信息技术对档案馆利用的冲击.pdf

管理观察 Management Observer 总第 547 期 第 20 期 2014 年 7 月 中旬出版 40 1. 各个省市档案馆的信息化发展 档案馆的工作相对于各大高校的档案馆而言更具有 综合性，其覆盖人群更为广阔，业务内容更加丰富，用 户对档案馆信息的需求量较之各大高校的档案馆有过之 而无不及。随着社会的不断进行和社会公众对档案馆认 识的不断加深，各个省市档案馆作为为拥有庞大的、极 其丰富的公共信息资源的社会机构之一，需要不断的为 社会公众和各大高校提供必要的信息综合类服务。受到 自身人员配置、资金投入、政府关注程度等方面的局限 性，目前我国各个省市档案馆在信息传递和信息共享等 方面无法做到及时有效的传输，在信息技术真正融入到 各个省市档案馆之前，各个省市档案馆只能利用自身现 有的人力物力财力等在一定范围内提供有限的信息查询、 咨询等服务。2000 年全国档案工作会议上，我国国家档 案局正式提出了档案管理需要进行信息化的要求，并在 会上对此要求进行了具体的确定。 以信息化为发展背景，各个省市档案馆的现有资源 在借助互联网进行资源共享和资源互通的基础上，在其 丰富的资源种类和庞大的覆盖范围等优势下，日益成为 社会和经济不断发展的重要组成部分，各个省市档案馆 作为文化、文明、信息、历史等传播的载体，其文化理 念和文化积淀也是各个省市档案馆自身不断发展和推动 区域文明建设的重要支撑，随着各个省市档案馆的快速 发展，各个省市档案馆的信息化变革为各个省市档案馆 现有人员的定位和管理以及工作流程的转换等带来了巨 大的压力，与此同时各个省市档案馆的现有服务内容也 取得了前所未有的拓展空间。 信息技术对档案馆利用的冲击 吴明华 （包头广播电视大学 , 内蒙古 包头 014010） 2. 信息化对各个省市档案馆定位的冲击 各个省市档案馆从传统意义上来看，主要是以现有 的档案信息的积累以及以此为基础延伸出来的信息生产、 加工、创造、存储、利用等功能，来为用户提供其所需 要的信息服务。从源头而言，各个省市档案馆主要肩负 档案信息的存储，拓展、传递和利用的责任和义务，尤 其是在档案信息的存储和传递方面，作为各个省市档案 馆的首要功能，随着信息技术的冲击，各个省市档案馆 除继续保障进行宣传教育、档案收藏、开发服务、信息 存储等基本功能以外，还需要在信息技术和现有的信息 传播系统的优势下，对档案馆信息系统的多功能性自助 服务进行研究和开发，以帮助用户更为便捷的进行自助 式信息检索和使用。由此，在信息技术的冲击下各个省 市档案馆的定位从功能定位、服务定位、人员定位等方 面均有了新的调整。 2.1 信息技术促进各个省市档案馆功能的逐步深化 按照传统型工作方式，各个省市档案馆主要以纸质 的档案收集和管理为主，随着信息技术的不断融入，各 个省市档案馆的手机范围得以进一步的扩大，在互联网 的带动下，各个省市档案馆的存储载体无论从内容种类 角度还是从内涵和外延角度均发生了极大的变化， 磁盘、 缩微胶片、光盘等高科技档案载体的出现打破了传统型 纸质载体以往一统天下的格局，各个省市档案馆的现有 收集和推广范围从传统型的纸质档案开始向电子档案与 纸质档案并重的双套归档格局方向发展，这就为各个省 市档案馆服务功能的进一步扩大提供了依据，同样也是 各个省市档案馆成为信息中心，以及各个省市档案馆的 摘要：当代信息技术的迅猛发展，为各个省市档案馆的信息化和数字化发展奠定了坚实的基础，随 着档案馆信息化发展速度的逐步加快，信息的生产、传递和加工信息逐渐呈现出多元化的表现方式，这 就为档案馆管理工作带来了新的挑战和要求。近些年来，社会人员、科研人员等不同的用户群体对档案 馆的信息查询诉求逐渐呈现出多样化和个性化的特征，这对各个省市受到信息技术冲击的档案馆的改革 工作自然赋予了新的发展方向。本文主要引入西部盟市档案馆作为个案，围绕西部盟市档案馆发展中信 息技术对其产生的作用和影响进行分析，以明确各个省市档案馆信息化改革的内容和趋向。 关键词：信息技术 档案馆 西部盟市档案馆 集成化 政府与公共管理 41 开展更为深入的自我改革等提供了基本保障。 网络时代， 信息技术的融入为各个省市档案馆信息服务提供了计算 机和通信网络两种物质基础，随着用户多样化需要的进 一步升级，各个省市档案馆务必借助信息化来提升自身 提供快捷、及时、有效、准确的信息服务的能力。 因此，各个省市档案馆在借用先进的现代化技术来 不断完善现有信息输入和输出系统的同时，信息服务网 络化的升级，也为以用户为中心的服务模式的构建提供 了参考， 通过加大对参考咨询服务、 用户自助式服务功能、 特色典藏开发等方向的探索。 2.2 信息技术促进各个省市档案馆新功能的增加 各个省市档案馆在信息技术的冲击下，逐渐从单一 化的纸质档案的存储和收集角度向电子文件的存储和收集 方向发展，由于当今社会随着网络信息技术和数字技术的 不断普及，办公自动化的全面推广，大量的电子文件以其 传递及时、可以反复使用、可复制、可以随意删改等优势 获得了广大用户的青睐，进而随着电子文件使用的不断普 及，丰富的档案信息资源就此产生，为了保障用户的方便 使用和满足档案馆的储存种类要求，同一物体的电子档案 形式和纸质档案形式开始同时为各个省市档案馆所收录或 开发， 丰富的档案信息资源在网络化和信息化的大背景下， 实现了异地档案资源瞬时共享和传输，使得各个省市档案 馆档案信息资源在不断丰富自身的种类和进行二次开发的 同时，也在各个省市档案馆加强内部管理的同时，形成了 文档一体化的新型管理模式。 此种管理模式既可以借助不同的渠道和手段满足用 户随时随地只要可以上网就能进行档案查询、咨询等服 务功能的使用需要，又保障了各个省市档案馆的档案信 息资源可以构建起全国联合的有效资源共享，如此，各 个省市档案馆的档案信息的传输和开发功能日益凸显， 各个省市档案馆作为档案信息资源的服务中心，不但可 以肩负起向社会提供信息供应的职能，还肩负起新时代 赋予的宣传教育、提升社会文明程度，如为社会大众提 供更为丰富的科学文化知识，提高社会公共资源的开发 和应用程度等的责任，如为各个省市档案馆同样存贮国 家和本省市的发展历程，为推行爱国的传统教育做出了 最好的范例。此外，在推进科研课题研究、学术论文的 撰写、产品研发等方面在目前的现有功能中，各个省市 档案提供着相关的档案资料的信息系统查询和目录查找 等网上信息咨询服务。 2.3 信息技术促进各个省市档案馆信息服务的创新 按照美国维纳曾经对信息的价值做出其主要在于传 播而不是储藏的评价，各个省市档案馆作为信息存储和 供应的中心，在当前市场经济不断发展的态势下， 每年 都会产生大量的具有经济价值的丰富的档案信息资源， 以各个企业所需要的信息为前提，各个省市档案馆可以 以此为基础构建起企业和市场之间的枢纽，不断为企业 提供市场变化和行业发展以及国家和国际等方面发展的 相关数据和踪迹，为各个省市企业和经济的不断发展提 供方向和基本资料。各个省市档案馆的档案代理等信息 服务同样也具有一定的经济效益，并随着其种类的不断 扩展逐渐呈现出市场化的趋势。各个省市档案馆在努力 拓展信息服务方面除以用户的需要为基础提供多样化的 服务功能以外，从使用的便捷性、快捷性、操作步骤的 简洁性等方面进行了努力的拓展， 并取得了一定的成果。 信息时代的来临，为个人成长、社会发展、科技进 步等于档案信息搜集和利用的紧密结合提供了重要的帮 助，个人性的信息服务在以人为本的原则下，可以针对 不同用户对信息的需求，来提供及时、真实、准确、可 靠的信息，而构建起符合自身发展的信息系统，并随时 捕捉和分析不同用户群体的使用轨迹、习惯和需要，可 以为自身开发深层次的、具有本省市档案信息发展和服 务特色的档案信息资源供应渠道和供应模式，形成特色 化、人性化、创新型、生态型信息服务模式奠定了基础。 作为基础部门，各个省市档案所进社会化信息服务的途 径与高校的档案馆相比相对较宽，但是在科研成果和教 育材料等的收集和把握方面远没有高校档案馆的高、 精、 尖，为了弥补这一缺陷，满足当前用户的使用需要，各 个省市档案的信息服务出现了新的服务方式，即各个省 市档案信息服务的联合化，此种创新服务模式的形成， 直接紧密联系起各个省市档案与高校档案馆、各个省市 档案之间、各个省市档案与科研院所之间、各个省市档 案与企业之间、高校与科研所之间、高校之间、高校与 企业之间、高校与本省市档案之间的联合和合作，进而 从横向和纵向两个层面对现有业务、功能、服务等种类 和模式进行开拓。 2.4信息技术促进各个省市档案馆人员角色定位的变化 信息技术的冲击下， 各个省市档案馆现有服务内容、 现有服务功能、流程等均受随之进行了新的变化，而相 应的各个省市档案馆人员角色定位也同样出现了新的变 化。计算机和信息技术的应用解放了人的思维和大脑， 原有的利用人力物力来化解大量用户信息咨询和查找的 服务模式被打破，信息系统的进一步开发，将信息服务 的供应提升到用户自助式使用，而各个省市档案馆人员 需要将工作重点放在信息的收集、管理、开发和最大化 利用以及对现有信息系统功能的开发和使用操作学习等 方面。现代意识形态下的各个省市档案馆人员的工作不 仅仅需要以档案馆为起点进行单向性的操作和服务，还 管理观察 Management Observer 总第 547 期 第 20 期 2014 年 7 月 中旬出版 42 近年来，随着科技期刊发行量的下降和广告客户 的萎缩，以及新媒体的蓬勃发展，科技类期刊的生存和 发展面临着寒冬。另外我国新闻出版主管部门正积极推 进科技期刊体制改革，各期刊社、出版社转企改制正在 紧锣密鼓地开展，以市场为中心建立的期刊经营理念必 然成为科技期刊发展新趋势。在这种大环境下，转变思 维模式，梳理科技类期刊的资源，进行资源整合，达到 社会效益和经济效益的双丰收，是传统科技类杂志发展 的必经之路。资源整合是指企业对不同来源、不同层次、 不同结构、不同内容的资源进行识别与选择、汲取与配 置、激活和有机融合，使其具有较强的柔性、条理性、 系统性和价值性，并创造出新的资源的一个复杂的动态 过程 . 进而增强科技期刊业竞争优势提供建设性建议。 综上，要在激烈的市场竞争中保持不败，一定要提 前制定适应客户需求、灵活多变的科技期刊营销策略。 而客户群体系的建立是科技期刊企业营销的基础。本文 以施工技术杂志为例，总结了杂志这几年在客户群 体系建设中所做的工作。 科技期刊的客户群体系建设 以施工技术杂志为例 周 巍，李洪艳，王 露 （亚太建设科技信息研究院 施工技术杂志社，北京 100120） 1. 杂志介绍 施工技术创办于 1958 年，是目前国内建设系统 唯一的国家级专业科技期刊。多年来，深受工程技术人 员的欢迎和好评，成为我国工程建设领域发行量最大、 知名度最高、最有权威的刊物。 施工技术 杂志经过几年的不断探索， 提出了 “全 媒体拓展、 多元化经营”的理念，即在做好传杂志理事 会、广告等传统经营模式基础上，大胆创新，探索发展， 争取在品牌活动、新媒体等收入大幅提升。而实现多种 媒体经营，必须要有强大的客户群作为基础。下面简单 介绍下我刊会员群建设基本情况。 2 会员群建设基础条件 建立分类、分层次会员制客户群需要我们在平时的 工作不断的积累各种资源，落实以会员客户为中心，时 刻谨记“会员客户就是市场”这一真理。为了达到这一 摘要：本文总结了科技期刊客户群体系建设的基本条件， 阐述科技期刊建立会员客户群体系的方法， 分别说明了团体会员群、名人会员群、个人会员群等体系运作中的注意事项。 关键词：科技期刊 客户群 经营 需要不断的收集用户的意见和建议的反馈以及对用户的 需要和使用习惯等进行分析。 也就是说，当前档案馆人员不仅需要提升自身的计 算机应用能力，在最大化满足用户需要方面，还需要重 新进行自我能力、素质的定位，提高自身的服务能力和 质量，及时快速的跟上各个省市档案馆的发展节奏，并 从前瞻性角度引领各个省市档案馆工作的可持续发展。 由此，各个省市档案馆现有工作人员，不仅要从为用户 提供事实性咨询、专题性咨询、指导性咨询工作角度入 手进行自我升级和完善， 还需要以传统信息服务