加强房产档案馆的建设及管理.pdf

管理观察 Management Observer 总第 611 期 第 12 期 2016 年 4 月 下旬出版 57 加强房产档案馆的建设及管理 王穗英 （肇庆市房产档案馆， 广东 肇庆 5 2 6 0 6 0 ） 摘要：本文在明确房产档案的内涵及加强房产档案馆建设与管理的意义的基础上，阐述了房产档案的含 义，针对如何加强房产档案馆的建设及管理问题进行深入研究，提出了要根据实际情况建立相应的档案 馆建设及管理的策略。 希望通过本文的分析研究， 能为实现加强房产档案馆建设及管理的目标做出贡献。 关键词：房产档案 房产档案馆 建设及管理 从古至今，我国对档案的管理要求都比较高。档案 和档案工作也是国家经济、政治、文化中重要的一部分， 档案资源也以一种特殊身份存在着，其具有唯一性与独 特性，是任何资源都不能取而代之的。在我国信息技术 不断发展的情况下，人们对信息的需求越来越高，我国 应该对档案资源的开发利用制定出相应的管理对策。而 随着社会的进步，人民的生活水平得以提高，楼宇的建 设与房产的销售也不断扩大，使得房产档案资源逐渐增 多。为了给人们提供便利的档案服务，就需要加强对房 产档案的管理与建设。 一、房产档案的含义 房产档案，是指房产的管理部门在收集、整理一些 在房产的登记、买卖、拆迁等过程中，所应用到的一些 材料，如文字、图片、视频等文件。通过这些材料可以 反映出产权人、房屋自然状况及土地使用的状况。房产 档案形成以后，房产在买卖、交换、继承、赠予等的归 属权都在不停地变动着， 那么就需要不断地补充新材料， 才能确保房地产档案的真实性。 二、加强房产档案馆建设及管理的意义 房产档案是确认人们房屋产权的唯一合法凭证，它 拥有着大量的信息资源，包括国土资源、城市规划、建 设等各个管理部门的信息，不仅内容广泛，而且信息量 极大。目前，我国房地产开发建设的范围越来越广，并 且对房屋产权管理的要求也越来越高，政府在对档案馆 的管理与建设的过程中，也发挥了其行政职能。因此， 加强房产的建设和管理已成为现代社会发展的需要。 （一）有利于资源优化与信息采集 档案管理人员在收集、管理房产资料的时候，会将 档案分门别类，进行归纳整理，然后放入档案馆内。加 强房产档案馆建设，不仅有利于档案资源的采集，还有 利于优化房产档案资源的开发与利用。 （二）有利于为社会提供服务 政府在加强房产档案馆建设及管理的时候，充分 发挥了其职能，不仅建立了为人民服务的房产档案馆， 还促进了房产文化的传播。房产档案馆就是为了给人们 提供便利服务而创建的，最终有利于人们对房产档案的 检索、查阅。 三、房产档案馆建设及管理中存在的问题 （一）档案工作者自身的问题 现代化的档案管理需要全能型人才。而在我国地方 档案馆里，大部分档案工作人员只有档案专业的知识， 对法律、管理、计算机信息化等知识掌握的却很少，影 响了档案信息资源的开发利用。 另外，档案馆工作人员年龄结构不合理的现象在全 作者简介： 王穗英（1 9 8 1 - ），女，民族：汉，籍贯：广东肇庆，职务：档案馆员。 服务管理 58 国各级档案馆普遍存在。有些人认为，档案工作很简单， 什么人都可以做，使得一些知识水平较低 年龄较大的 人被安排到了档案馆的工作岗位上。以至于档案专业人 员缺乏，也对档案馆工作的开展产生了一定的影响。 （二）档案管理体制不健全的问题 在我国，暂时还没有相关的法律制度来保障利用者 对限制档案利用权限的做法提出质疑，目前的法律法规 制度对档案开发利用与公布的规定对档案利用者相应的 信息权利不重视，而对保障综合档案馆对档案信息的管 理权、公布权较为重视，因此将公布档案的权利交给档 案利用者是不可能的。实际上档案的公布权使得档案馆 出现了“垄断”档案信息资源的局面。 四、加强房产档案馆建设及管理的措施 （一）加强房产档案馆的建设 1. 招贤纳士 房产档案馆的建设，光靠政府和档案馆的力量是完 全不够的，档案馆的建设需要多方面的力量来支撑，尤 其是在当今社会服务体系逐渐完善的情况下，档案馆的 发展越来越趋于数字化、智能化、多元化，因此，就需 要各个领域的人才参与到档案馆的建设中来。然而，在 选拔人才的时候要坚持民主、公开、竞争等原则，以保 障所招聘的档案工作人员都具有相应的专业素养和真正 的工作能力。 2. 与时俱进 在信息技术高速发展的时代背景下，档案馆的建设 与管理必须与时俱进。要顺应时代发展的潮流，就需要 建设数字房产档案馆，从而实现档案信息的数字化、数 据传输的网络化、查询系统的智能化。 3 . 加强交流 房产档案馆既要利用自己的档案资源优势积极参加 社会的各项文化活动，还要通过公众参与来发展和完善 自身的服务体系。以往房产档案馆与社会之间的交流互 动较少，不了解群众及社会的需要，以至于出现了档案 馆人少冷清的状况。档案工作也要抓住利用展示查阅房 产档案的时机，对房产档案工作进行宣传，让人们重新 认识和理解房产档案和房产档案工作，养成主动向档案 馆要信息的习惯。 （二）加强房产档案馆的管理 1. 以法律为依据 要保障房产档案馆管理的顺利进行，就必须要坚持 依法治档的原则。 可依据 中华人民共和国档案法 、 中 华人民共和国档案法实施办法、中华人民共和国政 府信息公开条例等法律体系，对房产档案进行管理， 以确保房产档案馆在建设和管理过程中的合理有序性。 2. 从实际出发 档案在进行管理的时候，具有一定的保密性，因此 对每个环节的档案工作都要进行严格的管理。只有对房 产档案采取规范化的管理措施，才能保障以后档案馆管 理工作的顺利进行。在不同时期或是不同区域，对房产 档案馆的建设和管理的要求是不尽相同的。因此，要根 据实际情况对房产档案建设及管理做出相应的调整。 3、为社会服务 加强房产档案馆建设及管理时，要确保材料的真实 性，根据各房产档案的特点进行陈列，这样既方便人们 对档案的检索，又利于档案馆对档案进行管理。档案馆 还要积极从被动服务向主动服务转变，实现房产档案资 源的开放与利用。如在馆内加强文化设施的建设开展一 些档案知识的座谈会，举办档案展览等活动，从而给社 会提供服务。 4. 创新管理模式 随着新时代的到来，档案的收集、储存、管理与利 用等方面都将进行改革，这需要我们对档案管理模式不 断地进行创新。然而要做好新时期房产的档案工作，就 必须要求档案管理人员观念的更新、服务方式的改革， 从而规范管理，创新服务机制。因此，房产档案管理的 创新需要对其档案知识、档案管理理念进行创新。 5. 加强数字化建设 第一，建设高质量的档案信息数据库。房地产档案 管理主要包括两个方面：档案原件及档案数据的管理。 档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作 用， 它是档案数据的来源。 房地产档案管理要实行全方位、 多元化的服务模式。加快档案目录数据库建设，提高档 案目录数据的质量。 第二，稳步推进档案多媒体数据库建设。对录音、 录像、照片档案进行数字化，建立一定规模的多媒体档 案数据库。推进档案资源信息的二次开发，建立多种形 式的档案信息体系。同时采用多形式发布档案信息的方 式，如建立网站等，使更多的用户了解档案、利用档案， 服务管理 59 扩大档案的利用价值。 第三， 电子数据的安全性管理。 档案资源信息化后， 主要是通过计算机网络等技术实现数据信息的共享，因 此网络的安全性、数据的安全性是一个重要的问题，必 须设定安全的使用权限， 以保证电子数据不被错误修改、 删除，同时派专人作好数据的备份工作，以保证档案馆 提供给用户的数据具有安全性、可靠性。 第四，加强电子文件的归档与管理。加强电子文 件归档管理标准规范的贯彻实施工作。档案馆要按照国 标电子文件归档与管理规范（GB/T188942002） 和国家档案局 6 号令电子公文归档管理暂行办法 的规范化要求，开展电子文件收集、归档工作，加强 分类指导，使电子文件和纸质文件一样得到科学保管 和有效利用。 五、结束语 综上所述，加强房产档案馆建设及管理，对房产档 案资源的开发利用有着重要的促进作用，因此要继续加 强房产档案馆建设及管理，既需要以法律为依据，依法 管理房产档案，又需要根据实际情况进行规划管理，并 且吸引更多的社会力量投身于房产档案馆的建设与管理 之中。笔者希望更多的专业人士能投入到该项目的研究 中，针对文中存在的不足，提出指正建议，为加强房产 档案馆建设及管理做出重要的贡献。 参考文献： 1 林锋 . 浅谈加强房产档案馆建设及管理 J . 南方论刊， 2 0 1 2 ，1 0 : 8 8 - 8 9 . 1 0 9 . 2 彭佳妮 . 我国公共档案馆建设研究 D . 安徽大学，2 0 1 3 . 3 王佰丹 . 浅议建设数字房产档案馆的利弊 J . 民营科技， 2 0 1 3 ，0 1 : 1 8 4 . 4 徐明君 . 政府信息公开形势下公共档案馆建设问题研究 D . 中国海洋大学，2 0 1 1 . 5 吴利敏 . 谈房产档案数字化管理以郴州市房产档案管 理现状为例 J . 档案时空，2 0 1 2 ，0 8 : 3 8 - 3 9 . 书馆的整体服务能力得到明显提升。 （三）强化电子信息存储管理，强化图书馆远程服务能力 数字图书馆建设的主要目的在于更好满足远程借阅 服务需求，进而拓展图书馆的服务半径，使图书资源能 够为更多人服务，尤其是县级图书馆更是应该发挥渠道 作用，为广大群众提供更为优质的服务。图书馆在数字 图书馆建设过程中要强化电子资料信息的存储管理，形 成一套适用性较强的大数据分析框架，使各类电子资料 信息能够科学分类和高效管理，使公众足不出户即可获 取高质量的借阅服务，打破各类电子资料信息和文献固 有的数量、规模和借阅时间限制，使图书馆服务体现出 人性化和专业化。 结束语 开展大数据背景下的数字图书馆建设研究，符合当 下图书馆等公共服务转型发展的现实需要，有助于进一 步加快图书馆的数字化发展，有利于进一步挖掘数字资 源潜力，进而更好地综合利用互联网相关文献资料和视 频、音频资料数据，为公众提供更为高效和高质量的借 阅服务，最大限度地发挥公共图书馆的功能。 参考文献 1 冯永强，张良，冯怡，朱尚杰 . 大数据应用的现状与展望 J . 信息化建设， 2 0 1 5 （1 2 ）. 2 李丹 . 大数据时代关于智慧图书馆的几个研究问题探讨 J . 赤子（上中旬）， 2 0 1 4 （1 3 ） 3 田锦萍 . 大数据时代图书馆的服务创新与发展 J . 河南图 书馆学刊 . 2 0 1 5 （0 2 ）. 4 王璇 . 大数据及其在智慧生活中的应用 J . 经贸实践 . ， 2 0 1 5 （0 7 ）. 5 黄