推进规范管理提升档案工作质量.ppt

推进规范管理 提升档案工作质量,上海立信会计金融学院档案馆 2018.05.16,主要 内容,1,档案工作存在问题及整改方向,档案规范化管理基本内涵,档案信息化建设具体要求,档案安全保密与优化利用,档案队伍基本素养与职责,2,3,4,5,指导思想,党的十九大宣告中国特色社会主义进入新时代，档案工作也进入了新时代，档案工作要充分发挥在学校各项发展中的基础性、支撑性作用，不忘服务为本初心，牢记文化传承使命，切实承担起为党管档、为国守史、为民服务的职责，把推进档案工作改革创新作为动力，把依法治档作为基本方略，推动档案工作高质量发展。,工作要点,全面开展收集归档工作，推进档案资源体系建设；,加强档案安全与保密工作，推进档案安全体系建设；,加强档案信息化建设，推进档案治理现代化,坚持依法治档常态化，推进档案规范化管理,充分挖掘档案价值，提高档案服务中心大局能力,一、档案规范化管理基本内涵,（一）积极推进依法治档，确保高校档案工作有法必依，有违必究 上级法律法规 中华人民共和国档案法法律 中华人民共和国档案法实施办法行政法规 上海市档案条例地方性法规 高等学校档案管理办法（教育部27号令） 档案管理违法违纪行为处分规定（监察部30号令）,两办意见 关于加强和改进新形势下档案工作的意见（2014年2月27日中共中央办公厅、国务院办公厅印发）创新档案工作的重要纲领性文件； 关于加强和改进新形势下本市档案工作的实施意见（2014年8月15日上海市委办公厅、上海市府办公厅印发）为新时期本市档案工作创新发展指明了方向； 深入贯彻的工作措施（2015年2月9日上海市档案局印发 推进本市档案工作创新发展做出全面部署,档案工作标准： 高等学校档案实体分类法及高等学校档案工作规范1993 归档文件整理规则DAT22-2015 文书档案案卷格式（GB/9705-1988） 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000） 照片档案管理规范（GB/T11821-2002） 电子文件归档与管理规范（GB/T8891-2002） 档号编制规则（DA/T13-1994） 档案著录规则（DA/T18-1999）,学校档案工作相关文件 现已拟定学校各类档案管理办法（OA电子文件、教学档案、实物档案） 各部门文件材料归档范围及保管期限表 各部门实体分类方案,关于档案管理违法违纪行为处分,（二）实施分级分类指导，确保高校档案工作水平整体提升 1. 根据不同门类档案特点提供个性化的业务指导,行政,党群,教学,科研,设备,财会,基建,出版,外事,声像,实物,专题,历史,人物,2. 根据兼职档案员的不同需求给予分类指导,按需指导,定期跟踪,重点关注,熟悉归档流程，熟练掌握归档技能的约20人，仅占30%,有一定档案基础，至少有一年以上兼职档案员经验的约31人，占 47%,零基础新兼职档案员约14人，占21%,（三）推进精细化管理，确保高校档案工作高质量发展 1. 归档标准的统一,两校区归档模式、归档要求融合,各部门之间归档要求协调统一,规章制度 归档范围 分类方案 档案管理各环节 信息化处理等,大事记 会议记录 照片档案规格等,2. 案卷质量的提升：,形式,内容,页码编制规范 编目著录准确 扫描清晰可辨 标题简明扼要 外形整洁美观,分类组卷合理 文件排列有序 信息完整可靠 手续签署完备 具有保存价值,准,标,文件收集,鉴定,组卷,扫描 上传电子文件,文件排列,确定保管期限,编制页码,打印卷内文件目录、备考表、移交目录,装订排架,打印案卷封面,办理移交手续,归档完成,文件材料归档流程图,进入网络归档流程,拟写案卷标题,归档验收,分类,编目著录,收集,鉴定,分类,组卷,文件排列,编目著录,编页,标题拟写,依据本年度工作计划及历年文件材料的形成规律，预计可能产生的的内容及时做好部门预立卷工作，做到收集全面、完整、准确,简明扼要，内容完整，切忌文字的堆砌和要素不全，案卷题名应揭示卷内文件关键词容，不能简单而笼统，不超过50字,对归档文件的价值进行鉴定甄别，既要保证应归尽归应有尽收，又要剔除无需归档的文件，忌全盘接收、“有文必档”；,按照年度-问题分类法，先将文件按其形成或针对的年度分开，同时结合问题，将文件按其内容所反映问题、事物分开。,按照重要程度或时间顺序排列，遵循结论性的文件在前，过程性文件在后，按时间结合事由排列,逐页编制，统一编码的位置，文件材料有页码且拟编制页码与原有页码相同，可以保持原有页码，防止漏敲、错敲,归档文件应该逐渐编目，著录时候尽量全面、准确、完整的反映案卷文件信息，杜绝错别字、同音字，影响检索,归档文件数字化处理要注意图像的清晰度、页面完整性、位置不偏不倒、页数不遗漏 不重复、上传挂接无误等,数字化,验收,文件与目录一一对应性，各著录项检查，卷内文件质量，备考检查人签字，电子文件的可读性及标准性等,最大限度地保持文件材料之间的有机联系，这种有机联系主要体现在文件的来源、内容、时间、形式和配套关系等。,构建以利用为核心的档案管理理念,二、档案信息化建设的具体要求,1.档案信息化管理系统建设 基本功能：接收、整理、保存和提供利用 建设原则：先进、实用、安全、发展 总体要求： 开放性可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。 可扩展性应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能 扩展。 灵活性支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定 义与部署。 安全可靠保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名 数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全， 防止非授权访问。 此外，还应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库；应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案；应具备对实体档案进行辅助管理的功能。,2. OA电子公文在线归档,校外 收文,OA系统 电子 文件,校内发文,内部请示,会议相关文件,合同相关 文件,信访材料,随着OA系统改进升级后按要求归档,两办文件收发人员,档案馆 相关人员,档案馆 相关人员,兼职 档案员,校外收文,校内发文 若有部门发文经OA系统办理，归档参照校级发文执行,两办文件收发人员,兼职 档案员,内部请示,打印正文、审核记录及意见、发文单、附件 （有原件必须归原件）,加盖主办部门公章,呈文部门在正文及内部请示处理加盖部门公章,按照立卷整理规则组卷，同时完成OA电子公文到卷内文件的转化,主办部门,呈文部门,转化校内发文,立卷单位,浦东、松江、徐汇,立卷单位所属类目,PD 、 SJ、 XH,6,根据保管期限表确定永长短,除有密级外，均为内部,年度+立卷单位所属类目,立卷单位的全程或规范简称,立卷人,立卷单位的规范简称，前加“立信金融”,在案卷中文件的序号，除末尾文件外均为起始页,文件落款时间，有时候与OA自动生成时间相同,卷号+件号的形式，卷号是自然数中间用点好隔开，件号 用4位数表示，不足用0补足,关于转化校外收文（资料存放）,来文单位规范简称，联合发文的用等字表示,标识件数，即文件的收文号,一般均为短期,一般为档案馆,文件的页数,资料一般可忽略全宗号,转化校内请示,立信会计金融档案字2017第2号-252195,校内请示成功转化的目录表现形式,3. 归档文件数字化处理,鉴定,分辨率,图像处理,成果,与所归档的纸质版本保持同步，经过鉴定，利用价值一般的可不作数字化处理,一般常见PDF或JPG，为了便于上传，建议以PDF为主，非PDF格式的转化后再上传；,格式,扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般是200或300dpi；,质检、纠偏、图像拼接、裁剪,一一对应，防止错位，精准挂接,做好异地异质备份，确保其安全、完整和长期可用；,挂接,数字化处理避免以下问题,4. 数字化外包管理,数字化外包档案为非涉密档案（不适用于涉密档案）,选择具有档案数字化资质的档案服务机构承担档案数字化工作，并签订安全保密协议；,建立档案数字化外包项目管理档案，跟踪记录档案部门与档案服务机构实施档案数字化外包项目全过程；,做好数字化人员管理、场地和设备管理；数字化人员提供个人基本信息及签订保密承诺，数字化场地封闭、相对独立并配有监控设施，数字化设备原则上由实施单位提供，并且不得与办公网络或互联网连接与共享,外包服务合同、安全保密协议、数字化统计、数字化成果到档案馆归档（备案）,1. 档案的安全保密,三、档案安全保密与优化利用,建立健全人防、物防、技防三位一体的安全防范体系；提高库房的安全防灾标准、采用先进的安全保密技术和设备，改善档案保管保密条件； 定期开展档案安全保密自查，防止档案丢失损坏。,对电子档案实行异地异质备份保管，确保电子档案长期可用；对上网文件、档案进行严格审查，严防把涉密文件、档案传输到到非涉密网络上，杜绝传输过程泄密事件发生。,安 全 保 密,信息,实体,对以已归档的涉密档案进行保密管理,严格执行涉密档案的借阅利用,落实不同密级涉密载体的保管措施,对各单位的保密档案进行培训指导,档案人员要严守保密制度，不得随意泄露绝、机密文件内容，绝密文件严禁翻印，严禁随身携带或传、抄、转借。档案人员未经领导批准，不得携带任何档案资料离开档案馆,根据学校档案安全保密制度规定，涉密档案的利用须经有关领导批准，任何人不得私自翻阅，保密文件的利用一般不提供原件,档案人员要严格按照档案文件的密级划分范围，对密级档案在接收、登记时应和普通文件分开立卷，对不同密级范围的档案采取相应的保管保密措施和借阅制度,涉密文件与其他文件分类管理，有条件的部门可以采用保密柜 对于涉及敏感话题的文件材料可参考保密文件的管理方式，归档时请在备注中说明,立信会计金融党办 201724号,中共上海立信会计金融学院委员会落实保密工作责任制实施细则,档案的优化利用,重保密轻利用,重利用轻保密,四、档案队伍基本素养与职责,政治 意识,责任 意识,档案 意识,保密 意识,档 案 员 基 本 素 养,服务 意识,自觉贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策，增强做好档案工作的时代感、责任感和紧迫感，以强烈的政治责任和高度政治自觉做好档案工作,主动肩负起为党管档、为国守史、为民服务的重任，把党和国家的宝贵文化财富自觉的管理好、利用好、维护好档案的完整和安全,充分认识档案工作的重要性和必要性，以档案利用为目的，发扬档案工匠精神，干一行、爱一行、专一行、精一行，积极推动档案管理规范化、科学化、法治化,树立严格的保密观念和良好的保密习惯，在不违背保密原则的前提下充分开发利用档案信息资源，积极防范档案泄密事件发生,服务为本、不为名利、勤奋工作、积极主动、热情周到的为利用者提供优质的服务，是档案专业人员职业道德素质的最基本要求,政治意识,责任意识,档案意识,保密意识,服务意识,兼职 档案员 职责,02 根据本部门不同文件材料形成特征及时制定预立卷，合理分类存放，便于今后利用和立卷归档,03负责本部门文件材料的收集、保管和整理、立卷、归档工作，同时做好归档文件数字化，在规定时间内向档案馆移交档案,04积极参加档案业务培训，主动接受档案馆业务指导不断提高业务水平，确保案卷质量,06 保守档案秘密，维护档案的完整和安全，发现失密或其他损害事故，立即向有关方面报告，并及时处理,05岗位变动及时向档案馆反馈，并向接替者完成档案有关材料交接，填写移交清单，经双方签字后方可离岗,01贯彻落实上级和学校档案管理规章制度，向本部门师生员工宣传档案工作的意义和作用,兼职档案员立足实际履职尽责,兼职 档案员,分块管理： 立档单位文件材料分散在不同的岗位，归档前各自收集整理完毕移交给兼职档案员,集中管理： 立档单位文件材料由兼职档案员统一收集整理,岗位,岗位,岗位,岗位,整理,收集,归档,归档,收,集,整,理,五、档案工作存在问题及整改方向,档案工作现状：,自2016年6月合并以来，在第一时间内建立了全校档案工作网络 和业务交流平台；现有立卷单位64家，兼职档案员64名,基本完成编制了各立卷单位归档范围及保管极限表，同时出台了档案利用和保密等相关规定，拟定了OA电子文件、教学、实物等管理办法，正准备声像系统的筹建。,合并前原有全宗的归档工作接近尾声；并校后第一批档案归档工作尚在进行中，仅有一半的立卷单位在规定时间里完成规定任务。,存在问题及整改方向,档案管理的各项规章制度建设相对滞后，未能及时的指导新学校档案工作实际,档案馆与立卷单位之间互相沟通还需加强，对各立卷单位的档案工作动态了解不够全面；,加强档案工作业务培训和指导，全面提升档案队伍工作水平和职业道德修养,加强制度建设，尽快建立覆盖档案工作各门类各方面的规章制度,积极开展调研活动，主动了解关注各立卷单位档案工作状况和存在问题，并给予及时的帮助,归档意识和归档积极性主动性有待加强，兼职档案队伍不稳定导致档案工作进度缓慢，档案