文书档案工作业务培训.ppt

文书档案工作业务培训,QQ群：通大档案信息 QQ群号：530549726,做好文书工作，实现与档案工作的规范衔接 文书归档工作的主要内容 文书归档工作注意事项,做好文书工作，实现与档案工作的规范衔接,一、做好文书工作，实现与档案工作的规范衔接,文件是档案的基础，是档案的前身 档案是文件的精华，是文件的归宿 档案与文件同出一源,第一、加强OA系统公文管理,以纸质文件作为工作对象的传统文书处理程序： 收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等 拟稿、核稿、签发（会签）、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等,收文处理程序,发文处理程序,第二、加强“帐外文件”管理,如何做好帐外文件管理,加强宣传，提高意识 主动联系，掌握动态 定期收集，及时汇总 及时登记，有帐可查, 平时工作中，注意形成文件材料 工作结束后，注意积累文件材料 “化整为零”，注意做好平时归卷工作,第三、养成平时形成和积累文件材料的习惯,文书归档工作的主要内容,二、文书归档工作的主要内容,二、文书归档工作的主要内容,1、文件资料收集 （1）收集方式：平时收集 + 归档前集中收集 （2）注意事项： 与本单位各业务部门及领导联系，提醒其整理移交上年文件资料 浏览本单位网站主页，了解上一年重点工作，保证重要文件材料归档齐全,2、区分“件” 一份独立的文件自然成“件” 相互联系紧密，独立性又较强的文件组合， 仅在特殊情况下使用,组件,自然件,3、文件分类：年度 类别 保管期限 第一层次：将归档文件按形成年度分类 文件有多个时间特征，以签发日期（落款日期）为准 几份文件作为一件时，以排在最前面的文件日期为准 文件没有标注日期的，需考证出准确日期或近似日期,注意,第二层次：同一年度内的文件再按类别分类 党群类（DQ)、行政类(XZ)、外事类(WS)、财会类(CK) 教学类(JX)、出版类(CB) 科研类(KY)、产品类(CP)、基建类(JJ)、设备类(SB)、 声像类(SX)、实物类(SW),注意,依据高校档案实体分类法，党群类（DQ）可以划分为7个二级类目。,7个9个,DQ18 研究生 工作部,DQ19 学工处,依据高校档案实体分类法，行政类（XZ）可以划分为6个二级类目。,XZ类,XZ11 行政综合,XZ12 人事,XZ13 监察 审计,XZ14 武装 保卫,XZ15 后勤,XZ16 档案 图书,依据高校档案实体分类法，教学类有二种分类方案。 其中按照教学环节分，教学类（JX）可以划分为8个二级类目。,依据高校档案实体分类法，科研类（KY）可以划分为2个二级类目。,依据高校档案实体分类法，基本建设类（JJ）可以划分为2个二级类目。,依据高校档案实体分类法，仪器设备类（SB）档案可以划分为2个二级类目。,依据高校档案实体分类法，产品生产类（CP）档案可以划分为2个二级类目。,依据高校档案实体分类法，出版物类（CB）档案可以划分为5个二级类目。,依据高校档案实体分类法，外事类（WS）档案可以划分为5个二级类目。,依据高校档案实体分类法，财会类（CK）档案可以划分为5个二级类目。,第三层次：同一组织机构内的文件再按保管期限分类 保管期限划分为永久、长期（30年）、短期（10年）三个类别,注意,4、文件初始鉴定 文件的初始鉴定就是在归档之前对文件 材料进行初步鉴定 初始鉴定主要解决两个问题,4.1归档文件必须具备的条件,办理完毕的文件 具有一定查考利用价值的文件,4.2立卷单位的档案一般包括下列七种文件（有些还有专门档案）,4.3 不归档的文件材料,1.上级机关普发供参考、不办的文件材料 2.上级机关征求意见未定稿的文件 3.无查考利用价值的事务性、暂时性文件 4.未生效文件、合同、协议 5.学校其他部门发送的红头文件 6.为参考目的从各方面收集的文件材料,34,南通大学文件材料归档范围与档案保管期限表（征求意见稿）,4.4 划分保管期限, 决定档案保管期限的因素： 一是档案价值的大小，或者说档案重要程度的高低 二是档案价值发生作用的时间范围 档案的价值、重要程度与其发生作用的时间成正比例关系 在确定保管期限时，主要应以档案价值发生作用的时间为依据, 确定文件材料价值，要从全局出发 既要考虑到本单位的查考利用，也要考虑到为学校积累历史 既要考虑到当前的需要，也要考虑到长远的需要,注意,5、归档文件整理 排序 编制页码 扫描编制目录 录入系统 办理交接手续,文书归档工作注意事项,三、文书归档工作注意事项,1、只归“红头文件”，不归“白头文件”（如附件）。 2、只归“帐内”的收发文，不归内部使用文件和“帐外”收文。 3、只归纸质文件，不归电子文件。 纸质文件电子版 OA系统电子文件 只在相关网站挂出、并未发到学校的电子公文,4、只归文字材料，不归如声像等其他材料。 5、保证重要文件材料归档。 6、按照归档时间要求完成归档工作。 7、编写页码由非装订线下角改为上角。 8、会议记录需要有议题，并标注在会议记录簿的目录上，不允许撕页、跳页。,9、党群类、行政类保管期限由原来的永久、长期、短期改为永久、30年、10年,其他类文书不变。