以阳光规范为牵引构建物资供应新体系.pdf

公共管理84 管理观察 2 0 1 3年 7月中旬刊 中航工业第一飞机设计研究院（简称：一飞院）是国家大、中 型军、民用飞机研制基地，是“孕育”中国“飞豹”的总设计师单 位，科技实力雄厚，设施齐全。物资供应部是其下属物资管理的职 能部门。承载着研究院科研试验、产品研发、部分军品生产、后勤 保障所需的物资供应和废旧物资的回收、处理工作。物资供应部自 08 年成立以来始终坚持以人为本，以“满足物资需求，是我们不 断追求的目标”为服务宗旨，培育学习文化，强化思想教育，积极 构建以“阳光、规范、诚信、高效”为核心价值观的物资供应文化； 强化服务意识和执行力度，坚持阳光采购，规范管理，信息化运作， 构建了“阳光、规范”的物资供应新体系，取得显著成效，实现了 我院物资管理跨越式发展。 1. 构建物资供应新体系的背景 1.1 市场经济对传统物资管理的冲击和挑战 物资管理是企业管理的一个重要组成部分，加强物资管理是促 进企业生产经营活动发展的保证，是改善企业生产技术指标取得最 佳经济效果的一个重要环节。采购供应是物资管理的关键环节，建 立公开、透明、高效、廉洁的采购制度对减少资金占用，降低采购 成本，提升产品质量和企业竞争力有着非常重要的意义。一飞院物 资供应部的前身原物资管理处有过近 10 多年的“下海”经历，经 受过市场经济的强烈冲击，凡事一切以经济效益为出发点，一切为 利益让路，合同谈判、交易过程常常不透明、操作不规范、监督不 到位，淡化了业务流程和规范制度，致使管理江河日下。08 年单 位改制成立物资供应部后，通过职能调整，完成了从经营管理型向 管理服务型的职能转变， 迫切需要有新的物资供应体系与之相适应。 1.2 建立阳光规范的物资供应体系是企业长期发展的必然选择 伴随着企业的发展，物资的归口管理和集中采购越来越受到重 视。采购业务往往集中在一个单位，独立封闭的完成整个采购交易， 采购决策中主观性、随意性非常强，经常是单位领导或具体业务员 决定向谁采购、何时采购、以什么价格采购。交易过程因缺乏有效 监督，极易导致以牺牲单位利益换取个人利益的权钱交易、人情交 易，致使腐败行为滋生、漫延。随着研究院规范化的发展，用制度 管人、用规范约束行为已成为一种必然。在物资采购供应过程中如 何杜绝权利过于集中，规范采购行为使之阳光、透明，使交易过程 置于多部门相互制衡的集体决策环境中，相互监督，避免暗箱操作， 降低采购成本必然成为企业发展的选择。 2. 构建物资供应新体系的内涵和主要做法 物资供应部依托一飞院 OA 网络平台，以“想科研所想，急科 以阳光规范为牵引 构建物资供应新体系 廖展望 杜 程 秦经展 【摘 要】中航工业第一飞机设计研究院物资供应部历经五年的探索、实践，不断创新管理，丰富物资文化，构建了“阳光、 规范”的物资供应新体系，取得显著成效。本文通过对产生背景、构建物资供应新体系的内涵、主要做法、实施效果四方面展开 论述，以供借鉴和推广。 【关键词】物资供应 信息化 阳光 规范 研所急”为己任，以保质保量保节点满足科研物资供应为目标，以 单位职能变革为切入点，运用信息化手段建立了以物资供应平台为 窗口，以物资管理信息化系统为载体，以综合平衡计分卡为顶层架 构，以流程再造和制度管理体系为依托，制订和实施阳光采购，优 化供应链，强化供应商管理，完善档案管理，构建了行之有效的规 范化的物资供应新体系。主要做法如下： 2.1 搭建物资供应网络平台 全院职工能够通过物资供应网络平台这一“窗口”，充分了解 物资供应的操作流程、规章制度、人员分工、物资供应工作进展的 动态信息，达到监督、知情之效，使物资供应部的采购工作置于全 院职工的监督之下，更加阳光、透明。 图 1 物资供应网络平台主界面 2.2 研发物资管理信息化系统 对物资进行规范、高效、科学、精细化的监督管理是减少资金 占用，降低采购成本，提升产品质量和企业竞争力的关键因素。随 着物资管理作用的日趋明晰，对物资管理工作所提出的要求也越来 越高，伴随着任务量的加重，工作中产生的信息量越来越多。如何 有效地对这些信息进行收集、整理、分析和应用，尤显重要。 物资供应部以我院的 OA 网络平台为依托，结合科研物资管理 的特点和实际业务，充分考虑业务流程、操作规范，以物资的进、 销、存为基础，以业务活动为主线，以成本控制为纽带，设计、研 7中内文.indd 842013-8-5 16:53:39 公共管理85 w w w . g u a n l i g u a n c h a . c o m 管理观察 总第 5 1 1期 发了集物资库存管理模块、废旧物资管理模块、日常管理模块为一 体的具有录入、录出、检索、审核、动态报表输出、供应商信息管 理、日常管理审批、废旧物资处理等功能的物资管理信息化系统， 支撑物资供应工作的顺利开展。该系统的研发充分利用了信息化手 段，考虑细节决定成败、重在落实、持续改进、不断升级等诸多因 素，结合单位实际业务，严格权限划分，严格环节控制，严格流程 操作，将制度、规范、标准流程、表单模板融入到每个操作环节中， 使得各个环节环环相扣，形成紧密的闭环连，使流程中有监督，监 督中含流程。 通过对信息的有效控制，实现了数据资源的共享性和实时性， 确保业务流程和数据标准化、统一化，使物资管理过程更为规范、 科学、精细、快捷、高效、方便。物资管理信息化系统作为物资供 应体系的主框架为物资供应部开展阳光、规范的物资供应工作，发 挥着极为重要的作用，也为全面推行 KPI 量化指标考核提供有力的 数据支持。它超强的功能系统和简易的操作性正承载着物资供应部 向更规范的发展道路迈进。 图 2 物资管理信息化系统主界面 2.3 优化供应链，固化业务流程 物资供应部成立后，根据职责和实际业务，对供应环节和业务 流程进行梳理和优化，制订了标准统一的业务流程和审批流程。每 个业务流程都配置有相应的业务表、单模板，以实现管理制度化、 制度表单化。统一的标准化业务流程和表单模板，不仅增强了业务 操作的透明度和规范性，强化了采购过程的风险管理，也提高了管 理水平和工作效率。 2.4 按类别制订采购策略 （1）大宗物资实施公开招投标 物资招标采购既是政府采购行为的要求，也是单位规范发展实 施阳光交易的必然结果。它是降低物资采购成本，增加单位效益的 有效途径，其目的在于体现公开、公平、公正的原则，把价格由少 数人定，转变为由集体和市场来定，增加工作的透明度。它既体现 市场经济规律的要求，同时也能有效杜绝腐败行为的发生。 近两年来，研究院的大宗物资采购，如职工工装、办公营具、 劳保用品等物资的采购都是采用公开招标的方式，把采购行为置于 多部门参加的相互制衡的环境中进行，不仅事前制定详细的采购方 案、成立由多部门参加的招标委员会，还使整个操作过程都在纪检 审计法规部、物资行风监督员全程监督和见证下公开、公平、公正 的进行，为研究院采办了一宗宗质优价廉的后勤保障物资。 （2）废旧物资处理采取公开竞标 废旧物资管理一直是企业资产管理的薄弱环节，如何处理更是 内部职工关注、单位关注、社会关注的热点话题。加强废旧物资管 理有助于提高资产利用率，有助于降低财务风险，有助于国有资产 的保全，具有重大的经济效益和社会效益。物资供应部在完善废旧 物资管理制度，强化废旧物资管理流程，加强效能检查的同时，对 回收的废旧物资进行分类竞标出售；为防止供应商联手围标的违标 现象发生，采用内部残值评估值作为竞标成交的底线，竞标价高于 内部残值评估价方能成交，否则就脱标；处理款项也按事权分离的 原则相互监督全部上缴财务。 单位领导顶住了来自社会黑势力的恐吓、威胁和单位不同层次 面说情的压力，经过矢志不渝的坚持和规范，终于闯出了一条公开、 公正、公平、透明、规范的让院领导满意、职工放心的废旧物资处 理之路，为研究院节源增效做出极大贡献。 （3）军品、科研物资采购采用比价和合同谈判相结合的原则 对于有特殊要求的不适合公开招投标的军品、科研试验物资， 物资供应部采取市场调研、多方询价、比价和合同谈判相结合的原 则进行。内设价格监督员全过程跟踪，对采购行为进行监督和制衡， 使交易规范、阳光、透明。 2.5 全力推进综合平衡计分卡 （1）绘制战略地图 物资供应部为加强量化管理，促进管理薄弱环节的发现和持续 改进，以目标与价值、客户与评价、流程与标准、学习与成长四个 维度绘制战略地图，全力推进综合平衡计分卡。 图 3 物资供应部的战略地图 （2）制订物资采购的 KPI 指标 物资供应部通过对采购战略目标的分解，根据实际业务精心 设计了物资供应过程中各个环节的 KPI 指标，如表 1 所示。指标 的制订能使部门和个人及时发现问题，激励职工持续改进，提升 工作绩效。 7中内文.indd 852013-8-5 16:53:41 公共管理86 管理观察 2 0 1 3年 7月中旬刊 表 1 计划采购 KPI 指标表 （3）实施平衡积分卡考核 物资供应部引用平衡计分卡中设计的 KPI 指标，对全员职工进行 全面考核。通过目标与价值、客户、流程以及员工学习与成长等四个 维度的14项KPI指标， 对职工进行量化考核， 保证采购过程的顺利实施。 2.6 强化供应商管理 供应商管理是质量管理体系的要求，也是科研物资采购控制的 重要环节。选择合格的供应商不仅是保证供应物资质量的前提，也 是控制采购风险的重要举措。物资供应部成立后对供应商管理极为 重视，设专人主管，采购前进行定性评价，年底进行定量考核。 业务员提出申请后，供应商管理人员首先要根据所需采购物资 的重要程度把供应商分为类、类、类，再按类别严格依据评 价大纲对供应商的资质、综合能力进行评价、筛选。每年年底还要 对供应商作定量的绩效考评，对订单履约率、交验合格率、准时送 达率、售后服务等进行数据分析，实行动态管理。如此选择良好的 供应商进行长期合作，以稳定供应、确保质量。 2.7 完善内部规章制度 完善各种管理制度，是实行有效监督的基础。常言说：没有规矩 不成方圆。反复出现的问题从规律上找原因，经常出现的问题从制度 上找原因。供应部成立后，按照采购控制和质量控制程序文件由职工 根据可行性和实际业务反复酝酿、讨论，制定和完善物资供应部内控 制度 36 份，把从由领导管人转变为用制度管人，用规范约束行为，做 到了环环相扣，既有利于开展工作，又能互相制约和监督。 2.8 完善档案管理 物资供应工作档案是物资采购及废旧物资处 理业务流转过程中，部门之间、各岗位工作人员 之间相互链接形成的原始文件资料，它客观、真 实、 完整地反映和记录了每一项业务的完成过程， 是物资供应部的历史，是物资文化的积淀，是可 供后人查阅的宝贵资料。物资供应部每年年末， 都要动员业务员对业务办理过程中的所有资料进 行梳理、整理、归档，形成完整的档案。 3. 构建阳光规范的物资供应新体系的效果 3.1 提高物资供应综合能力 （1）经过近五年的探索，物资供应部建立 了以阳光、规范为牵引的物资供应新体系，优化 了管理流程，设计了 KPI 指标，使得物资采购交 易阳光、透明，物资供应规范、统一，提高了物 资管理效率，降低了采购成本。 （2）根据单位业务流程研发了物资管理信息 化系统，实现了数据资源的共享性和实时性，明晰 了业务员的责任、权限，固化了出、入库操作流程， 规范了票据、报表格式，使得流程中有监督，监督 中含流程， 使物资管理过程规范、 严谨、 快捷、 高效、 实用，真正做到了规范化、科学化、精细化管理。 （3）近五年的不断积累，物资供应部形成 了一整套规章制度和流程标准，保证了物资管理 过程中各环节的标准化和规范化。使得由原先的 领导管人转变为用制度管人，做到环环相扣，又 互相制约监督。 3.2 有效降低物资管理成本 （1）降低了直接采购成本，自 08 年供应部成立实施公开招标 以来，到去年年底，累计节约采购成本 1800 余万元，处理废旧物 资上缴财务款 260 余万元。 （2）降低了库存成本和缺货成本。通过和供应商建立长期稳 定的合作关系，将科研、军品物资和部分办公用品所需物资库存延 伸到供应商一级库管理，大宗物资严格按需采购供应，实现了“零 库存”管理，降低了库存管理成本和缺货成本，减少库存占用资金， 解决了仓库存货的一系列问题，使得仓库建设、管理费用、存货维 护、保管、装卸、搬运等费用大幅降低、存货占用流动资金也相对 减少，也减少了因长期库存导致的物资老化、损耗、超期报废损失。 作者简介： 廖展望（1961-），男，陕西富平县，任中航工业一飞院物资供 应部部长，高级工程师，从事物资管理工作； 杜程（1969-），男，陕西长安县，任中航工业一飞院物资供应 部副部长，高级工程师，从事物资管理工作； 秦经展（1968-）男，陕西三原县，就读于郑州航院物资管理专 业，高级工程师，在中航工业一飞院从事物资管理工作。 （作者单位：中航工业第一飞机设计研究院物资供应部；陕西 西安 710089） 维度 序号 KPI 指标分解描述分值 目标值 考核公式考核部门 （领导） 目 标 与 价 值 1 物资采供计划完 成率 按时保质保量完 成院物资需求 30100% 完成数 / 任务计 划数100%30 计划采购室 2