案卷封面、目录不编页号。 按件整理的文件，每件文件单独从“1”开始编页号。,3.2卷内目录的编制： 序 号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件 的顺序，一个文件一个号。 文件编号：填写文件文号、图样的图号或设备 责 任 者：填写文件形成部门或主要责任者。 文件题名：填写文件标题全称；工程档案可在标题 前加入工程名 ，名称应前后保持一致。 日 期：用8位阿拉伯数字填写文件形成日期。 页 号：按卷整理则填写文件在卷内所排的起 始页号，最后一 份文件填写起止页号 ； 按件整理则填写每一件归档文件的页数。,20,卷内目录样式：,21,3.4案卷封面的编制 可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等； 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内 容，包括项目名称、专业名称、 卷内文件的内容；一般控制在50 字以内。 立卷单位：填写文件组卷单位。 起止日期：填写卷内文件形成的起止日期；,22,保管期限：依据归档范围与保管期限表规定 填写组卷时划定的保管期限；,23,案卷封面的样式：,24,