Access2007完整教程.ppt

Access2007循序渐进教程,第1章 Access 2007和数据库础知识 Page2 第2章 表Access的“仓库” Page22 第3章 “查询”Access的检索系统 Page79 第4章 窗体Access的“查询界面” Page119 第5章 报表Access的“统计系统” Page189 第6章 宏完善数据库的工具 Page233 第7章 学习使用VBA Page270 第8章 “保密”、“数据共享”和“界面定制” Page325 第9章 创建实用Access数据库 Page357,第1章 Access 2007和数据库,Access 2007的主要用途 Access 2007的主体构成 数据库的基础知识 Access 2007空白数据库的创建 Access 2007的操作界面和设置 Access 2007和编程 Access 2007、VB、ASP和SQL 典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库,1.1 Access 2007的主要用途,Access 2007是Office 2007的一个组件，在安装Office 2007时，通常进行默认安装就可以将Access 2007安装到电脑上。,1.能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统计和报表功能。 2.Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件，比如进销存管理系统、计件工资管理系统、人员管理系统、超市管理系统等。,Access 2007的对象主要包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块。,1.2 Access 2007的主体构成,“表”创建按钮,“窗体”创建按钮,“报表”创建按钮,“查询”创建按钮,“宏”和“模块”创建按钮,导航窗格,1.2.1 表,表是存储数据的对象。Access 2007数据库中所有的最基本的数据都是存储在表中的。其它的几个对象，比如“查询”、“报表”等都是以此为基础进行操作的。,表,最上边的这一行是列的标题,列标题,这里是表格的数据，也就是行，应用程序或者说最终用户主要操作的就是这些数据，在此处可以添加或修改,打开“联系人管理”素材,1.2.2 查询,查询是Access 2007数据库的另外一个对象，它的主要作用是查询出满足客户要求的数据，并显示出来。,这里是查询出来的数据,打开“联系人管理”素材,1.2.3 窗体,窗体就是用户的操作界面。在表中直接输入或修改数据不直观，而且容易出现错误，为此我们可以专门设计一个窗口，用于输入数据。,打开“联系人管理”素材,打开的“联系人输入”窗体,1.2.4 报表,报表的作用就是将数据以格式化的方式打印出来。报表中大多数信息来自表、查询或SQL语句。,打开“联系人管理”素材,打开的“报表”,1.2.5 宏,宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的操作。,宏没有具体的实体显示，只有一系列操作的记录。所以宏只能显示它本身的设计视图。关于宏的设计和制作，将在第7章中详细讲述。,通过触发一个宏可以更为方便地在窗体或报表中操作数据，如它可以执行打开表或窗体、运行查询、运行打印等操作。,当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使用宏是最佳的选择。,1.2.6 模块,模块是用Access 2007提供的VBA语言编写的程序段。,当然如果能利用好模块，您将会事半功倍。,VBA（Visual Basic for Applications）语言是Microsoft Visual Basic的一个子集。,在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建立比较复杂的应用程序，或者为了更加方便的实现某些功能。,简单地说数据库就是许多数据的集合。实际上，在日常生活中，大家都在不知不觉地建立各式各样的数据库，如手机上的电话薄便是一个数据库。,1.3.1 数据库的概念,1.3 数据库基础知识,使用数据库组织和存储数据的好处是：数据结构更加规范、易于检索和统计。所以很多应用程序（如人事管理等）需要使用数据库来组织和存储数据。,计算机和操作系统,数据库,数据库管理系统,应用程序,计算机、数据库、数据库管理系统和应用程序的关系如下图所示。,从图中不难看出，Access 2007数据库管理系统的操作对象是数据库，它的服务对象是应用程序。,1.3.2 关系型数据库,Access 2007建立的数据库属于关系型数据库。关系型数据库是目前最流行的数据库。它的一个最重要的概念是“关系” 。,“行”代表一个实体,单击“空数据库”链接,模版类型切换,选择数据库的存放位置,单击,数据库模板,1,2,3,1.4 Access 2007空白数据库的创建,1.5 Access 2007的操作界面和设置,创建空白的数据库后，可以进入Access 2007的主操作界面。,标签,新建表操作界面,1.6 Access 2007和编程,Access的编程功能与数据库完美的集成，使得在只是实现一些基本的数据存储、统计查询等操作时，用Access内置的向导即可轻松完成，无需编写代码。如果深入学习，使用Access的VBA编程语言，几乎可以实现其他编程语言可以实现的所有功能。 据统计，在编写数据库程序时，Access要比其他编程工具节省2/3的时间，可见其便捷。,1.7 Access 2007、VB、ASP和SQL,VB（Vasual Basic）是一种可视化的应用程序开发工具，简单方便，容易入门。用在Access 2007中的VBA语言，从某种意义上说是VB语言的子集，其主要作用是使现有的应用程序自动化。,ASP是一种编写网页的语言，在ASP中有一种主要的脚本语言VBScript，能够实现与Access数据库的交互。,SQL则是SQL Server数据库的一种查询语言，在Access中也使用此语言进行查询,以窗口形式显示表,1,打开Access选项对话框,2,选择,选择,3,1.8 典型实例：利用模板 创建“学生”管理数据库,1,打开主操作界面,4,单击,2,3,单击,单击,5,输入,单击,6,双击,7,窗体,报表,查询,监护人窗体和报表,表格,单击可更改照片,输入数据,第2章 表Access的“仓库”,“货架”认识“表”的结构 存储数据的架构创建“表” 规划“容器”“表”中“字段”的设置 “归类”引用设置“表”的关系 “容器”包装设计“表”的外观 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”,2.1 “货架”认识“表”的结构,如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有规律的码垛着各种货物。,字段,字段属性,2.2 存储数据的架构创建表,2.2.1 输入数据直接创建表,1,2,3,双击,直接输入,单击,单击,4,5,6,单击,输入,2.2.2 使用“表模板”创建表,选择,1,单击,2,3,设置“表”字段,2.2.3 通过“表设计器”创建表,1,单击“表设计”按钮,2,单击“创建”标签,3,4,输入字段名称,选择数据类型,在此可设置字段参数,右击“ID”,5,选择“主键”,6,新建“部门”字段,7,单击,8,单击,9,输入,单击,10,11,创建的“部门表”,2.2.4 边学边练：“计件工资管理系统”的表,对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工资管理系统，是很多企业所关注的。,本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需要创建的表格。,2,单击“创建”,设置主键,1,单击“表设计”,按要求输入相应的“字段名称” ，并设置字段的”数据类型“,3,4,选中“性别”字段,5,在“有效性规则”属性中输入：“男“Or “女”,7,设置字段大小为2,6,创建了“人事表”后，按照相同的操作步骤，创建其他表,按照相同的步骤设置其它字段的“常规”属性。设置完毕后将此对话框关闭，并选择保存为“人事表”后，即可完成此表的创建,8,2.3 规划“容器”“表”中“字段”的设置,2.3.1 Access 2007中的字段类型,在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型：文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们的作用如表所示。,某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我们主要需要考虑如下几个方面的内容。,1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字段里。,2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储65535个字符）型字段。,3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则不能求和。,4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21，210。,5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分组。,2.3.2 Access 2007的“字段”属性,在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储格式。,右击“人事表”，选择“设计视图”命令,1,2,选中“姓名”字段,文本型字段的15个属性,“字段大小”属性的意义为：,“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字型数据的类型。,文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。文本型数据的大小范围为0255个字节。,数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。,至于其它字段，这里不再详细叙述。,2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式,1文字型数据“格式”的设置方法,我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置前和设置后的效果。,设置前,设置后,选中此数据类型,1,2,在格式栏中输入：“所在部门是：&蓝色 ”,通过这些设置就会实现上边的效果了,2数字与货币型数据“格式”的设置方法,添加此字段，并将数据类型设置为“数字”,1,2,单击格式旁的下拉箭头，可以选择所要设置的货币格式,这样即设置了货币型数据类型,3日期型数据“格式”的设置方法,添加此字段，并将数据类型设置为“日期/时间 ”,1,2,单击格式旁的下拉箭头，选择所要设置的“日期/时间”格式,这样即设置了日期数据类型,2.3.4 设置字段的输入格式,用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且位数不能输入错误。,为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求用户必须按照特定的格式来输入数据。,1使用向导设置“输入掩码”,新建“部门电话”字段，并将数据类型设置为“文本”,1,3,选中“输入掩码”文本框,单击打开对话框 按钮继续,2,4,单击,输入,5,6,单击,8,单击3次“下一步”按钮,7,单击“完成”按钮,产品表的数据输入窗口,点中此处将会见到输入掩码，并可按要求输入数据,2通过直接输入格式符号设置输入掩码,使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、方便的定义所输入的格式。,比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入“Password”，这样，用户输入的所有字符就可以被“*”所掩盖。,2.3.5 设置字段的默认值,如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步骤如下。,选中“录入时间”字段,1,输入“Now()”字符,2,自动填充的当前日期和时间,2.3.6 设置字段输入的有效性规则,如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么在这个字段中，就应当只能输入“男”或“女”，而不能输入其它的字符，这时我们应该怎么设置呢？,这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属性。有效性规则的设置方法如下。,选中“性别”字段,1,在有效性规则中输入：“男” Or “女”,2,系统出现的提示,在“性别”字段输入了错误的字符,2.3.7 使用“查阅向导”创建“下拉列表”,使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产生下拉选择列表（如下图所示）。下拉选择列表的使用，可以节省录入数据的时间。,表中字段的下拉列表,按图中所示，建立这样一个表，表中数据为空,1,选中“所在部门”的数据类型，选择“查阅向导”命令,2,单击“下一步”按钮,3,选择“部门表”,4,5,单击“下一步”按钮继续,选中 “部门”项,6,9,单击“选中”按钮,7,单击“下一步”按钮继续,8,保持系统默认，单击“下一步”按钮继续,单击 “下一步”按钮继续,11,用鼠标拖拽调整列宽,10,单击“完成”按钮,12,2.3.8 边学边练：为计件工资管理系统添加下拉菜单,选择此项后，按照2.3.7节中的描述进行操作就可以了,2.4 “归类”引用设置“表”的关系,我们可以使用数据表间的对应列将Access 2007中的数据表关联起来。如下图所示两个表间的对应关系，下边讲述一下表间关系的创建方法。,单击此按钮,1,单击此按钮,2,选择表,单击,3,4,拖动建立表关系,5,这里可以对表间的关系进行设置，然后单击“确定”按钮即可,6,2.5 “容器”包装设计“表”的外观,2.5.1 隐藏和冻结列,数据表打开后，Access 2007会以默认的格式进行显示，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分割线等并不一定符合我们的要求。,为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。首先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。,1隐藏列,右击列标题，选择“隐藏列”命令，即可将此列隐藏,如果要显示隐藏的列，则右击鼠标，选择“取消隐藏列”命令,1,将要显示的列选中，再将此窗口关闭就可以了,2,2冻结列,如果要将某列冻结，那么右击列标题，选择“冻结列”命令即可,如果要取消冻结列，则选择此“取消对所有列的冻结”命令即可,2.5.2 改变字体,切换至“开始”标签页,1,这里的表格是未设置前的样式，字体为“小五”号、宋体显示,设置字体,2,按需要设置“字型”、“字号”和颜色等,3,这是设置后的效果,2.5.3 改变列宽和行高,要改变行高时，在这里直接拖拽就可以了,改变行高后的效果,选择【其他】【列宽】命令,1,切换至“开始”标签 页,2,输入新列宽,单击“确定”按钮,3,4,2.6 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”,考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差管理、请假管理以及出勤统计管理。,本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的出勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员工出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的工作情况。,此实例将贯穿本书。,下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一下了解，该数据库包括：“出差信息”、“出勤情况”、“员工信息”、“请假信息”、“员工出勤”5个表，这5个表之间的关系如下图所示。,双击“考勤管理系统”数据库图标,1,单击“选项”按钮,2,单击,3,4,单击,单击“创建”标签,5,6,单击“表设计”,输入字段,设置字段属性,设置主键,7,8,9,下面我们再来介绍一下“出勤情况”表与“员工信息”表之间关系建立的操作步骤。,单击“数据库工具”标签,1,按住选中“出勤情况”表和“员工信息”表,单击“添加”按钮,单击“关系”按钮,2,4,3,单击“关闭”按钮,5,将“员工信息”表中“员工编号”字段拖动到“出勤情况”表的“员工编号”字段上,1,选中“实施参照完整性”复选按钮,2,单击“创建”按钮,创建好的表间的关系,3,第3章 “查询”Access的检索系统,就像“堆垛机”“查询”初体验 找出符合条件的数据创建“选择查询” 同时查询多个表中的数据创建“高级查询” 典型实例：创建“考勤管理系统”的查询,3.1 就像“堆垛机”“查询”初体验,3.1.1 查询的概念和种类,1查询的概念,此界面与“表”的界面相似，不过它是经过筛选后的一个或多个表的集合,2查询的种类,在Access 2007中，查询依据其对数据源操作方式及结果的不同分为以下5种类型：,（1）选择查询：从数据库的一个或多个表中检索特定的信息，将查询的结果显示在一个数据表上供用户查看或编辑使用的查询被称为选择查询。,（2）参数查询：在执行时显示对话框，提示用户输入参数，检索出符合参数要求字段的记录或值的查询被称为参数查询。,（3）交叉表查询：查询时计算数据的总计、平均值、计数或其他类型的总和并重新组织数据结构的查询被称为交叉表查询。,（4）操作查询：在一次操作中更改许多记录的查询称为操作查询。,（5） SQL查询：用户使用SQL语句创建的查询被称为SQL查询。,查询方式不是互相孤立的，而是相辅相成的。联合使用，功能更加强大。,3.1.2 查询和数据表的关系,查询和数据表之间是一对一或一对多的关系，它可以同时对一张或者多张数据表进行简单或复杂的检索操作，从而节省时间，提高工作效率。如下图所示。,3.2 找出符合条件的数据创建“选择查询”,3.2.1 利用向导创建选择查询,1,打开第一二章所创建的“计件工资管理系统”数据库,2,单击“创建”标签,单击“查询向导”,3,4,选择“简单查询向导”,5,单击“确定”按钮,6,选择“表：人事表”,7,选择“字段”,单击,单击,8,这是“查询”返回的数据,在此可修改标题,单击,9,双击可执行查询,3.2.2 使用设计视图创建选择查询,1,单击“创建”标签,2,单击“查询设计”,打开“计件工资管理系统”数据库,3,单击“关闭”按钮,6,单击“添加”,4,选择“人事表”,单击“关闭”,5,双击“员工编号”、“姓名”、“性别”,7,已添加的字段,2,在“姓名”的条件单元格内输入“Like “张*”，然后保存退出,1,右键单击“人事表”，选择“设计视图”命令,3.2.3 设置查询条件,只显示所有姓“张”的联系人的相关信息,3.2.4 使用设计视图创建选择查询,2,1,单击“创建”标签,单击“查询设计”,在“计件工资管理系统”中，为了方便对工资的统计，我们一共需要创建两个查询，分别为“工资查询”和“加班查询”，下边讲述这两个查询的创建。,3,选择“表”,单击“添加”按钮,4,5,单击“关闭”按钮,6,8,9,7,依次双击相应的字段，将它们添加到设计网格中,单击“确定”按钮，完成“工资查询”的创建，使用同样的操作可以创建“加班查询”,选择 “是”按钮来保存对查询的设计,在此处输入查询名称,3.3 同时查询多个表中的数据创建“高级查询”,3.3.1 交叉表查询,2,单击“查询向导”,1,单击“创建”标签,下面以创建“计件工资管理系统”中的“人事表”的相同“班组”、员工的“平均工资”为例，介绍创建交叉表查询的操作步骤。,5,单击“确定”按钮,4,选择“交叉表查询向导”,选中“表:人事表”,6,单击“下一步”按钮,3,7,选定“班组”字段,单击“下一步”按钮,单击“下一步”按钮,选择“姓名”,8,9,10,11,在“函数”列表框选择“平均”项,选择“底薪类别”,单击“下一步”按钮,12,13,14,保持系统默认，单击“完成” 按钮完成创建,交叉表查询返回的纪录，行标题为“班组”、“总计底薪类别”和“员工姓名”等,这里是两个“班组”底薪的平均值（由于使用了连接，所以这里显示的数值有差别）,3.3.2 创建参数查询,参数查询是比较动态的，使用它时首先将显示要求用户输入查询条件的对话框，在输入一个量或者常数后，系统会根据输入将查询结果以指定的形式显示出来，如下图所示。,1,在弹出的对话框输入参数,2,双击“参数查询”,这是查询的结果,1,打开查询“设计视图”,3,将“工资主表”的“工号”、“件数”、“计件日期”和“工序”字段，“人事表”的“姓名”、“性别”和“班组”字段添加到“设计网格”中,下面以查询“计件工资管理系统”的“工资主表”中“介于两个日期之间的工作量”为例介绍参数查询的创建步骤。,添加“工资主表”和“人事表”,2,4,在供货时间的“条件”单元格内输入参数，然后保存退出,3.3.3 操作查询,操作查询用于同时对一个或多个表进行全局数据管理操作，它可以对数据表中原有的数据内容进行编辑，对符合要求的数据进行成批修改。,1更新查询,更新查询用于供用户添加一些条件来对许多记录中的一个或多个字段进行更新，比如要将“工资主表”中的“件数”全部减1，可以按照以下操作步骤来进行。,操作查询可分为更新查询、追加查询、删除查询和制表查询。,1,选中“工资主表”,2,单击“添加”按钮,双击将“计件日期”、“工号”、“件数”和“工序”依次添加到设计网格中,3,4,单击“设计”标签,单击“更新”按钮,在“件数”的“更新到”单元格内输入“件数-1”,5,6,此处变为“更新到”栏,选择“是”按钮执行更新查询,单击“是”按钮进行更新,完成上述操作后，打开“查询”操作窗口，双击打开新建的“更新查询”，我们来看一下执行操作。,1,2,2追加查询,追加查询可以将一个或多个表中的一组记录追加到另一个或多个表的末尾。设计追加查询的操作如下。,1,打开“查询”设计视图，选择“人事表2”,单击“添加”按钮,双击将所有的字段添加到“设计网格”中,2,3,5,单击“追加”按钮,4,单击“设计”标签,选择“人事表”,6,单击“确定”按钮,7,单击“关闭”按钮，保存追加查询即可,设计网格中的“显示”栏变为“追加到”栏，并自动添加相匹配的字段,8,3删除查询,当需要删除数据库中的某些数据时，可以使用“删除查询”来完成这一操作。,2,“双击”添加所有字段到设计网格中,1,选择“人事表”,3,单击“添加”按钮,4,在“性别”的“条件”单元格内输入“性别”男” ”,设计网格中的“显示”栏变为“删除”栏，栏内自动添加“Where”语句,单击“关闭”按钮完成“删除查询”的创建,5,单击“删除”按钮,单击“设计”标签,6,7,4制表查询,制表查询也就是所说的生成表查询，它可以从一个或者多个表（或者查询）的记录中根据指定的条件筛选出数据并生成一